IDŐ-MENEDZSMENT Összhangban – a United Way Kisalföld Alapítvány komplex szervezetfejlesztési programja Győr-Moson-Sopron megyében

A közismert szólás szerint: „Az idő pénz”. Ebből következik, hogy az idővel gazdálkodás a pénzszerzés egyik feltétele.

Egyetlen hírlap naponta több információt közöl, mint amihez a múlt századi ember egy év alatt hozzájutott. Azé a hatalom, akié az idő feletti uralom joga.

„Az út célja az úton haladás.” AZ IDŐ FOGALMA Az idő erőforrás, aminek rögzített a mennyisége. Az időbe tevékenységeket lehet elhelyezni, törölni, sorrendjüket megváltoztatni, prioritások szerint elrendezni, előre rögzíteni úgy, hogy minél hatékonyabban szolgálják a célok elérését. Fontos: az idő minősége!!! (intenzitás, motiváció, kiegyensúlyozottság, hangulat, szépség…) „Az út célja az úton haladás.”

Az idő és elvárások szorításában I. - feszültség és stressz - szimptómák - túlterheltség - bizonytalanság - ”hajtás”, ”hős” - zárkózott - morózus - zavart - merev - álmatlan, kialvatlan - fekélybetegség - magas vérnyomás - szívbetegség - agyvérzés - halál

Az idő és elvárások szorításában II. Kötéltánc Az egyensúlyhiány tünetei Napi 10-12 óra munka Hazaviszi a munkát Hétvégén is dolgozik Csak munkatársakkal jár szórakozni - Csökkent koncentráló képesség - Fáradékonyság - Alvászavar - Növekvő stressz - Romló hatékonyság

Kellemes személyiségjegyek - tisztelet minden körülmények között (Mit, mikor, hogyan mondani) - önuralom - megértés, a problémák és mások elfogadása - kompatibilitás, illeszkedés az emberekhez - együttműködési készség - hűség a céghez - tudni eladni (a céget, terméket, nyilvános kapcsolatok) - megbízhatóság

Visszataszító személyiségjegyek Csámcsogás Kérkedés önmagunkkal Hízelgés Tolakodás Köpködés Szleng kiterjedt használata A beszélgetés kisajátítása Gyakori hivatkozás másra Zsémbelés Átnézni másokon Sürgetés Ömlengő modor Hátba veregető Obszcén beszéd Csalás a játékban Mogorva tekintet Tetszelgőség Hangosan beszélni Gügyögés STB., STB., Erőszakos eladás Főnökösködő Erőltetett (mókás) Pletykás Más arcába köhögni A türelem elvesztése Kicsinyes hazugság Kíváncsiskodás Gúnyosság Megrögzött vitatkozás

Időrablók, melyek mindenkit fenyegetnek: Telefonok, bejelentett váratlan látogatók, hirtelen összehívott értekezletek Túl hosszú, eredménytelen tárgyalások Fejetlenül megkezdett feladatok, fontossági rangsor nélküli projektek Feladatok magunk előtt tolása, majd elvégzése az utolsó pillanatban, túlórán Káosz az íróasztalon, növekvő aktakupac Információhiány, gyenge kommunikáció Céltalan és bizonytalan tervek Nem mond sem igent, sem nemet – fél állást foglalni

A jelentősebb időrablók leküzdése

Az időmenedzsment tízparancsolata I. 1.) Írásban tervezni: Tervezze meg a napját! Nyilazza meg a sorrendet és a szükséges időráfordítást. 2.) Csak a rendelkezésre álló idő 60%-át táblázza be! 20%-ot elvisznek az időrablók, másik 20% pedig a spontán ötletekre kell hogy maradjon. 3.) Prioritásokat jelöljön ki: Fontos a napi feladatok rangsorolása!

Az időmenedzsment tízparancsolata II. 4.) A teljesítménygörbét vegye figyelembe! A teljesítmény általában délelőtt a legjobb: reggel hasznosabb a kemény, koncentrációt igénylő munkát elvégezni, koradélután pedig rutinfeladatokat, adminisztrációt, stb… 5.) Szüneteket kell beiktatni! (A kis szünet nem időpocsékolás.) Minden aktív 60 perc után 10 perc lazításra van szükség. 6.) Egy óra csendespihenő: Egy óra nyugalom, amikor senki nem zavarja és elmélyülten tud dolgozni. Leghasznosabb délelőtt 10-11 óra között. Az üzleti életben 6X10 perc hosszabb, mint 1x60 perc!!!

Az időmenedzsment tízparancsolata III. 7.) Delegálja a feladatokat! Ne vállaljon fel minden feladatot egymaga! 8.) Gondolkodjon logikusan! A „csuklóból” végzett apró feladatok ne szakítsák meg a nagyobb munkafázisokat! Produktívabb, ha fix időben egymás után végzi el ezeket. 9.) Koncentráljon a legfontosabbra! A munkaideje 20%-ban el tudja végezni a munkája 80%-át. Végezzen el minden „muszáj” munkát reggel! 10.) Magánfeladatok: Két napra előre írjon be olyan időpontokat, amikor csak a saját magánfeladataira koncentrál, és ehhez foggal-körömmel ragaszkodjon.

Feladatrangsorolás ABC metódus: Azonnal el kell intézni (feladatok kb. 15%-a, de értékteremtésben 65%-ot képvisel) Nekünk kell elvégezni, de nem annyira sürgős Kiosztható másnak - delegálható (feladatok kb. 65%-a, de értékteremtésben 15%) Szemétkosárba való

A munkafolyamat öt lépcsője (vízszintes aspektus) Összegyűjtjük azokat a dolgokat, amelyek a figyelmünket igénylik. Azonosítjuk őket, értelmezve a jelentésüket és a velük kapcsolatos teendőket Rendszerezzük az ebből adódó eredményeket Kiválasztjuk a lehetőséget Kivitelezzük

A gyűjtés eszközei Fach-rendszer Papíralapú jegyzetelő rendszerek Digitális jegyzetelő rendszerek Diktafon E-mail

Azonosítás: van-e vele konkrét tennivaló? Ha nincs, akkor három lehetőség van: Szemétbe dobjuk Eltesszük: később hasznosítható anyag Referencia: potenciálisan hasznos információt tartalmaz Ha van, akkor: Milyen projekt vagy eredmény mellett kötelezted el magad? Mi konkrétan a következő lépés? - elvégzem - delegálom - elhalasztom

Rendszerezés Cselekvést nem igénylő tételek esetén: Szemét Tárolandó anyagok Referencia mappa Cselekvést igénylő tételek esetén: Projektlista Projekttervet tároló mappa Naptár Emlékeztető lista a következő lépésekre Emlékeztető lista a másoktól elvárt feladatokról

Áttekintés – a heti áttekintő Minden lezáratlan ügyet, aktív projekt tervet és az emlékeztető listát hetente egyszer át kell tekinteni. A heti áttekintő segít: Összeszedni és feldolgozni minden teendőt Áttekinteni az egész munkafolyamati rendszert Frissen tartani a listát

Kivitelezés – I. modell A pillanatnyi tevékenység kiválasztása Mi alapján döntjük el a pillanatnyi tevékenységünket? Kontextus (hol, milyen eszközzel?) Rendelkezésre álló idő Rendelkezésre álló energia Prioritás

Kivitelezés – II. modell A napi munka 1) Előre meghatározott munkát végzünk („következő tennivalók” lista alapján), vagy 2) A felbukkanó munkákkal foglalkozunk (ad hoc jelleg), 3) Meghatározhatjuk, mit szeretnénk csinálni

Kivitelezés – III. modell Saját munka hat perspektívából Légi-közlekedésben használatos magassági szintekkel ábrázolva: 12 000 méter 10 000 méter 8 000 méter 5 000 méter 3 000 méter kifutópálya

Projekttervezés modelljei I. – A természetes tervezési modell (agy) A dolog céljának és az elveknek a meghatározása Az eredmény elképzelése Ötletbörze Rendszerezés Konkrét következő lépések azonosítása

Projekttervezés modelljei II. – A természetellenes tervezési modell Amikor a „jó ötlet” rossz ötlet: Kérdés: „Kinek van ezzel kapcsolatban egy jó ötlete?” Eredmény: belső káosz! Előzetesen tisztázandók: Mi a cél? Mik az elképzeléseink? Valamennyi releváns adatot összegyűjtöttük? Kielemeztük az adatokat?

Projekttervezés modelljei III. – A reaktív tervezési modell szituáció vezényszó eredmény Nem terveztünk előre. Krízishelyzet! Dolgozz keményebben! Túlórázz! Intézz el több mindent egyszerre! Stressz! Stressz! Stressz! Egy rakás elfoglalt ember tapos egymáson. A helyzet még nincs megoldva. Szervezettebben kell működnünk! Az emberek bedobozolják a problémákat, és a dobozokat felcímkézik. Rájönnek, hogy a dobozok előhúzása nem jelent igazi megoldást. Több kreativitás kell! Tartsunk ötletbörzét! Nem történik semmi változás. A főnök úgy gondolja, a csapat belső kreativitása kifújt. Vegyünk fel egy tanácsadót! A tanácsadó felteszi a kérdést: Tulajdonképpen mit is akartok elérni? (vízió, cél)

A természetes tervezés technikái – 5 fázis Cél (Miért?) Vízió/eredmény (Pozitív hozzáállás: lásd a sikert!) Ötletbörze (Hogyan?) Rendszerezés (Projekt tervek) Következő lépések meghatározása (Tudásalapú munka)

Irodalomjegyzék Allen, D: (2005): Getting Things Done Anonymus (2004): Time management: It’s a martial art Covey, F. (2000): Powerful Time Management Skills Magyar Judit (2003): Idő-menedzsment Mancini, M. (2003): Time Management Marot, P. (2001): Tools for Time Management

KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!