KÉPZÉSSZERVEZŐ ALKALMAZÁS FELHASZNÁLÓI ÚTMUTATÓ Nemzeti Közszolgálati Egyetem Vezető- és Továbbképzési Intézet

A képzésszervező alkalmazás főbb jellemzői A Nemzeti Közszolgálati Egyetem fejlesztése, Elérhetősége: https://probono.uni-nke.hu Használatához regisztráció szükséges, Csak képzésszervező szerepkörben lévők tudják használni, Belépési adatok: elsődleges e-mail cím, jelszó, Minden felületen súgó funkciók (részletes tennivalók leírása), Főbb funkciói: A továbbképzési programok megszervezése, Képzési időpontok, turnusok meghirdetése a tisztviselők számára, A továbbképzési programot éves képzési tervében rögzített tisztviselők listájának és releváns adatainak megtekintése, A képzések eredményeinek rögzítése, nyomon követése.

Az útmutató tartalma Jelen bemutató célja, hogy ismertesse a továbbképzési programok megszervezését támogató informatikai alkalmazás használatát. A bemutató felépítése: A képzésszervező indítása. Programlista. Oktatási események. Események meghirdetése. Képzések megvalósítása. Eredmények rögzítése, megtekintése. Segítségnyújtás. A felhasználói útmutatóban leírtak a nem minősített belső továbbképzési programokra nézve is alkalmazandók, az 5. fejezet (Képzések megvalósítása) kivételével.

1. A képzésszervező indítása

A képzésszervező indítása Felület megnyitása: https://probono.uni-nke.hu, Jobb felső sarokban a Belépés feliratra kattintás.

A képzésszervező indítása A felugró ablakban az elsődlegesen használt e-mailcím és a jelszó megadása. Ha elfelejtette a jelszavát, az ELFELEJTETT JELSZÓ feliratra kattintva kérhet emlékeztetőt e-mailben.

A képzésszervező indítása Sikeres belépést követően a felső menüsorban, a Képzések megvalósítása feliratra, majd a legördülő listából a Képzésszervezésre kattintva indítható el a képzésszervező alkalmazás.

A képzésszervező indítása A képzésszervező alkalmazás három elemből épül fel: Az adott programtulajdonos programjait, a programok elemeit és azok alapvető adatait listázó nyitóoldalból, Az adott program meghirdetett eseményeit részletesen bemutató felületből, Az új oktatási események rögzítésére alkalmas oldalból. A képzésszervezőben automatikusan csak azok a programok láthatóak, csak azon programok képzési eseményeit lehet megszervezni, amelyek a képzésszervezői szerepkörben lévő felhasználó jogosultsági körébe tartoznak (ő a programtulajdonos intézmény képviselője), és megadásra kerültek az adott továbbképzési program programelemei, illetve azok kötelező adatai (pl. jelenléti képzés – nem kötelező, vizsga – kötelező, stb.). A képzésszervezőben lehetőség van rögzíteni a képzések eredményét, valamint számos automatikus e-mail küldését is kezdeményezheti a szervező munkatárs.

2. Programok áttekintése

Programok áttekintése A felületről szóló általános tájékoztató után lévő ablakban lehetőség van a program címe vagy címrészlete alapján szűrni a programok között. A nyitóoldal első oszlopában az alkalmazás listázza az adott programtulajdonos összes, a továbbképzési programjegyzéken lévő továbbképzési programját. Minden program esetében feltüntetésre kerül a program azonosító száma, címe, típusa (közszolgálati, belső), valamint tanulmányi pontértéke.

Programok áttekintése A képzések között a képzés azonosító számát, címét (vagy címének egy részletét) beírva lehet keresni, a Szűrés gombra kattintva. A felületen új funkcióként lehetőség van arra, hogy a képzésszervező csak azokat a képzéseket listázza ki, amelyeket ő hirdetett meg. Ehhez a „Saját programok” felirat előtti jelölőnégyzetbe kell kattintani.

Programok áttekintése A 2015 ÉKT össz. oszlopban látható, hogy az adott továbbképzési programot hány tisztviselő vette fel a 2015. évi képzési tervébe (ÉKT). A szám a képzési tervek módosulásával együtt változhat. A létszám alatt látható kis ikonra kattintva van lehetőség excel formátumban kilistázni az érintett tisztviselők adatait (személyes adatok, szervezet, elérhetőség).

Programok áttekintése A Programelem neve oszlopban látható, hogy az adott program milyen elemekből épül fel. A programelemeket a programtulajdonos határozza meg. Az NKE közszolgálati e-learning programjai egy elemből állnak (e-learning kurzus és vizsga). Az NKE blended learning típusú közszolgálati programjai e-learning kurzusból, jelenléti képzésből, valamint ezt követően elvégezhető e-learning vizsgából épülnek fel.

Programok áttekintése A „Kötelező?” oszlopban látható, hogy az adott programelemet el kell-e végezni a teljes program teljesítéséhez. Amennyiben minden programelemnél IGEN olvasható, akkor a program valamennyi programelemét teljesíteni kell ahhoz, hogy a továbbképzési program tanulmányi pontértéke a tisztviselő részére jóváírásra kerüljön. A „Fajtája” oszlop az adott programelem jellegét (képzési típusát) rögzíti (pl. e-learning képzés, jelenléti képzés).

Programok áttekintése Az Összesített jelentkezési adatok alatt három adat olvasható: Az adott programelemre összesen meghirdethető keretszám (nem kötelező), A már meghirdetett oktatási események összesített maximális létszáma, A meghirdetett eseményekre már bejelentkezett tisztviselők száma. Az egyes továbbképzési programokból meghirdetett eseményeket az Események gombra kattintva lehet megtekinteni. Szintén itt van lehetőség új események felvitelére.

3. Oktatási események létrehozása

Oktatási események Az oktatási eseményeket bemutató felület két részből áll: a továbbképzési program általános adataiból, valamint a meghirdetett egyes programelemek adataiból.

Oktatási események A felület felső része tartalmazza az adott továbbképzési program azonosító számát, címét, típusát, óraszámát és tanulmányi pontértékét. Ezek az adatok nem változtathatóak, a rendszer a továbbképzési programjegyzékből emeli át őket. A felületen a programtulajdonos beállíthatja, hogy több tisztviselő az adott továbbképzési programot ne tudja felvenni az éves továbbképzési tervébe (ÉKT). Ehhez a „Programtervbe nem felvehető beállítása” gombra kell kattintani. A létszám korlátozást a programtulajdonos bármikor törölheti. Ehhez a „Programtervbe felvehető” gombra kell kattintani. A pipa (√) jel jelzi, hogy most épp melyik lehetőség van kiválasztva adott programnál.

Oktatási események Az egyes programelemek alatt látható, hogy az adott programelemből hány oktatási esemény (csoport, kurzus) került már rögzítésre. Az egyes csoportok, kurzusok esetében (pl. Stratégiák a közigazgatásban 1. kurzus) látható az adott oktatási esemény típusa, időpontja (kezdő és záró időpont; egynapos képzésnél a két időpont azonos), a jelentkezés és a képzési eseményről való lejelentkezés határideje, Az oktatási eseményre befogadható jelentkezések minimális és maximális száma. A Műveletek felirat alatt lévő két ikon segítségével van lehetőség a még nem véglegesített oktatási esemény szerkesztésére és törlésére.

Oktatási események Az egyes oktatási események előtt látható színes, függőleges sáv jelzi, hogy az adott képzési esemény véglegesítésre és meghirdetésre került-e már, vagy még nem. A zöld sávval jelzett oktatási esemény még módosítható, illetve törölhető, mivel nem került meghirdetésre, a tisztviselők nem kaptak róla értesítést. A szürke sávval jelzett oktatási esemény már nem módosítható, mivel véglegesítésre került, és a tisztviselők, illetve a képzési referensek már elkezdhették a jelentkezést. Ha mégis módosítani kell az eseményt, ebben az esetben az NKE VTKI ügyfélszolgálata felé kell jelezni a kérést, és a képzésszervezőnek közvetlenül kell felvennie a kapcsolatot a jelentkezett tisztviselőkkel.

Oktatási események Az egyes, meghirdetett oktatási eseményekre jelentkező tisztviselők névsora letölthető Excel formátumban a rendszerből. A letölthető táblázat tartalmazza az adott, meghirdetett oktatási eseményre már jelentkezett tisztviselők legfontosabb adatait (név, elérhetőség, szervezeti adatok, stb.). Megtekinthetőek a teljes továbbképzési programot (tehát valamennyi kötelező programelemet) teljesítő tisztviselők adatai és eredményei a Végeredmények gombra kattintva. Ezeket az adatokat a képzésszervező Excel formátumban is kiexportálhatja a rendszerből.

4. Események meghirdetése

Események meghirdetése Az egyes programelemeknél látható jelre kattintva lehet az adott programelemből új oktatási eseményt felvenni. Egy programelemből korlátlan számú oktatási eseményt lehet felvenni. Az oktatási események rögzítésénél és meghirdetésénél tekintettel kell lenni arra, hogy hány tisztviselő vette fel az adott programot az éves képzési tervébe.

Események meghirdetése A felületen a képzésszervező megadhatja az új oktatási esemény valamennyi adatát.

Események meghirdetése A rögzítendő / rögzíthető adatok a következők: Esemény neve (Kötelező adat; ezt látja a tisztviselő és a képzési referens a felületen és az automatikus rendszerüzenetben). Esemény leírása (nem kötelező adat). Kezdő és záró dátum (kötelező adat; e-learning képzésnél megadható bármekkora idősáv, amin belül a tisztviselő hozzáférhet majd a tananyaghoz; jelenléti képzésnél a képzés pontos időpontját kell megadni). Kezdő időpont és záró időpont (jelenléti képzéseknél kötelező kitölteni; itt lehet megadni az órára és percre vonatkozó adatokat). Jelentkezési és lejelentkezési határidő (nem kötelező; a megadott időpontig lehet az oktatási eseményre jelentkezni, illetve jelentkezést törölni. Ezután a képzésszervező tudja csak a tisztviselőt átsorolni másik képzési eseményre). Esemény típusa: ezt a mezőt automatikusan tölti a rendszer azzal a képzési típussal, ami az oktatási eseményre igaz (e-learning, jelenléti stb.). Min. és max. létszám (az oktatási eseményen résztvevők minimális és maximális létszáma, a maximum számot kötelező megadni).

Események meghirdetése Kapcsolattartó adatai (a tisztviselők az itt megjelölt kapcsolattartóhoz tudnak fordulni a képzéssel kapcsolatos esetleges kérdéseikkel. Mindig azon kapcsolattartók közül tud a programszervező választani, akik az adott programtulajdonos intézmény részéről már sikeresen regisztráltak a felületen képzésszervező szerepkörben). A képzés helyszíne (jelenléti képzési eseménynél kötelező megadni, ha nincs kiválasztható tanterem): település, irányítószám, utca és házszám (utóbbi mezőben akár emelet, ajtó is megadható). Tanterem (nem kötelező adat): azon tantermek közül tud választani a képzésszervező, amelyeket az adott programtulajdonos intézmény korábban már megadott.

Események meghirdetése Az adatok megadása után a Mentés gombra kattintva lehet az eseményt rögzíteni.

Események meghirdetése Amennyiben már mentésre került az oktatási esemény, de még nem véglegesített, újból rá lehet kattintani a szerkesztés ikonra. Ekkor már oktató hozzáadására is van lehetőség a jelre kattintva. A legördülő listában a probono rendszerben regisztrált, oktató szerepkörrel rendelkező felhasználók listázódnak le. Az oktató kiválasztása után a Felvesz gombra kattintva lehet rögzíteni a kiválasztott oktatót.

Események meghirdetése A tantermek adatainak felvitele a Képzések megvalósítása főmenüben, azon belül a Tantermek menüpontra kattintva végezhető el. Itt láthatóak a már megadott tantermek is, illetve itt van lehetőség – a sor jobb oldalán lévő jelre kattintva – új tanterem adatait felvinni.

Események meghirdetése A tanterem kapcsán az alábbi adatokat kell megadni: Irányítószám, Település (legördíthető listából), Cím (utca, házszám), Terem neve (nem kötelező adat, itt lehet az emeletet, ajtót is feltüntetni), Max. létszám (a terem maximális befogadóképessége), Aktív? (igen válasz esetén a terem választható lesz a képzéseknél, nem válasz esetén a rendszerben rögzítésre kerülhet, de nem lesz választható). Az adatok megadása után a Mentés gombra kell kattintani.

Események meghirdetése A mentést követően az új oktatási esemény megjelenik a korábban már felvitt események között. A felvett új oktatási esemény véglegesítése a három zöld gomb valamelyikéve lehetséges.

Események meghirdetése Mentést követően az új esemény megjelenik a korábban felvitt események között. Az új oktatási esemény véglegesítése a három zöld gomb valamelyikével lehetséges: Véglegesítés és e-mail tájékoztatás küldése: azok a tisztviselők, akiknek a program az éves képzési tervében szerepel, továbbá a tisztviselők képzési referensei, automatikus e-mailt kapnak a meghirdetett esemény(ek)ről. Véglegesítés, e-mail küldés csak a referenseknek: kizárólag a tisztviselők képzési referense kap e-mailt a képzési esemény meghirdetéséről. Véglegesítés, e-mail küldés nélkül: az esemény meghirdetésre kerül, de a tisztviselő és a képzési referens nem kap róla értesítést. A teljes körű információátadás érdekében javasolt a képzésszervezőnek külön is megkeresni – főleg jelenléti képzések esetén – az érintett tisztviselőket. A tisztviselők elérhetőségét a Jelentkezett tisztviselők névsora feliratra kattintva érheti el.

5. Képzések megvalósítása

Képzések megvalósítása A képzések megvalósítására vonatkozó rész kizárólag a minősített továbbképzési programokra nézve kötelező! Természetesen a nem minősített belső továbbképzések esetében is lehet használni a jelen fejezetben leírt megoldásokat, illetve hivatkozott képzésszervezési dokumentumokat. Amennyiben nem minősített belső továbbképzési programot kíván szervezni és megvalósítani, és a képzések megvalósítását nem a jelen fejezetben leírtak szerint kívánja végezni, kérjük, lépjen a következő fejezetre (Eredmények rögzítése).

Képzések megvalósítása A képzések megvalósítása során a képzés fizikai (infrastrukturális) és személyi feltételeit a képzésszervező biztosítja. A képzés fizikai feltételei magukban foglalják a megfelelő oktatótermet / e-learning keretrendszert, A képzés során alkalmazandó dokumentumokat, szükség esetén a megfelelő példányszámban előkészített vagy hozzáférhetővé tett tananyagot, segédanyagot, A képzés során nyújtandó egyéb szolgáltatásokat (pl. szállás, catering, stb.). A képzés személyi feltételei magukban foglalják az oktatót / trénert / tutort, a képzésszervezőt, a képzésen résztvevő tisztviselőket, Szükség esetén a technikai munkatársat, illetve a képzés megvalósításához szükséges egyéb közreműködőt.

Képzések megvalósítása A képzés során alkalmazandó dokumentumok Minősített továbbképzés esetén az alábbi dokumentumokat kell alkalmazni: Képzési program (a képzés tematikájának, ütemezésének leírása), Ajtólista (a képzésen résztvevő tisztviselők listája), Jelenléti ív (a résztvevő tisztviselők jelenlétét igazoló dokumentum), Haladási napló (az oktatói munka nyomon követésére szolgáló irat), Elégedettségmérő kérdőív, Mappalista (a képzési dokumentáció tartalmát rögzítő dokumentum). A szükséges dokumentumok letölthetőek az NKE VTKI honlapjáról, illetve közvetlenül a PROBONO rendszerből (http://vtki.uni-nke.hu/tovabbkepzes/kozszolgalati-tisztviselok-tovabbkepzesenek-minosegiranyitasa/bizonylatok-es-kitoltesi-utmutatok)

Képzések megvalósítása Előre kitöltött dokumentumok Jelenléti képzések esetében az ajtólista, a jelenléti ív, a mappalista és az elégedettségmérő kérdőív letölthető .doc formátumban. A jelenléti ív és az ajtólista a képzés alapadatain felül tartalmazza a jelentkezett tisztviselők névsorát is.

Képzések megvalósítása Letölthető (előre nem kitöltött) dokumentumok: A továbbképzés lebonyolításhoz a részben automatikus módon, a PROBONO rendszer által kitöltött dokumentumokon kívül szükség van a képzési programra, valamint a haladási naplóra. Ezeket a PROBONO képzésszervezői aloldaláról lehet letölteni szerkeszthető formában.

Képzések megvalósítása A képzés megvalósítása A képzésszervező az oktatási esemény alapadatait automatikusan tartalmazó Ajtólistát (1 pld.), Mappalistát (1 pld.), Jelenléti ívet (résztvevők számával megegyező példányban), és Elégedettségmérési kérdőívet (résztvevők számával megegyező példányban) kinyomtatja. A kinyomtatott Ajtólista a képzés helyszínén kifüggesztésre kerül. Kifüggesztésre kerül továbbá a Probono oldalról sablon formában letölthető Képzési program, melyre a képzésszervező előzőleg felvezeti a képzési program adatait. A képzés során a képzésszervező a résztvevő tisztviselőkkel kitölteti a Jelenléti ív bizonylatot, valamint átadja részükre a Résztvevői elégedettségmérő kérdőívet, amelyet a képzést követően összegyűjt. A kérdőív anonim, kitöltése nem kötelező. A képzés megvalósítását az oktató, tréner, tutor a Haladási napló – mely tartalmában egyezik a Képzési Programmal, azonban tartalmaz egy aláírás oszlopot - kitöltésével, illetve aláírásával igazolja.

Kurzus dokumentációja Az elégedettségi kérdőív adatainak feltöltése A Képzésszervező az adott kurzus megvalósítását követően a beszedett elégedettségi kérdőívek adatait a PROBONO oldalon feltölti. Az adatok feltöltéséhez egy adatfeldolgozó felület készül, melyet a PROBONO Képzésszervezés menüpontjából lehet majd elérni. A funkció elérhetőségéről tájékoztatjuk a programtulajdonosokat. A feldolgozó felület követi a kérdőív kérdéseinek sorrendjét. A résztvevők által a kérdőíven megadott elégedettségi adatokat a felületen kell majd rögzíteni. Az értékelt oktatók/trénerek nevének beírásakor elég az oktató nevének első néhány karakterét megadni, a rendszer ez alapján felajánlja a kérdéses oktató nevét, melyet kiválasztva rögzíthetők az oktatóval kapcsolatos elégedettségi adatok is. A Képzésszervező a papír alapú kérdőíveket megőrzi, azokat a korábbi gyakorlattól eltérően már nem szükséges az NKE VTKI részére megküldeni!

6. Eredmények rögzítése

Eredmények rögzítése A képzési események eredményei a rendszerbe két úton kerülhetnek be: A képzésszervező munkatársa rögzíti be őket, Az NKE által kezelt e-learning keretrendszerben teljesített e-learning képzések és vizsgák eredményei automatikusan kerülnek át a rendszerbe (ez valamennyi olyan e-learning képzési elemre igaz, amelyeknek az NKE a programtulajdonosa). FONTOS!!! A felületen, a meghirdetés után, valamennyi képzés, így a belső továbbképzések, a minősített továbbképzések eredményeit is kell rögzíteni. TANULMÁNYI PONT KIZÁRÓLAG A RENDSZERBEN RÖGZÍTETT EREDMÉNYEK UTÁN ADHATÓ!

Eredmények rögzítése A képzésszervező regisztrált munkatársa a megvalósult képzési eredményeket manuálisan tudja rögzíteni a felületen. Az eredményeket csak akkor lehet rögzíteni, ha a felületen meghirdette a képzésszervező az adott képzési eseményt. Az eredmények rögzítéséhez a Képzésszervezés menüpontba kell belépni, majd ott az adott továbbképzési program sorának végén található Események gombra kell kattintani.

Eredmények rögzítése Eredményt csak véglegesített, meghirdetett oktatási eseményhez lehet rögzíteni. Ehhez az adott oktatási esemény sorának végén, a Műveletek felirat alatt látható első ikonra – amely egy iskolai naplót szimbolizál – kell kattintani. Az eredményeket a papír alapú képzési dokumentumokban (pl. vizsga jegyzőkönyv), illetve az elektronikus nyilvántartásokban (pl. e-learning keretrendszer) tárolt adatoknak megfelelően kell rögzíteni.

Eredmények rögzítése A Műveletek között – már véglegesített oktatási események esetén – 4 ikon található: Eredmények rögzítése: itt lehet felvinni a képzési eredményeket. Eredmények, adatok letöltése: itt lehet megtekinteni az eredményeket. Jelentkezések kezelése: itt tudja a képzésszervező a tisztviselőt átsorolni egy adott oktatási eseményről (csoportból) egy másik oktatási eseményre (pl. ha lejelentkezési határidő után kéri ezt a tisztviselő). Megtekintés: itt lehet megnézni a meghirdetett oktatási esemény adatait (név, időpont, helyszín, létszám, kapcsolattartó neve, stb.).

Eredmények rögzítése Az Eredmények rögzítése ikonra kattintva megjelenik az adott oktatási eseményre jelentkezett tisztviselők névsora. A felületen az alábbi adatokat lehet megadni: Megjelent-e a képzésen a tisztviselő, Mikor született meg az eredmény, Ha nem jelent meg, indokolt volt-e a távolmaradása, Sikeresen teljesítette-e az adott oktatási esemény követelményeit, Az elért eredmény (számmal vagy szöveggel).

Eredmények rögzítése Az egyes mezők kitöltésének szabályai a következők: Megjelent: ha a tisztviselő megjelent a képzési eseményen, akkor az IGEN felirat melletti jelölőmezőbe kell kattintani. Kötelező mező. Eredmény dátuma: a szöveges mezőbe kattintva kell megadni az eredmény dátumát. Ha valamennyi tisztviselő esetén azonos, a képzési esemény időpontjával megegyező a dátum (az oszlop tetején feltüntetve), akkor az oszlop tetején lévő jelölőnégyzetbe kell kattintani. Ilyen esetben valamennyi tisztviselőnél automatikusan kitöltődik a dátum mező. Kötelező kitölteni! Indokolt távolmaradás: csak akkor aktív a mező, ha a Megjelent mezőnél azt a választ állítottuk be, hogy nem. Ha a távolmaradás nem indokolt, akkor a tisztviselő idén már nem tudja teljesíteni az adott képzést, a következő évben veheti fel ismét az éves képzési tervébe. Sikeresen teljesítette: csak akkor aktív a mező, ha a tisztviselő megjelent a képzésen. Ha a követelménynek (vizsga, teszt, szóbeli értékelés, jelenlét stb.) eleget tett, az IGEN felirat melletti jelölőmezőbe kell kattintani. Kötelező mező. Az elért eredmény: nem kötelező mező, számmal vagy rövid szöveggel megadható a pontos eredmény (pl. 68 pont, 54 %, jól megfelelt, stb.).

Eredmények rögzítése A már felrögzített eredményeket az eredményrögzítő ablak bezárása után, a Műveletek felirat alatt található Eredmények, adatok letöltése ikonra kattintva lehet excel formátumban megtekinteni, illetve letölteni.

Eredmények rögzítése Abban az esetben, ha egy tisztviselő az adott továbbképzési program valamennyi programelemét teljesítette, és valamennyi eredménye felrögzítésre került a PROBONO alkalmazásba, a tisztviselő teljes programra vonatkozó végleges eredménye automatikusan rögzítésre kerül a nyilvántartásba. A végleges eredmények a nyilvántartott programelemeket és képzési eseményeket listázó felületen, a meghirdetés során alkalmazott Véglegesítés és e-mail tájékoztatás küldése” felirat mellett található, kék színű Végeredmények gombra kattintva tekinthetők meg.

7. Segítségnyújtás

Továbbképzési Ügyfélszolgálat Segítségnyújtás Amennyiben a felület használata során bármilyen kérdés merül fel vagy segítségre lenne szükségük, munkaidőben (H-Cs 8-16:30, P 8-14 óra között) az alábbi elérhetőségeken állunk rendelkezésükre: Továbbképzési Ügyfélszolgálat E-mail (javasolt): tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu Telefon: 06 (1) 432-9000/20373., 20358. mellék

KÖSZÖNJÜK A FIGYELMET!