Szervezetfejlesztési Program ÁROP Budapest, június Módszertan: CAF modellen alapuló szervezeti önértékelés Előadó: dr. Bajzáth Orsolya Igazságügyi és Magánjogi Jogalkotásért Felelős Helyettes Államtitkárság Szervezetfejlesztési Program ÁROP Budapest, június Módszertan: CAF modellen alapuló szervezeti önértékelés Előadó: dr. Bajzáth Orsolya Igazságügyi és Magánjogi Jogalkotásért Felelős Helyettes Államtitkárság

Munkamódszer (formai): „Tesztelő csoport tagjainak bevonása a fejlesztésbe” Munkamódszer (tartalmi): Fordítás  Tartalmi korrekció Munkacsoport ülések - munkafolyamat: fordítás felosztása külső szakértő bekapcsolódása, „nyers fordítás” áttekintése fordítás módosítása, fogalomtár fordítás véglegesítése, szakmai kérdések, fogalomtár szöveg véglegesítése, szakmai kérdések, fogalomtár Munkamódszer bemutatása

Minőség, mint elvárás Minőség szabályozás  Minőség fejlesztés Minőség a közigazgatásban? (´80-as,´90-es, 2000 utáni évek) CAF (2000) 2005: 228 regisztrált felhasználó 2010: 2066 regisztrált felhasználó Mo: 2001, 2003 MinőségmenedzsmentMinőségmenedzsment

Minőségre törekvő közszolgálati szervek CAF - a hatékony közigazgatásért

Típusa: Önértékelési modell Közvetlen célja a szervezet tekintetében: 1.Helyzetelemzés 2.Erősségek és fejlesztendő területek beazonosítása és rangsorolása 3.Intézkedési terv elkészítése 4.Intézkedési terv végrehajtása 5.Eredmény elemzése Közvetett célja/eredménye: tudatosság fejlesztése a működésben CAF – a hatékony közigazgatásért

EFQM kiválóság modell (Európai Minőségmenedzsment Alapítvány, 1991) PDCA ciklus – folyamatos fejlődés: Plan - tervezés (a tervezés fázisa) Do - megvalósítás (a megvalósítás fázisa) Check - ellenőrzés (az ellenőrzés fázisa) Act - Beavatkozás (a kiigazítás és javítás fázisa) Plan - tervezés (a tervezés fázisa) A CAF alapjai

A CAF Modell

A CAF felépítése

Politikusok Vezetők Tekintsék át, mit tesz a vezetés annak érdekében, hogy …… 1.1….iránymutatást adjon a szervezet számára a szervezet küldetésének, jövőképének és értékrendjének kialakításával 1.2……irányítsa a szervezetet, valamint menedzselje annak teljesítményét és folyamatos fejlesztését 1.3….ösztönözze és támogassa a munkatársakat (emberierőforás- menedzsment) és példát mutasson (személyes magatartás) számukra 1.4….a politikai döntéshozókkal és más érdekelt felekkel* hatékony kapcsolatokat ápoljon ADOTTSÁGOK 1. Kritérium : Vezetés ADOTTSÁGOK

1.1….iránymutatást adjon a szervezet számára a szervezet küldetésének, jövőképének és értékrendjének kialakításával Tekintsék át, hogy mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy… 2.1….az érdekelt felek jelenlegi és jövőbeni igényeire vonatkozó, valamint a szervezet működtetéséhez kapcsolódó információkat gyűjtsön a szervezet stratégiájának felülvizsgálatához és tervei aktualizálásához (belső: PDCA, külső környezet változása) 2.2…az általa gyűjtött adatok alapján alakítsa stratégiáját és terveit 2.3…megismertesse stratégiáját és terveit, továbbá, hogy azokat lebontsa a teljes szervezetre, és biztosítsa rendszeres felülvizsgálatukat (stratégia megvalósulása - tervek végrehajtása) 2.4…megtervezze, bevezesse és felülvizsgálja a szervezeten belüli innovációt* és változtatásokat ADOTTSÁGOK 2. kritérium: Stratégiaalkotás és tervezés ADOTTSÁGOK

Tekintsék át mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy… 2.2 – stratégiaalkotás 3.1….emberi erőforrásait a stratégiájával és terveivel összhangban, átlátható módon tervezze, irányítsa és fejlessze (2.2. kikre van/lesz szükségem, kulcsmunkatársak) 3.2….felmérje>fejlessze>felhasználja a munkatársak kompetenciáit az egyéni és szervezeti célokkal összhangban. 3.3….a nyílt párbeszéd* és a felhatalmazás* fejlesztése, valamint jól(l)étük* támogatása révén fokozza a munkatársak bevonását ADOTTSÁGOK 3. kritérium: Munkatársak ADOTTSÁGOK

Tekintsék át mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy…. 4.1…megfelelő módon alakítsa ki és irányítsa partnerkapcsolatait* fontosabb partnereivel* (azonosítás>megállapodás>figyelemmel kísérés) 4.2…megfelelő módon alakítson ki és valósítson meg partnerkapcsolatokat*(bevonás a szolgáltatásba, visszacsatolás) az állampolgárokkal/ügyfelekkel*. 4.3…pénzügyeit megfelelően kezelje, irányítsa, menedzselje (költségvetés) 4.4…hasznosuljon a szervezetben rendelkezésre álló információ és tudás 4.5…megfelelő módon menedzselje technológiáját* 4.6…vagyontárgyait megfelelően kezelje ADOTTSÁGOK 4. kritérium: Partnerkapcsolatok és erőforrások ADOTTSÁGOK

Stratégia megvalósulása: Kulcsfolyamatok/vezetési folyamatok (1-2)/támogató folyamatok(3-4) Tekintsék át mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy…. 5.1…az érdekelt felek* bevonásával kialakítsa, működtesse és folyamatosan fejlessze/megújítsa folyamatait és azok rendszerét 5.2…állampolgár-/ügyfélközpontú szolgáltatásokat, termékeket biztosítson és fejlesszen (ügyfélkapu, ig való nyitva tartás, adó) 5.3…összehangolja a folyamatait a szervezeten belül, illetve az együttműködő szervezetek folyamataival ADOTTSÁGOK 5. kritérium: Folyamatok* ADOTTSÁGOK

Tekintsék át, hogy… 6.1…mi az ügyfelek/állampolgárok véleménye, mennyire vannak megelégedve a szervezettel és annak tevékenységével Szubjektív vélemény, (formája pl. kérdőív, fórum általános vélemény, szervezet elérhetősége, szolgáltatásainak/termékeinek minősége stb.) 6.2…milyen eredményt jeleznek a szervezet teljesítménymutatói az állampolgárok/ügyfelek elégedettségével kapcsolatban (pl. várakozási/ügyintézési idő, reklamációk száma, közig. eljárások díjai, információk elérhetősége) Objektív mérés EREDMÉNYEK 6. kritérium:Állampolgár/ügyfélközpontú eredmények EREDMÉNYEK

Tekintsék át, hogy… 7.1….mi a munkatársak véleménye, mennyire vannak megelégedve a szervezettel és tevékenységével (pl. szervezet, vezetés, munkakörülmények, életpálya) Szubjektív vélemény 7.2…milyen eredményt jeleznek a szervezet teljesítménymutatói a munkatársak elégedettségével kapcsolatosan (betegszabadság, munkaerő-fluktuáció) Objektív mérés EREDMÉNYEK 7. kritérium: a munkatársakkal kapcsolatos eredmények EREDMÉNYEK

Közszolgálati szervek sajátossága (alapfeladat + társadalmi szerepvállalás) Tekintsék át, hogy… 8.1…milyen a szervezet társadalmi megítélése, a társadalom véleménye és elégedettsége a szervezettel és tevékenységével kapcsolatosan (pl. hírnév, környezetvédelemhez való hozzáállás) Szubjektív értékelés 8.2…milyen eredményt jeleznek a szervezet teljesítménymutatói a szervezet másodlagos társadalmi hatásával kapcsolatosan (környezetvédelmi szabványok betartásának mértéke) Objektív mérés EREDMÉNYEK 8. kritérium: Társadalmi felelősségvállalással kapcsolatos eredmények EREDMÉNYEK

Tekintsék át, hogy milyen eredményeket ért el a szervezet… 9.1…a „külső” eredményeivel (1.2. kritérium) kapcsolatban (a szervezet eredményei és hatása a célok – küldetés, stratégia stb. – tekintetében) 9.2…a „belső” eredményeivel ( kritérium) kapcsolatban (működés eredményessége és hatékonysága) EREDMÉNYEK 9. kritérium: kulcsfontosságú eredmények EREDMÉNYEK

Miért pontozzunk? - Fejlesztés iránya - Előrehaladás mérése - Jó gyakorlatok Hogyan pontozzunk? Hagyományos pontozás/értékelés >PDCA ciklus Finomhangolt pontozás/értékelés „sávos” pontozás PONTOZÁSOS ÉRTÉKELÉSI RENDSZER

ÉRTÉKELŐ TÁBLÁZAT-HAGYOMÁNYOS ÉRTÉKELÉS ADOTTSÁGOK ADOTTSÁGOK SzintAdottságokhoz kapcsolódó szintek leírásaPontszám - Nem végzünk ilyen tevékenységet, illetve nincs információnk vagy nincs megbízható információnk a szervezet működéséről az alkritériumhoz kapcsolódóan. 0–10 Tervezés (Plan) Megterveztük/Rendelkezünk tervekkel, hogy az alkritériumhoz kapcsolódó területet hogyan működtetjük. 11–30 Megvalósítás (Do) A szervezet alkritériumhoz kapcsolódó területét a terveink szerint működtetjük.31–50 Ellenőrzés (Check) Az alkritériumhoz kapcsolódó területen alkalmazott gyakorlatunk működését ellenőrizzük és felülvizsgáljuk (hogy a megfelelő módon és a megfelelő dolgokat valósítjuk-e meg). 51–70 Beavatkozás (Act) Az alkritériumhoz kapcsolódó ellenőrzések és felülvizsgálatok alapján javítjuk/fejlesztjük a szervezet működését, ahol az szükséges. 71–90 PDCAA szervezetnél szisztematikus módon (tervezetten és rendszeresen) alkalmazzuk a folyamatos fejlesztés módszereit az alkritériumhoz kapcsolódó területen. Tudatosan tervezzük és értékeljük a szervezet működését, és fejlesztjük tovább azt a más szervezetektől történő tanulás segítségével (benchlearning és benchmarking módszerek alkalmazásával). 91–100

ÉRTÉKELŐ TÁBLÁZAT-HAGYOMÁNYOS ÉRTÉKELÉS EREDMÉNYEK EREDMÉNYEK Eredmények táblázat – hagyományos értékelésPontszám Nincsenek mérhető eredmények, vagy nincs releváns információ a pontozott alkritériumhoz kapcsolódóan. Az eredmények mérhetőek, azok időbeli alakulása romló tendenciát mutat és/vagy az eredmények nem érik el a szervezet által kitűzött célokat a pontozott alkritériumhoz kapcsolódóan. Az eredmények stagnálnak és/vagy néhány esetben elérték a szervezet kitűzött céljait a pontozott alkritériumhoz kapcsolódóan. Az eredmények javuló tendenciát mutatnak és/vagy a kitűzött célok többsége teljesül a pontozott alkritériumhoz kapcsolódóan. Az eredmények jelentős javulást mutatnak és/vagy minden kitűzött cél teljesül a pontozott alkritériumhoz kapcsolódóan. Az eredmények kiválóak és folyamatosan szinten tartottak, minden kitűzött cél teljesül a pontozott alkritériumhoz kapcsolódóan. Az alkritérium vonatkozásában fontos mutatók pozitív eredményt mutatnak más szervezetek eredményeivel összehasonlítva. 0–10 11–30 31–50 51–70 71–90 91–100

1.Szakasz : a CAF alkalmazásának megkezdése 2.lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének meghatározása Az önértékelés megtervezésének megkezdése 2. lépés: Az önértékelési projekt kommunikációja Szervezetfejlesztés a CAF segítségével

2. szakasz: Az önértékelési folyamat (időtartam?) 3. lépés: Egy vagy több önértékelési csoport létrehozása (létszám meghatározása, tagok kiválasztása-főbb kompetenciák, csoportvezető kijelölése) 4. lépés: Az önértékelési csoport tájékoztatása és képzése (elméleti és gyakorlati képzés, konszenzusteremtés folyamata, szervezet általános jellemzőinek rögzítése) 5. lépés: Az önértékelés megkezdése (egyéni értékelés > csoportos konszenzusteremtés) 6. Az önértékelés eredményeit bemutató jelentés készítése Szervezetfejlesztés a CAF segítségével

3. szakasz: Fejlesztési terv/Rangsorolás 7. lépés: Az intézkedési terv összeállítása 8. lépés: Az intézkedési terv kommunikációja 9. lépés: Az intézkedési terv alkalmazása Eredmények ellenőrzése! Szervezetfejlesztés a CAF segítségével