Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Elektronikus dokumentumok kezelése a közigazgatásban Budapest, 2010. május 11.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Elektronikus dokumentumok kezelése a közigazgatásban Budapest, 2010. május 11."— Előadás másolata:

1 Elektronikus dokumentumok kezelése a közigazgatásban Budapest, május 11.

2 könyv fotó kilobyte megabyte A körülvevő információ mennyisége film gigabyte az összes könyv tartalma (text) terabyte az összes könyv (multimédia) petabyte Az összes rekord (információs egység) exabyte zetabyte jotabyte

3 Az információ mennyiségének növekedése

4 A dokumentumkezelés előtörténete 1. Hiteles dokumentum: éves  Hivatalos dokumentum  Tartalom és szövegkörnyezet  Struktúra (forma)  Hozzáférhetőség  Olvashatóság (használhatóság)  Autenticitás és integritás  Jogi elfogadhatóság  Tartósság Hamurabbi törvénykönyve Asszíria Kr. e körül

5 Másolat: mintegy 1800 éves A dokumentumkezelés előtörténete 2.  Hivatalos dokumentum  Tartalom és szövegkörnyezet  Struktúra (forma)  Hozzáférhetőség  Olvashatóság (használhatóság)  Autenticitás és integritás  Jogi elfogadhatóság  Tartósság  Migrálhatóság Rosette-i háromnyelvű kőlap

6 A dokumentumkezelés előtörténete 3. Közigazgatási nyilvántartás, 920 éves  Hivatalos (papíralapú) dokumentum  Tartalom és szövegkörnyezet  Struktúra (forma)  Hozzáférhetőség  Olvashatóság (használhatóság)  Autenticitás és integritás  Jogi elfogadhatóság  Tartósság  Migrálhatóság (digitalizálható) Domesday book Hódító Vilmos telekkönyve Angliáról 1086

7 Napjaink dokumentumkezelése A levéltári törvény szerinti „modern” dokumentumok  Hivatalos (papíralapú) dokumentum  Tartalom és változó szövegkörnyezet  Változó struktúra (forma)  Változó hozzáférhetőség  Olvashatóság (használhatóság)  Változó autenticitás és integritás  Változó jogi elfogadhatóság  Változó tartósság  Változó migrálhatóság  Lemaradás a feltárásban  Lemaradás a levéltárba adásban

8 A jövő dokumentumkezelése, avagy a közös memória elvesztése  Inkompatibilis hard- és szoftver  Elavuló hard- és szoftver  Nem nyilvántartott -ek  Nem kezelt képek  Off-line szalagos tárak és diszkek  Biztonsági mentések az archívumok helyett ?Laptopok ?Kézi számítógépek ?Hangposta ?Web és multimédia

9 A közigazgatás iratkezelésének jellemzői éves beidegződések kb. 100 államigazgatási szerv 2500 jegyző Több mint 5000 papír űrlap Kb. 0,5 milliárd tranzakció évente kb. 4 millió foglalkoztatott 10 millió állampolgár

10 Az irat •Ameddig csak kevesen tudtak írni, maga az írásos rögzítés adta a hitelességet •Ez már a könyvnyomtatással kérdésessé vált a sokszorosító iparral pedig teljesen relativizálódott •A jelenlegi fogalom lényege, hogy az információt rögzítve tartalmazza (és nem például szóban kerül továbbításra). •Ket módosított: 172. § i) pont: „i) irat: minden olyan tárgy, amely rögzített adatot hordoz; •Előállítása a modern közigazgatásban szinte minden esetben elektronikus úton történik, a különbségtételt ezért az adhatja meg, hogy a dokumentumot hogyan „kezeljük” a továbbiakban: •továbbra is digitális formátumban maradó, változatlanságát kimutathatóvá tevő dokumentumokról - elektronikus irat, •vagy nyomtatással, papírra rögzítéssel létrejött dokumentumokról - fizikai valóságban létező, papíralapú dokumentumról vagy iratról - beszélhetünk.

11 Az ügyintézés útjai Esemény Dokumentum alapú On-line, interaktív PapíronElektronikusan Telefax Fizikai hordozó (floppy, CD) Elektronikus üzenet Gép-gép kapcsolat Naplózott hiteles közlés Szabad szövegű üzenet Elektronikus űrlap Elektronikus űrlap + dokumentum

12 Az elektronikus irat •Az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény szerint: •„elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes” •A definíció hibás (elavult – bár keletkezésekor sem volt jó) •Eszerint bármely papír alapú irat is elektronikus dokumentum, hiszen elektronikus úton értelmezhető (OCR) •Még nincs kiforrott definíció – a felhasználás azért elég jól kezeli •A lényege, hogy adategyüttes elektronikus hordozón, és a tartalom változatlanságát valamilyen módon garantáljuk (kimutathatóvá tesszük), illetve keletkezésének körülményei egyértelműek

13 Dokumentumkezelés avagy records management •A dokumentumkezelés olyan szervezeti tevékenység, amely a szervezet hatékony működéséhez, járul hozzá. •Az információs erőforrás bevonását teszi lehetővé a szervezeti célok elérése érdekében, •Ehhez konkrétan a dokumentumok előállításával, továbbításával, felhasználásával, tágabb értelemben a szervezeti tudás menedzselési lehetőségének biztosításával járul hozzá. •A dokumentumkezelés biztosítja: •A munkatársak közti együttműködést, a dokumentumok hatékony felhasználását •A dokumentumok visszakereshetőségét, az indexelésekkel, keresőadatokkal (kulcsokkal, címszavakkal) való ellátáson keresztül •A tárolást •Az újrafelhasználhatóságot a dokumentumok csoportosításán keresztül •A dokumentumok jogosultság szerinti elosztását, hozzáférését •Az érintett folyamatok és rendszerek összekapcsolását •Ettől a jelenlegi iratkezelési gyakorlatunk általában messze van

14 A dokumentumkezelés, mint eszköz •Cél: Az állampolgár ügyeinek gyorsabb és rugalmasabb, nyomon követhető elintézése •Az ügyintézés szakszerűségének, hatékonyságának és gyorsaságának a növelése •A maradandó értékű információ fennmaradásának és megfelelő megőrzésének biztosítása. •Az elektronikus ügyintézés lehetőségének megalapozása •A hagyományos és az elektronikus iratok egyenrangú kezelését megvalósító szabályozás kialakítása, mely a köziratok kezelését egységes alapelvek szerint szabályozza: •az európai gyakorlatnak megfelelő és ahhoz illeszkedő •a folyamatosan fejlődő informatikai technológia fogadására képes •az elektronikus aláírás gyakorlati alkalmazását lehetővé teszi, de nem kizárólagos •az elektronikus levéltár kialakításához alapot adó •A köziratok kezelésének hatásköri kérdéseinek az irányítás szervezeti kereteinek meghatározása, koordinálása •stabil rendszer létrehozása szükséges •társadalmi-szakmai felügyelet alá kell helyezni •Az európai megoldás: Records management

15 Lehetséges iratpályák Papíralapú irat Elektronikus irat Ügyfeldolgozó rendszer Papíralapú iktatás Elektronikus iktatórendszer Elektronikus dokumentum- kezelő rendszer Levéltár Átmeneti elektronikus irattár hagyományos elektronikus Manuális bevitel Automatikus bevitel Konverzió

16 A szabályozás európai alapjai •Nemzetközi és EU előírások, ajánlások •Alapszabvány ISO : Records Management •A MOREQ:(Model Requirements for the Management of Electronic Records) Az Európai Bizottság IDA programja keretében 2001-ben kiadott elektronikus iratkezelési rendszerekre vonatkozó követelmény-modell - egységes szellemben képes szabályozni a hagyományos, számítógépes és elektronikus iratkezelést, - elektronikus iratkezelés megvalósításának speciális feltételeire ajánlásokat és iránymutatást ad - konkrét, de platform-független követelményeket fogalmaz meg az elektronikus iratkezelő rendszerek elvárt paramétereire vonatkozóan, - a hibrid (papír/elektronikus) iratkezelési rendszerekre vonatkozó legfontosabb követelményeket is tartalmazza. - Meghatározza a nyilvántartás kötelező adatait (metaadatait) •Elkészült a MOREQ 2. - jelenleg 1.04-es verzió -

17 Miért kell áttérni? •Egy információmennyiség felett a hagyományos kezelés megoldhatatlan •Hatékonysági kérdések •Fázisok, feladatok: •Létrehozás – Hitelesség - Eredet igazolása (ki hozta létre, ellenőrizte, hagyta jóvá, küldte el) - Hitelesség - Sértetlenség - Letagadhatatlanság - Időbeliség igazolása •Továbbítás – Sértetlenség, Bizalmasság •Feldolgozás – Értelmezhetőség •Tárolás – Megőrzés, Sértetlenség, Bizalmasság •Megsemmisítés – Bizalmasság

18 Az ügyfél és az elektronikus dokumentum •Az ügyfél hiteles elektronikus dokumentummal jelenleg a közigazgatásban csak kivételesen találkozhat •Hiteles elektronikus dokumentum kiadása ma egyedül a cégbíróságokon fordul elő – de még ott sem tömeges •A hiány okai •A közigazgatási felhasználásra alkalmas elektronikus aláírások megkésett megjelenése – máig is inkább elméleti a lehetőség –lényegi változás kell •A közigazgatási gyökér hitelesítés-szolgáltató működésének problémái •Az elektronikus kultúra elterjedésének hiánya a közigazgatásban – az elektronikus iratokat be sem igazán fogadják •Minden deklarált szándék ellenére az egyes szolgáltatók által kiadott aláírások, aláíró eszközök inkompatibilitása •Ket módosítás: Kísérlet lényegileg új alapokra, a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésére vonatkozó törvénnyel együtt a központi elektronikus szolgáltató rendszeren keresztül megoldani a hiteles elektronikus kommunikációt

19 Az elektronikus aláírás •Olyan elektronikus formában rendelkezésre álló adatot jelent, mely hozzá van csatolva vagy logikailag társítva van egy másik elektronikus adathoz és a hitelesítés funkcióját látja el. •Ez jelentheti akár a digitalizált hagyományos aláírást is, de NEM ezt értjük alatta a gyakorlatban!!! •Az elektronikus aláírás a gyakorlatban egy olyan digitális adat, mely: •az aláírt dokumentum lenyomatát felhasználva, •az aláíró titkos kulcsával átalakítva jön létre, - mely egy aláírás-létrehozó eszközön található, •felhasználva az aláíró tanúsítványát, - amiben az aláíró, az ellenőrzéshez szükséges nyilvános kulcs is megtalálható, - melynek érvényessége a visszavonási listán ellenőrizhető, •valamint tartalmazhat egy időbélyegzőt, •melyek általában egy hitelesítés-szolgáltatótól szerezhetők be.

20 A digitális és hagyományos aláírás •A digitális aláírás és a hagyományos kézjegy közös tulajdonságai: •1. Az aláírás hitelesít: amikor B ellenőrzi az aláírást A publikus kulcsával, meggyőződik, hogy azt csak A küldhette •2. Az aláírás nem hamisítható: csak A ismeri a saját titkos kulcsát •3. Az aláírás nem újrahasználható (nem átemelhető másik dokumentumhoz): az aláírás a dokumentum függvénye is •4. Az aláírt dokumentum nem módosítható: ha módosítják a dokumentumot, az eredeti aláírás nem illeszkedik, s ez detektálható •5. Az aláírás letagadhatatlan: B vagy egy harmadik fél A közreműködése nélkül ellenőrizni képes az aláírást •Digitális aláírás sajátossága: •Nem az üzenet anyagi hordozójához (pl. papír) tartozik, hanem szerves része az aktuális üzenetnek, azaz üzenetfüggő

21 Elektronikus aláírás folyamata Aláíró alkalmazás Hitelesítés-szolgáltató Időbélyeg-szolgáltató Aláíró BALE

22 X.509 tanúsítvány szerkezete •Szerkezete az RFC 2459-es ajánlásra épül az ITU-T gondozza •Jelenleg a v3 verzió a legelterjedtebb •Összetettebb igényekhez az RFC 3275 XMLdSIG •Itthon MELASZ Ready

23 XAdES aláírás-típusok XML Advanced Electronic Signature ETSI TS •BES: tartalmazza az elektronikus aláírást és más alapvető információkat, amiket az aláíró ad meg •EPES: tartalmazza az aláírási szabályzatra mutató hivatkozást •ES-T: tartalmazza az időbélyegzőt (vagy más, pontos időt meghatározó információt, de ez nem használatos) •ES-C: tartalmazza a tanúsítási láncra és a visszavonási információkra való hivatkozásokat •ES-X: tartalmazza a teljes tanúsítási láncot és az összes visszavonási információt •ES-A: a hosszútávú hitelesség biztosítása egy időbélyegzővel, ami bármikor frissíthető

24 XAdES formátumok Időbélyegző az ES-C-n Időbélyegző a teljes tanúsítvány és visszavonási referencia Teljes tanúsítvány és visszavonási információ Archív időbé- lyegző BES v. EPES Aláírási szabályzat azonosító (opcionális) Aláírt és nem aláírt attribútumok Digitális aláírás Időbélyező a digitális aláíráson Teljes tanúsítvány és visszavonási referencia ES-T ES-C ES-X ES-A

25 Az aláírás ellenőrzési folyamata Aláírás létrehozás ideje Megbízható időpont Visszavonás kérés időpontja A visszavonás kérés feldolgozásának időtartama a HSZ-nél A visszavonás állapot közzétételének időtartama a HSZ-nél Az első visszavonás állapot ellenőrzés Tanúsítvány lánc felépítése és ellenőrzése A második visszavonás állapot ellenőrzés ES-C készítése Tanúsítványok, visszavonási információk tárolása vagy ES-X készítése Kivárási idő

26 Elektronikus aláírási szabályzat •A szervezés az elektronikus aláírás bevezetésénél ma már kritikusabb egy szervezetnél, mint a technológia •A megszokott iratkezelési szabályzat nem ültethető át egy az egyben elektronikus környezetre •Figyelembe kell venni: •a dokumentumok tervezett érvényességi idejét •az aláíráshoz szükséges feltételeket •a kötelezettségvállalás mértékét, a dokumentummal szembeni jogi követelményeket •az aláírási jogköröket •Ha a szervezeti szabályokat megoldották, a technológia hozzá alakítható •Alapvető korlát a biztonsági kultúra hiánya

27 A dokumentumok formátumához A formátumokra vonatkozó szabályozás a 222/2009 (X. 14) Korm. rendelet alapján •Az elektronikus közszolgáltatásban részt vevő informatikai rendszerek tervezése és megvalósítása során biztosítani kell a következő követelmények teljesítését: •a) képesnek kell lenniük az egymás közötti együttműködésre, •b) adatjelentéstani (szemantikai) szempontból egységes alapra kell épülniük, •c) ügyféloldalon a megkövetelt informatikai eszközök lehetséges minimumára kell építeni úgy, hogy azok minden, széles körben elterjedt operációs rendszerből funkcióvesztés nélkül elérhetők legyenek, •d) képesnek kell lenniük – megfelelő illesztéssel – az Európai Unió hasonló rendszerei számára történő adatszolgáltatásra, illetve az onnan átvett adatok értelmezésére. •A követelményeknek való megfeleléshez elégséges szabványokat, ajánlásokat és más műszaki előírásokat a miniszter az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástár részeként elektronikusan közzéteszi a honlapon, illetve gondoskodik annak karbantartásáról, frissítéséről.http://www.ekk.gov.hu/hu/emo/ekozigkeretrendszer •A dokumentum csak akkor tekinthető megfelelőnek, ha a hozzáférést nem akadályozza olyan műszaki intézkedés (így különösen rejtjelezés, nyomtatás tiltása, korlátozása), amelyet a beküldő a szolgáltatás nyújtójával előzetesen nem egyeztetett, vagy jogszabály annak használatát nem írja elő. •(6) Az elektronikus közszolgáltatást nyújtó szervezet a közzétett lehetőségekhez képest szűkítheti a kezelt formátumokat, ha az az adott feladatra nem értelmezhető, és erről a honlapján és a kormányzati portálon megfelelő tájékoztatást tett közzé. A tájékoztatás az alkalmazható formátumok felsorolásával is történhet.

28 Papír és elektronika összekapcsolása •Másolatkészítés, illetve konverzió •Digitális reprezentációnál a másolat fogalma értelmezhetetlen (nem különböztethető meg) •Közigazgatási eljárásban a konverzió mindkét irányban rendezett 193/2005. (IX. 22.) Korm rendelet §-ok, a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól, illetve az IHM ajánlástervezete az elektronikus másolatok metaadatainak műszaki specifikációjáról •A fordított irány csak a közigazgatásban – egyszerű záradékolással •Az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény 4. § (3) bekezdése szerint: A fokozott biztonságú, illetve minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikusan aláírt elektronikus dokumentum kinyomtatott változatához nem fűződik az ugyanezen dokumentum elektronikus változatának bizonyító ereje.

29 Elektronikus irat- és levéltárak Még igen sok megoldatlan kérdés •Változó formátumok, változó eszközök, hosszú távú megőrzés kérdése kidolgozatlan •Az elektronikus aláírásról szóló törvényben rögzített archiválási megoldás tömeges archiválásra, levéltári alkalmazásra korlátozottan alkalmas •Az archív elektronikus aláírási követelmények, nagyobb visszavont kulcsállomány mellett kezelhetetlenné válnak •Formátumszabvány archiválásra •ISO :2005 PDF/A •OAIS követelményrendszer ISO 14721:2003 •Központi szolgáltatásként EU támogatással Elektronikus Levéltár projekt

30 Köszönöm a figyelmet!


Letölteni ppt "Elektronikus dokumentumok kezelése a közigazgatásban Budapest, 2010. május 11."

Hasonló előadás


Google Hirdetések