A projektciklus Készítette: Szentirmai Róbert (minden jog fenntartva)

A projektciklus fázisai 0. Kezdeményezés Célmeghatározás, projekt definiálás Tervezés Végrehajtás, nyomon követés Lezárás, kiértékelés

0. Kezdeményezés Sok esetben elmarad vagy az 1. fázishoz tapad. A lehetséges projektötletek közül kell itt kiválasztani a legmegfelelőbbet. Számítógép: - táblázatkezelők (Excel) - hálótervezők (Project) - kommunikációt segítő (Outlook)

1. Célmeghatározás, projekt definiálás Ekkor kerül pontosításra a projekt célja, ezt bontják részcélokra. A céloknak konkrétnak, meghatárózhatónak kell lenniük. Fel kell tárni az elérésükkel kapcsolatos összes kötöttséget, körülményt. Meg kell határozni, hogy mi része a projektnek, és mi nem. Ez nagy vonalakban a következőt jelenti:

1. Célmeghatározás, projekt definiálás A stratégiai cél meghatározása Vállalati elvárások pontosítása Megoldási ötletek összegyűjtése Megvalósíthatósági tanulmány elkészítése Projekttartalom körülhatárolása Igények pontosítása Célok megállapítása, műszaki, szakmai spec. Sikerkritériumok kitűzése Főbb tényezők és igények (idő, költség, erőforrás) meghatározása Főbb feladatok csoportosítása Erőforrásigény becslése

1. Célmeghatározás, projekt definiálás Számítógép: Előző fázishoz hasonlóan leginkább a különféle kalkulációk készítéséhez használják, azzal a különbséggel, hogy ez a szakasz már erős ügyviteli aktivitást is igényel (kérelem, elfogadás, elutasítás, stb.).

2. Tervezés Ebben a szakaszban kell a műszaki, kiviteli tervek, a tőke és erőforrás-allokáció alapján előállítani a konkrét ütemtervet. A tervezés során eldönthetjük, hogy a határidő, a költségek, az erőforrások, vagy ezek sajátos kombinációja alkotja-e a terv gerincét.

2. Tervezés A géprevitel előtt: Meg kell határozni a projekt szervezeti kereteit. Ki kell jelölni a felelősöket. Ki kell dolgozni a dokumentálás módját, szabályait. Meg kell határozni a különféle vezetési formák valószínű információigényét, és meg kell tervezni a kommunikáció formáit. Meg kell határozni a feladatlebontási struktúrát. Tűzzük ki a projekt mérföld köveit. Végezzünk kockázatelemzést.

2. Tervezés A géprevitel során: Adjuk meg a projekt ütemezési irányát és az alapnaptárat. Vegyük fel a meglévő erőforráskészletet. Rögzítsük a fö tevékenységeket. Bontsuk fel a tevékenységeket résztevékenységekre a feladatlebontási struktúra alapján. Rögzítsük a projekt mérföldköveit. Adjuk meg a fő és résztevékenységek kapcsolatait. Rendeljünk erőforrásokat a tevékenységekhez. Rendeljünk költségeket az erőforrásokhoz és a tevékenységekhez.

2. Tervezés Az elkészült ütemtervben: Keressük meg az esetleges túlterhelt erőforrásokat. Keressük meg azokat a tevékenységeket, melyeket párhuzamosan is végezhetünk. Keressük meg a túlzott költségeket. Szüntessük meg a fenti problémákat. Fogadtassuk el a tervet. Tároljuk el az alap és köztes ütemterveket a tevékenységek későbbi nyomon követéséhez.

2. Tervezés Az ily módon összeállított és gépre vitt anyagból a program könnyedén elkészíti a szükséges dokumentumokat. Ezek: Sávos ütemtervek Tevékenységhálók Naptárbeosztások Tevékenységlisták Erőforráslisták Költséglisták Munkabeosztások stb.

2. Tervezés Számítógép: Ebben a fázisban előtérbe kerülnek a hálótervező eszközök (pl.: Microsoft Office Project). A projekt átfutási idejét, költségeit, erőforrás-felhasználását ezek nélkül szinte lehetetlen megfelelő szinten végezni.

3. Végrehajtás, nyomon követés Az előbbiek során létrejött terv képezi a későbbi munkavégzés alapját. Rendeltetése kettős: Egyrészt ez egy olyan modell, amely naprakészen nyilvántartja az egyes tevékenységeket, a tevékenységet végzőket, és a tevékenységek időfelhasználását; másrészt ütemterv is, mely a teljes projekt, es az egyes résztevékenységek kezdetét, végét és időtartamát tartalmazza. A projektterv egyaránt megmutatja tehát a szükséges erőforrásokat, azok kihasználtságát és a felmerülő költségeket.

3. Végrehajtás, nyomon követés Ennek a fázisnak alapvető célja a rendszer működtetése, a tevékenységek előrehaladásának, az erőforrás-felhasználásoknak nyomon követése és a visszacsatolás megteremtése. A Microsoft Office Projecttel nyomon követhetjük az egyes folyamatok pillanatnyi állapotát, észrevehetjük a felmerülő problémákat, és szükség esetén lépéseket is tehetünk ellenük.

3. Végrehajtás, nyomon követés A követés lehetővé teszi: A problémák azonosítását a felbukkanásuk pillanatában. Pillanatnyi helyzetelemzések összeállítását. A következő projekt alaposabb előkészítését.

3. Végrehajtás, nyomon követés Teendők a projekt végrehajtása során: Vezessük folyamatosan a tevékenységek előrehaladását és alakulását. Kövessük nyomon a költségek alakulását. Vigyük gépre a tényleges és várható erőforrás-felhasználási adatokat. Készítsünk rendszeresen helyzetelemzéseket. Ha szükséges, tervezzük át a még el nem készült tevékenységek ütemtervét, erőforrás-felhasználását. Hasonlítsuk össze a módosításokat a bázistervvel.

3. Végrehajtás, nyomon követés Segítségként: Használjuk a program előrehaladás követési funkcióit. Vegyük igénybe a különféle elemzési lehetőségeket. Alkalmazzuk a beépített elektronikus csoportmunka eszközöket.

3. Végrehajtás, nyomon követés Számítógép: Ebben a fázisban a hangsúly a változások követésén, a várható hatások előrejelzésén és a megfelelő intézkedéseken van. A hálótervező eszközök segítenek a változások követésében, a várható hatások előrejelzésében, és támogatják a döntések meghozatalát is.

4. Lezárás, kiértékelés Minden projekt végrehajtása egyben egy tanulási folyamatnak is tekinthető. A célok legkonkrétabb kitűzése, a leggondosabb tervezés és a legpontosabb kivitelezés esetén is megfigyelhetö bizonyos eltérés az elképzelések és a megvalósult állapot között. A projekt utolsó momentuma tehát minden esetben a folyamat elemzése kell hogy legyen, azért, hogy ki tudjuk küszöbölni a következő feladatok kapcsán azokat a hibákat, melyeket ebben vétettünk.

4. Lezárás, kiértékelés Tehát a projekt befejezéseként: Készítsük el a szükséges lezáró dokumentumokat. Adjuk át a projekt eredményét. Reintegráljuk az erőforrásokat. Végezzünk utókalkulációkat. Analizáljuk a projekt lefolyását. Tartsunk projektzáró értekezletet. Rögzítsük a tapasztalatokat. Tájékoztassuk az érintetteket. Kövesük nyomom a projekt utóéletét, tartsuk nyilván az esetleges karbantartási, hibajavítási eseményeket, tapasztalatokat.

4. Lezárás, kiértékelés Sajnos a hétköznapi gyakorlatban ez a szakasz a legelhanyagoltabb területe a projektmenedzs-mentnek, sokan egyszerűen elhagyják, pedig éppen ennek a szakasznak a bevonásával lehet „öntanulóvá" tenni a projektirányítási rend-szerünket.

Mire nem alkalmasak a projekttámogató szoftverek? A célok és feladatok meghatározására A feladatok közötti különféle összefüggések felismerésére A tevékenységek elvégzéséhez szükséges idő megbecsülésére A kritikus út lerövidítésére A munka erőforrások közötti felosztására