BALKÁNY VÁROS SZERVEZETFEJLESZTÉSE ÁROP – 1.A.2 Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése PROJEKT MENEDZSMENT ISMERETEK KÉPZÉS 1. rész április 22. Balkány 1

Projekt definíció Mit nevezünk projektnek? Ezek nem projektek: Egy autó eladása Egy magazin elolvasása Készpénzfelvétel Kiállítás egy napjának eseményei Ezek projektek: Autókereskedőnél értékesítési csapat létrehozása Egy új vagy régi magazin új arculatának bevezetése Bankrablás megtervezése, szervezése és végrehajtása Kiállítás, konferencia megszervezése 2

Olyan tevékenység, amely egy szervezet számára, olyan egyszeri és komplex feladatot jelent, amelynek teljesítési időtartama (kezdés és befejezés) valamint teljesítésének költségei meghatározottak, és egy adott eredmény elérésére irányul Szabványosított dokumentum, amely tartalmazza a fejlesztés modelljét, és a modellt támogató elméleti feltételezéseket. Konkrét célok adott időben, meghatározott helyen és költségek révén történő megvalósításához szükséges, egymáshoz kapcsolódó akciókat és erőforrás- felhasználásokat jelenít meg azonosítható, felelősök közreműködésével. Projekt definíció A projekt fogalma 3

Projekt versus normál szervezeti tevékenység Normál szervezeti tevékenység jellemzői Folyamatos/ismétlődő feladatok Stabil környezetben hatékony Egyensúly és lassú változás Állandó erőforrások és szerepek Felhalmozódó tapasztalat Projekt tevékenység jellemzői Eseti, egyedi feladatok Gyorsan változó környezetben hatékony „Forradalmi” változás Ideiglenes erőforrások és szerepek Bizonytalanság és kockázat 4

A projektben megválaszolandó kérdések Kik? Kik a tervezés és a kivitelezés alanyai? Kinek az előnyére? Valóban szükségünk van rá? Mit akarunk vele elérni? Ki és hogyan fogja használni? Minek az érdekében? Sok célkitűzés szolgálhatja a projekt fő célját. Megkülönböztethetőek "hardware-" és "software" projekteket. Előbbiek műszaki objektumok megvalósítására vonatkoznak. Utóbbiak emberekre irányuló projektek, illetve a társadalmi - gazdasági - közösségi környezetet akarják megváltoztatni Mivel, kinek az eszközeivel? tőke, ingatlan, gép, szaktudás, stb. Mikorra? időtartam és határidő, ami jelentősen kihat a költségekre is Hol, milyen környezetben? A projekt természeti-fizikai, illetve gazdasági-társadalmi környezete, annak stabilitása, vagy érzékenysége. 5

Azokat az aspektusokat kell kiemelni, amelyek a projekt sorsára meghatározóak lehetnek: Természeti környezet A projektek célja a fejlesztés, a változtatás; a természeti környezet legfontosabb összetevőit pedig gyakran változtathatatlan (immobil) tényezőknek tekintjük. Ebből nem következik az, hogy a természeti környezet minden összetevője azonos súllyal szerepel a projekt leírásában Emberi környezet Azokat az elemeket célszerű megjeleníteni és kiemelni a projekt gazdasági - politikai - kulturális tényezői közül, amelyek a kivitelezhetőség és a siker szemszögéből meghatározó fontosságúak Intézményi környezet A projektet finanszírozó cég elvonulása (a projekt megvalósulása) után a helyben meglévő (vagy az időközben kiépített) intézmények működtetik a továbbiakban. Fontos lehet az ilyen intézmények hozzáértése, tagjaik szakmai felkészültsége, technikai ellátottsága stb. Nem utolsósorban pedig az, hogy érdekviszonyaik és együttműködési hajlandóságaik mennyiben akadályozzák, vagy segítik a projekt megvalósítását. Projektindításhoz szükséges elemzési területek 6

A projekt életciklusát általában önmagába visszatérő körfolyamatként ábrázolják A projekt életciklusa 7

az 1-3. szakasz: ötletből  logikus cselekvési modell alapján készített projekt dokumentáció 4-5. szakasz: elfogadás, a szereplők és a szponzorok értékelése alapján döntés 6-7. szakasz: projekt megvalósítás, kivitelezés 8. szakasz: monitoring  az életciklus egészét átfogó folyamatos feladat; értékelés  mérföldkövenként vet össze eredményeket, dönt az esetleges korrekciókról szakasz: zárás, projekt átadás, utó-értékelés 8

A projekt tervezése, tervezési stílusok Hardware projektek esetében: teoretikus, top-down, blueprint Software projektek esetében: résztvevő, bottom-up, programatikus A tervezés módját meghatározza a terv tárgya, típusa, az elfogadott tervezési stílus 9

Cél-orientált projekt-tervezés (OOPP) Lehetőség nyílik a döntéshozók és az érintettek közötti konszenzus születésére az adott fejlesztés ok-, célkitűzési- és megoldási rendszerére vonatkozóan. Elemei: közös elemzés (célcsoportok, érdekcsoportok elemzése és kiválasztása) probléma elemzése (problémafa) célanalízis (célfa) alternatívák megtárgyalása és tesztelése logikai keret 10

A problémafa és a célkitűzésfa A célkitűzések és a problémák közti kapcsolódásokat és kölcsönhatásokat vizuálisan is megjeleníthetjük a probléma-, illetve célkitűzésfa segítségével. (A problémák, célkitűzések hierarchiáját egy grafikus modellen ábrázoljuk.) A problémafa lényegében a megoldásra váró gondok feltérképezését segíti, a problémafa megjelenítésekor a kiindulópont a kulcsprobléma megállapítása, ahonnan felfelé és lefelé terjedhet 11

Problémafa A problémák között fennálló logikai kapcsolatok vizuális megjelenítése A megoldás logikai modelljének gerincét is körvonalazhatja A közvetett okokat és a fő okot, valamint a hatásokat is hierarchiába rendezi (sugallja a megoldás lehetséges lépéseit, legtöbbször csak meg kell fordítanunk a problémafát, és máris a kezünkben a célfa: a megoldás érdekében szükséges lépések modellje) 12

Célfa A megoldás érdekében szükséges lépések modellje A célfa elkészíthető programozási segédeszközként is (ekkor a fő cél a programozási folyamatból ismert programcsomag, vagy egy prioritás lesz), de készülhet az egyes projektek szintjén is (amikor pedig a főcél a projekt hatása). A célfa a logikai keret (logframe) legfontosabb segítő eszköze. 13

A logikai keret (logframe) A projekt-tervezés, a projekt-értékelés és a monitoring alapvető eszköze. Olyan táblázat, ami a projekt építőelemei közti logikai összefüggéseket sorakoztatja fel. Funkció: áttekinthetően és felismerhetően, egyetlen összefoglaló táblázatban jeleníti a tervezési eszközök kapcsolódását, logikáját 14

A logframe-nek öt kulcsfontosságú kérdésre kell válaszolnia Mi történik a projektben? Mi lesz az eredmény? Melyek a közbülső (a közvetlen) eredmények? Hogyan ismerjük fel a sikert? Melyek a kockázatok? 15

GYAKORLAT Logframe elkészítésének, rendezésének bemutatása példán keresztül 16 Gyakorlat témája

Gyakorlat tematikája 17 Hogyan fogjunk hozzá a logframe elkészítéséhez? A célok, a tevékenységek és a feltételek elrendezése A feltételek és a kockázatok elrendezése A projekt és az alprojekt kapcsolódásának modellje

KÉRDÉSEK? 18

Köszönöm a figyelmet! Kauth István