Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Projektmenedzsment Alapfogalmak, projekt életciklusa, projektben érdekelt személyek.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Projektmenedzsment Alapfogalmak, projekt életciklusa, projektben érdekelt személyek."— Előadás másolata:

1 Projektmenedzsment Alapfogalmak, projekt életciklusa, projektben érdekelt személyek

2 A projekt fogalma A latin projectum szóból ered (előre helyezett dolog) A latin projectum szóból ered (előre helyezett dolog) Meghatározott cél elérésére irányuló határidő-, költség-, erőforrás- és minőségkorlátokkal rendelkező, adott szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat, amely konkrét célokat valósít meg, és a célok eléréséhez erőforrásokat rendel. Meghatározott cél elérésére irányuló határidő-, költség-, erőforrás- és minőségkorlátokkal rendelkező, adott szervezeti környezetben megtervezett és végrehajtott tevékenységsorozat, amely konkrét célokat valósít meg, és a célok eléréséhez erőforrásokat rendel.

3 A projekt fogalma (jellemz ő i) Id ő ben és térben jól körülhatárolt összetett feladat Id ő ben és térben jól körülhatárolt összetett feladat Kijelölt céloknak megfelel ő tevékenységek és rendelkezésre álló er ő források összehangolásával jön létre Kijelölt céloknak megfelel ő tevékenységek és rendelkezésre álló er ő források összehangolásával jön létre Van egyértelm ű en meghatározott kezdete és befejezése Van egyértelm ű en meghatározott kezdete és befejezése Van konkrét, mérhet ő eredménye Van konkrét, mérhet ő eredménye Egyedi terméket állít el ő Egyedi terméket állít el ő Egyszeri tevékenység Egyszeri tevékenység

4 A projekt fogalma (ISO) A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdési és befejezési id ő pontokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – határid ő, költség, er ő forrás – megfelel ő célkit ű zés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja. (ISO 8402, 1994) A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdési és befejezési id ő pontokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – határid ő, költség, er ő forrás – megfelel ő célkit ű zés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja. (ISO 8402, 1994)

5 A projekt egyéb ismérvei A projekt élettartamára kialakított, ideiglenes szervezet keretein belül készül A projekt élettartamára kialakított, ideiglenes szervezet keretein belül készül A projekt sokszor egy nagyobb projektstruktúra részét képezi A projekt sokszor egy nagyobb projektstruktúra részét képezi A projektcélkitűzéseket és termékjellemzőket folyamatosan lehet meghatározni és elérni a projekt ideje alatt A projektcélkitűzéseket és termékjellemzőket folyamatosan lehet meghatározni és elérni a projekt ideje alatt A projekt eredménye lehet egy termék egy, vagy több egységének megteremtése A projekt eredménye lehet egy termék egy, vagy több egységének megteremtése A projekttevékenységek közötti viszony összetett is lehet A projekttevékenységek közötti viszony összetett is lehet

6 A projekt fogalmának gyakorlati korlátozásai Költséghatár (csak X összeg felett) Költséghatár (csak X összeg felett) Bonyolultsági szint (csak adott bonyolultsági szint után) Bonyolultsági szint (csak adott bonyolultsági szint után) Időhatár (csak Y időtartamnál hosszabb) Időhatár (csak Y időtartamnál hosszabb) Erőforrásigény (csak Z erőforrásigény felett) Erőforrásigény (csak Z erőforrásigény felett) Helyi projektszabályzat (nem szerepel a kivételek között) Helyi projektszabályzat (nem szerepel a kivételek között)

7 A projekt korlátai Id ő Költség Min ő ség Célok, teljesítmények

8 A projekt sikerének titka A kit ű zött célok elvárt min ő ség ű, rendelkezésre álló er ő forrásokkal és adott id ő n belül történ ő elvégzéshez szükség van: A kit ű zött célok elvárt min ő ség ű, rendelkezésre álló er ő forrásokkal és adott id ő n belül történ ő elvégzéshez szükség van: alapos tervezésre alapos tervezésre közbüls ő eredmények ellen ő rzésére és értékelésére közbüls ő eredmények ellen ő rzésére és értékelésére teljesítmények folyamatos ellen ő rzésére és értékelésére teljesítmények folyamatos ellen ő rzésére és értékelésére Az id ő, költség és min ő ség tényez ő k egyensúlya és folyamatos összehangolása a projekt sikerének f ő titka. Az id ő, költség és min ő ség tényez ő k egyensúlya és folyamatos összehangolása a projekt sikerének f ő titka.

9 Task, feladat és tevékenység fogalma Task: Task: magyar fordításban lehet feladat és tevékenység is magyar fordításban lehet feladat és tevékenység is a magyar nyelvű szakirodalom azonban megkülönbözteti ezt a kettő fogalmat a magyar nyelvű szakirodalom azonban megkülönbözteti ezt a kettő fogalmat a feladat jelentése általánosabb, a tevékenységhez pedig konkrétabb, meghatározottabb értelmet társít (mit kell tenni pontosan a feladat elvégzéséhez) a feladat jelentése általánosabb, a tevékenységhez pedig konkrétabb, meghatározottabb értelmet társít (mit kell tenni pontosan a feladat elvégzéséhez) Feladat: Feladat: az az elképzelés, amit meg szeretnénk valósítani az az elképzelés, amit meg szeretnénk valósítani konkrét ismérvek alapján egy vagy több tevékenységre osztható, melyek további részegységekre bonthatóak konkrét ismérvek alapján egy vagy több tevékenységre osztható, melyek további részegységekre bonthatóak

10 Task, feladat és tevékenység fogalma (folyt.) egy feladat egy vagy több projekt, egy projekt pedig egy vagy több feladat keretében is elvégezhető egy feladat egy vagy több projekt, egy projekt pedig egy vagy több feladat keretében is elvégezhető egy folyamatként fogható fel, mely egy meglevő kezdeti állapottól egy elvárt végállapotba vezet egy folyamatként fogható fel, mely egy meglevő kezdeti állapottól egy elvárt végállapotba vezet A folyamat konkrét elemei a tevékenységek A folyamat konkrét elemei a tevékenységek Tevékenység Tevékenység egy kezdőállapotból egy meghatározott másik állapotba jutáshoz szükséges munka egy kezdőállapotból egy meghatározott másik állapotba jutáshoz szükséges munka munkaműveletek, melyek időt, pénzt, anyagot, és munkaerőt igényelnek, valamint a megvalósításukat konkrét kezdő és befejező időpont jellemzi munkaműveletek, melyek időt, pénzt, anyagot, és munkaerőt igényelnek, valamint a megvalósításukat konkrét kezdő és befejező időpont jellemzi

11 Task, feladat és tevékenység fogalma (folyt.) Projekttervezés szempontjából tevékenységnek tekinthető a folyamat minden olyan eleme, amely: Projekttervezés szempontjából tevékenységnek tekinthető a folyamat minden olyan eleme, amely: elvégzéséhez erőforrásokra van szükség, és helyszíne meghatározható, de legalábbis időtartama révén kihatással van más tevékenységek időütemezésére (pl.: technológiai várakozási idő) elvégzéséhez erőforrásokra van szükség, és helyszíne meghatározható, de legalábbis időtartama révén kihatással van más tevékenységek időütemezésére (pl.: technológiai várakozási idő) két konkrétan meghatározható időpont (kezdés, befejezés) között kerül elvégzésre, és meghatározhatóak a folytonosságát gátló tényezők két konkrétan meghatározható időpont (kezdés, befejezés) között kerül elvégzésre, és meghatározhatóak a folytonosságát gátló tényezők

12 Erőforrások - Resources A tevékenységek végrehajtásában érintett cégek, személyek, gépek, berendezések, eszközök, alap- és segédanyagok, felszerelések, alkatrészek, részegységek A tevékenységek végrehajtásában érintett cégek, személyek, gépek, berendezések, eszközök, alap- és segédanyagok, felszerelések, alkatrészek, részegységek típusai (kőműves), típusai (kőműves), csoportjai (kőműves brigád) csoportjai (kőműves brigád) konkrét előfordulásai (pl.: Kovács István). konkrét előfordulásai (pl.: Kovács István). A tevékenységek erőforrásainak figyelembe vétele segítséget nyújthat A tevékenységek erőforrásainak figyelembe vétele segítséget nyújthat az ütemterv kialakításához az ütemterv kialakításához a túlórák, a költségek, és a pontos dátumok optimális megválasztásához a túlórák, a költségek, és a pontos dátumok optimális megválasztásához

13 Erőforrások (folyt.) A projektbe nem veszünk fel minden erőforrást, csak azokat, amelyek az adott terv részletezettségének és adott szempontoknak megfelelnek A projektbe nem veszünk fel minden erőforrást, csak azokat, amelyek az adott terv részletezettségének és adott szempontoknak megfelelnek Szempontok Szempontok Korlátos-e a hozzáférhetősége? Korlátos-e a hozzáférhetősége? Számít-e a költsége? Számít-e a költsége? Irányítható-e? Irányítható-e?

14 Nem kell erőforrásnak felvenni Ha egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt, illetve a vállalat igényeihez képest, és költsége nem számít Ha egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt, illetve a vállalat igényeihez képest, és költsége nem számít Sokszor azonban az ilyen erőforrások vagy az elérhetőséget biztosító tevékenység, vagy a hozzáférhetőséget lehetővé tevő erőforrás képében újra jelentkeznek Sokszor azonban az ilyen erőforrások vagy az elérhetőséget biztosító tevékenység, vagy a hozzáférhetőséget lehetővé tevő erőforrás képében újra jelentkeznek

15 Igénybevételt biztosító tevékenységet kell felvenni A projekttervben nem rögzítendő erőforrások biztosítására kell-e olyan tevékenységet felvenni, mely révén az adott erőforrás igénybevétele biztosítható? A projekttervben nem rögzítendő erőforrások biztosítására kell-e olyan tevékenységet felvenni, mely révén az adott erőforrás igénybevétele biztosítható? Pl.: légcserélő bekapcsolása a levegő biztosítására Pl.: légcserélő bekapcsolása a levegő biztosítására

16 Hozzáférést biztosító erőforrás felvétele A projekttervben nem rögzítendő erőforrások hozzáférhetősége érdekében kell-e más erőforrást felvenni, amelyen keresztül ezt biztosíthatjuk? A projekttervben nem rögzítendő erőforrások hozzáférhetősége érdekében kell-e más erőforrást felvenni, amelyen keresztül ezt biztosíthatjuk? Pl.: kevés vízre, de gyakran van szükség. Pl.: kevés vízre, de gyakran van szükség. A víz költsége elhanyagolható, de a csap, amin hozzá lehet jutni korlátos mennyiségű, mások is használják. Ekkor ez utóbbit kell helyette felvenni erőforrásként A víz költsége elhanyagolható, de a csap, amin hozzá lehet jutni korlátos mennyiségű, mások is használják. Ekkor ez utóbbit kell helyette felvenni erőforrásként

17 Erőforrások típusai Anyag típusú (Material) erőforrás: Anyag típusú (Material) erőforrás: egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt és a cég igényeihez képest, de a költsége számít egy erőforrás korlátlanul áll rendelkezésre a projekt és a cég igényeihez képest, de a költsége számít ügyelni kell arra, hogy ugyanazt az anyagot csak egyszer vegyük fel, még ha átalakult, akkor is ügyelni kell arra, hogy ugyanazt az anyagot csak egyszer vegyük fel, még ha átalakult, akkor is Munka típusú (Work) erőforrás: Munka típusú (Work) erőforrás: a projekt szempontjából korlátos egy erőforrás (időbeli) elérhetősége, hozzáférhetősége a projekt szempontjából korlátos egy erőforrás (időbeli) elérhetősége, hozzáférhetősége Költség típusú (Cost) erőforrás: Költség típusú (Cost) erőforrás: egy egyébként Anyag csoportba sorolható erőforrás költsége csak más erőforrások költségével együttesen ér el olyan szintet, amely a projektben számottevőnek mondható egy egyébként Anyag csoportba sorolható erőforrás költsége csak más erőforrások költségével együttesen ér el olyan szintet, amely a projektben számottevőnek mondható

18 Általános erőforrások Az erőforrásokat két csoportba osztjuk aszerint, hogy tudjuk-e pontosan kiről, vagy melyik erőforrásról van szó. Az erőforrásokat két csoportba osztjuk aszerint, hogy tudjuk-e pontosan kiről, vagy melyik erőforrásról van szó. Tervezéskor többnyire általános (generic) erőforrásokat használunk Tervezéskor többnyire általános (generic) erőforrásokat használunk Később, amikor már tudni lehet, ki lesz a konkrét személy, vagy melyik gépet használjuk, lecseréljük az általános erőforrásokat konkrétra. Később, amikor már tudni lehet, ki lesz a konkrét személy, vagy melyik gépet használjuk, lecseréljük az általános erőforrásokat konkrétra.

19 RBS kód Az erőforrásokat RBS (Resource Breakdown System – Erőforrás Lebontási Szerkezet) kóddal strukturáljuk. Az erőforrásokat RBS (Resource Breakdown System – Erőforrás Lebontási Szerkezet) kóddal strukturáljuk. A struktúra alapja lehet a szervezeti felépítés, illetve a szakképzettség is A struktúra alapja lehet a szervezeti felépítés, illetve a szakképzettség is Az RBS kódrendszer kezelése központi Az RBS kódrendszer kezelése központi Előzetesen kell kialakítani Előzetesen kell kialakítani

20 A projektek csoportosítása I. Téma ill. tartalom alapján: Téma ill. tartalom alapján: Építési projektek Építési projektek Fejlesztési projektek (termék-, szervezetfejlesztési) Fejlesztési projektek (termék-, szervezetfejlesztési) IT projektek IT projektek Logisztikai projektek Logisztikai projektek Környezetvédelmi projektek Környezetvédelmi projektek Marketingprojektek stb. Marketingprojektek stb.

21 A projektek csoportosítása II. Komplexitás szerint: Komplexitás szerint: Egyszerű projektek Egyszerű projektek Komplex, összetett projektek Komplex, összetett projektek Több projektből álló programok Több projektből álló programok Mega- vagy gigaprojektek Mega- vagy gigaprojektek Részvétel ill. kezdeményez ő szervezet alapján: Részvétel ill. kezdeményez ő szervezet alapján: Belső projektek Belső projektek Külső projektek Külső projektek Részlegen belüli projektek Részlegen belüli projektek Részlegek közötti projektek Részlegek közötti projektek

22 A projektek csoportosítása III. Id ő táv szerint: Id ő táv szerint: Rövid távú Rövid távú Középtávú Középtávú Hosszú távú Hosszú távú A projekt tervezése és kivitelezése a mérett ő l függetlenül, azonos elvek alapján történik. A projekt tervezése és kivitelezése a mérett ő l függetlenül, azonos elvek alapján történik.

23 A projekt életciklusa 0. Kezdeményezési fázis 1. Projektdefiniálási (célmeghatározási) fázis 2. Tervezési fázis 3. Végrehajtási, nyomon követési fázis 4. Lezárási, kiértékelési fázis

24 Kezdeményezési fázis Sok esetben elmarad, vagy korlátozottan az első szakaszhoz kapcsolódik Sok esetben elmarad, vagy korlátozottan az első szakaszhoz kapcsolódik olyan projektek esetében általános, amelyek létüket általánosabb szükségszerűségnek köszönhetik (pl.: termelékenység növelése) olyan projektek esetében általános, amelyek létüket általánosabb szükségszerűségnek köszönhetik (pl.: termelékenység növelése) a lehetséges projektötletek közül kell kiválasztani a legéletképesebbeket a lehetséges projektötletek közül kell kiválasztani a legéletképesebbeket

25 Projektdefiniálási fázis Célok visszaellenőrzése, pontosítása, mérhetővé tétele (sikerkritériumok). Célok visszaellenőrzése, pontosítása, mérhetővé tétele (sikerkritériumok). Termékek meghatározása Termékek meghatározása Projekt határainak kijelölése (mi része és mi nem része a projektnek). Projekt határainak kijelölése (mi része és mi nem része a projektnek).

26 Feladatok ebben a fázisban a projekt stratégiai céljának meghatározása; a projekt stratégiai céljának meghatározása; a projekttel szemben támasztott megrendelői és vállalati elvárások pontosítása; a projekttel szemben támasztott megrendelői és vállalati elvárások pontosítása; megoldási ötletek összegyűjtése; megoldási ötletek összegyűjtése; megvalósíthatósági tanulmány elkészítése; megvalósíthatósági tanulmány elkészítése; projekttartalom körülhatárolása; projekttartalom körülhatárolása; igények pontosítása; igények pontosítása; célok megállapítása, műszaki, szakmai specifikálása, a célrendszer kialakítása; célok megállapítása, műszaki, szakmai specifikálása, a célrendszer kialakítása;

27 Feladatok ebben a fázisban (folyt.) a tágabb értelemben vett technológia kiválasztása; a tágabb értelemben vett technológia kiválasztása; az egyes célokhoz és elvárásokhoz sikerkritériumok kitűzése; az egyes célokhoz és elvárásokhoz sikerkritériumok kitűzése; főbb tényezők és igények (idő, költség, erőforrás) meghatározása; főbb tényezők és igények (idő, költség, erőforrás) meghatározása; főbb feladatok csoportosítása (fázisterv); főbb feladatok csoportosítása (fázisterv); erőforrásigény becslése, a munkacsapat összeállítása. erőforrásigény becslése, a munkacsapat összeállítása.

28 Projektdefiniálási fázis (folyt.) E szakasz végén készül el a Projekt Definíciós Dokumentum (Project Charter) amely tartalmazza: E szakasz végén készül el a Projekt Definíciós Dokumentum (Project Charter) amely tartalmazza: Általános szinten Általános szinten a probléma illetve feladat meghatározását a probléma illetve feladat meghatározását a funkcionális ill. technikai célkitűzések definiálását a funkcionális ill. technikai célkitűzések definiálását kijelöli a projekt hatókörét kijelöli a projekt hatókörét bemutatja a várható gazdasági ill. hatékonysági eredményeket bemutatja a várható gazdasági ill. hatékonysági eredményeket leírja a minőségi követelményeket és paramétereket leírja a minőségi követelményeket és paramétereket Opcionálisan Opcionálisan tartalmazhatja a feltételezéseket ill. kiindulási pontokat, erőforrásigényeket és korlátokat, kockázati tényezőket és kezelésüket, valamint a projekt nagyvonalú ütemezését és szervezetét. tartalmazhatja a feltételezéseket ill. kiindulási pontokat, erőforrásigényeket és korlátokat, kockázati tényezőket és kezelésüket, valamint a projekt nagyvonalú ütemezését és szervezetét.

29 Tervezési fázis Feladatai: Feladatai: szervezeti keretek, felelősök meghatározása szervezeti keretek, felelősök meghatározása dokumentálás, dokumentálási szabályok kialakítása; dokumentálás, dokumentálási szabályok kialakítása; fel kell mérni a vezetési szintek információigényét, és meg kell tervezni a kommunikáció formáit; fel kell mérni a vezetési szintek információigényét, és meg kell tervezni a kommunikáció formáit; a tevékenységfelbontási struktúra rögzítése; a tevékenységfelbontási struktúra rögzítése; meg kell határozni a projekt fontosabb mérföldköveit; meg kell határozni a projekt fontosabb mérföldköveit; előzetes kockázatkezelést kell végezni előzetes kockázatkezelést kell végezni a kész projekttervet alaptervnek hívják, és ez lesz a következő fázis kiindulási pontja a kész projekttervet alaptervnek hívják, és ez lesz a következő fázis kiindulási pontja

30 A tervezés során ellenőrizni kell: fel van-e véve minden szükséges erőforrás fel van-e véve minden szükséges erőforrás az összes erőforrásnál megfelelően be vannak-e állítva a költségadatok az összes erőforrásnál megfelelően be vannak-e állítva a költségadatok amennyiben programot használunk, a nyomon követés miatt minden erőforrás Alapdíj (Standard Rate) mezőjében legyen legalább 1 Ft jelképes költség amennyiben programot használunk, a nyomon követés miatt minden erőforrás Alapdíj (Standard Rate) mezőjében legyen legalább 1 Ft jelképes költség

31 Elvárások a projekttervvel kapcsolatban A projektterv egy modell, nem csupán egy egyszerű rajz! A projektterv egy modell, nem csupán egy egyszerű rajz! Az általunk megadott összefüggések révén előre jelzi, szimulálja a valóságos projekt reakcióit! Az általunk megadott összefüggések révén előre jelzi, szimulálja a valóságos projekt reakcióit! A helyes modellben jól elkülöníthetőek a különféle típusba tartozó bemenő paraméterek (pl.: erőforrás mennyiség, határidő, stb.) A helyes modellben jól elkülöníthetőek a különféle típusba tartozó bemenő paraméterek (pl.: erőforrás mennyiség, határidő, stb.) ezek alapján számolhatóak ki a projekt fontosabb értékei különféle belső számítások eredményeként ezek alapján számolhatóak ki a projekt fontosabb értékei különféle belső számítások eredményeként

32 Végrehajtási, nyomon követési szakasz A projekttervnek kettős rendeltetése van A projekttervnek kettős rendeltetése van modell, amely naprakészen nyilvántartja a tevékenységeket, erőforrásokat és az időfelhasználást modell, amely naprakészen nyilvántartja a tevékenységeket, erőforrásokat és az időfelhasználást ütemterv, mely a teljes projekt és a résztevékenységek kezdetének és végének időpontját is tartalmazza ütemterv, mely a teljes projekt és a résztevékenységek kezdetének és végének időpontját is tartalmazza A projekt elindulása után folyamatosan ellenőrizni kell az egyes tevékenységek végrehajtását az összefüggések miatt A projekt elindulása után folyamatosan ellenőrizni kell az egyes tevékenységek végrehajtását az összefüggések miatt

33 Végrehajtási, nyomon követési szakasz (folyt.) Célja: Célja: a rendszer működtetése, a rendszer működtetése, a tevékenységek előrehaladásának, az erőforrás-felhasználá- soknak nyomon követése a tevékenységek előrehaladásának, az erőforrás-felhasználá- soknak nyomon követése a visszacsatolás megteremtése a visszacsatolás megteremtése Jól összehangoltnak kell lennie a tervezési, szervezési, irányítási és ellenőrzési munkáknak (kontrolling és monitoring) Jól összehangoltnak kell lennie a tervezési, szervezési, irányítási és ellenőrzési munkáknak (kontrolling és monitoring) A hangsúly a változások követésén, a várható hatások előrejelzésén és a megfelelő intézkedéseken van A hangsúly a változások követésén, a várható hatások előrejelzésén és a megfelelő intézkedéseken van

34 Teendők a projekt végrehajtása során vezessük folyamatosan a tevékenységek előrehaladását és alakulását vezessük folyamatosan a tevékenységek előrehaladását és alakulását kövessük nyomon a költségek alakulását kövessük nyomon a költségek alakulását vigyük gépre a tényleges és várható erőforrás- felhasználási adatokat vigyük gépre a tényleges és várható erőforrás- felhasználási adatokat készítsünk rendszeresen helyzetelemzéseket készítsünk rendszeresen helyzetelemzéseket ha szükséges, tervezzük át a még el nem készült tevékenységek ütemtervét, erőforrás-felhasználását ha szükséges, tervezzük át a még el nem készült tevékenységek ütemtervét, erőforrás-felhasználását hasonlítsuk össze a módosításokat a bázistervvel hasonlítsuk össze a módosításokat a bázistervvel

35 Lezárási, kiértékelési szakasz A célok legkonkrétabb kitűzése, a leggondosabb tervezés, és a legpontosabb kivitelezés esetén is megfigyelhető bizonyos eltérés az elképzelés és a megvalósult állapot között. A célok legkonkrétabb kitűzése, a leggondosabb tervezés, és a legpontosabb kivitelezés esetén is megfigyelhető bizonyos eltérés az elképzelés és a megvalósult állapot között. A projekt utolsó momentuma: a folyamat elemzése A projekt utolsó momentuma: a folyamat elemzése a következő feladat kapcsán azon a hibák kiküszöbölése, melyeket ezen projekt alatt vétettünk a következő feladat kapcsán azon a hibák kiküszöbölése, melyeket ezen projekt alatt vétettünk

36 Lezárási, kiértékelési szakasz (folyt.) készítsük el a szükséges lezáró dokumentumokat készítsük el a szükséges lezáró dokumentumokat többek közt a Projekt Jegyzőkönyvet többek közt a Projekt Jegyzőkönyvet adjuk át a projekt eredményét adjuk át a projekt eredményét reintegráljuk az erőforrásokat reintegráljuk az erőforrásokat végezzünk utókalkulációkat végezzünk utókalkulációkat analizáljuk a projekt lefolyását analizáljuk a projekt lefolyását tartsunk projektzáró értekezletet tartsunk projektzáró értekezletet

37 Lezárási, kiértékelési szakasz (folyt.) rögzítsük a tapasztalatokat rögzítsük a tapasztalatokat tájékoztassuk az érintetteket tájékoztassuk az érintetteket kövessük nyomon a projekt utóéletét, tartsuk nyilván az esetleges karbantartási, hibajavítási eseményeket, tapasztalatokat kövessük nyomon a projekt utóéletét, tartsuk nyilván az esetleges karbantartási, hibajavítási eseményeket, tapasztalatokat A gyakorlatban ez a szakasz a legelhanyagoltabb területe a projektmenedzsmentnek, pedig ezzel lehetne „önállóvá” tenni a projektirányítási rendszerünket

38 Projektterv készítésének szakaszai Négy elvet kell betartani a helyes projektterv készítése érdekében: Négy elvet kell betartani a helyes projektterv készítése érdekében: az eszközválasztás elve; az eszközválasztás elve; a szabadság elve; a szabadság elve; a pontosság elve; a pontosság elve; a fokozatosság elve. a fokozatosság elve.

39 Eszközválasztás elve Ezen elv lényege, hogy minden összefüggést a maga eszközével ábrázoljunk! Ezen elv lényege, hogy minden összefüggést a maga eszközével ábrázoljunk! időtől való függést naptárakkal, mérföldkőhöz rendelt korlátokkal időtől való függést naptárakkal, mérföldkőhöz rendelt korlátokkal logikai függőségeket kapcsolatokkal, kapcsolati időkkel logikai függőségeket kapcsolatokkal, kapcsolati időkkel erőforrásokból eredő függőségeket erőforrás-kezelési lehetőségekkel erőforrásokból eredő függőségeket erőforrás-kezelési lehetőségekkel

40 Szabadság elve Ez az elv azt mondja ki, hogy kerülni kell a tervben az indokolatlan kötöttségeket! Ez az elv azt mondja ki, hogy kerülni kell a tervben az indokolatlan kötöttségeket!

41 Pontosság elve A tervnek a legjobb tudásunk szerinti várható állapotot kell tükröznie, és nem az elvárásokat! A tervnek a legjobb tudásunk szerinti várható állapotot kell tükröznie, és nem az elvárásokat! az elvárásokat fel kell tüntetni, és törekedni kell az elérésükre, de semmiképpen nem torzíthatják el a tervet az elvárásokat fel kell tüntetni, és törekedni kell az elérésükre, de semmiképpen nem torzíthatják el a tervet

42 Fokozatosság elve a tervezés során az általánostól a konkrét, a korlátok figyelmen kívül hagyásától a korlátok figyelembe vétele felé haladunk. a tervezés során az általánostól a konkrét, a korlátok figyelmen kívül hagyásától a korlátok figyelembe vétele felé haladunk.

43 A tervezés általános menete Fiktív kezdési dátum mellett nem számolunk semmilyen korláttal, csak a tevékenységek elvi összefüggéseivel foglalkozunk. Addig dolgozunk így, amíg össze nem áll a projekt „gerince”. Fiktív kezdési dátum mellett nem számolunk semmilyen korláttal, csak a tevékenységek elvi összefüggéseivel foglalkozunk. Addig dolgozunk így, amíg össze nem áll a projekt „gerince”. Átütemezzük a projektet egy elfogadható kezdésre, befejezésre. Átütemezzük a projektet egy elfogadható kezdésre, befejezésre. Figyelembe vesszük a korlátainkat idő, erőforrás illetve költségszinten Figyelembe vesszük a korlátainkat idő, erőforrás illetve költségszinten

44 Lépések a korlátok figyelembe vétele nélkül Naptárak meghatározása Naptárak meghatározása A főbb tevékenységek felvétele, elkülönítése, illetve felbontása A főbb tevékenységek felvétele, elkülönítése, illetve felbontása Mérföldkőtervezés Mérföldkőtervezés A logikai függőségek meghatározása A logikai függőségek meghatározása A projekt átütemezése valós kezdésre A projekt átütemezése valós kezdésre Ha nem megfelelő a projekt átfutási ideje, pontosítunk a kapcsolatokon, vagy más technológiát választunk Ha nem megfelelő a projekt átfutási ideje, pontosítunk a kapcsolatokon, vagy más technológiát választunk Hozzárendeljük a szükséges erőforrástípusokat Hozzárendeljük a szükséges erőforrástípusokat

45 Lépések a korlátok figyelembe vételével Határidők kezelése Határidők kezelése Erőforráskorlátok figyelembevétele Erőforráskorlátok figyelembevétele Költségkorlátokkal való számolás Költségkorlátokkal való számolás A túlterhelések megszüntetése A túlterhelések megszüntetése ha egy erőforrást nagyobb mértékben veszünk igénybe, mint amilyen mértékben rendelkezésünkre áll, akkor ezt túlterhelésnek nevezzük. ha egy erőforrást nagyobb mértékben veszünk igénybe, mint amilyen mértékben rendelkezésünkre áll, akkor ezt túlterhelésnek nevezzük. Szükség esetén átütemezzük a projektet, vagy egyes helyeken más technológiát választunk Szükség esetén átütemezzük a projektet, vagy egyes helyeken más technológiát választunk

46 A tervezés folyamata Költségtervezés Időtervezés Erőforrás-tervezés Feladattervezés

47 Időtervezés Főbb problémák: Főbb problémák: Nem tudjuk határidőre befejezni a projektünket. Nem tudjuk határidőre befejezni a projektünket. Bizonyos határidők nem tarthatók. Bizonyos határidők nem tarthatók. Bizonyos időintervallumokban nem áll rendelkezésünkre megfelelő mennyiségű erőforrás Bizonyos időintervallumokban nem áll rendelkezésünkre megfelelő mennyiségű erőforrás Az erőforrások felhasználása nem egyenletes Az erőforrások felhasználása nem egyenletes Túlzottan szét vannak forgácsolva az egyes erőforrások munkái Túlzottan szét vannak forgácsolva az egyes erőforrások munkái Az adott projektlépcsőhöz nem áll az adott időpontban megfelelő összeg rendelkezésre Az adott projektlépcsőhöz nem áll az adott időpontban megfelelő összeg rendelkezésre

48 Feladattervezés A feladattervezés adja a későbbi időtervezés gerincét. A feladattervezés adja a későbbi időtervezés gerincét. A feladattervezés elején nem veszünk figyelembe semmilyen idő- és erőforráskorlátot. Úgy kell gondolkodnunk a tervvázlat összeállítása során, mintha korlátlanul állnának rendelkezésünkre az erőforrások, és nem is volnának határidők. A feladattervezés elején nem veszünk figyelembe semmilyen idő- és erőforráskorlátot. Úgy kell gondolkodnunk a tervvázlat összeállítása során, mintha korlátlanul állnának rendelkezésünkre az erőforrások, és nem is volnának határidők. Egyetlen korlát a választott technológia. Egyetlen korlát a választott technológia. A megadott időtartamokhoz erőforrásigény (nem készlet) is tartozik! A megadott időtartamokhoz erőforrásigény (nem készlet) is tartozik!

49 Erőforrás-tervezés Az erőforrás-tervezés, erőforrás-gazdálkodás központi problémája a meglevő erőforrások optimális felhasználása, az esetleges túlterhelések elkerülése, elhárítása. Az erőforrás-tervezés, erőforrás-gazdálkodás központi problémája a meglevő erőforrások optimális felhasználása, az esetleges túlterhelések elkerülése, elhárítása. A túlterhelés nem egyenlő a túlórával!!! A túlterhelés nem egyenlő a túlórával!!! a túlóra munkaszervezési módszer a túlóra munkaszervezési módszer a túlterhelés tervezési hiba, ki kell javítani! a túlterhelés tervezési hiba, ki kell javítani!

50 Költségtervezés A költségtervezés során különféle vizsgálati módszerek segítségével tervezzük, illetve figyeljük a projekt költségeit. A költségtervezés során különféle vizsgálati módszerek segítségével tervezzük, illetve figyeljük a projekt költségeit. Program használata esetén kétféle költségtervezési, költségkezelési módszerrel, illetve ezek kombinációival számolhatunk. Program használata esetén kétféle költségtervezési, költségkezelési módszerrel, illetve ezek kombinációival számolhatunk. beépített költségkezelési képességek beépített költségkezelési képességek egyéni és számolt mezők felhasználása egyéni és számolt mezők felhasználása

51 Projektben érdekelt szerepl ő k Stakeholder (projekt érdekeltje) Stakeholder (projekt érdekeltje) Projektmenedzser (PM) Projektmenedzser (PM) Projektmunkacsapat (team) Projektmunkacsapat (team) Menedzsment Menedzsment Szponzor, projektfelügyel ő Szponzor, projektfelügyel ő Megrendel ő Megrendel ő

52 Stakeholder Az a személy vagy embercsoport, akinek valamilyen érdekeltsége f ű z ő dik a projekthez: Az a személy vagy embercsoport, akinek valamilyen érdekeltsége f ű z ő dik a projekthez: aki befolyásolja a projekt megvalósulását aki befolyásolja a projekt megvalósulását akire a projekt hatással van akire a projekt hatással van Típusai: Típusai: Küls ő (vev ő, beszállító, alvállalkozó) Küls ő (vev ő, beszállító, alvállalkozó) Részben bels ő (menedzserek, különböz ő funkcionális egységek) Részben bels ő (menedzserek, különböz ő funkcionális egységek) Bels ő (projektmenedzser, projekttagok) Bels ő (projektmenedzser, projekttagok)

53 Projektmenedzser (PM) felel ő s a teljes projektért, a projektben végzett munkáért és a kit ű zött célok eléréséért felel ő s a teljes projektért, a projektben végzett munkáért és a kit ű zött célok eléréséért irányítja, ellen ő rzi és értékeli az egyes csapatok munkáját irányítja, ellen ő rzi és értékeli az egyes csapatok munkáját rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyel ő t rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyel ő t el ő rehaladásról el ő rehaladásról pillanatnyi állapotról pillanatnyi állapotról döntést igényl ő kérdésekr ő l döntést igényl ő kérdésekr ő l els ő sorban ő tartja kézben a projektfolyamatot els ő sorban ő tartja kézben a projektfolyamatot jártas a projektteam vezetésében jártas a projektteam vezetésében

54 A jó PM ismérvei Pozitív gondolkodás Pozitív gondolkodás Jó általános vezet ő i kézség Jó általános vezet ő i kézség Megfelel ő szervez ő i kézség Megfelel ő szervez ő i kézség Kit ű n ő kommunikációs kézség Kit ű n ő kommunikációs kézség Széleskör ű szakmai ismeretek Széleskör ű szakmai ismeretek Ismeri a tervezési, ellen ő rzési és dokumentációs módszereket Ismeri a tervezési, ellen ő rzési és dokumentációs módszereket Vállalat megfelel ő ismerete Vállalat megfelel ő ismerete Feladatátruházás és hatáskörmegosztás képessége Feladatátruházás és hatáskörmegosztás képessége Képesség teammunka vezetésére Képesség teammunka vezetésére

55 A jó PM ismérvei II. Készség tények összekapcsolására, elemzésére, csoportosítására és következtetések levonására Készség tények összekapcsolására, elemzésére, csoportosítására és következtetések levonására Lényeges és lényegtelen megkülönböztetésének képessége Lényeges és lényegtelen megkülönböztetésének képessége Képesség a távlati célok szem el ő tt tartására Képesség a távlati célok szem el ő tt tartására Stratégiai problémák gyors felismerése Stratégiai problémák gyors felismerése Konfliktusoknál szembenéz ő magatartás Konfliktusoknál szembenéz ő magatartás Emberismeret és szakértelem a személyi kérdésekben Emberismeret és szakértelem a személyi kérdésekben

56 PM feladatai Kommunikáció biztosítása projektszerepl ő k között Kommunikáció biztosítása projektszerepl ő k között Felel ő sségek, hatáskörök meghatározása Felel ő sségek, hatáskörök meghatározása Megfelel ő munkalégkör kialakítása Megfelel ő munkalégkör kialakítása Konfliktuskezelés Konfliktuskezelés Munkavégzéshez személyi és tárgyi feltételek megteremtése Munkavégzéshez személyi és tárgyi feltételek megteremtése A csapat munkájának irányítása A csapat munkájának irányítása

57 PM feladatai II. Részvétel a projekt tervezésében Részvétel a projekt tervezésében célmeghatározás célmeghatározás feladatfelbontás (WBS) feladatfelbontás (WBS) erőforrás és határid ő meghatározása erőforrás és határid ő meghatározása Jelentés készítése a projekt eredményeir ő l Jelentés készítése a projekt eredményeir ő l Projekt végrehajtásának ellen ő rzése Projekt végrehajtásának ellen ő rzése Nyomon követés Nyomon követés Dokumentálás Dokumentálás

58 Projektmunkacsapat (team) A munkacsapat összetétele nagymértékben befolyásolja a projekt sikerét A munkacsapat összetétele nagymértékben befolyásolja a projekt sikerét Akkor produktív, ha többféle munkastílusú tag van benne, azaz vannak: Akkor produktív, ha többféle munkastílusú tag van benne, azaz vannak: szakmailag naprakész szakmailag naprakész gyakorlatias gyakorlatias kreatív kreatív precíz precíz nyitott nyitott kritikus kritikus egyéniségek.

59 Projektmunkacsapat (team) II. A komplett projektterv elfogadásával válik véglegessé A komplett projektterv elfogadásával válik véglegessé A tagok az általuk végzend ő tevékenységek id ő tartamától függ ő en máskor vesznek részt a munkában A tagok az általuk végzend ő tevékenységek id ő tartamától függ ő en máskor vesznek részt a munkában Lehet küls ő (nem vállalatnál dolgozó) személy is Lehet küls ő (nem vállalatnál dolgozó) személy is pl.: beszállító vagy ügyfél pl.: beszállító vagy ügyfél Ideiglenesen jönnek létre  meg kell tanulni együtt dolgozni és kommunikálni Ideiglenesen jönnek létre  meg kell tanulni együtt dolgozni és kommunikálni

60 Projektcsapat id ő beli felépítése 1. alakulás 2. ütközés 3. normalizálódás 4. teljesítés 5. lezárás

61 Team feladatai Rábízott tevékenységek, feladatok végrehajtása határid ő re (adott költségkereten belül, rendelkezésre álló er ő forrásokkal, el ő írt min ő ségben) Rábízott tevékenységek, feladatok végrehajtása határid ő re (adott költségkereten belül, rendelkezésre álló er ő forrásokkal, el ő írt min ő ségben) Feladathoz szükséges input-elvárások pontos meghatározása Feladathoz szükséges input-elvárások pontos meghatározása Információ átadása a felmerül ő változásokról a követ ő tevékenység felel ő sének Információ átadása a felmerül ő változásokról a követ ő tevékenység felel ő sének Tevékenységek, feladatok végtermékének átadása Tevékenységek, feladatok végtermékének átadása Beszámoló a PM-nek (kommunikációs terv alapján) Beszámoló a PM-nek (kommunikációs terv alapján)

62 Team hatásköre Javaslatot tehet a projektterv módosítására (megfelel ő indoklással) Javaslatot tehet a projektterv módosítására (megfelel ő indoklással) A rábízott tevékenységek, feladatok keretein belül önállóan dönt azok végrehajtásáról A rábízott tevékenységek, feladatok keretein belül önállóan dönt azok végrehajtásáról

63 Menedzsment Csoportvezet ő k, helyettesek tartoznak ide Csoportvezet ő k, helyettesek tartoznak ide Funkcionális szerepük nagyban befolyásolja a projekt sikerét Funkcionális szerepük nagyban befolyásolja a projekt sikerét Meghatározza a projekt célját (PM ez alapján készíti el a tevékenységfelel ő s mátrixot  melyik részleg mit csinál, ki a felel ő s) Meghatározza a projekt célját (PM ez alapján készíti el a tevékenységfelel ő s mátrixot  melyik részleg mit csinál, ki a felel ő s) Segít a személyzettel és teljesítménnyel kapcsolatos feladatok megoldásában Segít a személyzettel és teljesítménnyel kapcsolatos feladatok megoldásában PM-mel szoros kapcsolat, folyamatos kommunikáció PM-mel szoros kapcsolat, folyamatos kommunikáció PM beszámolókat készít a menedzsmentnek PM beszámolókat készít a menedzsmentnek

64 Szponzor, projektfelügyelő Megrendel ő képvisel ő je Megrendel ő képvisel ő je felel ő ssége a megfelel ő hatáskör biztosítása a projektirányító bizottságnak és a projektvezet ő nek (a cél megvalósításához) felel ő ssége a megfelel ő hatáskör biztosítása a projektirányító bizottságnak és a projektvezet ő nek (a cél megvalósításához) A projektfelügyel ő azon területek felel ő s vezet ő je, melyek a projekt célkit ű zései leginkább érintenek A projektfelügyel ő azon területek felel ő s vezet ő je, melyek a projekt célkit ű zései leginkább érintenek pl.: ágazati igazgató, igazgató pl.: ágazati igazgató, igazgató Egy személy egyidej ű leg több projektet is felügyelhet Egy személy egyidej ű leg több projektet is felügyelhet

65 Feladatai Részvétel a tevékenységfelel ő s mátrix elkészítésében Részvétel a tevékenységfelel ő s mátrix elkészítésében Kapcsolattartás a funkcionális menedzsmenttel a projekt maradéktalan megvalósításáért Kapcsolattartás a funkcionális menedzsmenttel a projekt maradéktalan megvalósításáért Projekt érdekeinek megvédése Projekt érdekeinek megvédése Felmerül ő problémák megoldása PM-mel közösen Felmerül ő problémák megoldása PM-mel közösen

66 Megrendel ő Az a személy, aki dönt a projekt indításáról aki dönt a projekt indításáról akinek a költségvetéséb ő l fedezik a projektet akinek a költségvetéséb ő l fedezik a projektet akinek a legnagyobb befolyása van a különböző dolgok megvalósítására akinek a legnagyobb befolyása van a különböző dolgok megvalósítására pl.: vezérigazgató, ágazati igazgató, vezetői értekezlet, egy részvénytársaság operatív irányító testülete pl.: vezérigazgató, ágazati igazgató, vezetői értekezlet, egy részvénytársaság operatív irányító testülete


Letölteni ppt "Projektmenedzsment Alapfogalmak, projekt életciklusa, projektben érdekelt személyek."

Hasonló előadás


Google Hirdetések