SAP R/3 FI modulja - Pénzügy és számvitel Balázs Judit

R/3 integráció modell – nem iparág- specifikus Logistik Rechnungswesen Personalwirtschaft Anwendungsüber- greifende Funktionen

Pénzügyi, számviteli modulok (AC) - Pénzügy, könyvvitel (FI – Financial Accounting) - Treasury (TR - Treasury) - Controlling (CO - Controlling) - Vállalati controlling (EC – Enterprise Controlling) - Beruházás-menedzsment (IM – Investment Management)

Bizonylati rend - Meghatározó, nélkülözhetetlen elem. - Üzleti folyamatok, gazdasági események követhetők általa. - Naprakész felügyeleti lehetőség operatív és stratégiai szinten. -Real-time dokumentálás. Bizonylatok: output fajták Fő funkciói: -Indirekt adatforrás a mérleg elkészítéséhez -Információszállítás különféle funkciók számra -Információhordozó az analitikus könyvelések számára

Pénzügy, számvitel (FI) Főbb részei, almoduljai: Főkönyv (general ledger) Speciális könyvelés Szállítók ( suppliers )Konszolidáció Vevők ( custemers )Utazásmenedzsment Bankkönyvelés Eszközkönyvelés Költségvetés menedzsment

Főkönyv és analitika (subledger)

Főkönyv: A főkönyv a pénzügyi rendszer szíve. A vállalat gazdasági eseményeinek pénzügyi hatása automatikusan és azonnal tükröződik a főkönyvben. Szállítók: üzleti partner, akinek egy áruszállítás vagy más teljesítés kifizetésével tartoznak. Vevők: üzleti partner, aki egy áruszállítás vagy más teljesítés kifizetésével tartozik. Bankkönyvelés: banki kivonatok, bankszámlák rögzítése. Eszközkönyvelés: az eszközök egyeztető számláin releváns könyveléseket hoz létre, a főkönyvvel integráltan működik. Pl.: eszközbeszerzés, eszközcsökkenés. Költségvetés menedzsment: egy adott pénzügyi keretben lévő gondolkodás. A költségek megtervezése a feladata. Speciális könyvelés: zárás előtti összevezetésnél használják, vagy az adók összevezetésénél 468-ra a 466-ot és 467-et. Konszolidáció: a konszolidáció és zárás, együtt jár. Az adatok egységesítése, tervek konszolidálása és konszolidált jelentés készítése a fő feladata. Utazásmenedzsment: utazási költségek rögzítése a főbb feladata.

Pénzügyi modul (FI) - Feladatok Könyvelés (könyvvitel, számvitel – külső felek felé elszámolás) Minden számviteli szempontból fontos gazdasági esemény rögzítése a szabályos könyvelés alapelveinek megfelelően Negyedéves és éves zárások előállítása (Mérleg – időpontra von., nyereség, veszteség – eredménykimutatás) A törvényi, jogszabályi előírások betartása – Hazai szabályozás – EU irányelvek a számvitel harmonizálására – Európán kívüli számviteli szabályok (pl. US-GAAP, IAS) Az összegyűjtött adatok a vállalat tervezési, igazgatási, irányítási és információszolgáltatási feladatainak alapját adják  Integráció más modulokkal (United States Generally accepted accounting principles, International Accounting Standards)

Treasury (TR) Főbb részei, almoduljai: Cash menedzsment Pénzügyi eszközök számítása Treasury menedzsment (értékpapír) Hitel menedzsment Piackockázat menedzsment

Treasury modul (TR) - Feladatok – A (kész)pénz folyam és a kockázati pozíciók kezelése az üzleti területeken átnyúló irányítása és kontrollingja – A pénzeszközök területén a tranzakciók tervezése és a lefolyásának követése – A határidős ügyletek és az eszköz tervezés a pénzpiacok mindenkori mozgásának megfelelően – Támogatja a központosított és a decentralizált Treasury kezelést – A vállalati teljesítmény célok a TR modul alapbeállításaiba kerülnek be => Egyszerűsíti a döntéstámogatást

Cash menedzsment Célok : – A likviditás fenntartása – A finanszírozási ráfordítások, készpénz ellátás optimalizálása – Pénzügyi befektetések hozamának optimalizálása – Óvintézkedések a deviza árfolyamok ingadozásával, fluktuációjával szemben

Piackockázat menedzsment Feladat: A pénzügyi stratégiai kérdésekkel kapcsolatos döntések információrendszere. Alapja: A pénzáramlás kezeléséből adódó likviditási állapot. (Az adatokat a Treasury átadja.) – A pénzeszközök kockázat értékelésével kapcsolatos mérő és jelző számok összeállítása – A piacon forgalmazható értékpapírok kamat és devizaárfolyam kockázatainak értékelése – Szimulációs kalkulációk

Controlling (CO) Főbb részei, almoduljai: Költségnem számítás (Cost Element Accounting) Költséghely számítás (Cost Center Accounting) Belső rendelések (Internal Order Accounting) Folyamat költség számítás (Activity Based Cousting) Gyártási költség számítás (Product Cousting) Eredmény és piacszegmens számítás (Profitability Analysis)

Kontrolling modul (CO) - Áttekintés – A költségek tervezése és ellenőrzése a szervezet felelősségi körök szerint – A létező vagy tervezett termékek és / vagy szolgáltatások költségkalkulációja – Az eredmény alakulás tervezése és ellenőrzése a világosan megfogalmazott felelősségi területek, körök szerint A vállalat irányításért felelősök számára döntés előkészítés => Költségszámítási rendszer

Vállalat kontrolling (EC) Főbb részei, almoduljai: Profitcenter számítás (Profit center accounting) Konszolidáció (Consolidation) Beruházás menedzsment (IM – Investment Management) Projekt rendszer (PS – Project System) Ingatlan menedzsment (RE – Real Estate)

Ez tulajdonképpen vezetői információrendszer (VIR) (EIS -Executive Information System) VIR feladata: – Az operatív, (üzemi) alkalmazási rendszerekből az adatok tömörítése, kiválogatása és elemzése – A vezetés számára döntés-előkészítésre alkalmas információk előállítása és bonyolultság csökkentése Részleges információrendszerek (belsők), pl. pénzügyi információrendszer (FIS), emberi erőforrás (HIS), logisztikai (LIS), termelési, minőségirányítási, költségszámítási stb. Külső adatok és információrendszerek (XIS) -> más programokkal összhang Vállalati kontrolling (EC)

Beruházás kezelés (IM) Feladata: A beruházásokra tervkészítés, igazgatás, irányítás, ellenőrzés, kontrolling. Konszernek, nagy vállalatok, vagy egyéni vállalatok beruházási programja átfogja egy adott időszakban az összes beruházási célkitűzést. Funkciója a beruházási igények nyomon követése, a megvalósíthatóság, jövedelmezőség, megtérülés szempontjából az adatok kezelése, beleértve a még eldöntendő paramétereket is. Törzsadatok (Beruházási program) – A beruházási tervek hierarchikus leírása – Beruházási intézkedések hozzárendelése Tervezés – A beruházási intézkedések megtervezése – A tervezési költségek átemelése a beruházási programba Költségvetés készítés: a beruházási program költségvetésének felosztása az egyes beruházási intézkedésekre Információrendszer: jelentési fa jelentésekkel, kimutatásokkal és értékelésekkel Értékcsökkenési leírás előrejelzése => számviteli kivitelezés miatt fontos!

FI – CO modul kapcsolata Controlling Pénzügyi számvitel Vezetői számvitel

Külső számvitel – pénzügyi számvitel Információ a tulajdonosoknak, hatóságoknak, külső érintetteknek. Az adatok gyűjtésénél, számbavételénél a tényadat-centrikusság (pontosság) jellemzi. Legfontosabb részei: - Főkönyvi könyvelés - Szállítók - Vevők - Eszközök

Belső számvitel – vezetői számvitel A számvitelnek az a területe, amely olyan információkat szolgáltat a vezetők részére, amelyek segítségével a teljesítmények növelhetők, a költségek (ráfordítások) csökkenthetők, vagyis az eredmény maximalizálható. Vezetői számvitel célja: - költségek számbavétele, elemzése, csoportosítása - nemcsak a ténylegesen felmerült költségek számbavételére, hanem a költségalakulás megtervezésére és tudatos befolyásolására is alkalmas - a költségek költséghelyek és költségviselők szerinti nyilvántartására szolgál (6. és 7. számlaosztály) A vezetői számvitel alkalmazását indokolja: -Több telephellyel rendelkezik -Kiemelt termékeit elkülönülten akarja elszámolni és megfigyelni -Egyéb termelési sajátosságaira kíván fokozott figyelmet fordítani -Eredménykimutatás választott formája a forgalmi költség eljárás

Főkönyvi könyvelés Nemzetközi szabványok figyelembe vétele. Központi szerepe van! Analitikák: vevők, szállítók, eszközök. Törzsadatok: számlakeret szint, vállalati szint. Analitika: az analitikus nyilvántartás nem más mint a gazdasági eseményekről vezetett részletes feljegyzések.

Analitikák Itt tartjuk nyílván a vevői, szállítói, eszköz számlákat. Egyeztető számla: olyan főkönyvi számla, mely egy adott analitikára könyvelt tételek összegyűjtésére, a főkönyvbe való átvezetésére szolgál. Például:

Törzsadatok Több megjelenítési mód: - Mandant szintű (általános adatok) - Vállalat szintű (vállalati adatok) - Szervezet szintű (pl.: étékesítési adatok) Főkönyvi törzsadat - számla törzsrekordok (pl.: számlatükör: mérleg számla, eredmény számla) Analitikák - szállítói - vevői

Folyamatok Főkönyv Könyvelés Törzsadatok megjelenítése Egyszerű riportok Analitikák => feladom a főkönyvnek Könyvelés, jóváírás Kimenő, bejövő fizetések Stornózás Tételek, bizonylatok megjelenítése Eszköz

Mérleg – Nyereség vagy veszteség? AktívákPasszívák BevételKiadás, ráfordítás Kötelezettség a kereskedők, eladók felé Kölcsön Saját tőke Eszközök, tárgyi eszközök Követelések vevőkkel szemben Bankszámla

Ajánlat kéréstől, a kifizetésig 1.Árajánlat kérése a szállítóktól 2.Megrendelés küldése, szállító kiválasztása 3.A feladat teljesítése, amely alapján pénzügyi kötelezettségünk keletkezik 4.Megkapjuk a számlát => szállító törzsadat felvitele, szállítói számla könyvelése 5.Kifizetés, átutalás 6.Banktól megkapjuk a bankszámla kivonatot, amelyet SAP-ban rögzítünk 7.A tételeket „összepontozzuk”, találkoztatjuk

Beszerzési folyamat folyamat

Példa: beszerzési folyamatra

Részletezett tételek

Árajánlat tételtől, az értékesítésig 1. Beérkezik az árajánlat kérés. 2. Az árajánlatot megtesszük felmérve a lehetőségeket. 3. Miután az árajánlatot elfogadták, az árut kiszállítjuk vagy a szolgáltatást elvégezzük. 4. A teljesítés után, a számlát kiküldjük, SAP-ban a számlát rögzítjük (vevő szla rögzítés). 5. A pénzösszeg, ellenérték pedig a bankunkba beérkezik. 6. A banktól megkapjuk a bankszámla kivonatot, melyet felrögzítünk SAP-ba. 7. A két tételt (vevő számla és banki teljesítés) „összepontozzuk”, találkoztatjuk.

Példa: értékesítési folyamatra

Köszönöm a figyelmet!