Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Könyvtári minőségfejlesztés Virágos Márta Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Könyvtári minőségfejlesztés Virágos Márta Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár"— Előadás másolata:

1 Könyvtári minőségfejlesztés Virágos Márta Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár

2 Minőségmenedzsment Indokok: Versenyhelyzet! A meglévő erőforrások gazdaságosabb kihasználása A partnerek igényeinek minél jobb kielégítése Kizáró okok: Válsághelyzet Átszervezés Forráshiány

3 ISO vagy TQM? ISO 9000-es szabványsorozat Intézményi alrendszer a szervezeti egységek munkájának összehangolásával garantálja a minőséget Total Quality Management (TQM) Irányítási, vezetési filozófia támogatja és elősegíti a folyamatos fejlődést

4 ISO vagy TQM? ISO Külső értékelés Rendszerszerű, merev Kifele kommunikál Minőségügyi kézikönyv TQM Önértékelés Kreatív, rugalmas Befele kommunikál Saját dokumentációs rendszer

5 Az ISO 9000 fontosabb elemei A vezetőség felelőssége Az erőforrás gazdálkodás A termék/szolgáltatás előállítása Mérés, elemzés, javítás

6 TQM Alapelvek Partnerközpontúság Folyamatos javítás Teljes elkötelezettség Kiegészítő elemek A vezetőség felelőssége Oktatás, képzés, továbbképzés, tréning Támogató struktúrák (külső szakértők, belső szakértői csoport) Elismerés, értékelés, motiváció Döntés: tények alapján

7 Milyen legyen a könyvtári modell? TQM-felé törekvő Emberarcú Alulról építkező Ésszerű Hatékony

8 Javasolt lépések 1. szakasz: előkészítés 2. szakasz: Partnerközpontú szervezeti kultúra kialakítása és működtetése 3. szakasz: Folyamatszabályozás, problémamegoldás 4. szakasz: Kiterjesztés, teljes körűség

9 Előkészítő szakasz A vezetőség elkötelezettsége, felelősége Vezetői minőségi team működtetése. A vezetőség részére továbbképzések, tréningek. „Kreatív team” a nem formális vezetőkből. Továbbképzés, tréning. Minőségügyi vezető kijelölése Külső szakértő felkérése A vezetői team és a kreatív team részvételével: küldetés és „látomás” kidolgozása. A minőségfejlesztéshez szükséges források (személyi, anyagi, tárgyi) számbavétele, biztosítása.

10 A szervezeti kultúra fejlesztése Azonosulás a szervezet céljaival. Együttműködés, team munka. Zavarmentes, nyílt kommunikáció. Állandó visszajelzések, értékelések. Motiváció. Konfliktuskezelés. A munkatársak képzése, továbbképzése; tréningek.

11 Kommunikáció A kommunikáció a szervezeten belül kommunikációs struktúra kommunikációs kapcsolatok a kommunikáció irányultsága nyílt és zárt kommunikáció metakommunikáció

12 Motiváció Szervezeti teljesítmény: meglévő képességek + motiváció A motívumok komplex rendszert alkotva befolyásolják az emberi viselkedést, különféle cselekvésekre késztetnek. A motiváció: belső késztetések megszervezése külső ösztönzés, késztetés

13 Team munka: az egyének egy csoportja együtt dolgozik egy közös cél elérése érdekében. Hatásos team-megbeszélések: Definiált célkitűzés, hatáskör Napirend Megfelelően méretezett csoport (5-10 fő) Kezdési és befejezési időpont Jegyzőkönyv, emlékeztető Mindenkinek azonos státusz A döntés módja A végeredmény sorsa

14 Helyzetértékelés, stratégia SWOT analízis készítése a szervezet egészére és a fontos részterületekre. Stratégiai terv készítése (felülvizsgálata) a szervezet egészére és a fontos részterületekre.

15 Partnerközpontúság Megváltoztak a könyvtárhasználati szokások Elvárás: a szolgáltatások gyorsak, pontosak, szakszerűek legyenek Szolgáltatásainkat az állandóan változó társadalmi környezet elvárásaihoz kell igazítani! FONTOS: mit szólnak a munkánkhoz a partnereink? Nem elégedhetünk meg felszínes, közhelyszerű igazságokkal

16 Partnerközpontúság A partnerközpontúság kialakítása A külső és belső partnerek azonosítása, súlyozása. A partnerek elvárásainak és elégedettségének mérése. Elemzés, értékelés. Prioritások meghatározása. A változtatás (beavatkozás) stratégiájának elkészítése, végrehajtása, dokumentálása.

17 A partnerek elégedettségének és elvárásainak vizsgálata A partnerek azonosítása Rangsorolás, súlyozás A partnerek elvárásainak és elégedettségének mérése Az egyes szolgáltatások „népszerűsége” A könyvtári személyzet megítélése A valós és látens igények feltérképezése A mérések eredményének beépítése a mindennapi munkába Visszajelzés a partnerek részére

18 A társadalmi hatékonyság mérése Milyen kép él a szűkebb és tágabb környezetünkben a könyvtárról? A lemorzsolódás vizsgálata A helyi és az országos média figyelése A könyvtárt nem használók véleményének felderítése A távolmaradás okainak kiderítése A fenntartó elvárásainak megismerése A lakosság szükségleteinek feltérképezése A társadalmi elvárások manifesztálódása a törvényekben, rendeletekben, határozatokban

19 A használók véleménye A használói elégedettség mérése Kérdőív Panaszok és reklamációk Vendégkönyv Fókusz csoport

20 Folyamatközpontúság A kulcsfontosságú folyamatok azonosítása Mely szolgáltatások a legfontosabbak a partnereinknek? Mely folyamatok állítják elő ezeket a szolgáltatásokat? Mely folyamatok vannak leginkább szem előtt? Mely folyamatoknak van a legnagyobb hatása a partnerek által megfogalmazott igényekre? Mely folyamatokban rejlenek a legerőteljesebb javítási lehetőségek?

21 A kulcsfontosságú folyamatok menedzselése  A kulcsfontosságú folyamatok azonosítása.  A folyamatgazda kijelölése.  Tervezzük meg a folyamatot, készítsünk folyamatábrát!  Mérjük össze a teljesítményt a vevők elvárásaival!  Ellenőrizzük a folyamatot (ellenőrzőpontok, mérések)!  Problémamegoldó stratégiák kidolgozása, alkalmazása.  Folyamatosan mérjük a teljesítményt!

22 Stabil (kézben tartott) a folyamat: nincsenek benne veszélyes és durva hibák az ingadozás véletlenszerű, időben állandó, nincsenek jól felismerhető okai.

23 Könyvtári önértékelés, könyvtári minősítés A minőség fejlesztése és a minőségbiztosítás ösztönzése érdekében az oktatási és kulturális miniszter a könyvtárak minősítésére pályázati eljárást, a minősített könyvtárak tevékenységének elismerésére Könyvtári Minőségi Díjat vezet be. A minőségirányítás módszere, területei és értékelési szempontrendszere az EU tagállamai által elfogadott Közös Értékelési Keretrendszer, a Common Assessment Framework (CAF), a alapján kerül bevezetésre.

24 Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj A könyvtárak minősítését a 12/2010. (III. 11.) számú Miniszteri Rendelet szabályozza. Az első szint a Minősített Könyvtár cím, amelyre évente egy alkalommal lehet pályázni. A benyújtott pályázatot könyvtári szakértők a helyszínen ellenőrzik és értékelik. Az évente elnyerhető Minősített Könyvtári cím száma nem limitált, és az adományozás során nem lesznek fokozatok és kategóriák. A cím 5 évre szól, az 5 év eltelte után ismételt pályázatot lehet benyújtani. A minősítést elnyert könyvtár oklevelet kap.

25 Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj A második szint a Könyvtári Minőségi Díj, amely elnyerésére a miniszter ugyancsak évente pályázatot ír ki, és amelyet évente egy könyvtár kaphat meg. Erre a díjra kizárólag a Minősített Könyvtári címmel rendelkező könyvtárak pályázhatnak. A pályázatnak tartalmaznia kell a korábban feltárt hiányosságokon alapuló intézkedési tervet, valamint a terv alapján meghozott intézkedéseket. Az önértékelést ebben az estben is helyszíni szemle követi. A Díjat elnyert könyvtár évszámmal jelölt díszes oklevelet kap.

26 A DEENK könyvtári önértékelésének tapasztalatai Előzetes vizsgálatok a minőségbiztosítás területein: - pályázatok, tanulmányok, - programok, irányelvek kidolgozása, - Gyakorlati munkacsoport megalakulása, - Előadások a témához kapcsolódóan.

27 Az ö n é rt é kel é s l é p é sei 1. Meghatározások megismerése 2. Kulcsfontosságú ismérvek számbavétele 3. Kötelező és ajánlott dokumentumok vizsgálata 4. Kritériumon belüli alpontok megválaszolása 5. Pontozás 6. Vélemények rögzítése (erősségek, gyengeségek, fejlesztendő területek)

28 Összegzések Először a dolgozói könyvtári önértékelés összegzése, majd a vezetői, osztályvezetői könyvtári önértékelés összegzése készült el.

29 Összevetés Alkritériumok szerinti elemzésben: azonosságok-különbözőségek feltárása. Miértek? Adottságok-eredmények pontozásának vizsgálata; Legalacsonyabb, legmagasabb pontok; Hiányosságok területeire→intézkedési tervek meghozatala.

30 Mi volt a DEENK könyvtári önértékelés haszna? Gyakorlati munkacsoport számára - minőségi szemlélet fejlesztése. Gyakorlat, jártasság az önértékelésben. Tükör a vezetői, dolgozói kollektíva előtt. Elegendő idő áll a problémák átgondolására, intézkedési tervek meghozatalára. ÍGY LEHETŐSÉG…… a magasabb önértékelési pontokra, a Minősített Könyvtári Díj elérésére!!!

31 Teljesítmény? + Mérés? = Teljesítménymérés? A minőségfejlesztés gyakorlati lépései a könyvtárban.

32 Fogalmak Teljesítmény = Valamely tevékenységnek (lemérhető) eredménye. Mérés = Az a cselekvés, hogy valaki mér valamit. Teljesítménymérés a könyvtárban = A teljesítménymérés: "a mérések olyan összehangolt rendszere, amelynek együttes értékelése pontosabb képet nyújt arról, hogyan használja fel a könyvtár a rendelkezésére álló forrásokat szolgáltatásainak biztosítása érdekében, és milyen mértékig képes annak a közösségnek az igényeit kielégíteni, amelynek ellátására hivatott."

33 A teljesítménymérés célja Mérés, elemzés, javítás! Döntés: tények alapján! Cél: önértékelés n a munkafolyamatok hatékonyságának mérése, javítása n a különböző időpontok összevetése n a különböző szolgáltatások összevetése n különböző szervezetek összevetése (benchmarking)

34 A teljesítménymérés területei A partnerek elégedettségének és elvárásainak vizsgálata A munkafolyamatok hatékonyságának mérése Az intézmény társadalmi megítélése

35 A könyvtári teljesítménymutatók MSZ ISO 11620:2000 szabvány A használók véleménye Nyilvános szolgáltatások Állománygyarapítás és feldolgozás A szabványban nincs kidolgozva: A szolgáltatások népszerűsége Az emberi erőforrások elérhetősége és használata

36 Mi indokolja, hogy méréseket végezzünk? A hétköznapi megfigyelések hibái: Felületes, rendszertelen, esetleges megfigyelés Túláltalánosítás (néhány élmény alapján ítélünk) Szelektív észlelés (csak a korábban felismert összefüggésekre figyelünk) A saját értékrendünk, normarendszerünk elnyomja az objektív ítéletalkotást A megismerés túl korai lezárása

37 Előzmények TELJESÍTMÉNYMUTATÓK A MAGYAR KÖNYVTÁRI RENDSZERBEN Ajánlás a könyvtári teljesítménymutatók alkalmazására az MSZ ISO 11620:2000 szabvány alapján Kidolgozta a Teljesítménymérési Munkabizottság OSZK Könyvtári Intézet Budapest 2003.

38 Folytatás A program végeredménye: Bevezetjük a minőségbiztosítási rendszert valamennyi szakkönyvtárunkban - A Könyvtári Minőségfejlesztés 21 program gyakorlati alkalmazása és az ehhez készülő útmutató kidolgozása integrált felsőoktatási könyvtárak számára.


Letölteni ppt "Könyvtári minőségfejlesztés Virágos Márta Debreceni Egyetem Egyetemi és Nemzeti Könyvtár"

Hasonló előadás


Google Hirdetések