E-IRATKEZELÉS A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY MÓDOSULÁSÁNAK TÜKRÉBEN

Irat fogalom változása -Tartalmi változás -Formai változás -Hordozó változás -Tartalom (content) elsődlegessége

Irat fogalma a) minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és hangjegy, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat; b) a gépi adatfeldolgozás útján rögzített adatok

Irat fogalma minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett

Irat fogalma valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévõ információ vagy ezek kombinációja

Közirat - magánirat közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat

Maradandó értékű irat a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat

Irattár az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely

Lényeges szervezeti változás a köziratok kezelésének szakmai irányítását a kormány által kijelölt miniszter látja el -Records management -Records manager -Szükséges képzés -Levéltáros -Informatikus -Igazgatásszervező -Irattáros

Levéltári törvény felhatalmazása Elektronikus iratkezelés esetén a közfeladatot ellátó szerv kizárólag olyan iratkezelési szoftvert alkalmazhat, amely a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel és tanúsítvánnyal rendelkezik. -16/2006. (IV. 6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól -24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről -BM-IHM-NKÖM rendelet az elektronikus iratok levéltárba adásáról és tárolásáról

Ltv. és a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rend előírásait végrehajtja: a közfeladatot ellátó szerv által készített egyedi, vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési szabályzat és irattári terv (a továbbiakban együtt: iratkezelési szabályzat) -Iratkezelési szabályzat – a Korm. rend. alapján -Irattári terv – minta irattári terv készül

Levéltárak jogosítványai Egyetértési jog a szabályzat hatályba léptetésénél: Nem selejtezhető iratok levéltári használatát befolyásoló előírások (maradandó értékű iratok útja az iratkezelésben, iktatás, irattározás) Maradandó értékű irattári tételek kialakítása Változatlan: Iratkezelés rendjének ellenőrzése (betekintési jog, helyszíni ellenőrzés, nyilvántartások is) Iratselejtezések záradékolása Nem selejtezhető köziratok keletkezéstől számított 15 év irattári őrzés utáni levéltári átadása

E - levéltár -e-iratok hosszú távú megőrzésének biztosítása -levéltár = „nemzet emlékezete” -történeti kutatások -Jogbiztosító érték -közigazgatás -állampolgár

E-levéltár feltételei Személyi - records manager – levéltáros Tárgyi - hardver – szoftver környezet Szervezési -E-iratok levéltárba adásának menete -Hosszútávú megőrzés biztosítása E-irattárban is -15 év irattári őrzés

Hosszú távú megőrzés Gyorsan változó - formátumok -adathordozók – külső adattárolók -szoftverek -hardverek Cél: adatvesztés megelőzése, elkerülése

E-aláírás és időbélyegző Elektronikus tárolás esetén hosszú távú elektronikus aláírás igénye minden hitelesítő adatot tárolni kell! azaz -teljes tanúsítványlánc -visszavonási listák Elektronikus archiválási szolgáltató (Levéltár – megőrzés „örök időkre”)

Megoldási lehetőségek -virtuális levéltár – iratkeletkeztető szerveknél -E-levéltár – levéltár, mint biztonsági háttértár, később – irattári őrzési idő leteltével – klasszikus levéltári feladat (közvetlen kapcsolat fenntartó – levéltár közt)

Hagyományos levéltár

E-irattár-levéltár – 1. megoldás = eredeti eszközök megőrzése?

E-irattár-levéltár – 2. Megoldás = emuláció Domesday Book

E-irattár-levéltár – 3. Megoldás = migráció Módozatai: -teljes körű -részleges Hátránya: -költséges -hosszadalmas -adatvesztéssel járhat -elektronikus aláírás esetén alkalmazható-e?

Köszönöm a figyelmet