Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

A hivatalos levél tartalma és formája  Dashdf fhfh! Agdjagjdkagjk dag sh dgfsda hl D fshfh Fg flfjg.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "A hivatalos levél tartalma és formája  Dashdf fhfh! Agdjagjdkagjk dag sh dgfsda hl D fshfh Fg flfjg."— Előadás másolata:

1 A hivatalos levél tartalma és formája  Dashdf fhfh! Agdjagjdkagjk dag sh dgfsda hl D fshfh Fg flfjg

2 A levél stílusa többirányú igazodást is elvár írójától. •Figyelembe kell vegye a: –levél tárgyát, –a levél írásának célját és azt, hogy –ki a címzett –a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, –a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet. –bárki a címzett, kötelező az udvarias forma.

3 Követelmények: •Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás, •könnyen áttekinthető •kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat •természetesen derüljön ki belőle, •mi a levél célja, •mit vár el, •mit ajánl a levél írója. •Jelezheti, hogy választ is vár arra.

4 Formai követelményei: •1. levélpapír, –A/4 méretű famentes levélpapír, –céges fejléc –logo, embléma, –cég pontos név és cím, –levelezési cím, postafiók, –netes elérhetőség, telefon és fax •boríték: –igényes, céges, zárt vagy ablakos

5 A levél részei és kivitelezése: •Arial vagy Times New Roman 12-es betűtípus, tömbforma: magyar szabvány szerint, –első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos papír, –levél minden sora a levél margójánál kezdődik, –1-1,5 sortáv A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben.

6 A levél részei és kivitelezése: •francia forma: –egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm, –dátum levél alján, –elköszönés és aláírás jobb oldalon, –akár 2-es sortáv,.

7 A hivatalos levél formája Céges papír Küldő (név, cím, tel/fax) CímzettHivatkozási szám Ügyintéző (aki az üggyel foglalkozik, telrfon/faxszáma) Tárgy Megszólítás (ezt helyettesítheti a T. cím) Az üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek

8

9 Fogalmazási és stílus követelmények: – röviden fogalmazni – személy szóljon személyhez – az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen – általában ÉN helyett MI – mindig udvariasan – nyelvhelyesség kötelező – magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk – egy gondolat – egy bekezdés – fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek – pozitív kifejezéseket – passzív mondatrészek kerülése – fölösleges szavak kerülése – rövid mondatok – hibás szókapcsolatok kerülése – címzés lényegretörő, megszólítás udvarias legyen

10 Gyakori hibák: •a címzéstévesztés, pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál •a címzett nevének, beosztásának helytelen írása (pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó, így pl.: Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony !

11 Gyakori hibák: •ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak; (sohase feledjük, a levél hibájáért is az aláíró felel!) •vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani; •előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;

12 Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái a vállalatnál: •Értesítés: •valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről. Ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál.

13 •Felszólítás: •Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. Itt szankciók is megjelenhetnek.

14 •Kifogásolás: •Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő. •Engedélyező: •Az engedélyezések számos fajtája létezik. Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is. Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.

15 •Igazolás: •Gyakori levélforma az igazolás. Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki. Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól. Fontos az illetékesség.

16 •Meghatalmazás: •A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat. A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon. A meghatalmazás tartalmazza a –meghatalmazott nevét, –a meghatalmazás tárgyát, –a jogosultságot, –a meghatalmazás érvényességi idejét, –a kiállítás dátumát, –a meghatalmazó és –A meghatalmazott adatait.

17 •Fellebbezés: •Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt. A határozat megváltoztatását akkor lehet kémi, ha az indokokkal alátámasztható. Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő.

18 •Bejelentés: •a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára. Természetesen a bejelentés szóban is történhet. Ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.

19 •Panasztevő levél: •A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél. Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz. A névtelen levelekkel nem foglalkoznak.

20 •Feljegyzés: •A feljegyzés gyakori ügyirat. Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette

21 •Rögzítő (Jegyzőkönyv): •A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen. A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát. Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogy hogyan zajlott le az esemény.


Letölteni ppt "A hivatalos levél tartalma és formája  Dashdf fhfh! Agdjagjdkagjk dag sh dgfsda hl D fshfh Fg flfjg."

Hasonló előadás


Google Hirdetések