Az audit

Az auditálás Jelentése hallgatás, tágabb értelemben megfigyelésből áll A minőségirányítási rendszereknél szokásos technika, módszerei bármely szervezet más szempontú értékelésére is alkalmas. A belső audit a cég, a szervezet belső vizsgálata. A vezetés rendeli el, tervszerű tevékenység és a minőségirányítási vezető irányításával végzik. A belső audit tapasztalatait hasznosítani kell munkavégzés során.

A tanúsítási folyamat szereplői - első fél: maga a tanúsítandó vállalat - második fél: a tanúsítandó vállalattal kapcsolatban álló üzleti partnerek,ők is kezdeményezhetik a tanúsítást - harmadik fél: a tanúsítást végző tanúsító cég

A tanúsító személye A vevők bizalmának elnyerése egyben a vevők tanúsítók iránti bizalmának figyelembevételét is szükségessé teszi. Amikor a dönt a cégvezetés, nem csak azt kell figyelembe venni, hogy a tanúsító a cégnek megfelelő legyen, hanem azt, hogy a tanúsító cég a vevők bizalmát élvezze. Ezért a vevők és a célpiacok, a potenciális vevők értékítéletét kell megismerni. Gyakran maga a vevő közli, hogy kinek a tanúsítványát fogadja el. Nagy cégek esetén régiótól függetlenül határozzák meg a tanúsító cégeket.

Az akkreditálás A tanúsítók elfogadottsága az akkreditálással, illetve az érdekeltek megelégedettségét bizonyító referenciákkal bővíthető. Az akkreditálás lényegében a tanúsító tanúsítása kérhető, de megszerzése nem kötelező hazánkban a nagy nemzetközi tanúsító cégek általában német vagy angol akkreditálás alapján dolgoznak

Vállalati feladatok a tanúsítási folyamatban döntés a szervezet tanúsításra való alkalmasságáról, felkészültségéről lehetséges tanúsítók kiválasztása, ajánlatkérés, döntés a tanúsító cégről a beérkezett ajánlatok alapján szerződéskötés a tanúsítóval, a tanúsítás napjának kiválasztása auditálási folyamatban való közreműködés (dokumentumok átadása átvizsgálásra, a helyszíni audit) a tanúsított rendszer folyamatos működtetése, fenntartása, a tanúsító felügyeleti tevékenységének lehetővé tétele

A minőségirányítási rendszer auditálása Részei: dokumentumelemzés, a dokumentumok értékelése, a megfigyelés és a megfigyelés értékelése (helyszíni ellenőrzés) Az értékelés alapja az ISO 9001: 2008-as szabvány szempontrendszere.

Minőségügyi audit rendszeres és független vizsgálat célja annak megállapítása, hogy a minőségügyi tevékenység és annak eredményei összhangban állnak a tervezett intézkedésekkel, ezek az intézkedések hatékonyan valósulnak-e meg és alkalmasak-e a célkitűzések elérésére.

Az audit a gyakorlatban a szervezet, illetve a szervezeti egység munkafolyamatai szabályozottságának ellenőrzése, összehasonlítása a vonatkozó szabvány ­ követelményekkel, az előírások alkalmazásának megfigyelése annak érdekében, hogy a rendszerben lévő hibákat feltárják, megszüntessék, és ez által a rendszert folyamatosan fejlesszék a már kiépített és a működő minőségirányítási rendszer estében lehet kérni.

Az auditálás részei Megfelelőségi audit Teljesítés-audit

A megfelelőségi audit Azt a mértéket határozza meg, amennyire a minőségügyi rendszer részeként létező dokumentumokban (kézikönyvek, utasítások, eljárások) meghatározott rendszer kielégíti az auditálás alapját képező követelményrendszert. (a szabvány követelményeinek és a rendszer dokumentumainak összevetéséről van szó)

A teljesítésaudit Annak meghatározására irányul, hogy a dokumentumot alkalmazók, a munkatársak mennyire értették meg a dokumentált rendszert, milyen mértékben valósítják meg, illetve tartják be a rendszer előírásait. (az auditor összehasonlítja a tervezett intézkedéseket és ezen intézkedések megvalósulását)

Az auditálás típusai - Előaudit: ekkor a kiépített irányítási rendszer előzetes vizsgálata történik. - Tanúsítási audit: független tanúsító testületek által végzett ellenőrzés. - Felügyeleti audit: a sikeres tanúsítást követőn is folytatódik a tanúsító és a tanúsított szerződéses kapcsolata. A tanúsítást követő ellenőrzés az úgynevezett felügyeleti audit. - Megújító audit (újratanúsítás): a felügyeleti audit időtartamának lejárta után egy újabb felügyeleti ciklus veszi kezdetét, a cég minőségirányítási rendszerét újra tanúsítják.

A jó auditor jellemvonásai diplomatikus, udvarias, jó kommunikációs készségű, türelmes: az emberi kapcsolatokban és az információszerzésben, jó kapcsolatteremtő, jó ítélőképességű, állhatatos, fáradhatatlan, lankadatlan figyelemmel bír, van önfegyelme – udvarias, elfogulatlan, nyitott gondolkodású, elemző képességgel bír: az ok-okozati összefüggések szisztematikus elemzésére képes, nyitott, kíváncsi, érdeklődő, rugalmas, professzionális, szakképzett.

Az auditorral szembeni alapelvek nem igaz, hogy ő a legokosabb, nem szabad kritizálnia, objektív megállapításokat kell tennie nem érezteti, hogy felette áll az auditált terület személyiségeinek, a kérdezés nem kérdőre vonás, hanem a tények megismerésére való törekvés, ugyanis nem szabad összekeverni a tények megállapítását a felelősségre vonással.

Az audit tervezése Az auditálandó területet és a vonatkozó követelményeket megismerése Az auditált területen használt eljárásokat és ezek kapcsolatát. Jegyzetek, ellenőrző listák, emlékeztetők készítése Az audit kérdőív (a részfeladatok megfogalmazása) Az auditkérdőíven a globálisan megfogalmazott célokat bontják le részcélokká és az auditorok ezek ellenőrzése révén igazolhatják a globális célok teljesülését. A kérdésekre adott válaszok és a saját megfigyelési tapasztalatok alapján tud válaszolni az auditor a globális kérdésekre.

Az audit végrehajtás szakaszai A dokumentumok átvizsgálása. Ellenőrzik, hogy a vonatkozó minőségügyi dokumentumok megfelelnek-e a szabványsorozat illetve a vonatkozó törvényi előírásoknak. A helyszíni auditálás. A pontos jegyzetelés, a tapasztalt, feltárt eltérések pontos leírása a jó auditjelentés alapja Az auditjelentés: annak összefoglalása, hogy a szervezet milyen mértékben teljesíti a vele szemben támasztott követelményeket. Az auditjelentésnek egyrészt tartalmazza azokat a megállapításokat, amelyek a követelményeknek megfelelnek, másrészt pedig azokat a tevékenységeket, amelyek nem a követelmények szerintiek (ez a rész a hibajegyzék, az eltérések felsorolása).

Az audit végrehajtás szakaszai Az eltérések megfogalmazása: csak tényekkel alátámasztott, bizonyítható hiányosságokat tartalmazhat. A jelentésnek rövidnek és tény megállapítónak kell lennie. A jelentés elemei: Megfigyelés – az eltérés megfogalmazása – precíz, pontos legyen! Hivatkozás – a szabványra, az MK előírásaira történjen! Magyarázat - miért nem megfelelő a vizsgált terület, tevékenység A minőség tanúsítása: az audit akkor tekinthető lezártnak, ha a felismert eltéréseket a szervezet munkatársai kijavították. Ha szükséges, az auditor újabb helyszíni auditálást tart.

Az audit értékelése Tipikus auditeltérések: A vezetés tevékenységével összefüggő eltérések Az erőforrásokkal való gazdálkodáshoz kapcsolódó eltérések A termék-előállítás területével kapcsolatos eltérések A mérés, elemzés és fejlesztés területével kapcsolatos eltérések Az auditot követő záró értekezleten értékelik a cég minőségirányítási rendszerét.

A vezetés tevékenységével összefüggő eltérések elkötelezettség hiányából a vezetői elkötelezettség ki nem nyilvánításából minőségi célok nem kellő ismeretéből: a dolgozók nincsenek tudatában a minőségi célokkal tisztázatlan hatáskörökből, így a felelősség sem állapítható meg

Az erőforrásokkal való gazdálkodáshoz kapcsolódó eltérések rend, tisztaság nem megfelelő személyi, tárgyi feltételek elégtelenek

A termék-előállítás területével kapcsolatos eltérések technológiai fegyelem sérül azonosítatlan terméket találnak mérőeszközök nem hitelesítettek a vevő eszközeit, tulajdonát nem megfelelően kezelik bizonytalanság van az előírások terén kiszolgáló folyamatok elégtelenek

A mérés, elemzés és fejlesztés területével kapcsolatos eltérések vevői visszajelzések nem hasznosulnak auditprogram hiányzik ellenőrzés nem teljes körű a hibás termékek kezelése nem szabályozott az adatok elemzése elmarad helyesbítés helyett is javítás történik

A minőségirányítási rendszer kialakításával kapcsolatos eltérések dokumentálás hiányzik kizárásokról a döntés elmaradt a rendszer kiegyensúlyozatlan fogalmi zavarok, hibás hivatkozások fordulhatnak elő

A tanúsítvány Az ISO 9001:2008 szabvány által leírt minőségirányítási rendszert kiépítése után külső független (akkreditált) tanúsító testület megvizsgálja megfelelőségi okiratot állít ki célja, hogy a tanúsító a vevők számára, a gyártótól és a vevőktől független félként kinyilvánítsa, hogy a tanúsított szervezet minőségirányítási rendszere megfelel az ISO 9001 szabványnak.

A tanúsítvány a bizalomerősítés eszköze a tanúsítvány fenntartásának szigorú szabályai vannak, amelyek mind a tanúsított szervezetre, mind a tanúsítóra meghatározott feladatokat rónak tanúsítási szerződés kötelezi a szervezetet saját rendszereinek és eljárásainak ellenőrzésére, megfelelő helyesbítő intézkedések elvégzésére

A tanúsítvány Ha a tanúsított szervezet elmulasztja a feltárt nem megfelelőségek megszüntetéséhez szükséges helyesbítő intézkedések megtételét, akkor a tanúsítónak vele szemben különböző szankciókat kell alkalmazni: a tanúsítvány felfüggesztése, visszavonása

Tanúsítási jelek, logók használata A tanúsító testület tanúsítványát a tanúsítvány érvényességi ideje alatt lehet használni szerződésben vagy dokumentumban rögzítik minden olyan dokumentumon feltüntethető, amelyet a tanúsított szervezet a tanúsított tevékenységével összefüggésben alkalmaz. A felhasználás konkrét módját a tanúsító szervezetnek jóvá kell hagynia termékek, szolgáltatások jelölésére, reklámozására nem használhatók, csak a szervezet tanúsított minőségirányítási rendszerére utalva lehet őket használni. A használatot a tanúsító testület ellenőrzi a szerződésben meghatározott módon vagy sajtófigyelés útján. A tanúsítási állapot felfüggesztésekor vagy megszűnésekor a tanúsítási jel használatát minden dokumentumon szüneteltetni kell.

A tanúsítás ára a felkészítés költségei az előaudit, a tanúsítási audit, a helyszíni auditok közvetlen és járulékos költségei a tanúsítvány kiállításának költségei felügyeleti audit költségei

A hazai minőségtanúsítási rendszer felépítése A rendszer A tanúsítvány kiállítója Tanúsítási alap Igénybe vehető, illetve veendő elemek Szint-jei Alkalma- zása 1. kötelező a gyártó szabvány vállalatminősítés 2. önkéntes akkreditált laboratórium vizsgálata felügyeleti ellenőrzés 3. szabvány és összehasonlítás más termékekkel műszaki-esztétikai zsűri