Papíralapú számlabizonylatok feldolgozása és tárolása – adatszolgáltatási paradoxon Vékony János kiemelt ügyfélkapcsolati vezető

Bizonylatkezelési attitűd magyar viszonyok között Törvényi háttér (Vonatkozó lényeges szabályozók) évi LXXVI törvény (ÁFA törvény) évi C törvény (Számviteli törvény) évi XXXV. Törvény (Elektronikus aláírásról) 20/2004 PM rendelet (elektronikus számláról) 13/2005 IHM rendelet (papíralapú dokumentumok elektronikus úton történő másolat készítéséről) Gyakorlat (Alkalmazott eljárás a mindennapokban) évi LXXVI törvényAlkalmazásra kerül évi C törvényAlkalmazásra kerül évi XXXV. TörvényRészben kerül alkalmazásra 20/2004 PM rendeletElenyésző, eseti alkalmazás 13/2005 IHM rendelet Nem alkalmazzák

Lehetőség (szabályozott, engedélyezett, rendelkezésre áll) évi LXXVI törvény (ÁFA törvény) 13. §(1) bek pontok (számla, egyszerűsített számláról) Papír alapú / elektronikus úton kibocsátott számlabizonylatnak és adattartalmának meghatározása évi C törvény (Számviteli törvény)167. § 5., 169.§ 5-6. pontok (bizonylatok megőrzéséről) Papír alapú számlabizonylat megőrzésének szabályozása évi XXXV. Törvény (Elektronikus aláírásról) Hitelesítési szolgáltatók által biztosított szolgáltatásokról (elektronikus aláírás, időbélyeg) 20/2004 PM rendelet (elektronikus számláról) 1.-2.§ (Elektronikus számlabizonylat előállítása adóigazgatási azonosításra) Kibocsátó – befogadó interakciójától függő elektronikus adatcseréről (EDI) 13/2005 IHM rendelet 4.§ (papíralapú dokumentumok elektronikus úton történő másolatának készítéséről) Hiteles másolatkészítésről Paradoxon: rendezett törvényi háttér, felkészült szolgáltatók, költséghatékony megoldások, ellenérdekelt alkalmazók Bizonylatkezelési attitűd magyar viszonyok között

Paradoxon kialakulásának okai Kialakulás okai Alkalmazók részéről a törvényes lehetőségek ismeretének hiánya Eltérő szándékok a törvényhozók, felügyeleti szervek és alkalmazók bizonylatkezelési „rugalmasságában” Hiteles archiválásban, bizonylatkezelésben (megőrzés módja, bizonyító erejű adatszolgáltatás) a törvényhozók és alkalmazók összhangjának hiánya Bizonyos területekre koncentrált alkalmazásbeli ellenérdekeltség Belső viszonyok ismeretében a fizikai irattárolásról a hiteles elektronikus archiválásra történő áttérés szakmai kivitelezhetőségének még el nem végzett tanulmányozása El nem végzett költséghatékonysági számítások (szakértők bevonásával) Meglévő bizonylat előállítási gyakorlat módosítására, átalakítására vonatkozó határozatlanság Pillanatnyi érdektelenség Jelenlegi helyzet Rendezett törvényi háttérrel, felkészült szolgáltatók költséghatékony megoldásai mellett, ellenérdekelt alkalmazók alkotják a „bizonytalan” piacot

Paradoxon a költségelemzés tükrében Hagyományos, papíralapú bizonylatkezelés Papíralapú bizonylat előállítása (tömb, nyomtatás, munkaerő, technológia, anyag költség) Szállító – megrendelő közötti bizonylatmozgatás (postai kézbesítés) Papíralapú bizonylat rögzítése belső pénzügyi folyamatokba (hagyományos, IT- vel támogatott módon, iktatás, ügyintézés, digitalizálás, operatív irattári tárolás APEH ellenőrzési szakaszok közötti időben, stb.) Iratkezelés (megőrzés, nyilvántartás, adatszolgáltatás, selejtezés, megsemmisítés) Összesített tervezhető költségek: 85 – 320 Forint / bizonylat (a bizonylat teljes életciklusa - keletkezés + 8 év alatt)

Paradoxon a költségelemzés tükrében Hiteles, elektronikus bizonylatkezelés Vállalatirányítás, ügyvitel-szervezési, irodaautomatizálási IT megoldás (adatgenerálás) Elektronikus, vagy papíralapú bizonylat előállítása Papíralapú bizonylat hiteles archiválása (digitalizálás, elektronikus archiválás, visszakereshetőség biztosítása, elektronikus aláírás, időbélyeg alkalmazás) Hiteles elektronikus archívum tárolása, adatszolgáltatás (bizonylat keletkeztetőnél, befogadónál, archiválási szolgáltatónál) Papíralapú bizonylatok megsemmisítése Összesített tervezhető költségek: 25 – 45 Forint / bizonylat (a bizonylat teljes életciklusa alatt)

Állami Nyomda szerepe a paradoxon feloldásában Archiválási szolgáltató szerepkörének felvállalása a szolgáltatások komplex, illetve modulrendszerű biztosításával Papíralapú, illetve elektronikus bizonylat-előállítás, és kezelés egyidejű biztosítása, egymástól jól különválaszthatóan, de egymásra épülten Partnereivel együttműködésben, a bizonylatkezeléshez köthető szolgáltatások tekintetében, az elvárt és szükséges szintű megoldás biztosítása Esetleges közreműködés felvállalásával, koordinációs tevékenység a törvényhozók és alkalmazók közötti paradoxon feloldásában

Állami Nyomda szolgáltatásai a paradoxon kezelésében Szaktanácsadás Papíralapú bizonylatok előállítása, fizikai kezelése Papíralapú bizonylatok elektronikus, szkennelésen alapuló, hiteles feldolgozása Szolgáltatásintegráció a partnereivel való szoros együttműködésben

Szaktanácsadás Dokumentumkezelés, bizonylatkezelés átvilágítása Összegzés, alternatív megoldási javaslatok felállítása Megvalósíthatósági tanulmány elkészítése Megrendelő – Állami Nyomda közötti harmonikus és biztonságos együttműködés feltételeinek megteremtése mindkét félnél Költséghatékony változtatás, új metodika bevezetésének menedzselése Referencia: ELLA Bank, AVIVA Életbiztosító

Papíralapú bizonylatok előállítása, fizikai kezelése Bizonylati nyomtatványok gyártása, értékesítése Nagymennyiségű bizonylatok (számlalevelek) gyártása, ügyfél-kapcsolattartási tevékenységhez rendelten (adatfogadás, megszemélyesítés, borítékolás, postai kézbesítésre átadás) Napi 1 Millió megszemélyesítési, 500 ezer db borítékolási kapacitással Referencia: Cetelem Bank, OTP Garancia Biztosító, AEGON Magyarország Biztosító Komplex fizikai iratkezelés (dokumentum átvétel - nyilvántartás, iratrendezés, bértárolás, strukturált adatszolgáltatás, selejtezés, megsemmisítés) Több iratkilométer tárolókapacitás, biztonságos adatkommunikáció, szaktudás Referencia: ELLA Bank, SOLE-MIZÓ, Groupama Biztosító

Papíralapú bizonylatok hiteles feldolgozása Bizonylatok nagytömegű utólagos, napi folyamatos, helyi, központi szkennelésen alapuló digitalizálása, elektronikus archiválása, visszakereshetővé tétele (képi állomány és adatbázis létrehozása) Referencia: MOL Rt., AEGON Magyarország Biztosító, Magyar Postabiztosító Papíralapú bizonylatok hiteles archiválása a 13/2005 IHM rendeletben előírtaknak megfelelően (elektronikus 1.sz. pld. és/vagy elektronikus hiteles másolat előállítása ) Nagymennyiségű hiteles elektronikus bizonylatok archiválása Hiteles elektronikus archívum tárolása, kezelése hitelesítési szolgáltatóval együttműködésben Hiteles elektronikus archívumból elektronikus adatszolgáltatás (off-line, on-line biztonságos kommunikációs csatornákon keresztül) évi LXXXIV tv., évi C. tv., előírásainak betartásával szerződéses szolgáltatóként elektronikus számla kiállítása, készítése

Szolgáltatásintegráció a partnerekkel együttműködésben Hitelesítési szolgáltatóval együttműködésben Nagymennyiségű hiteles elektronikus bizonylatok archiválása elektronikus aláírás, időbélyeg biztosításával Hiteles elektronikus archívum tárolása, kezelése Informatikai szolgáltatókkal együttműködésben Kiegészítő informatikai megoldások, szoftverek biztosítása Megrendelők igényeihez alkalmazkodó elektronikus archiválási eljárás kialakítása Dokumentum menedzsment rendszerek bevezetése Technikai eszközök és berendezések biztosításában Részvétel bizonylat-előállításhoz, feldolgozáshoz, kezeléshez kapcsolódó legcélszerűbb eszközök beszerzésében és üzemeltetés menedzselésében

Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Vékony János kiemelt ügyfélkapcsolati vezető