HIVATALOS KOMMUNIKÁCIÓ Szervezeti kommunikáció alapjai és fajtái

VEZETÉS TERÜLETEI SZEMÉLYZET MOTIVÁCIÓJA A SZEMÉLYZET BEVONÁSA, PARTICIPÁCIÓ HATÉKONY KOMMUNIKÁCIÓ

A szervezetek működésének alapja a kommunikáció Az eredményes kommunikáció képessége a működés sikerességét biztosítja. A kommunikáció minden vezetési formánál egyaránt jelentős szerepet játszik. E folyamatban valósul meg az a vezetői funkció, amelynek során a vezető irányítja a beosztottak munkáját, igyekszik elősegíteni a vállalat termelési potenciáljának kihasználását.

Kommunikáció folyamata

KOMMUNIKÁCIÓ INFORMÁCIÓK, GONDOLATOK KÖZÖS ÉRTELMEZÉSE SZIMBÓLUMOK SEGÍTSÉGÉVEL A VEVŐBEN AZ ADÓ SZÁNDÉKA SZERINTI MENTÁLIS KÉPET ALAKÍTJA KI. INTERPERSZONÁLIS FOLYAMAT, A MAGATARTÁS MEGVÁLTOZTATÁSÁRA IRÁNYUL BEFOLYÁSOLJA A KOMMUNIKÁCIÓS FOLYAMATBAN RÉSZTVEVŐK: ÉSZLELÉSE ÉRZELMEI MOTIVÁCIÓI

A kommunikációnak négy alapvető funkciója Érzelmi funkció: a kommunikáció segítségével a szervezet tagjai kifejezésre juttatják érzelmeiket, elégedettségüket, vagy éppen elégedetlenségüket. A feladó érzelmei befolyásolják az üzenet kódolását, csakúgy, mint a fogadó érzelmei a megértést. Motivációs funkció: a vezető a különböző motivációs eszközök (meggyőzés, eredmények visszajelzése, dicséret, büntetés, stb.) segítségével mozgósítja a beosztottakat a szervezeti célok megvalósítására. Információs funkció: bizonytalanságot szüntet meg (információk szétosztása, összegyűjtése), így segíti a döntéshozatalt. Itt nagy jelentőséggel bír a szükséges adatok teljessége, pontossága, valamint a megfelelő közvetítő csatornák megléte. Ellenőrzési funkció: a szervezetben kialakított csatornák biztosítják a vezetői tájékozódást, a vezetők kommunikáció révén visszajelzést kapnak a szervezet keretében folyó tevékenységekről.

Daft a lefelé irányuló kommunikációnak öt alaptípusát különbözteti meg Célok megvalósítása: Idetartozik a stratégia, a szervezeti és egyéni célok, az elvárt viselkedésminták kommunikálása, vagyis amelyekkel a vezető általános iránymutatást szeretne adni. Munkavégzési utasítások és magyarázatok: Meghatározott, konkrét feladatok szétosztása, az elvégzés módjának közlése, valamint annak világossá tétele, miként kapcsolódik más tevékenységekhez az adott feladat. Elvárások, szabályzatok közlése: A szervezet működését meghatározó keretek és formák megfogalmazása. Visszajelzés a teljesítményről: Annak értékelése, hogy a beosztottak milyen színvonalon végezték el munkájukat. Nevelő szándékú üzenetek: azzal a szándékkal küldött információk, hogy a vezetők segítségükkel elnyerjék az alkalmazottak támogatását a szervezeti célok megvalósítása érdekében, valamint elkötelezzék őket a közös értékrendszer mellett. Forrás: https://portal.agr.unideb.hu/media/Szervezeti_kommunkiacio_tananyag_13824.pdf

A fölfelé irányuló kommunikáció Problémák közlése: A vezetőknek tájékoztatást kell kapnia arról, ha valami miatt nem lehetséges a feladatok teljesítése. A problémákat általában az információhiány, időhiány, státuszbeli különbségek, a felettes partner személyisége, a szervezeti struktúra, valamint a kommunikációs utak merevsége okozhatja. A státuszbeli különbségek oda vezethetnek, hogy az alkalmazottak érdekeltségét a szervezet terveiben és teljesítményében helytelenül mérik fel a vezetők. Javaslatok a fejlesztésre: Általában minden munkahelyen elvárják a beosztottaktól és lehetőséget is biztosítanak számukra, hogy saját ötleteikkel hozzájáruljanak a hatékonyabb munkavégzéshez. Beszámolók készítése: Bizonyos rendszerességgel vagy alkalmakhoz kötötten a beosztottaknak számot kell adniuk saját maguk és szűkebb szervezetük tevékenységéről, teljesítményéről, a tervek teljesülésének fokáról. Sérelmek és viták közlése: A vezetés megfelelő szintjeit informálni kell e tényezőkről, azok hatékony kezelése érdekében.

A horizontális (oldalirányú) kommunikáció a szervezet különböző egységeiben dolgozó vezetők, alkalmazottak között zajlik. Elsősorban a szervezet egyedi tevékenységeinek összehangolásában van jelentős szerepe, valamint az egymástól függő feladatok koordinálása érdekében is szükség lehet oldalirányú kommunikációra.

Kommunikációt befolyásoló tényezők Lefelé irányuló kommunikáció Felfelé irányuló kommunikáció az információhiány, a megfelelő technika hiánya, a fogadó partner személyisége, informális kommunikáció Motiválatlanság Szervezeti kultúra a megfelelő technika hiánya A fogadó partner személyisége

Informális kommunikáció Telefonhívás, post-it feljegyzés, e-mail, személyes beszélgetés, spontán megbeszélések

A KOMMUNIKÁCIÓ SZERVEZETI ÉLET VELEJÁRÓJA MEGISMERTETI A SZERVEZET TAGJAIVAL A SZERVEZET CÉLJAIT ÉS A TENNIVALÓKAT A VEZETŐKKEL A SZERVEZET RÉSZTVEVŐINEK MUNKÁJÁT AZ AZONOS SZINTEN DOLGOZÓKKAL A KÖZÖS MUNKA LÉPÉSEIT

MIRE KELL FIGYELNI? A MENNYISÉG NEM MINDIG JELENT MINŐSÉGET MI A CÉLJA? SAJÁT VISELKEDÉS PARTNER REAKCIÓ FEL KELL KÉSZÜLNI AZ ESETLEGES KÉRDÉSEKRE.

ZELLER GYULA 10 JAVASLATA 1. VILÁGOSAN FOGALMAZD MEG GONDOLATAIDAT, MIELŐTT KOMMUNIKÁLSZ! VIZSGÁLD MEG A KOMMUNIKÁCIÓ VALÓSÁGOS CÉLJÁT! TEKINTSD ÁT A TÁRGYI ÉS EMBERI KÖRÜLMÉNYEKET! A KOMMUNIKÁCIÓS TERVET KONZULTÁLD MEG MÁSOKKAL! ÜGYELJ A JÓ HANGNEMRE, MINT ÜZENETED EGYIK FONTOS ELEMÉRE!

ZELLER GYULA 10 JAVASLATA 2. NYÚJTS SEGÍTSÉGET A BEFOGADÓNAK! KÖVESD NYOMON A KOMMUNIKÁCIÓDAT! INKÁBB A JÖVŐ, MINT A JELEN SZÁMÁRA KOMMUNIKÁLJ! LÉGY MEGGYŐZŐDVE ARRÓL, HOGY A KOMMUNIKÁCIÓVAL SEGÍTSÉGET NYÚJTASZ! NE CSAK A MEGÉRTÉST, HANEM A HALLGATÁST IS VIZSGÁLD!

Szóbeli és írásbeli kommunikáció

ALKALMAS A KONFLIKTUSOK GYORS FELOLDÁSÁRA SZÓBELI KOMMUNIKÁCIÓ ALKALMAS A KONFLIKTUSOK GYORS FELOLDÁSÁRA FELJEBBVALÓVAL KITALÁLNI AZ UTASÍTÁSOK LÉNYEGÉT (ODAFIGYELÉS, KÉRDÉSEK FELTEVÉSE) EGYENRANGÚVAL SEGÍTSÉGNYÚJTÁS SAJÁT TEVÉKENYSÉGÜNKKEL VALÓ ÖSSZEHANGOLÁS BEOSZTOTTAL VILÁGOS UTASÍTÁSOK EGYÉRTELMŰ JUTALMAZÁS ÉS FEGYELMEZÉS METAKOMMUNIKÁCIÓ, TESTBESZÉD SZEREPE AKTÍV FIGYELEM

FAJTÁI MONOLÓG KÉTOLDALÚ PÁRBESZÉD EGYIRÁNYÚ ADAT- ÉS INFORMÁCIÓCSERE KÖLCSÖNÖS KAPCSOLAT

EREDMÉNYES KOMMUNIKÁCIÓ FELTÉTELEI NYÍLT LÉGKÖR ŐSZINTESÉG MEGOLDÁSRA TÖREKVÉS

FORMÁLIS SZÓBELI KOMMUNIKÁCIÓ FAJTÁI ESZMECSERE KEVÉSSÉ SZABÁLYOZOTT INFORMÁCIÓCSERE TÁRGYALÁS KONKRÉT PROBLÉMA KÖZÖS VÉGIGGONDOLÁSA NÉHÁNY RÉSZTVEVŐVEL, FÁZISAI FELKÉSZÜLÉS LÉGKÖRTEREMTÉS ÉRVEK ÉS ELLENÉRVEK TÖREKVÉS A MEGÁLLAPODÁSRA BEFEJEZÉS ÍRÁSBELI EMLÉKEZTETŐ, MEGÁLLAPODÁS KÉSZÜL ÉRTEKEZLET

ÉRTEKEZLET JEGYZŐKÖNYV, EMLÉKEZTETŐ SZÉTKÜLDÉSE NYOMON KÖVETÉS CÉLJA HÍREK, INFORMÁCIÓK KÖZLÉSE KÉRDÉSFELVETÉS PROBLÉMAMEGOLDÁS DÖNTÉSHOZATAL A FENTIEK KEVEREDÉSE JEGYZŐKÖNYV (HELY, IDŐ, RÉSZTVEVŐK, NAPIREND) MEGBESZÉLÉS UTÁN: JEGYZŐKÖNYV, EMLÉKEZTETŐ SZÉTKÜLDÉSE NYOMON KÖVETÉS HATÉKONYSÁG MÉRÉSE

ÉRTEKEZLET ELŐKÉSZÍTÉSE CSAK, HA TÖBB MINDENKIT ÉRINTŐ TÉMA VAN VILÁGOS CÉL - NAPIREND ÍRÁSOS ELŐTERJESZTÉS – RÉSZTVEVŐKHÖZ ELJUTTATNI AZOK LEGYENEK OTT, AKIKET ÉRINT OPTIMÁLIS IDŐPONT PONTOS KEZDÉS TÉMÁRA VALÓ KONCENTRÁLÁS NE LEGYEN ELKALANDOZÁS A TÉMÁTÓL JEGYZŐKÖNYV KÉSZÍTÉSE HATÁROZATOK VÉGREHAJTÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE

MEGBESZÉLÉSEK RÉSZTVEVŐI MEGBESZÉLÉS ELNÖKE IDŐFELELŐS FIGYELMEZTET, HA JEGYZŐKÖNYVÍRÓ RÉSZTVEVŐK TEREMELŐKÉSZÍTŐ ELŐADÓK

ÍRÁSBELI KOMMUNIKÁCIÓ SZÓBELI KOMMUNIKÁCIÓ RÖGZÍTÉSÉRE VAGY HELYETTESÍTÉSÉRE TARTÓSNAK GONDOLT KÖZLÉSE VISSZACSATOLÁS KORLÁTOZOTT (?) MODERN ESZKÖZÖK online csoportos munkavégzést segítő alkalmazások Munkahelyi blogok, wikik – web 2.0 térhódítása, vállalati irányítási rendszerek Munkahelyi „Facebook” – YAMMER

HIVATALOS DOKUMENTUMOK HIVATALOS LEVÉL INFORMÁL MEGMAGYARÁZ MEGGYŐZ – KÉRVÉNY, PÁLYÁZAT ELUTASÍT 2. EMLÉKEZTETŐ, JEGYZŐKÖNYV MEGBESZÉLÉS HELYE, IDEJE RÉSZTVEVŐK, HIÁNYZÓK KÖZPONTI TÉMA NAPIREND HOZZÁSZÓLÓK, DÖNTÉS, HATÁRIDŐ, FELELŐS ZÁRÁS

FŐ SZABÁLYOK ÍRJUNK AZ OLVASÓ NYELVÉN ÖSSZPONTOSÍTSUNK A FŐ GONDOLATRA ANYAGUNK ÖSSZEFÜGGŐ LEGYEN VÁLASSZUNK STÍLUST, ÉS RAGASZKODJUNK HOZZÁ FOGALMAZVÁNY EGYSÉGE, TÖMÖRSÉGE NE HASZNÁLJUK FELESLEGESEN IDEGEN SZAVAKAT FIGYELJÜNK A HELYESÍRÁSRA INTERNET ÉS E-MAIL GYORSASÁG FELÜLETESSÉG VESZÉLYE

Összefoglalás A kommunikáció minden olyan vállalkozás sikeressége szempontjából alapvető fontosságú, ahol embereket foglalkoztatnak. Állandó működésben lévő folyamatnak kell lennie és nem csak akkor, amikor a vezetés problémákat akar tisztázni. A megfelelő kommunikációs csatorna megválasztása ugyancsak fontos, de bármilyenek is a kommunikációs eszközök vagy körülmények, a célunk ugyanaz – jobb megértés és az erőfeszítések jobb koordinációjának megteremtése. A kommunikáció vezetés, vagy helyesebben megfogalmazva a vezetés kommunikáció