A PAKTUMOK KOMMUNIKÁCIÓJA DR. SZÉLES KATALIN KULCSSZAKÉRTŐ BUDAPEST, 2006. JÚNIUS 9.

ROP pályázati kiírásban feladat, illetve előírás volt: „ A megvalósítási tervben ki kellett térni a partnerségnek a szélesebb nyilvánosság felé irányuló tájékoztatás és kommunikáció meghatározására, illetve az együttműködési hálózatán belüli kommunikációra.”

A foglalkoztatási partnerségek, paktumok sem lehetnek sikeresek egy hatékony, tudatos kommunikáció, jól megfogalmazott üzenetek és azok célcsoportokhoz történő eljuttatása nélkül. De …. Egy jó kommunikáció sem tudja megoldani, vagy eltüntetni a helyi gazdasági, foglalkoztatási, szociális problémákat, a partnerség nem megfelelő működését.

A kommunikáció hosszú távon ható, átfogó, általános feladatok, tervezett tevékenységek rendszere, mely a partnerség legfontosabb céljai elérésének segítésére irányul azáltal, hogy tudatosan építi a paktum imázsát. A kommunikációnak szorosan kell kapcsolódnia a térség általános fejlesztési és az erre épülő egyéb rész stratégiáihoz.

A kommunikáció alapvető célja, hogy egy tudatos, szervezett folyamat eredményeként építse a paktum egyedi arculatát, azonosságát, identitását, pozitív irányba fejlessze, adott esetben megváltoztassa a kialakult imázst.

A kommunikáció alapelvei: integrált legyen, vagyis hangoljuk össze, egyeztessük a paktumok kommunikációját a térség más szereplőinek kommunikációjával ( önkormányzatok, vállalkozók, civilszervezetek) a partnerségben résztvevő települések területi identitásainak összegezésével alakítsuk ki a térségi partnerség kommunikációját . a partnerség elve a kommunikációban is érvényesül, a közös érdekekre kell koncentrálni, a különböző célcsoportok irányába folyamatos kommunikációt kell biztosítani

7. a paktum kommunikációja célcsoport orientált legyen, 4. a folyamatos interakció: kommunikációnak nemcsak a paktum részéről kell kiindulnia, hanem a célcsoportok felől jövő kommunikációt is be kell fogadnia, vagyis kétirányú információáramlást kell megvalósítani 5. a paktum kommunikációt pontosan elő kell készíteni, meg kell tervezni és szervezni, 6. a paktum üzeneteinek megfogalmazásakor a hihetőségre, a hitelességre, a fokozatos bizalomépítésre kell törekedni. Erősséget kiemelni, gyengeségeket megoldani stílusú kommunikációra kell törekedni. 7. a paktum kommunikációja célcsoport orientált legyen, 8. érvényesítsük a hatványozott kommunikáció elvét, vagyis a célcsoportokat véleményvezérekre, az egyes célcsoportok meghatározott szereplőire koncentrálva érjük el, de fontosak a „közvetítők” is, a médiák, a szakmai, a politikai, a társadalmi szervezetek, intézmények is. Ide tartozik a lobbytevékenység is.

9. segítheti partnerségünk kommunikációját a térségből elszármazottak, vagy a térséghez kötődő személyek lobbytevékenysége, üzenetközvetítése is. 10. kommunikációnk képes legyen kezelni a válsághelyzeteket is, gyorsan, hitelesen tudjunk reagálni torz hírekre is. 11. kommunikációnk adjon lehetőséget új tradíciók teremtésére, elismerési lehetőségekre, pályázatokra, díjakra, amelyek mozgósító hatásúak, erősítik a partnerséget. 12. a közvetett hatásokra is építsünk, vagyis a tudatos kommunikáció mellett használjuk ki a térségről megjelenő híreket is paktum népszerűsítésére.

Elvárás, hogy a csoportok legyenek A kommunikáció sikerét szolgálja, ha a paktum munkájának bemutatására kommunikációs kampányt, vagy akciósorozatot tervezünk. Egy kommunikációs kampány kialakítása átgondolt, döntési folyamatot igényel, amelynek lépései: 1 / a kommunikáció célcsoportjának azonosítása: Elvárás, hogy a csoportok legyenek minél homogénebbek, kellő nagyságúak, elérhetőek és ismerjük sajátosságaikat.

A paktum kommunikáció célcsoportjai lehetnek például: A helyi lakosság, Helyi vállalkozók, Potenciális befektetők, üzleti partnerek, Médiák, mint a kommunikáció meghatározó közvetítői, Szakmai, civilszervezetek, politikai pártok.

2/ A kommunikáció céljának meghatározása, ami lehet Alapvető megismertetés, Emlékeztetés, Tájékoztatás, Meggyőzés, Kapcsolatépítés.

3/ az üzenet, az információ tartalmának meghatározása, vagyis azon információ, érv megtalálása, amellyel be lehet mutatni azokat a komparatív előnyöket, azokat a tényezőket, melyeket a célcsoport tagjai a saját döntésük meghozatalakor fontosnak tartanak. 4/ A meghatározott célcsoport hatékony elérését biztosító kommunikációs csatornák megtalálása Személyes, Nyomtatott, vagy elektronikus csatorna, médium kiválasztása, amelyen keresztül a leginkább kedvezően tudjuk elérni üzenetünkkel az adott szegmenst.

5/ az üzenet tartalmának kreatív és hatékony megjelenítése a kiválasztott területre adaptálva. Például egy hirdetés, plakát, prospektus, egy videofilm sajátosságihoz igazodóan kell kódolni az eljuttatandó információt. 6/ A kommunikáció intenzitásának meghatározása az elérendő cél érdekében Például: hirdetések száma, plakátok elhelyezésének megtervezése

7/ A kommunikációs kampány, akciósorozat lebonyolítása Ennek kivitelezésére készítsünk idő-, feladat és költségtervet és határozzuk meg mely eszközöket alkalmazzuk a megvalósításra. Eszközök lehetnek: Hírek generálása, Hirdetés, Videofilm,

Véleménypanelek kialakítása, Pályázatok meghirdetése, Díjak adományozása, rádió, tv interjú konferencia szervezés, verseny, ösztöndíj hirdetése, partnerségben résztvevő vállalkozások bemutatása, kiállítások, bemutatók szervezése, reklámajándékok készítése, terjesztése, kiadványtár, szervezeti kataszter készítése és terjesztése, térségi kedvezményrendszer kialakítása ( vásárlási kártya)

személyes kapcsolatok, térségi diplomácia, adatbázisok kialakítása, információs rendszerek működtetése, sajtókapcsolat, sajtótájékoztatók szervezése, nyomdai kiadványok készítése, lobbyszervezés, kommunikációs tanácsadás, arculat, design, logók védjegyek, internet.

8/ Kommunikációnk hatásának mérése, ellenőrzés A hatások mérése lehetséges kutatásokkal, de egyszerűen a célcsoportok magatartásának változásával is . Célszerű egy tudatos monitoring és ellenőrzés kialakítása, az indikátorok meghatározása partnerségünk kommunikációjára.

Internetes kommunikáció: A paktum honlapjának kialakításánál a következő kommunikációs szempontokat kell figyelembe venni: 1/ Honlap elérhető, megtalálható legyen Ezt a megfelelő domain-név kiválasztása és regisztrálása biztosítja. Célszerű a paktum nevének regisztrálása domain-névként. Az elérhetőséget segíti, ha bejegyezzük a domain-nevet a fontosabb keresőkbe (Altavizsla, Google)

2/ Megfelelő vonzerővel rendelkezzen A megfelelő vonzerőt azok az oldalak jelentik, amelyek a szörfölők számára a paktummal, partnerséggel kapcsolatos információk széles körét biztosítják. Az interneten a tartalomszolgáltató oldalak, a site-ok elektronikus újság, vagy magazin jellegű képződmények, amelyek általános vagy szakosodott tartalmat szolgáltatnak, rendszeres frissítéssel. Ilyen például: www.index.hu ,vagy www.portfolio.hu – befektetésekhez.

3/ Biztosítson az interaktivitást, a látogatók a honlapon keresztül véleményt nyilváníthatnak Az interaktivitást biztosításának eszközei a fórumok, a chat-ek, levelezési listák, elektronikus szavazások, internetes kérdőívek. 4/ Fontos követelmény, hogy honlapunk informatív legyen, a paktum iránt érdeklődő látogatók, a paktum célcsoportjai információs igényének megfelelő, jól strukturált formában, megfelelő szélességben és mélységben kell a híreket, adatokat, információkat megjeleníteni.

5/ aktuális legyen Csak azok a honlapok számíthatnak folyamatos, aktív érdeklődésre, amelyek rendszeres frissítéssel biztosítják oldalaik aktualitását. Vannak alapinformációk, amelyek hosszabb távon megőrzik aktualitásukat. 6/ lojalitást építsen a paktum irányába, vagyis a helyi lakosság, a helyi vállalkozók körében javítsa az identitástudatot, fontos formálója lehet a térséggel, a paktummal kapcsolatos pozitív attidüdöknek. 7/ Fontos, hogy kapcsolódjon valamilyen nagyobb egység honlapjához, régiós honlaphoz, hálózat honlapjához, nemzetközi honlaphoz.

www.foglalkoztatas.hu http://fejer-paktum.fejer.hu www.gyormmk.hu/gypaktum.html http://www.nogradpaktum.com http://www.vasmmk.hu – vasvári, szombathelyi, kemenesaljai paktumokról

A helyi vállalkozók, mint kommunikációs célcsoport A helyi vállalkozókra irányuló kommunikációnál figyelembe kell venni, hogy ők többnyire helybeli lakosok, ezért preferenciáik nagyban megegyeznek a helyi lakosságéval, másrészt mint vállalkozók preferenciáik hasonlóak a potenciális külső befektetők, üzleti partnerek preferenciáival.

A kommunikációban elsődleges cél: A vállalkozókat meg kell tartani, hogy a megtermelt profitot további helyi beruházásokra fordítsák, új munkahelyeket teremtve. Ez csak akkor érhető el, ha a vállalkozók elvárásainak megfelelő helyi előnyöket biztosít a partnerség azokon a területeken, amelyeket a vállalkozók fontos versenytényezőknek tartanak.

Ezek közül kiemelhetők például a következők: Nyereségnövekedési és költségmegtakarítási előnyök: szakképzett, relatív, olcsó munkaerő, megfelelő felvevőpiac, helyi támogatások , alacsony szállítási költségek, olcsó ingatlanok Időmegtakarítás: vállalkozás számára fontos kapcsolatok, partnerek elérése időigénye, hivatali ügyintézés időigénye.

A kommunikáció irányukba a következő területeket foglalja magában: Vannak olyan helyi adottságok, amelyek alapvetően befolyásolják a helyi vállalkozók sikerességét és amelyre hatással is lehet a partnerség – a kommunikációban ezekre kell fókuszálni. A kommunikáció irányukba a következő területeket foglalja magában: 1. tájékoztatás 2. vélemények, problémafelvetések fogadása: a vállalkozók bevonása a közös aktív gondolkodásba 3. színvonalas szolgáltatások nyújtása számukra.

1. A tájékoztatás, információs szolgáltató tevékenység a helyi vállalkozókat részletes információkkal kell ellátni: a régió, a megye, a kistérség települési, területfejlesztési, gazdaságfejlesztési koncepciójáról, törekvéseiről be kell mutatni az önkormányzatok által preferált beruházási területeket, tájékoztatni kell az adódó üzleti, együttműködési lehetőségekről átlátható adókedvezményi támogatási rendszert kell kialakítani és erről folyamatos tájékoztatást adni, széleskörű tájékoztatást kell adni a pályázati lehetőségekről, pályázati feltételekről, ki kell alakítani az egyedi információigények kielégítésének rendszerét is.

A vállalkozók felé a következő üzenetet kell közvetíteni: TERVEZHETŐ, BIZTOS JÖVŐ – EGYÜTTMŰKÖDÉS ÉS PARTNERSÉG

A hatékony tájékoztatás szükséges előfeltétele a rendszerek, adatbázisok megteremtése: önkormányzatok hosszú távú településfejlesztési stratégiájáról, a fejlesztendő területek prioritási sorrendjéről, hosszú távú helyi adópolitikáról, de készíthetők régiószintű adatbázisok és statisztikák az önkormányzatok, a kamarák segítségével, kialakítható egy vállalkozói ügyfélszolgálati rendszer is.

2. Fontos a vállalkozói vélemények fogadása is, ami szintén ügyfélszolgálati rendszerben valósítható meg. Fontos a vállalkozói bizalomépítésben a partnerség szereplőivel való rendszeres találkozó, fórum is. 3. Fontos a vállalkozásokat segítő szolgáltatások biztosítása a PR, a kommunikáció területén Az önkormányzatok és a szakma szervezetek feladata lehet a vállalkozók irányába szakmai, befektetői konferenciák szervezése, ezzel segítve pélául a helyi vállalkozók kereskedelmi, és külkapcsolatainak fejlesztését.

Célszerű a helyi vállalkozók imázsának növelése érdekében elismerő címek adományozása a szakmai szervezetek, az önkormányzatok, de akár a partnerség részéről is. Fontos ezek bemutatása a helyi médiákban is.

A médiák, mint a kommunikáció meghatározó tényezői A kommunikációs munka alapvető feladatai a médiumokkal kapcsolatban 1. információs rendszer és folyamat célorientált irányítása és kialakítása 2. a kommunikációs kapcsolatok tudatos, célorientált és rendszerezett kialakítása 3. vélemények és azok kialakítási folyamatának megfigyelése és elemzése

Elsődleges feladat a helyi médiák megnyerése kommunikációnkhoz Olyan kapcsolatot kell kialakítani a médiákkal, amelyben a média felismeri, hogy együttműködésükkel saját céljaik elérését is támogatják. Célszerű a médiákat eszközként, megdolgozandó célcsoportként kezelni. Kommunikációnkban a médiák felé fontos, hogy az információk rendelkezésre álljanak Az információkat megfelelő ütemezésben, megfelelő időben, megbízhatóan nyújtsuk a médiáknak.

Milyen formában adjunk információt a médiumoknak: Egyszerű híranyag, Tudósítás, beharangozó PR cikk, reklám, interjú, beszámoló. A média lehet: írott, vagy elektronikus Helyi, regionális, országos

A média megnyerésének eszközei: Regionális médiatalálkozó szervezése Ez lehet az első lépés a közös munka elindítására, majd ezután negyedévi rendszerességgel folytathatjuk Sajtótájékoztatók Itt lehet bemutatni a partnerségi megállapodást, az éves terveket, , emellett a kiemelt rendezvények előtt is kell egy találkozót szervezni a sajtóval.

Médiaterv kidolgozása Milyen ütemezéssel kívánjuk bemutatni a partnerség akcióit és a kapcsolódó információkat Médialista Célja, hogy a médiumok csoportos, pontos névszerinti listájával rendelkezésre álljon a partnerség bármely kommunikációjához. Sajtókabinet A legjelentősebb médiumok vezetőinek, illetve munkatársainak rendszeres meghívása szakmai beszélgetésre, annak érdekében, hogy a kabinet tagjai részletesebb, bennfentesebb információkat kapjanak a partnerség egyes témáinak hátteréről.

PR akciók minősítése Fontos, hogy az olvasottságot, hallgatottságot és nézettséget mérjük kommunikációnk vonatkozásában, hogy a továbblépéshez megfelelő információnk legyen. Sajtófigyelés Össze kell gyűjteni a régióról, térségről a partnerségről és a partnerségünkről megjelenő cikkeket, tudósításokat, beszámolókat.

Mottó lehet: a médiumokkal partnerségre kell törekednie partnerségünknek, azaz ki kell szolgálni, együtt kell működni és ellenőrizni kell a média tevékenységét.

Köszönöm a figyelmet! szeles.katalin1@t-online.hu