Számítások az Accessben Számított mező létrehozása Az adatbázisokat érdemes úgy tervezni, hogy ne tároljunk olyan adatokat, amelyek a többiből kiszámíthatók. Ezeket az adatokat a számított mezőket tartalmazó lekérdezések segítségével hozhatjuk létre. A megfelelő képletet a tervezőrács egy üres mezőjébe kell begépelnünk, és a képletben használt mezőneveket szögletes zárójelek közé kell írnunk.

Például: [Könyvek]![Példányszám] rekordforrás neve: a megfelelő mezőt tartalmazó tábla vagy lekérdezés neve, egy felkiáltójellel kell a mező nevétől elválasztanunk mezőnév

A számított mezőknek alaphelyzetben a Kif1, Kif2 stb. neveket adja az Access. Az alapértelmezett név helyett tetszőleges saját nevet is megadhatunk: a számított mező nevét a kifejezés elé kell beírnunk, és kettősponttal kell elválasztanunk a kifejezéstől. Számított mező elnevezése A számolt mező tulajdonságait a szokásos módon tudjuk módosítani: - Lekérdezés tervezés eszköztár / Tulajdonságok gomb vagy - Nézet menü Tulajdonságok

Összesítés, és egyéb függvények használata Egy új Összesítés sor jelenik meg a csillag sor alatt az adatlapon vagy az osztott űrlapon. Az Összesítés sorban kattintás az összegezni kívánt mezőre, majd ki kell választani a szükséges függvényt a listából. Összesítő sort nem lehet kivágni vagy törölni, csak ki- vagy bekapcsolni. Egy oszlop értékeinek megszámolása, egy adott oszlopban található elemek száma. A Count függvény csak egy adatoszlopon futtatható és egyetlen értéket ad vissza. Bármely adattípuson használható. Count függvény

Lekérdezés számított mezőből Listázd ki azokat, akiknek a keresztneve és vezetékneve ugyanavval a betűvel kezdődik! Első lépés: szükség van vezetéknév kezdőbetűjére, ezt számítjuk ki a Mezőben Left függvény: baloldal 1: 1 betűt ad ki (elsőt) A keresztnév első betűjének lekérése kerül a feltétel mezőbe

A karakterlánchoz szükséges adatokat a Tanuló tábla megfelelő mezőiből kell betenni

Paraméteres lekérdezés Paraméter: A paraméter olyan információ, amelyet a lekérdezés futtatásakor ad meg a lekérdezés számára. Paraméteres lekérdezésnél a lekérdezés a futtatáskor feltételeket kér. Így anélkül használhatjuk újra meg újra ugyanazt a lekérdezést, hogy folyamatosan meg kellene nyitnia a Tervező nézetet a feltétel szerkesztéséhez. Mindegyik mezőnek a Feltétel sorában, amelyhez használni szeretnénk a paramétert, szögletes zárójelek közé be kell írni a paramétereket bekérő párbeszédpanelen megjelenítendő szöveget, például: [Add meg a város nevét]

A Feltétel sorba a kifejezés szerkesztővel tudjuk betenni a paramétert Dupla kattintás utána OK

A lekérdezésre kattintva bekéri a paramétert, nem kell a lekérdezést megnyitni és tervező nézetben újabb és újabb feltételeket megadni Ha módosítani akarom a paraméteres lekérdezést jobb gomb/Tervező nézet-el tehetem meg.

Összetett paraméterek Listázd ki paraméteresen az adott vezetéknevűeket keresztnevűeket! [Add meg a vezetéknevet] [Add meg a keresztnevet]

Listázd ki paraméteresen egy adott hónapban születetteket! A hónap Month függvénnyel kiszámítom hogy az adott hónap hányadik az évben (1-12) A dátumot a tanulók tábla születési dátum mezőjéből kell beilleszteni

Frissítő lekérdezés A kritériumoknak eleget tevő rekordcsoport egyes mezőinek értékét módosíthatjuk. Lekérdezés menü / Frissítő lekérdezés Az egyes mezőkben elvégzendő változtatásokat a Módosítás sorban adhatjuk meg. Itt megadhatunk konkrét értékeket vagy tetszőleges képletet is előtt kiadott könyvek értékét 10%-kal csökkentjük.

A Módosítás mezőben használt képletet a Lekérdezés tervezés eszköztár Szerkesztés gombjára kattintva a Kifejezés szerkesztő panelen is megszerkeszthetjük. A lekérdezés bezárása után, minden megnyitáskor újból végrehajtásra kerül, azaz a megadott mezők értékeit újra és újra módosítja. A frissítő lekérdezés lefuttatása után a rekordok korábbi tartalma a Visszavonás parancs segítségével már nem állítható vissza. Lekérdezés tervezés eszköztár/ Futtatás paranccsal hajthatjuk végre. Ekkor a program a kifejezésnek megfelelően módosítja a rekordforrás megadott mezőinek értékét.

Hozzáfűző lekérdezés A hozzáfűző lekérdezés egy vagy több rekordforrásból származó, az adott feltételeknek eleget tevő rekordokat fűz hozzá egy kijelölt táblához. A megjelenő párbeszéd panel Hozzáfűzés csoportjában levő Táblanév rovatban adjuk meg a tábla nevét, amelyhez a lekérdezésből származó rekordokat fűzni szeretnénk.

A tervezőrácsba a szokott módon vehetjük fel a mezőket és adhatjuk meg a feltételeket. A Hozzáfűzés sorban kiválaszthatjuk, hogy az egyes mezők tartalmát a cél tábla melyik mezőjébe írja az Access a hozzáfűzés során. A táblához hozzáfűzött adatoknak a tábla mezőivel kompatibilis adattípusokat kell tartalmazniuk, de ha az adatok meghaladják a mező hosszát, a „kilógó” részt a hozzáfűzés során automatikusan elhagyja az Access. A lekérdezés bezárása után minden megnyitáskor újból végrehajtásra kerül, azaz a megadott tábla adatait újabb rekordokkal bővíti. A hozzáfűző lekérdezés lefuttatása után a módosított mezők tartalma a Visszavonás parancs segítségével már nem állítható vissza.

Űrlapok „Kötött” űrlap az, amely közvetlenül kapcsolódik egy adatforráshoz, például táblához vagy lekérdezéshez, és az adott forrás adatainak bevitelére, szerkesztésére vagy megjelenítésére használható. Az űrlapok az adatok megjelenítését, bevitelét, módosítását segítő látványosan megformázható objektumok. Az űrlap az adatbevitel eszköze is lehet. Épülhet adattáblára, de akár lekérdezésre is. Az adatbázis-kezelők varázslókat is tartalmaznak automatikus elkészítésükhöz. A varázslóval elkészített űrlapot utólag módosíthatjuk. Kötött űrlapok segítségével szabályozhatjuk az adatelérést, például azt, hogy mely adatmezők vagy adatsorok legyenek láthatók. Bizonyos felhasználóknak például csak néhány mezőt kell látniuk a sok mezőt tartalmazó táblákból. Az űrlaphoz parancsgombokat és további funkciókat is adva automatizálhatóak a gyakran végzett műveletek.

Az Űrlap eszköz használata A kötött űrlapokat elképzelhetjük ablakokként is, amelyeken át a felhasználók láthatják és elérhetik az adatbázist. A hatékony űrlap felgyorsítja az adatbázis használatát, mivel a felhasználóknak nem kell keresniük a szükséges információkat. A navigációs ablakban kattintson az űrlapon megjeleníteni kívánt táblára vagy lekérdezésre. A Létrehozás lap Űrlapok csoportjában kattintson az Űrlap gombra. Az Access létrehozza az űrlapot, és megjeleníti Elrendezési nézetben. Ebben a nézetben módosíthatja az űrlap tervét, miközben az űrlap adatokat jelenít meg. Így például ha szükséges, beállíthatja a beviteli mezők méretét, hogy illeszkedjen az adatok méretéhez.