Elszámolható költségek tervezése, költségvetési táblázatok kitöltése Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Külső Határok Alap 2008. Október 28. Előadás első felében az elszámolható költségekről, valamint a részletes projekt adatlapban szereplő 4 pénzügyi táblázat kitöltésének szabályairól, és a mi munkánkban betöltött szerepéről beszélek. Ugyanis ezek a táblák elengedhetetlenek a mi pénzügyi munkánk során. Az előadás második felében a KHA pénzügyi lebonyolításáról szeretnék beszélni, ugyanis már most érkeztek hozzánk olyan kérdések, hogy hogyan fognak hozzájutni a pénzhez a Kedvezményezettek, hogyan bonyolódik majd a kifizetés, kell-e elkülönített számlát nyitniuk stb. Ezekre a kérdésekre szeretnék választ adni, és egy globális, nem részletekbe menő képet adni a pénzügyi lebonyolításról. Azért nem akarok túl részletesen beszélni erről a területről, mert az már inkább a pénzügyesekre tartozik majd. És az előadás ezen részében szeretnék kitérni a Kedvezményezettek és a Felelős Hatóság pénzügyi feladatainak kapcsolódási pontjaira is.

Általános szabályok Azok a költségek számolhatók el, amelyek a 2007/574/EK határozat célkitűzéseihez kapcsolódnak; a projekt céljának megvalósítását szolgálják; megfelelnek a jó ár-érték arány és a költséghatékonyság elvének; ténylegesen felmerültek; kifizetett számlákkal vagy egyéb pénzügyi-számviteli bizonylattal alátámaszthatóak; a kedvezményezett könyvelésébe v. adózási dokumentumaiba bekerültek; azonosíthatóak, ellenőrizhetőek; a projekt előzetes költségvetésében szerepelnek; visszaigényelhető ÁFA-t nem tartalmaznak; megfelelnek a KHA területi és időbeli hatályának. Külső Határok Alap létrehozásáról szóló 2007/574/EK határozat célkitűzéseihez, azon belül pedig támogatható intézkedésekhez kapcsolódik. Az intézkedések pedig részét képezik a Bizottság által jóváhagyott többéves és éves programnak. 2) Ténylegesen az adott projekt megvalósítása során merült fel a költség, és egyértelműen beazonosítható, hogy a projekt megvalósításához nélkülözhetetlen (pl.: Budapesten van a képzés, Debreceni utazási ktg ne kerüljön elszámolásra). 3) Jó ár-érték arány és költséghatékonyság elve: projekt eredménye/értéke arányban van a felmerült ráfordítással. A költségeknek reálisaknak, valóságnak megfelelőnek kell lenniük. Meg kell felelni a hatékony pénzgazdálkodás elvének (pl: a tömegközlekedés legolcsóbb formáját kell igénybe venni). 4-5) Tényleges felmerülést számlákkal, más szigorú számadási bizonylattal, egyéb pénzügyi-számviteli bizonylattal igazolni kell. 6) Költségeknek meg kell jelenni a Kedvezményezettek könyvelésében v. adózási dokumentumaiban. Minden esetben kifizetési bizonylattal igazolni kell, hogy a kifizetés megtörtént. Helyszíni ellenőrzések során a Kedvezményezett könyvelését megnézhetjük, de negyedéves egyeztetés céljából be is fogjuk kérni. 7) Azonosíthatók és ellenőrizhetők legyenek. Megfelelően dokumentálni kell a felmerült költségeket. A hatályos számviteli és adózási jogszabályoknak megfelelően került kiállításra. 8) Csak olyan költségek számolhatók el, amelyek a projekt előzetes költségvetésében szerepeltek. Tehát az a költség, amely az előzetes adatlap költségtáblájába, valamint a részletes költségvetés táblájába nem került betervezésre, értelemszerűen nem számolható el a projekt terhére. 9) Visszaigényelhető áfát nem tartalmazhat. Ha visszaigényli az ÁFA-t, akkor nettó módon kell tervezni. Ha nem igényli vissza, akkor bruttó módon. 10) Később kitérek rá.

Időbeli hatály Alapszabály: a támogathatósági időszak az éves programot jóváhagyó finanszírozási határozatban említett év (n) január 1-től a következő év december 31-ig tart. Kivétel: a 2007-es éves program alapján támogatott projektek esetében 1 évvel hosszabb. Az alábbi időszakban felmerült költségek számolhatók el: 2007. évi allokáció: 2007. január 1. – 2009. december 31. 2008. évi allokáció: 2008. január 1. – 2009. december 31. A számla teljesítési dátuma a támogathatóság időszakra essen, azonban a kifizetés dátuma lehet a projekt időszakon kívül, de a záró időszaki jelentés benyújtásának határidején belül kell lennie.

Területi Hatály Főszabály: a tagállamok területén felmerült projekttel kapcsolatos kiadások támogathatók. Kivétel: tagállamok harmadik országbeli konzuli vagy egyéb szolgálatai által szervezett tevékenység költségei, melyek a tagállamok és a harmadik országok területén is felmerülhetnek; külső határok őrizetével kapcsolatos tevékenységek költségei, melyek a tagállamok területén belül és kívül is felmerülhetnek. A harmadik országbeli partner költségei nem támogathatók. A támogatható költségek a Kedvezményezettnél, vagy azok partnerszervezeteinél merülhetnek fel. A harmadik országban nyilvántartásba vett és létesített partnerszervezet költségei nem támogathatók, mivel csak költségvetés nélkül vehetnek részt a projekt megvalósításában.

Államháztartási szervek nem számolhatnak el közvetett költséget. Közvetett költségek Támogatható feltéve, hogy : (2008/456/EK XI. melléklet II.2.1.d): „a közvetett költséget nem finanszírozzák más forrásból. Az EU költségvetésből és/vagy a tagállamoktól kapott működési támogatásban részesülő szervezetek nem foglalhatják bele a közvetett költségeket előzetes költségvetésükbe” Államháztartási szervek nem számolhatnak el közvetett költséget. Mi minősül közvetett költségnek?: A projektcélhoz nem közvetlenül kapcsoló költség, ha nem lenne projekt, akkor is felmerülne. Közvetett személyi költségek (pl.: könyvelő bére) Igazgatási költségek (pl.: irodaszerek, vendéglátás ktge.) Rezsiköltségek (pl.: gáz, víz, telefon, Internet) Egyéb közvetett költségek (pl.: banki díjak és költségek) Közvetett személyi költségek: csak támogató jellegű szerepet töltenek be a projekt megvalósítása során, hisz tevékenységük nem speciálisan a projekthez kapcsolódik, hanem a szervezet napi tevékenységének szervezési feladatait látja el (pl: könyvelő, vezérigazgató, adminisztratív asszisztens bére). Igazgatási költségek: pl.: irodaszerek beszerzése, vendéglátás költsége, irodai fogyóeszközök beszerzése, általános szolgáltatások (pl.: irodák takarításának költsége, biztosítás stb.) stb. Rezsiköltség: gáz, víz, telefon, Internet Egyéb közvetett költségek: pl: banki díjak és költségek, karbantartási költségek stb.

Támogatható költségek kategóriák szerint (3 Támogatható költségek kategóriák szerint (3.1 A projekt összesített költségvetése) Ref. Megnevezés Kiadások   1. Elszámolható közvetlen költségek A Közvetlen személyi költségek 0,00 B Eszközök C Ingatlan D Alvállalkozók (max. 40%-a az F-nek) E Egyéb közvetlen költségek F Közvetlen költségek összesen (A+B+C+D+E) 2. Elszámolható közvetett költségek G Közvetett költségek összesen (max. 2,5 %-a F-nek) „A” – Költségnem (3.1 projekt összesített költségvetése tábla) „A1” - Költségkategória (3.2 elszámolható költségek és tev. tábla) „A11” - Költségsor (3.2 elszámolható költségek és tev. tábla) : szabadon megadható bontás pl.: összekötő tiszt bruttó bére Eljutottunk a kitöltendő 4 részletes költségvetési tábláig. Ezeket a táblákat alkalmazzuk a többi Alapunk tekintetében is. Az EMA tekintetében már évek óta ebben a formában nyújtják be a kedvezményezettek a pályázatok költségvetési tábláit. Első a projekt összesített költségvetése, és ennek a részletezése, továbbbontása a második kitöltendő tábla az elszámolható költségek és tevékenységek. Ebben a táblában még csak költségnem szinten kell megadni a költségeket, a 3.2 táblában már tovább kell azt bontani költségkategóriákra, azt pedig tovább költségsorokra. (Pl.: költségnem sor közvetlen személyi költségek, költségkategória bruttó bérköltség, munkaadót terhelő járulék, egyéb személyi juttatás, költségsoron szabad bontásban pl.: adott személyre szóló bérköltség megadása). Látható, hogy a különböző költségnemeket ún. referencia kódokkal láttuk el (pl.: személyi költségek A). Ez a kód arra szolgál, hogy a későbbiekben ezzel azonosítsuk az adott költséget. EMA keretében ugyanis a projektfelügyelők kialakítottak egy olyan financial report táblát, ami a kódok alapján automatikusan mutatja a felhasználás mértékét a költségvetés minden során. Így rögtön látható, ha esetleg egyes költségsorok esetében többletfelhasználás lenne. (Tehát ha az xy összekötő tiszt bérét szeretnénk elszámolni, akkor az A11 kódra kell hivatkozni, ha az ab-ét, akkor az A21-re.)

Támogatható költségek kategóriák szerint Személyi költségek („A”) „A1” : Bruttó bérköltség „A2” : Munkaadót terhelő járulékok „A3” : Egyéb személyi juttatások: étkezési hozzájárulás, munkába járás költségei Nincs %-os korlátozás, viszont csak a projekt megvalósításban közvetlenül résztvevők, ill. kulcsfontosságú személyek személyi költségei számolhatók el: projektmenedzser egyéb személyek, akik a projekt szakmai működtetésében részt vesznek pl.: összekötő tisztek Államháztartási szervek esetében személyzeti költség csak akkor számolható el, ha a munkára alkalmazott személy: Határozott időre, csak a projekttel kapcsolatos munkára alkalmazott Alapfeladaton túl többletfeladatként túlóradíjazásért végzi Helyettesítéssel látják el az alapfeladatát Projektszemélyzet ismétlődő jellegű, folyamatos munkát végez a projekt eredménye érdekében, az ő munkája nélkül a projekt nem valósulhatna meg. A célközönség tényleges tevékenységet nem végez a projekt eredményessége érdekében, csak élvezi annak eredményét. Pl.: az aki egy képzést megszervez a projektszemélyzet része, míg az részt vesz a képzésen a célszemély, de az az összekötő tiszt, aki azért megy ki egy másik tagállamba huzamosan dolgozni, hogy utána arról jelentést írjon, és ez a dokumentum lesz a projekt eredménye, akkor ő projektszemélyzetnek minősül, az akciókon résztvevő személyzet projektszemélyzetnek minősül, mivel a munkájuktól függ az, hogy hány határsértőt fognak el. Harmadik országban lévő összekötő tisztek, tisztviselők esetében csak akkor számolható el bér, ha a projekt célja a tagállamok közötti együttműködés fokozása, valamint hogy legalább 2 résztvevő tagállam számára előny jelent.

Támogatható költségek kategóriák szerint Személyi költségek („A”) Nem haladhatják meg a kedvezményezettnél általában alkalmazott bérek összegét (jogszabály alapján megállapított bérek). Nem tartalmazhatnak jutalmat vagy bármilyen ösztönző jellegű kifizetést, végkielégítést, táppénzt, törvényben meghatározotton túl egyéb természetbeni juttatást (gépjármű, telefon), stb. Pályázati adatlap 2.10 pontjában részletezni kell.

Támogatható költségek kategóriák szerint Eszközök („B”) Főszabályként az 1 évnél hosszabb ideig használatban lévő eszközök beszerzése tartozik ide. Vásárlás teljes költsége elszámolható, ha: közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához; a beszerzett eszköz rendelkezik a projekthez szükséges műszaki tulajdonságokkal közbeszerzési törvény, egyéb jogszabályok megfelelő alkalmazása (értékhatár alatt 3 árajánlat bekérése); teljesül a továbbüzemeltetési követelmény (IT eszközök 3 év; helikopterek, hajók, repülök 10 év; egyéb 5 év)

Támogatható költségek kategóriák szerint Eszközök („B”) Korábban vásárolt eszközök: projekt időszakára eső amortizációs költség számolható el. De amennyiben az eszköz előzőleg közösségi forrásból került beszerzésre, nem elszámolható költségnek minősül. Képzési segédeszközök: a projekt időszakában történő tényleges felhasználás arányában értékcsökkenés alapján számolhatók el. Bérelt vagy lízingelt eszköz: a kiadások a projekt céljára történő bérlet vagy lízing időtartamától függően számolhatók el. Napi használatú adminisztratív eszközök: nem számolhatók el közvetlen költségként (pl.: nyomtató, fax, fénymásoló).

Támogatható költségek kategóriák szerint Ingatlan („C”) Ingatlant lehet: vásárolni, építeni, felújítani (nem összekeverendő a karbantartással, üzemeltetéssel), bérelni. Elszámolható: a teljes költség, a költség egy része, a projektidőszakra eső értékcsökkenés mértéke. Ingatlan karbantartás közvetett költségnek minősül. Költség egy része: ha az ingatlannak csak egy részét használja a projekt terhére, annak megfelelő arányban számolhat el költségeket.

Támogatható költségek kategóriák szerint Ingatlan („C”) Elszámolhatóság szabályai: elengedhetetlen a projekt végrehajtása szempontjából, kapcsolódik a projekt céljaihoz, megfelel a szükséges technikai elvárásoknak, független értékbecslő igazolásának beszerzése, a projekt lezárta után min 10 évig a projekt céljára kell használni, écs. alapú elszámolás esetén min 5 évig, vásárlás, bérlés esetén a projektet megelőzően az ingatlant nem más közösségi támogatásból építették. Kedvezményezett mindennapi tevékenységét szolgáló irodahelyiségek vásárlása, építése, felújítása és bérlése közvetett költségnek minősül. Független értékbecslő igazolása vásárlás, építés esetén, felújítás esetén, ha engedélyhez kötött, hogy az ár nem haladja meg a piaci értéket. Az igazolásnak tartalmaznia kell, hogy az ingatlan megfelel-e a nemzeti rendelkezéseknek.

Támogatható költségek kategóriák szerint Alvállalkozók („D”) Kiszerződött szolgáltatás költségei tartoznak ide (pl.: nyelvképzés). A pályázónak főszabályként képesnek kell lennie a projekt önálló végrehajtására, ezért az alvállalkozói díjak mértéke nem haladhatja meg a támogatható közvetlen költségek 40%-át. Indokolt esetben a Felelős Hatóság ez alól felmentést adhat. Közbeszerzési törvény előírásainak alkalmazása kötelező. Hiba volt a pályázás során, hogy a szoftverfejlesztés költségeit is ide sorolták. Abban az esetben, ha a szoftverfejlesztés értékét számvitelileg rá fogják aktiválni egy eszközre, így annak értékét fogja növelni, akkor a szoftverfejlesztés értékét az eszközök költségnem soron kell feltüntetni.

Támogatható költségek kategóriák szerint Egyéb közvetlen költségek („E”) „E1” A projekt személyzetének utazási és ellátási költségei „E2” Készletek „E3” Szolgáltatások „E4” Szakértői díjak „E5” Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek „E6” Egyéb költségek

Támogatható költségek kategóriák szerint A projekt személyzetének utazási és ellátási költségei („E1”) A közvetlen költségekhez beállított személyzet utazási és ellátási költsége, amennyiben közvetlenül a projekt megvalósításához kapcsolódik. A hazai jogszabályok szerint, ill. a kedvezményezett számviteli politikájában rögzített módon – kiküldetési rendelvény, útnyilvántartás alapján, stb. – elszámolható költségek. A tömegközlekedés legolcsóbb formája támogatható költség. Repülőutak a 800 km-nél hosszabb utak esetében engedélyezettek, vagy ha a földrajzi rendeltetési hely ezt indokolttá teszi. Beszállókártyát meg kell őrizni! Gépkocsi használat esetén a szervezet saját belső normájában, vagy APEH üzemanyagnorma alapján meghatározott költség számolható el. Nem „E1”-ben elszámolható utazási költségek: A projektszemélyzet munkába járásának utazási költségét az „A3” egyéb személyi juttatások között kell elszámolni. A célcsoport utazási költségeit az „E6” egyéb költségek között kell elszámolni. Tehát itt azon személyek utazási és ellátási költsége számolható el, akik a projektszemélyzet tagjai, vagyis közvetlenül részt vesznek vagy kulcsfontosságú szerepet töltenek be a projekt megvalósításában. Tömegközlekedés legolcsóbb formája támogatható: ez nem azt jelenti, hogy mivel a vonat olcsóbb, így buszjegyet nem lehet elszámolni, vagy nem lehet autóval menni egy megbeszélésre. Hanem, hogy törekedjen arra, hogy a lehető legreálisabb, legolcsóbb megoldást alkalmazza. Pl: Budapesten belül kell közlekednie, akkor ne taxival menjen, hanem tömegközlekedéssel. Gépkocsi használat: első sorban a kedvezményezett belső normája alapján lehet elszámolni, de amennyiben nincs szabályozva, vagy nem nyújtják be a szabályzat vonatkozó részét, akkor az apeh norma alapján kell meghatározni az üzemanyag-felhasználás költségét.

Támogatható költségek kategóriák szerint Készletek („E2”) Főszabályként itt elszámolható az 1 évnél rövidebb ideig használatban lévő eszközök beszerzése, ami a célcsoportnak biztosított fogyóeszközök, készletek beszerzését jelenti - pl.: oktatási segédanyag. A beszerzéseknek azonosíthatóknak és a projekthez közvetlenül hozzárendelhetőnek kell lenniük – nem készletezhetők a projektidőn túl! Fontos! Az irodaszerek – projektmenedzsmenthez kötődő – beszerzése csak a közvetett költségek között lenne elszámolható. A projektmenedzser munkáját segítő irodaszerek, irodai fogyóeszközök, a vendéglátás költsége csak közvetett költségként lenne elszámolható.

Támogatható költségek kategóriák szerint Szolgáltatások („E3”) A projekt célját nem közvetlenül megvalósító, de a projekt végrehajtásához szükséges, egyéb szolgáltatások költségeit kell ebben a költségkategóriában elszámolni. Pl.: biztosítás, saját megvalósítású képzés esetén nyújtott szolgáltatások. Nem „E3”-ban elszámolható szolgáltatás költségek: Általános szolgáltatások: telefon, Internet, posta, irodabérlés, takarítás, közszolgáltatási díjak, vendéglátás – „G” közvetett költségek között lennének elszámolhatók.

Támogatható költségek kategóriák szerint Szakértői díjak („E4”): Jogi tanácsadás, műszaki szakértő, közbeszerzési szakértő stb. (könyvelő nem!) költsége, amennyiben közvetlenül a projekthez kapcsolódik. Nem támogatható közvetlen költségként az alábbi költségek elszámolása: projektmenedzser tanácsadók, közvetítők, ha a %-os díjban részesülnek ha nem növeli a költségeivel arányosan a projekt értékét

Támogatható költségek kategóriák szerint Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek („E5”): Nyilvánosság, láthatóság, projekt értékelésének költségei pl.: újságcikk, matrica, közlemény, emléktábla. A pályázati adatlap 2.13 pontjában kérjük bemutatni a tervezett láthatósági és nyilvánossági tevékenységeket.

Támogatható költségek kategóriák szerint Egyéb költségek („E6”) Az előző költségkategóriákba nem sorolható költségek (pl.: célközönség utazási költsége), amelyek közvetlenül szolgálják a projekt megvalósítását.

NEM támogatható költségek Természetbeli hozzájárulások Olyan költségek, amit a pályázó önkéntes alapon biztosít a projekt részére, támogatást nem igényel rá, de emeli a projekt értékét pl.: képzés helyszínének biztosítása. ÁFA, kivéve ha: A projekt tevékenységével kapcsolatban nem jogosult áfa visszaigénylésre. Igazolása: pályázati adatlapon nyilatkozat, támogatási megállapodás megkötésének feltétele az APEH igazolása. Földvásárlás

A projekt bevételei (3.1. A projekt összesített költségvetése) REF Megnevezés Bevételek I Projekthez kötődő bevételek  0,00 J A kedvezményezett és más projektpartnerek hozzájárulása K Igényelt költségvetési támogatás (IRM max. 25%) 0,00 L Igényelt közösségi hozzájárulás (EU támogatás 75%) M Összes bevétel az elszámolható költségekre (I+J+K+L) (I) A projekthez kötődő bevétel: csökkenti az Uniós támogatás összegét pl.: értékesítés bevétele, banki kamat stb. Önrész = kedvezményezett hozzájárulása + igényelt költségvetési támogatás (K) Igényelt költségvetési támogatás (IRM): max.25% (L) Uniós támogatás 75%: mivel Magyarország a Kohéziós Alap kedvezményezettje. Első költségvetési tábla 2. része a bevételeket osztályozásáról szól. A projekt bevételei 4 részre oszthatók. Projekthez kötődő bevétel: a megvalósítás közben bevétel keletkezik pl.: értékesítésből, banki kamatokból. Ez az uniós forrást csökkenti. Igényelt közösségi forrás: projekt elszámolható költségének 75 %-a, mivel Magyarország a Kohéziós Alap kedvezményezettje. Hazai társfinanszírozás (önrész): kedvezményezett hozzájárulásából és az igényelt költségvetési támogatásból tevődik össze, melynek mértéke a projekt elszámolható költségének 25 %-a. A Minisztérium a 1085-ös kormányhatározat alapján biztosítja ezt az összeget a Kedvezményezettek részére, kivéve a KÜM, aki betervezte magának a teljes összeget. Ha esetleg valamelyik kedvezményezett mégis hozzájárulna saját forrással a projekthez, akkor a Minisztérium által biztosítandó összeg csökkenne.

TERVEZETT KÖLTSÉGEK ÜTEMEZÉSE (projekt adatlap 3.3) Elszámolni tervezett költségek szintjén Havi bontásban Miért szükséges? A likviditás fenntartása érdekében: A költségek és bevételek időben jobban tervezhetőek legyenek mind a Felelős Hatóság mind a kedvezményezett szempontjából. Kincstár felé történő jelentési kötelezettség (217/1998 Kormányrendelet alapján) teljesítése érdekében. Államháztartási szervek esetében az elszámolható közvetlen költségeket kell megbontani. Miért van szükségünk erre a táblára?: Azért, hogy fenn tudjuk tartani a likviditást. Ugyanis az Unió nem egy részletben fogja utalni a közösségi támogatást, először csak az 50 %-át utalja át első körben, ha 60 %-ának felhasználásával igazoltan elszámolunk az Unió felé, akkor kérheti Magyarország a maradványösszeget. Épp ezért a Minisztérium a beérkezett ütemezési táblák alapján likviditási tervet fog készíteni, hogy lássa, mikor mennyi összegnek kell rendelkezésre állnia. Amennyiben ennek alapján úgy látjuk, hogy likviditási problémák jelentkezhetnek, le fogunk ülni a Kedvezményezettekkel egyeztetni. Tervezéskor arra kell figyelni, hogy az első körben beérkezett uniós mielőbb felhasználásra kerülhessen, tehát a költségek egy része az év elején merüljön fel, mivel utána egy holt időszak következik, amikor a Minisztériumnak csak a hazai forrás, a 25% fog a rendelkezésére állni. Erre az időszakra nem célszerű nagy összegű számlák kifizetését tervezni. Ezen időszak után érdemes tervezni a hátralévő nagy összegű fejlesztések kifizetését, mivel akkor már rendelkezésre fog állni az uniós forrás fennmaradó része. Abban az esetben, ha a téves tervezés miatt a számla bennragad, és nem fogjuk tudni kifizetni, az ebből származó kötbérigény teljesítését a Minisztérium nem fogja felvállalni. Továbbá a tényleges szerződések megkötésekor törekedni kell az itt meghatározott ütemezés betartására, amennyiben eltérés történik ehhez képest, jelezni kell a FH-nak, és módosítani kell az ütemezési táblát. Valamint, de nem utolsó sorban a Minisztérium pénzügyeseinek jelentéstételi kötelezettsége van a Kincstár fel a fejezeti kezelésű előirányzatokat illetően, ugyanis meg kell adnunk a tervezett felhasználás ütemezését, amit csak ezen tábla felhasználásával tudunk megmondani.

MUTATÓNKÉNTI FAJLAGOS KÖLTSÉGEK (projekt adatlap 3.4) Miért szükséges? A költséghatékonyság megállapítására szolgál, abban az esetben, ha több projektelemet valósít meg 1 projekten belül, és ezek költségeit más módon nem lehet különválasztani. Projekt elemenként kérünk megadni 1-1 output mutatót Csak a közvetlen költségeket kell felosztani, ezzel egyúttal ellenőrizhető, hogy tervezett közvetlen költségek valóban közvetlenül kapcsolódnak a projekthez. Abban az esetben kell csak benyújtani, ha a projekt több projektelemet takar, és ezek költségvonzata egyértelműen nem különíthető el a költségvetésben. Lényeges, hogy projekten belül projektelemenként 1-1 mutatót kell megadni, és felosztani a közvetlen költségeket. Figyelem – egy adott költség csak 1 mutatóhoz használható fel, így az utolsó oszlopban ki kell jönnie a projekt közvetlen költségvetésének.

MUTATÓNKÉNTI FAJLAGOS KÖLTSÉGEK (projekt adatlap 3.4) példa Mutató megnevezése Szakmai képzésen résztvevők Nyelvi képzésen Összesen Mutató mértékegysége (fő,db,hó) fő fő  Mutató értéke  1000 500 Mutató teljesítésének költségvonzata (Ft) A - Közvetlen személyi költségek  0 0  B - Eszközök C - Ingatlan D - Alvállalkozók 1 200 000 10 000 000 11 200 000 G - Egyéb közvetlen költségek   11 200 0000 Mutató teljesítésének fajlagos költsége 1 200 20 000 Fajlagos költség mértékegysége (Ft/fő, Ft/db, Ft/hó)  Ft/fő Ft/fő A számítást követően figyelni kell arra, hogy reális, a valóságnak megfelelő értéket kaptunk-e.

Projektek pénzügyi lebonyolítása Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium Külső Határok Alap 2008. Október 28.

Pénzügyi lebonyolítás Pénzügyi lebonyolítás feladatfinanszírozás (217/1998 Korm. rendelet 70-77 §) keretében zajlik. 1 projekt - 1 támogatási megállapodás Kifizetési módok: közvetlen szállítói kifizetés: nagyobb összegű, egyszeri kifizetések esetén (pl.: eszközbeszerzés, rendszerfejlesztés) előfinanszírozás: ismétlődő jellegű, kisebb összegű kifizetések esetén (pl.: saját hatáskörben végzett képzések költségei, utazási költség) Ha a projekt sajátossága úgy kívánja, ettől el lehet térni. 1 támogatási megállapodáson belül mindkét finanszírozási mód előfordulhat. A KHA pénzügyi lebonyolítása feladatfinanszírozás keretében fog zajlani, melyet a 217/1998 korm. rendelet szabályoz. Ez egy zárt, szabályozott rendszer, kemény jelentéstételi kötelezettséggel a Kincstár felé. Itt mind az IRM pénzügyeseinek, mind a Kedvezményezett pénzügyeseinek lesz jelentéstételi kötelezettsége. Támogatási megállapodást forintban kötjük. A támogatási megállapodásban rögzítve lesz, hogy az adott költségtétel kifizetési módja, tehát az, hogy a kifizetés hogyan fog bonyolódni, nem a projekt jellege, hanem a költség típusa fogja meghatározni.

Kincstár felé történő bejelentés Okmányok típusai (217/1998 Korm. rendelet alapján): OTMR (Országos Támogatás Monitoring Rendszer) adatlap: - a) típusú: KHA allokáció bejelentéséhez, FH feladata - b) típusú: projekt bejelentéséhez, FH feladata Finanszírozási alapokmány: projektenként a FH készíti, itt már KTK (kincstári tranzakciós kód) bontásban kell megadni a projekt összegét és forrását (3.2.költségvetési tábla felhasználásával), ezzel ruházzuk át a Kedvezményezettre a rendelkezési jogokat. Szerződés-bejelentő: Kedvezményezett készíti, projekten belül annyi szerződés-bejelentő ahány vállalkozói szerződést köt (képzésre gyűjtőbejelentő), vállalkozói adatok részletes megadása és a szerződés összegének KTK szerinti ütemezése (szerződés és 3.3. költségvetési tábla felhasználásával). OTMR a): allokációnként lesz egy ilyen adatlap (pl.: KHA 2007, KHA 2008) ORMR b): projektenként kell 1 adatlapot csinálni, megadni benne a projekt összegét és forrását. Kitöltéséről a Felelős Hatóság gondoskodik. Finanszírozási alapokmány: projektenként fog a FH 1 db-t készíteni, itt a projekt összegét és forrását már KTK bontásban kell megadni, amihez pedig nélkülözhetetlen segítség lesz a 3.2. költségvetési táblázat, hisz attól függően, hogy ott melyik költségkategóriába sorolták a kiadásokat, tudom megmondani, hogy működési vagy felhalmozási költségről van-e szó, azon belül pedig személyi jellegű, dologi, felújítás, eszköz stb. Továbbá ezzel az okmánnyal kerül leadásra az előirányzat a Kedvezményezetthez, tehát átruházom a rendelkezési jogokat, ezzel jelzem a Kincstárnak, hogy a megvalósítás Kedvezményezett szintjén fog történni. Szerződés-bejelentő: a Kedvezményezett fogja benyújtani a Kincstár felé. 1 projekten belül annyi szerződés-bejelentő fog készülni, ahogy vállalkozói szerződést kötni fog. Ha sok apró kifizetésből tevődik össze a projekt (pl: belső képzés), akkor gyűjtőbejelentőt kell készíteni. Itt vállalkozói szinten, részletesen kell megadni a szerződés adatait, valamint a szerződés összegét KTK bontásban ütemezni kell, tehát meg kell mondani, hogy kb. mikor lesznek kifizetve az összegek. Ha előbb kerülne beküldésre az adott számla, akkor a Kincstár nem fizet, tehát fontos, hogy milyen dátumot adunk itt meg. Viszont nem lehet túl korai sem a dátum, mivel a Kincstár vizsgálja a valóságalapját az ütemezésnek, ugyanis be kell nyújtani a Kincstárnak a szerződés másolatát is. Itt a pénzügyeseknek nagy segítséget fog nyújtani maga a szerződés valamint a a költségütemezésről szóló 3.3. költségvetési tábla.

Kapcsolódó számlák és pénzmozgás Közvetlen szállítói kifizetés Előfinanszírozás IRM devizaszámla IRM devizaszámla IRM utal Forintban IRM utal Forintban IRM lebony. számla IRM Fejezeti FEFK MÁK intézi MÁK intézi IRM Fejezeti FEFK Kedvezményezetti intézményi/fejezeti FEFK MÁK intézi Közvetlen szállítói kifizetés: az uniós forrás az IRM devizaszámlán, a hazai forrás az IRM fejezeti FEFK számlán, a KÜM esetében a KÜM fejezeti FEFK számláján van rajta. Az uniós forrás felett a Minisztérium rendelkezik, csak mi tudunk annak terhére utalni, hogy ha uniós forrás terhére történik az utalás, akkor a Minisztérium pénzügyese állítja ki az átutalási megbízást. Az utalás forintban történik, tehát az árfolyamkülönbözet a Minisztériumot terheli. Az összeg pedig átfogdul az IRM fejezete, majd az Intézményi FEFK számlán, ez követően pedig megkapja a vállalkozó. A FEFK számlákon jóváírás, és azonnali terhelés formájában fordul át. A hazai forrás utalása csak annyiban különbözik, hogy a devizaszámla nem játszik szerepet, az átutalás dokumentumait a Kedvezményezett tölti ki, de a Minisztérium jóváhagyása is kell hozzá, így az is rajtunk keresztül zajlik. Tehát közvetlen szállítói kifizetés esetén valamennyi dokumentumot meg kell küldeni a Minisztériumnak, és mi küldjük tovább a Kincstárnak. Előfinanszírozás: annyiban különbözik itt, hogy bekerül egy újabb számla a rendszerbe, az IRM lebonyolítási számla, az előfinanszírozott összegek itt fognak parkolni, és a Kedvezményezett innen tudnak utalni a vállalkozó felé. Az összegek át fognak fordulni a FEFK számlákon, a Kincstár ezt automatikusan végzi az átutalási megbízás alapján. Kedvezményezetti intézményi/fejezeti FEFK MÁK intézi Vállalkozó bankja MÁK intézi Vállalkozó bankja

Kifizetés menete Közvetlen szállítói kifizetés esetén: Kedvezményezett nevére szóló számla és kapcsolódó dokumentumok benyújtásra kerülnek a Kedvezményezetthez, aki azokat checklist alapján leellenőrzi, a szükséges hiánypótlásokat elvégezteti a vállalkozóval. Dokumentáció feltöltése az informatikai rendszerbe. Papíralapon csak a hitelesített számlamásolatot és az átutalási bizonylatokat kell benyújtani a FH-nak. IRM pénzügyese checklist alapján leellenőrzi a dokumentációt, kiállítja a átutalási megbízást (uniós forrásból történő utalás esetén). IRM által is hitelesített számlamásolat és átutalási papírok megküldése Kincstárnak. Kincstár elvégzi az utalást. A számla benyújtása a Kedvezményezetthez történik, minden esetben a Kedvezményezett nevére kell, hogy szóljon a számla. A Kedvezményezett pénzügyese checklist alapján leellenőrzi, hogy megfelel-e a dokumentáció a szerződésnek, valamint a hatályos számviteli és adózási szabályoknak. A szükséges javításokat, hiánypótlásokat elvégezteti a vállalkozóval. A már jól összerakott anyagot ezek után előkészíti kifizetésre, kiállítja hozzá az átutalási dokumentumokat (kieg szelvényt, PFNY10). A Kedvezményezett csak a hazai rész felett rendelkezik így uniós forrás esetén a FH állítja ki az átutalási megbízást. Ezt követően a Kedvezményezett feltölti a teljes dokumentációt az közös informatikai rendszerbe, és papíralapon beküldi a hitelesített számla másolatát, valamint az átutalási papírokat. Az IRM pénzügyese hasonló szempontok szerint újra leellenőrzi a dokumentációt, ha uniós forrás terhére történik a kifizetés, akkor kiállítja az átutalási megbízást, majd ezt követően beküldi a Kincstárba kifizetésre. A Kincstárnak pedig 10 munkanapja van átutalni a számlát a vállalkozó számlájára.

Kifizetés menete Előfinanszírozás esetén: Támogatási megállapodás megkötését követően a Kedvezményezett benyújtja első kifizetési kérelmét a FH felé, aki annak összegét átutalja az IRM lebonyolítási számlára. A Kedvezményezett a lebony. számláról a FH további engedélye nélkül fizetheti ki a projekt megvalósítása során felmerült, előfinanszírozás keretében bonyolódó költségeit. A Kedvezményezett havi jelentése kötelezettsége keretében az előző hónapban kifizetett tételekkel elszámol a FH felé (feltölti az informatikai rendszerbe). FH ellenőrzi a benyújtott bizonylatokat, és visszajelez azok elfogadásáról, felfüggesztéséről vagy elutasításáról a Kedvezményezettnek. Ha a teljes projekt előfinanszírozásban valósul meg, és a FH elfogadta a rendelkezésre álló keret 60 %-ának felhasználását, a Kedvezményezett benyújthatja a következő kifizetési igényét. A folyamat kezdődik előröl. A támogatási megállapodás megkötését követően a Kedvezményezettnek kell kezdeményeznie az első kifizetési igény átutalását. A szerződés mellékletét fogja képezni ennek a kifizetési igénynek a mintája. A FH a kifizetési kérelemnek megfelelően, ha az a megállapodásnak megfelelően van kitöltve, átutalja az összeget az IRM lebonyolítási számlára. Előfinanszírozás esetében a pénz minden projekt esetében itt fog parkolni, és a Kedvezményezett innen használhatja fel, amelyhez már nem kell a Minisztérium engedélyét kérnie. A lebonyolítási számlán a pénz finanszírozási alapokmányokkal lesz levédve, ami azt jelenti, hogy a projektek összegei között nem lesz mozgástere a szerveknek. Adott projekttel kapcsolatban X összeg került átutalásra, akkor csak annak a keretéig lehet utalgatni. Ezért nagyon fontos a pontos és naprakész nyilvántartások vezetése, hogy megfelelő időben kérjék le a következő részletet. Előfinanszírozott tételekkel kapcsolatban havi jelentési kötelezettsége lesz a Kedvezményezettnek. Ez azt jelenti, hogy az adott hónapban kifizetett tételek bizonylatait a következő hó 10-ig fel kell tölteni az informatikai rendszerbe, így a Kedvezményezett úgymond elszámol a kifizetett tételekkel. Ügyelni kell arra, hogy nemcsak a számla hiteles másolatát, hanem a költség létjogosultságát alátámasztó dokumentumot (pl: megrendelő, munkaszerződés) és a kifizetést igazoló dokumentumot is csatolni kell. A benyújtott bizonylatokat ezt követően ellenőrzi a FH pénzügyese, és visszaigazolást küld a Kedvezményezettnek azokkal kapcsolatban. Vagy elfogadja, vagy felfüggeszti, és hiánypótlásra szólítja fel a Kedvezményezettet, vagy elutasítja, ebben az esetben az elszámolásból ki kell venni a költséget. Ha a Kedvezményezett által felhasznált és a FH által elfogadott összeg meghaladja a rendelkezésre álló keret 60 %-át, akkor kérheti a Kedvezményezett a következő részletet, amelynek felhasználásáról ugyanúgy kell elszámolni, mint ahogy az előzőekben ismertettem. Tehát a folyamat kezdődik előröl.

Jelentési kötelezettségek Havi jelentési kötelezettség: Szakmai szempontból: valamennyi projekt esetében van jelentősége Pénzügyi szempontból: az előfinanszírozott tételek esetében van szerepe Leadási határidő: támogatási megállapodásban rögzítettek szerint Zárójelentés leadása: Projektzárást követő 30 napon belül. A zárójelentés alapján kerül megállapításra a maradványösszeg nagysága.

Könyvelés Kell-e elkülönített számlát nyitnia a Kedvezményezettnek? NEM, mivel a Minisztérium gondoskodott a szükséges számlák megnyitásáról. Valamennyi kifizetés át fog fordulni a Kedvezményezett intézményi FEFK számláján (KÜM esetében fejezeti FEFK számlán), melyről a bankkivonatokat folyamatosan megkapják a Kincstártól. Könyvelni az intézményi FEFK számla alapján kell.

Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Sikeres pályázást kívánok! Készítette: Balogh Renáta Elérhetőség: IRM Támogatás-koordinációs Főosztály 1051 Budapest, József A. u. 2-4. Telefon: 441-1976 (12-125) E-mail cím: baloghr@irm.gov.hu