MiniORA BÉRSZÁMFEJTÉS Az alábbi on-line bemutató használatára javasoljuk, hogy DEMO működési programhasználat mellett tekintse meg az egyes adatbeviteli lépések feladatait, igényeit és lehetőségeit. Az on-line bemutatót az egyéni tanulást segítő eszköznek készítettük el.

A program használatának körülményei: Annak érdekében, hogy egyszerű kezelést biztosítsunk a számfejtési munka elvégzéséhez, az alábbi megszorítások érvényesek a program használatakor: - minden munkáltató egy munkahelyet jelent, ezen belül a dolgozók csoportosítására (szervezeti, munkahelyi besorolás, csoport képzése) lehetőség nincsen - a dolgozók alkalmazása 5 féle lehet: alkalmazott, nyugdíjas alkalmazott, tag, nyugdíjas tag, illetve megbízásos jogviszonyban álló - a jogcímtörzsben található elemek is szűkített lehetőséget adnak a MegaORA teljes bérszámfejtő moduljához képest - a listázási lehetőségek is szűkítettek, csak a működéshez szükséges kötelező kimutatások, és a gazdálkodást segítő alaplekérdezések találhatók - nem rendelkezik külön FEOR törzs beviteli lehetőséggel, a munkakörhöz kötött FEOR-nak kell jónak lenni, hogy a bevallás elfogadását ne lehetetlenítse el.

A nyitó képernyőn található gombok az alábbi lehetőségeket takarják.

Törzsadatok feltöltése, karbantartása A program megnyitásakor a felhasználó készen kapja a jogcímtörzset, a kedvezményezettek kötelező elemeit, a törvényes előírásokat és a naptártörzset. Ezekbe a törzsadatokba is bele lehet lépni, esetleg módosítani, de a mezők egy részét jelszó védi. A leírás a törzsbeviteli képernyők használatáról a menük elindítása után érhető el. Elöljáróban a törzsek használatának sorrendjéről: 1. lépés:    naptártörzs - számfejtés kezdő időszakának beállítása 2. lépés:    munkakör törzs - a munkáltatónál előforduló munkakörök (és FEOR kódjuk) rögzítése 3. lépés:    kedvezményezettek (dolgozók bankszámlája munkabér átutaláshoz) felvitele, amennyiben szükséges 4. lépés:    személyi törzs kitöltése, hozzá kapcsolódva a levonások törzsében a munkabér átutalások adataival 5. lépés:    jogviszony adatok bevitele Az indítás után a folyamatos használatban (ha csak a fluktuációt kell követni) csak a személyi törzs és a jogviszony törzs adataiban kell módosítani. A menüpontok melletti jelek a törzsek kiíratására szolgálnak. A törzsek kitöltéséhez segítség a menüpontok elindítása után kérhető, ott találhatók a mezőnkénti részletes leírások.

Személyenkénti számfejtés A számfejtést  elindítva a bérek, levonások megállapítása a kiválasztott dolgozó(k) következő adatai alapján készül el:     - Az adott hónap munkanapjai (és fizetett ünnepek, ha van) a naptártörzs alapján,     - A jogviszony törzsben megadott bérelemek számfejtése a naptártörzs szerint, vagy fix összegben.      - A nyugdíjpénztárak, egészségpénztárak alapján levonások (tagdíjak ) generálása Ha már van számfejtés, akkor ezek főbb adatai egy rátekintő táblán láthatók. Ezek nem véglegesített számfejtések, lehetőségünk van már meglevő számfejtést módosítani, újat felvinni, vagy itt szereplő számfejtést törölni a  gomb segítségével. A késznek minősített számfejtések véglegesítéséről külön rendelkezni kell, addig az adatok itt láthatók. A véglegesítés (tárolás a gomb segítségével) után a rátekintő táblánk üres lesz, az adatokat a listákban láthatjuk (gomb alatt található listázó menü segítségével).

Személyenkénti számfejtés A számfejtés elindításakor a dolgozó kiválasztásához a nyilvántartási számot kell a bekérő mezőbe írni. Segíti a kiválasztást az F9-re nyíló törzs. Az időszak az aktuális időszak, ami csak kilépők, vagy megbízásos dolgozók esetében módosítható. A Számfejtés gomb megnyomásakor a program  a következő képernyőt nyitja:

Személyenkénti számfejtés Ezeket a számfejtett jogcímeket a dolgozó jogviszony törzs juttatásai  alapján számolta a program. Amennyiben az aktuális hónapban ettől eltérő bérelemek számítása is szükséges, az ebben a hónapban aktuális plusz jogcímek itt a következő sor kijelölésével bevihetők, már számfejtett jogcímek törölhetők a Bér/idő törlése gomb segítségével., vagy egy sor kiválasztása után ENTER leütésével az értékeket módosíthatók. Pl. a ledolgozott napok száma nem 22, hanem csak 17, mert a dolgozó 5 napig szabadságon volt, akkor a 2001 jogcím időértékét kell módosítani. Ennek hatására a számolt összeg értékét a program automatikusan újraképezi, és új jogcímként kell adni a rendes szabadságra járó összeget, ahol az idő értéke 5 nap.  Az időadatok értéke 2 tizedes tört pontosságig adható meg, tekintet nélkül arra, hogy az egysége hónap, nap vagy óra. Így pl. a kieső idő megadása már perc pontossággal is elvégezhető. A továbblépést az ESC billentyűvel vagy a TOVÁBB gomb megnyomásával kezdeményezhetjük. Ez azt jelenti, hogy a béreken már nem kívánunk többet változtatni. Ezek a bérek képezik a levonások alapját. Minden bérelem változás után a kötelező levonások újraszámítása automatikusan, kikerülhetetlen formában indul, és a rátekintő lista minden esetben az aktuális bérelemekhez tartozó levonásokat fogja mutatni.

Személyenkénti számfejtés Szükség esetén ez a folyamat akárhányszor ismételhető, tehát amíg a számfejtés nem kerül véglegesítésre, addig a módosítási lehetőségek korlátlanok.

Személyenkénti számfejtés A kötelező levonásokon (*) változtatni nem lehet, de az általunk a levonás törzsbe beírt levonás jogcímek felülbírálhatók a kiírt levonási táblázat alapján. A már számolt levonások törölhetők, vagy plusz levonások adhatók a levonhatóság mértékén belül. A kötelező levonásokon túlmenően automatikusan képződik a természetbeni juttatások, valamint az olyan juttatás elemek, melyeket a dolgozó nem pénzben kap meg pl. élet- és nyugdíjbiztosítás, természetbeni munkabér értékének visszavonása. Ezek értéke sem módosítható, hiszen a számfejtett természetbeni juttatás fogalmak alapján a program számolja ki az értéket. A Közterhek és kedvezmények gomb mögött az alábbi található:

Személyenkénti számfejtés Ez a rátekintő tábla tartalmazza az éppen számfejtett bérek alapján keletkezett, a munkáltatót terhelő közterhek mértékét. Amennyiben a dolgozót adókedvezmény illeti meg, akkor az is szerepel ebben a táblázatban. Értéke mindig az ebben a hónapban érvényesített összeg tekintet nélkül arra, hogy az előírt összeg megegyezik-e ezzel, vagy nem. A számított adó/járulék adatok akkor szerepelnek ezen a rátekintőn, ha a jogcímtörzsben ezek a gyűjtő típusú jogcímek kontírozottra vannak állítva - miután ezek a munkáltató szempontjából költség elemek, mindenképpen kontírozni, könyvelni kell ezeket (a gyűjtő típusú jogcímek közül csak ezek vesznek részt a könyvelésben). A Vissza gomb segítségével újra a levonás elemek rátekintő táblájához jutunk.

Kilépett dolgozó számfejtése A dolgozó kilépésekor a következő számfejtési feladatokat kell ellátni: A jogviszony törzsben ki kell tölteni a munkaviszony megszűnésének dátumát.  Abban az esetben, ha a dolgozó hónap elején, vagy hónap közben lép ki készíthetünk számára előre számfejtést az előző hónap lezárása nélkül. Ennek előfeltétele, hogy a dolgozónak legyen előző havi számfejtése, és tárolt adatai. Számfejtés közben üzenetet kapunk, hogy a dolgozó már kilépett. Enter segítségével ezt az üzenetet elfogadjuk, majd beállíthatjuk az időszakot és a ledolgozott napok alapján elkészítjük a számfejtést. Kilépő dolgozó számfejtését mindig e sorrend alapján végezzük el, csak ilyen módon lesz korrekt a dolgozó számfejtése, a járulékfizetési felső határ figyelése  és a munkaügyi statisztikák (létszámadatok) tekintetében is.

Nyitó és hozott adatok bevitele Ennek a pontnak a használatára a következő esetekben  van szükség: - a használatba vétel adóév elején történik, de az átlagkereset kiszámításához be kell vinni nyitóként az előző naptári év negyedéves átlagkereset és ledolgozott idő adatait, az előző évi túlórák számát, teljesítménybéres dolgozók esetén az előző év alapján számított teljesítménytényezőt (ezeket az adatokat a 6000 jogcímtartományban kell keresni, a jogcím neve alapján). A kiválasztandó időszak tárgyév 00. - a programot a Felhasználó nem az adóév elején kezdi el használni. Ekkor az addig eltelt időszak bér és levonás adatait is (mint nyitó adatokat) rögzíteni kell azokon a jogcímeken, amelyeken a számfejtés is történt volna. Fontos információ az is, hogy ezek az adatok hány hónapra vonatkoznak (1000 jogcím). Az éves személyi jövedelemadó göngyölt számításához ez elengedhetetlen információ. A kiválasztandó időszak tárgyév 00. - a dolgozó év közben lép be a munkáltatóhoz. A hozott jövedelmét és levonásait kell (mint nyitó adatokat az 5000 jogcím kategóriában) rögzíteni. Ebben az esetben is része az információknak az, hogy az értékek hány hónapra vonatkoznak (1000 jogcím). A kiválasztandó időszak tárgyév 00. - a dolgozó a munkaviszonya alatt máshol is szerez jövedelmet, ami az éppen aktuális időszakra vonatkozik (ezeket is az 5000 kategóriában kell rögzíteni). Az év végi személyi jövedelemadó számításánál ezeket a bér ill. levonás adatokat is számításba kell venni. Ezek mindig csak egy hónapra (az éppen aktuális hónapra) vonatkoznak. A kiválasztandó időszak tárgyév, aktuális hó.  A nyitó felvitelt a kezdő képernyő gombjával kezdeményezhetjük. A kiválasztás után megjelenő képernyőn a nyilvántartási szám (vagy a törzsből való kiválasztás) alapján kijelölendő a dolgozó, és az időszak. Ezután jogcímenként konkrét összegeket vár a program. A jogcím mezőben F9 segítségével hívható a törzsállomány. Minden esetben a törzsnek csak azon része jelenik meg, ami aktuálisan használható. A nyitó időszakra bevihető értelemszerűen 1000-es, 2000-es, 3000-es, 4000-es, 5000-es, és a 6000-böl néhány engedélyezett jogcím, az aktuális időszakra pedig csak 5000-es jogcímek vihetők fel, így ebben az esetben az F9-re csak az 5000-es jogcímeket ajánlja fel.

Nyitó és hozott adatok bevitele A nyitó adatok rögzítése, tárolása minden esetben meg kell hogy előzze az első számfejtések elvégzését ha a célunk az, hogy éves szinten az SZJA elszámolás ne mutasson eltérést. Az éves göngyölt számításba a program ezeket az adatokat is beszámítja, és ha szükséges, az eddig levont adót még év közben korrigálja. A tárgyévben már elszámolt idő (1000-1999), bér (2000-3999) és levonás (4000-4999) adatokat halmozva kell bevinni a hónapok számának megadásával, amelyre a gyűjtött adatok vonatkoznak. A fentieken túl minden munkavállalóra kiszámítva nyitó tételként rögzíteni kell az utolsó négy negyedév keresetét a személyi alapbér nélkül, az ezeknek megfelelő időadatokat, az előző évi túlórák számát, a teljesítménytényezőt, valamint a létszám adatokat.

Nyitó és hozott adatok bevitele A jogcím jellegétől függően a kötelezően kitöltendő Érték mellett rögzíthetek a következő adatok: - A jogcímtörzsben X-el megjelölt időadatok mellé időtartam (dátum -tól, -ig) - Bér jogcímek mellé rögzíthető ( ha az adott jogcímre az vonatkozhat) a jövedelem százaléka. Az aktuális időszak adatai a számfejtésektől teljesen függetlenül bármikor bevihetők, és a hónap zárásáig akárhány alkalommal tárolhatók.

Nyomtatás Amikor elkészül egy havi számfejtés, azok helyességét a kiíratható listák segítségével ellenőrizni kell. Az adatbeviteli munka ellenőrzésére kiírathatók a bevitt tételek. A lista formátuma minden esetben azonos akár számfejtett adatokról, akár nyitó típusú tételekről legyen szó. A számfejtett adatok kiíratása három különböző listában kérhető:     - személyenkénti tételes listában minden számfejtett dolgozó adata jogcím szerint kerül kiírásra     - a jogcímenkénti bontásban készülő lista kérhető tételesen, vagy jogcímekre összesítve     - a dolgozónkénti összesített kiíratás egy sorban "foglalja össze" a dolgozók aktuális számfejtését. A listák alapján észlelt hibák kijavítására vissza lehet térni a számfejtéshez. Amíg a Tárolás gomb segítségével nem véglegesítik a számfejtéseket, addig minden javítható, módosítható, törölhető benne. Akár a számfejtés egy-egy sora, akár az egész számfejtés. A módosíthatóság alól csak a kötelező levonások (*-gal jelölt sorok) kivételek. Azokat sem módosítani, sem törölni nem lehet, mert a törvényességet minden körülmények között be kell tartani.

Tárolás A számfejtések véglegesítése TÁROLÁS művelete. Letárolni csak ellenőrzött adatokat szabad! Minden fizetési bizonylat, lista csak a letárolás után készíthető el. A tárolás gomb megnyomása után a program megerősítést vár: Az első fázisban ellenőrzést végez a program: a tételek készek-e, lehet-e őket tárolni. A második fázisban történik a tárolás. Ekkor kerülnek az adatok a dolgozók bérkartonjára, és halmozódnak a megfelelő gyűjtőkbe. Ha készen van a tárolás, kiírja az üzenet ablakba, ekkor lehet kilépni a menüpontból.

Utolsó számfejtés törlése A számfejtések már letárolt adatai a programban érdemben nem módosíthatók. Ha mégis valamilyen okból már letárolt tételről derül ki, hogy mindenképpen változtatni kell, akkor lehetőség van a már tárolt számfejtés "visszavonására", egy teljes számfejtés törlésére. Ki kell választani, hogy melyik dolgozó melyik jogviszonyának a számfejtését kell törölni. MINDEN ESETBEN CSAK AZ AKTÍV HÓNAP LEGUTOLJÁRA TÁROLT SZÁMFEJTÉSE TÖRÖLHETŐ! Ha közben a hónap zárása megtörtént, akkor először azt kell visszavonni. A törlés gomb hatására az utolsó számfejtés adatait visszavonja a dolgozó kartonjáról is, és kiveszi a megfelelő gyűjtőkből. A számfejtés a módosított adatokkal újra elvégezhető, tárolható. A törölt tételek nem tűnnek el az állományból: a Segédlisták - Letárolt tételek kiíratása menüben a TÖRÖLT tételek is kiírathatók.

A hónap további teendői Munkabérek átutalása - részletes leírás ezek indításakor kérhető Havi bevallás készítése - részletes leírás ezek indításakor kérhető Hónap lezárása: Ahhoz, hogy a számfejtés a következő hónapra elkezdhető legyen - az aktuális hónap a következő hónap legyen - a havi számfejtési munka befejeztével le kel zárni a hónapot. Ennek van előfeltétele: - nem lehet olyan forgalmi terület, ami bérszámfejtési adatokat tartalmaz. Minden bér adatot meg kell vizsgálni, ha szükséges le kell tárolni, ha nem kell, le kell törölni. - megvizsgálja, hogy minden állományban lévő dolgozónak van-e a zárandó hónapra letárolt adata. Ha van olyan dolgozó, aki alkalmazott, és nincsen számfejtése letárolva, akkor nem zárja le a hónapot.

A hónap további teendői Mindkét esetben hibalista készül, ahol közli a program, hogy miért nem zárta le a hónapot. A hiba megszüntetése után a zárás újra indítható.

A hónap további teendői Ha most már semmi akadálya a zárásnak, akkor az eredményes zárás után az aktuális hónap - melyet a számfejtési menükben felajánl - eggyel előre lépett. A hónap váltásának nincsen más módja a programban, csak a hónap zárása. A negyedéveket záró hónapok végén ezzel a menüponttal számolja a program az átlagbérekhez szükséges negyedéves bérnövekményeket is.  A 12. hónap zárása egyben éves zárás is. Természetesen a listák, kimutatások a lezárt év adataiból is lekérhetők. Az éves zárás folyamatában a következő nyitó adatok keletkeznek: - előző évi túlórák száma  - átlagkereset számításához szükséges negyedéves keresetnövekmények és a hozzá tartozó időadatok   - teljesítménybéres bérformáknál a  teljesítménytényező  - szabadságok aktualizálása: a jogviszony törzsben tárolt áthozott szabadságok paramétertől függő kitöltése az előző évi adatok alapján: ha a kivett szabadság kevesebb, mint az éves összes szabadságnapok száma, a maradványt áthozott szabadságnak minősíti. Működési paraméterben dönthető el, hogy a munkáltató kívánja-e ezt a dolgozó jogviszony törzsébe átvinni. A zárás a lezárt év adatait változatlanul hagyja.