Zöld közbeszerzési képzési eszköztár 4. A szükségletek felmérése

Zöld közbeszerzési képzési eszköztár 1. modul: Bevezetés 4. modul: A szükségletek felmérése 2. modul: A zöld közbeszerzés stratégiai jellemzői 5. modul: Körforgásos közbeszerzés 3. modul: A zöld közbeszerzés jogi szempontjai 6. modul: A piac bevonása 7. modul: Üzemeltetés (a GPP kulcsfontosságú ágazatai) 4. modul: A szükségletek felmérése

4. modul: A szükségletek felmérése A 4. modul tartalma Mit tartalmaz a szükségletek felmérése? Konzultáció a felhasználókkal Miért vásárolunk – a szükségletek megfogalmazása Mit vásárolunk? Ki számára vásárolunk? Mekkora mennyiséget vásárolunk? Hogyan vásárolunk – rugalmas szerződések További erőforrások 4. modul: A szükségletek felmérése

Mit tartalmaz a szükségletek felmérése? A GPP nem pusztán annyit jelent, hogy környezeti szempontból kívánatos termékeket vagy szolgáltatásokat vásárolunk, hanem a kormányzati beszerzés általános hatásának csökkentését is megcélozza. Ennek egyik nyilvánvaló módja az árukkal, szolgáltatásokkal és munkálatokkal kapcsolatos kereslet csökkentése A szükségletek felmérése: az indokolatlan vásárlások elkerülése annak biztosítása, hogy a megvásárolt tételek megfeleljenek a követelményeknek a beszerzések és szerződések rugalmasságot biztosító megtervezése 4. modul: A szükségletek felmérése

Konzultáció a felhasználókkal A közbeszerzések felhasználói a vásárlást végző szervezet belső vagy külső (pl. polgárok) felhasználói lehetnek Annak biztosítása érdekében, hogy a vásárlások megfeleljenek a szükségleteiknek, konzultálni kell a felhasználókkal Ennek a közbeszerzési eljárás előtt kell megtörténnie, és folytatódhat az ajánlattételi eljárás során/szerződésteljesítési szakaszban 4. modul: A szükségletek felmérése

Miért vásárolunk: a szükségletek megfogalmazása Közbeszerzési eljárás indítása előtt tisztázni kell a vásárlás okát (nem elég az, hogy „tavaly is megvettük”) A szükségletet egy egyszerű nyilatkozatban kell összegezni, amely megvizsgálja, hogy figyelembe vettek-e alternatív megoldásokat, például az erőforrások megosztása, javítások, frissítések, lízing Ez a nyilatkozat a közbeszerzés döntés-előkészítő tanulmánya számára is hasznos lehet Nyitottnak kell lennie a környezetvédelmi alapokon nyugvó kihívásokra 4. modul: A szükségletek felmérése

Mit vásárolunk: a szerződés tárgya A szükségletek felmérése a felhasználói konzultáció segít a szerződés tárgyának meghatározásában. Ez közvetíti a piac felé, hogy mit vásárol, és a következőket tartalmazza: annak megjelölését, hogy a szerződés eszközök, szolgáltatások vagy munkálatok vásárlását tartalmazza a szerződés címét és rövid ismertetését a kapcsolódó CPV-kódokat (a Hivatalos Lappal kapcsolatos ajánlat esetén) A szerződés tárgya fontos, mert ez meghatározza az alkalmazandó GPP-követelmények hatókörét 4. modul: A szükségletek felmérése

Mit vásárolunk: leírás A szükségletek felmérése segít a leginkább megfelelő leírás kiválasztásában, alapuljon az funkcionális követelményeken vagy szabványokon Kerüli a „másolás és beillesztés” típusú megközelítést A szükségletek megfogalmazásához hasonlóan a leírásoknak nyitottnak kell lenniük a környezetvédelmi alapokon nyugvó kihívásokra, valamint biztosítaniuk kell, hogy ne legyenek túlzottan korlátozó jellegűek, lehetővé tegyék a kkv-k számára a versenyben való részvételt stb. 4. modul: A szükségletek felmérése

Teljesítmény-/eredményalapú leírások A teljesítmény- vagy eredményalapú leírások ismertetik a beszerzés által kielégítendő szükségletet, ahelyett, hogy előírnák, hogy pontosan hogyan kívánja elvégeztetni a munkát Lehetővé teszi a beszállítóknak a leghatékonyabb és legeredményesebb megoldás meghatározását, valamint hogy környezetvédelmi előnyökkel járó, innovatív megoldásokat javasoljanak Példa: az irodai világítási követelményeket a különböző termekben különböző időpontokban szükséges lumen szempontjából határozza meg, nem pedig a szükséges lámpatestek száma vagy a teljesítmény alapján 4. modul: A szükségletek felmérése

Ki számára vásárolunk: közös közbeszerzés A közös közbeszerzés erőforrásokat takaríthat meg, és növelheti a környezeti termékek és szolgáltatások iránti keresletet A szükségletek felmérésének során gondolja végig, hogy a következők valamelyike alkalmazandó-e: Lehetséges-e egy meglévő keretszerződés vagy szerződés keretében történő vásárlás? Létre tud-e hozni egy mások által is használható keretszerződést vagy szerződést? Tud-e közös közbeszerzésben részt venni egy vagy több hatósággal? 4. modul: A szükségletek felmérése

Mekkora mennyiséget vásárolunk? A Hivatalos Lappal kapcsolatos közbeszerzések esetén előre meg kell becsülni a teljes mennyiséget vagy az alkalmazási kört Ez nem jelent szerződéses kötelezettségvállalást az illető mennyiség megvásárlására A szükségletek felmérése segít a reális mennyiség vagy tartomány megbecslésében annak túllépése nélkül Ez a szolgáltatásokra és az eszközökre is vonatkozik 4. modul: A szükségletek felmérése

Hogyan vásárolunk: rugalmas szerződések A szerződések és a keretszerződések általában több évig érvényesek, és a szükségletek idővel változhatnak A szerződés feltételeinek elegendően rugalmasnak kell lenniük a mennyiséghez, gyakorisághoz stb. való alkalmazkodás lehetővé tétele érdekében Tartalmazhatnak a „legjobb elérhető technológiára” vagy „folyamatos javulásra” vonatkozó záradékokat a környezetvédelmi innováció ösztönzése érdekében A keretszerződések különösen megfelelőek a vásárlási rugalmasság biztosítására 4. modul: A szükségletek felmérése

További iránymutatás Innovációs közbeszerzési iránymutatás (2018) Procura+ kézikönyv (3. kiadás, 2016) Zöld közbeszerzés (3. kiadás, 2016) Körforgásos közbeszerzési iránymutatás (2017) Példák bevált gyakorlatokra A GPP információs szolgálata Ha további segítségre van szükség a GPP-vel kapcsolatban, lépjen kapcsolatba az EU ingyenes Információs szolgálatával Az Európai Bizottság számára az ICLEI – Helyi Önkormányzatok a Fenntarthatóságért által kidolgozott eszköztár Modul létrehozója: Közbeszerzési elemzés Tulajdonos, szerkesztő: Európai Bizottság, Környezetvédelmi Főigazgatóság, 2019. A fényképek tulajdonosai: Pixabay.com, a Creative Commons CCO keretében Felelősségkizáró nyilatkozat: A jelen eszköztár a bizottsági szolgálatok indikatív dokumentuma, és egyetlen intézményre sem tekinthető kötelezőnek. Sem az Európai Bizottság, sem a nevében eljáró személyek nem tehetők felelőssé a jelen kiadványban szereplő információk felhasználásáért. 4. modul: A szükségletek felmérése