A LEVÉLTÁRI NYILVÁNTARTÁSOK TIPUSAI ÉS A VEZETÉSÜKKEL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK Segédlevéltáros tanfolyam (MOL) V. modul 15. téma október 11., 13. Lakos János

AZ ELŐADÁS TARTALMÁNAK ÁTTEKINTÉSE I. A levéltári segédletek és nyilvántartások viszonya II. Történeti visszatekintés III. A levéltári nyilvántartások a hatályos jogszabályok szerint IV. A nyilvántartások a gyakorlatban (adatbázisok)

I. A LEVÉLTÁRI SEGÉDLETEK ÉS NYILVÁNTARTÁSOK VISZONYA A levéltár legfontosabb feladata hármas: –iratanyagának biztonságos megőrzése –rendszerezéssel, rendezéssel és különféle segédletek készítésével jól kutathatóvá, használhatóvá tétele –a levéltárba még be nem került, külső levéltári anyaggal kapcsolatos feladatok végzése A levéltári segédletek céljuk szerint lehetnek: –elsősorban a kutatók tájékoztatását szolgálók –elsősorban a biztonságos megőrzést szolgálók (belső használatúak); ezeket nevezzük levéltári nyilvántartásoknak! Nincs éles határvonal a a két utóbbi célú segédletféle között! A kutatók tájékoztatására készültek is szolgálhatják a biztonságos megőrzést, de a belső használatú nyilvántartások is hasznosak lehetnek a kutatók számára (pl.: fond- és állagjegyzék, raktári jegyzék). Lényeges követelmény: nem számítva a külső levéltári anyagot, csak a levéltári anyag rendszerét követő segédletek tekinthetőek nyilvántartásoknak, a levéltári anyag rendszerétől eltérőek (mutatók) nem!

II. TÖRTÉNETI VISSZATEKINTÉS 1950-es évek: –Alapleltár évi 27. tvr. és 130/1971. (MK 10.) MM utasítással kiadott LÜSZ: –A magyarországi levéltári anyag központi nyilvántartása: torzóban maradt, a levéltárak fondjegyzékeit és raktári jegyzékeit tartalmazta volna –Levéltári megőrzésre átvett, valamint a levéltárból véglegesen kikerült levéltári anyag nyilvántartására: növedéki napló, letéti napló, törzskönyv, foddosszié, raktári jegyzék, fogyatéki napló –Átmenetileg a levéltárba került,valamint a levéltárból kikölcsönzött iratanyag nyilvántartására: kölcsönzési napló, átmeneti napló –A levéltár illetékességi körébe tartozó szervek és levéltári anyaguk nyilvántartására: szervnyilvántartó lap, fondtörzslap, külső fonddosszié, védett levéltári anyag törzskönyve

III. A LEVÉLTÁRI NYILVÁNTARTÁSOK A HATÁLYOS JOGSZABÁLYOK SZERINT Hatályos jogszabályi előírások: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 3., 6., , 60. §-ai (a továbbiakban: Rendelet); évi LXVI. tv. 30.§ (2) bek. a) pont. Szervnyilvántartás és szervdosszié (ezekkel a tananyag más egységei foglalkoznak). A levéltári intézmények központi nyilvántartása „A levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében” vezetett nyilvántartások. A továbbiakban az utóbbi két nyilvántartásfajtával foglalkozunk.

III/1. A LEVÉLTÁRI INTÉZMÉNYEK KÖZPONTI NYILVÁNTARTÁSA A Rendelet 3. §-a írja elő. A közlevéltárakra és a nyilvános magánlevéltárakra egyaránt kiterjed, vezetése az Országos Levéltár feladata. Számítógépes adatbázisban tárolt. Naprakész állapota hozzáférhető az Országos Levéltár honlapján. Adattartalma: –a levéltár és kutatóteremmel rendelkező telephelyeinek neve, címe, elérhetőségei –kutatóteremmel nem rendelkező telephelyek címe és funkciója –a levéltár létrehozásáról rendelkező jogszabály, alapító okirat, bejegyzési dokumentum száma –a levéltár vezetőjének neve –a kutatóterem nyitva tartási ideje Az adatokban bekövetkezett változásokat a levéltár vagy fenntartója 8 napon belül köteles bejelenteni az Országos Levéltárnak. A nyilvántartás papíralapú további részei: a nyilvános magánlevéltárak kutatási szabályzatai és levéltári anyaguk jegyzékei.

III/2. A LEVÉLTÁR TELJES ANYAGÁRA VONATKOZÓ NYILVÁNTARTÁSOK ÉS ADATTARTALMUK Törzskönyvi nyilvántartás : –A fondok szintjén készül. –Adatai: fond törzsszáma, címe és évköre; a fond állagainak jelzete, címe és évköre, a fond és az állag terjedelme iratfolyóméterben és a raktári egységek számában (speciális anyag esetén az iratok darabszámában, a felvételek számában stb.) megadva; a fond/állag helyrajzi jelzete (raktári helye); letét esetén fentieken kívül a letéti szerződés ügyiratszáma és kelte, a letevő által tett korlátozások rövid leírása; adatváltozások bejegyzése. –Az új fondokat kialakításuk sorrendjében, a törzskönyvi adatok bármelyikében bekövetkezett változást 15 napon belül kell a törzskönyvbe bevezetni.

III/2. folytatása 1. Fonddosszié: –A levéltár valamennyi fondjához (a letétekhez is) külön fonddossziét köteles nyitni. –Az egyes fonddossziékban a következő, az adott fondra vonatkozó iratokat kell elhelyezni: a fond anyagában végzett munka eredményeként készült rendezési és selejzetési terveket, jegyzőkönyveket, feljegyzéseket a raktári jegyzékek és ideiglenes raktári jegyzékek egy-egy hitelesített példányát a szervektől, személyektől átvett levéltári anyagra vonatkozó, korábban a szervdossziéban őrzött iratok és az iratanyag levéltárba kerülésével kapcsolatok dokumentumok másolatait az iratanyag fizikai állapotára, károsodására vonatkozó feljegyzéseket A torzskönyvi nyilvántartás és a foddosszié adott fondra vonatkozó adatainak egyezniük kell!

III/2. folytatása 2. Raktári jegyzék: –A középszinten rendezett iratanyagok raktári egységeinek fondszintű, állagokra tagolódó fondok állagszinten készítendő nyilvántartása. –Az egyes raktári egységeket a fondképző szervezetét, funkcióját tükröző tagolásban és e tagolásnak megfelelően kialakított levéltári egységek (állagok, sorozatok, tételek stb.) sorrendjében fondonként/állagonként újrakezdődő sorszámmal sorolja fel a következő adattartalommal: Általános adatok: a levéltár neve; a fondfőcsoport (szekció) száma, neve; a fond/állag száma/betűjele, neve, évköre, terjedelme folyóméterben és a legkisebb raktári egységek számában megadva Speciális adatok: a raktári egység sorszáma, megnevezése (doboz, csomó, köteg, kötet, téka stb.), az adott raktári egységben lévő valamennyi levéltári egység címe, évköre, levéltári jelzete –Ideiglenes raktári jegyzék: az olyan levéltári fondokhoz/állagokhoz készül, amelyek rendezettsége még nem teszi lehetővé a fent felsorolt minden adat közlését. (Az átadás- átvételi jegyzékek is ilyennek minősülhetnek.) –Áttekintő raktári jegyzék: a raktári jegyzék adatain kívül a fond történetére, hatáskörére, feladatkörére, levéltárba kerülésének körülményeire, rendezettségére, selejtezettségére, kutatási lehetőségeire és segédletekkel ellátottságára tartalmaz információkat.

III/3. A LEVÉLTÁRI ANYAG BIZONYOS RÉSZEIRE VONATKOZÓ NYILVÁNTARTÁSOK ÉS ADATTARTALMUK Gyarapodási napló: –Évente 1-gyel kezdődően sorszámozott tételekben a beérkezés sorrendjében tartalmazza a levéltár állományába újonnan bekerülő levéltári anyagokat (kivéve a letéteket), illetve következő adataikat: sorszám; beérkezés kelte; az átadó szerv/személy neve és postai címe; az átvétel jogcíme (illetékesség, vásárlás, ajándékozás, csere); az iratanyag megnevezése, évköre és mennyisége, levéltári jelzete, az átvétellel kapcsolatos levéltári ügyirat iktatószáma. Fogyatéki napló: –A levéltár állományából kiadott vagy kiselejtezett és a törzskönyvből kivezetett nem letéti anyagok nyilvántartására szolgál. Adatai: évente 1- gyel kezdődő sorszám; a kiadás kelte; a kiadás jogcíme; annak a szervnek, személynek neve, akinek a levéltár az iratanyagot kiadta; a kiadott levéltári anyag törzsszáma és címe, évköre; a kiadott anyag terjedelme, a vonatkozó levéltári ügyirat száma.

III/3. folytatása Letéti napló: –A letétek nyilvántartására szolgál. –Adatai megegyeznek a gyarapodási napló adataival, ezeken kívül azonban tartalmazza még: a letéti szerződés lejártának időpontját; a letét visszaadására vonatkozó feljegyzéseket. Kölcsönzési napló: –A levéltár ebben tartja nyilván az iratállományából bármely célra meghatározott időtartamra kölcsönadott iratanyagát. A napló adatai: Évente 1-gyel kezdődő sorszám, a kölcsönzés időpontja; a kölcsönvevő szerv neve és postacíme; a kölcsönzés célja, a kölcsönzött iratanyag megnevezése, terjedelme; a kölcsönzés időtartama és esetleges meghosszabbításai; a visszavétel időpontja; az iratanyag fizikai állapota; a kölcsönzésre vonatkozó levéltári ügyirat iktatószáma; megjegyzés.

III/4. IDEIGLENESEN A LEVÉLTÁRBA KERÜLŐ IRATANYAGRA VONATKOZÓ NYILVÁNTARTÁS ÉS ADATTARTALMA Átmeneti napló: –A levéltárba ideiglenesen (kölcsönzésre, mikrofilmezésre, vásárlásra, szakértői véleményezésre stb.) beérkezett iratanyag nyilvántartására szolgál. Adatai: évente 1-gyel kezdődő sorszám; az iratanyag levéltárba kerülésének időpontja; a beadó (kölcsönző) neve és postacíme; a levéltári anyag egyértelmű azonosításához szükséges adatok (cím, évkör, mennyiség, méretek stb.); az iratok fizikai állapota; az ideiglenes átvétel célja, az elvégzendő munka megjelölése; az iratanyag visszaadásának időpontja; a vonatkozó levéltári ügyirat iktatószáma.

III/5. A NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSÉRE VONATKOZÓ SZABÁLYOK A papíralapú nyilvántartásokba az adatok bejegyzése, a változások átvezetése csak nem fakuló tintával vagy más megbízható technikával végezhető. A módosított adatot vagy szövegrészt nem szabad törölni, más módon olvashatatlanná tenni. A módosítást az azt elvégző személy köteles aláírásával igazolni. Az elavult, újjal pótolt nyilvántartást az érvénytelenítés után is meg kell őrizni! A napló-típusú nyilvántartásokat a levéltár meghatalmazott munkatársa az év végén köteles lezárni, összesíteni és aláírásával hitelesíteni.

IV. NYILVÁNTARTÁSOK A GYAKORLATBAN (ADATBÁZISOK) A Rendelet előírásai értelmében 2007-től a közlevéltárak egységes számítógépes nyilvántartó program alkalmazásával adatbázisban vezetik nyilvántartásaikat, kivéve a szervdossziét és a fonddossziét. A tárolt adatok biztonságos mentéséről és a bejegyzett változások naplózásáról gondoskodniuk kell. A számítógépes program alkalmazásával vezetett gyarapodási, fogyatéki, letéti, kölcsönzési és átmeneti napló év végi lezárását, összesítését és hitelesítését a napló kinyomtatott lapjain kell elvégezni. Ezeket a lapokat természetesen meg kell őrizni! A nyilvános magánlevéltárakra nem vonatkozik a számítógépes nyilvántartási program alkalmazásának kötelezettsége.