Projekt tervezése A sikeres projekt legfőbb ismérvei, hogy világosan átlátható, meggyőző és mérhető. Átláthatóbbá, logikusabbá, könnyebben ellenőrizhetővé teszik a tervezést, munkaszervezést, segítenek elkerülni a logikai következetlenségeket.

A tervezés lépései SWOT elemzés: Logikai keretmátrix erősségek és gyengeségek felsorolása Logikai keretmátrix Lépésről-lépésre követi a cselekedeteket A bíráló és a projekt nyomonkövetését végző személy számára átláthatóvá teszi a szervezet fő fejlesztési lehetőségeit, és a projekt tartalmát.

SWOT elemzés A SWOT elemzés táblázatos formában megjelenített gyorsfénykép, amely egy pillantás alatt átláthatóan jeleníti meg a vizsgált szervezet aktuális állapotát

A SWOT elemzés tárgya A vizsgálat tárgyát nemcsak egy adott intézmény vagy szervezeti egység képezheti, hanem akár a nemzetgazdaság munkaerő-piaci szempontból történő elemzése is.

SWOT táblázat Belső tényezők Erősségek Gyengeségek Lehetőségek Veszélyek + - Külső tényezők

Logikai keretmátrix A logikai keretmátrix is egy olyan elemzési folyamat, amely egy pillanat alatt átlátható, a projekt megértését, végrehajtását és értékelését egyaránt támogatja, egyúttal segíti a minél pontosabb, konkrétabb és reálisabb tervezést.

Projekt tervezés Horizontális politikák : Minden egyes projekt (legfőképpen az Európai Unió által támogatott projektek) esetében érvényesíteni kell ezeket a szempontokat. Magyarországon jelenleg nehezen tudják értelmezni, és a projektek végrehajtásakor alkalmazni. Betartásuk nélkül egyre kevésbé számíthatunk arra, hogy projekttervünk támogatást nyer.

Projekt tervezés Horizontális elvek: fenntartható fejlődés anyag-és energia gazdálkodás esélyegyenlőség humánerőforrás-fejlesztés, mobilitás, nők és hátrányos helyzetű csoportok helyzete környezetvédelem vállalkozásfejlesztés, hulladékgazdálkodás kis-és középvállalatok fejlesztése

Projekt kidolgozása A munkaterv elkészítése A munkaterv a projekt céljainak eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása és ütemezése. A munkatervben a projekt egyes tevékenységeit szakaszokra (munkacsomagokra) célszerű bontani, melyek vége egyben a projekt megvalósításának főbb ellenőrzési pontjait, „mérföldköveit” is jelenti, ami lehetőséget teremt a projekt időközi értékelésére és az alapján – szükség esetén – a munkaterv módosítására

A munkacsomagok tartalma: részcélok, indikátorok, tevékenységek, felelősök/résztvevők, időtartam, költségek. A tervezés során a projekt belső, együttműködésből fakadó feladatait is tervezni kell (projekttalálkozók, belső kommunikáció, beszámolók elkészítése). A munkaterv kialakításakor az egyes szakaszok megvalósítására tervezett határidőket érdemes észszerű ráhagyásokkal tervezni.

A munkatervnek egyszerre kell áttekinthetőnek és kellően részletezettnek lennie. Ezt különösen jól szolgálják a jó vizuális megjelenítést alkalmazó formák (táblázatok), idődiagramok, hálótervek, ezek elkészítéséhez segítségül hívhatunk különböző szoftvereket is

A nagy, összetett projektek esetében érdemes egy nagy, átfogó munkatervet készíteni a projektet egészéről, és több kisebbet, az egyes munkacsomagokról

A munkaterv elkészítésének optimális sorrendje: a célok eléréséhez szükséges tevékenységek meghatározása; kulcsfeladatok kijelölése, majd azok alfeladatokra bontása; az egyes tevékenységek időbeli és logikai kapcsolódásainak megállapítása; szakaszhatárok és munkacsomagok kijelölése; az egyes tevékenységek elvégzéséhez szükséges szakértelem meghatározása; felelősök kijelölése.

A humánerőforrás-terv Az egyes feladatokért felelős személyek kiválasztása, a projektcsapat felépítése. Veszélyes, ha túlzottan kis létszámúak a projektcsapatok. -A szükséges szakmai készségeken (kompetenciák, tapasztalatok, stb.) túl a sikeres és hatékony együttműködést biztosító személyiségjegyeket (együttműködési készség, motiváltság, stb.) is meg kell vizsgálni.

A csapatban szerepeljenek: a motivátor (a csapatszellem fenntartója), a precíz (a határidők felelőse), a gyakorlatias (a problémák megoldásában játszik szerepet), a kritikus (a csoport lelkiismerete), az adminisztrátor (aki a projekttel kapcsolatos ügyintézést végzi).

Személyek bemutatása: A projektcsapat kialakításakor törekedni kell arra, hogy a projektben felmerülő összes kérdésnek legyen szakértője. A feladatok felosztásánál egyértelmű felelősségi körök kijelölésére kell törekedni. (Hatáskör mátrix) Személyek bemutatása: önéletrajz, szakmai múlt, felelősségi kör stb.

Meghatározó jelentősége van a projektmunka egészét irányító koordinátornak. Célszerű erre a feladatra széles látókörű, jelentős háttértapasztalatokkal és tudással rendelkező személyt választani, aki képes a projekt egészét átlátni, a projektcsapat munkáját megtervezni, irányítani és ellenőrizni.

A pénzügyi terv A pénzügyi tervben (a projekt költségvetésében) a projekt megvalósításához szükséges összegeket tüntetjük fel. Elkészítése során az ún. költségbecsléses eljárásokat kell használni, az alulról építkező, az egyes altevékenységek tényleges költségigényeiből kiinduló megközelítést ajánlott követni.

Az európai uniós pályázati rendszereknél nem célszerű felültervezni a költségeket abból a megfontolásból, hogy a bírálat során jelentős mértékben csökkentik majd a költségvetést, mivel fennáll annak a veszélye, hogy a pénzügyileg nem alátámasztott, túltervezett projekteket éppen ezért elutasítják.

Az egyes pályázati kiírások pénzügyi feltételei eltérőek lehetnek, tehát az elszámolható költségek vonatkozásában minden esetben a pályázati kiírást és a kitöltési útmutatót kell részletesen áttekinteni, illetve szükség esetén a pályáztató szervezet segítségét kell kérni!

A pályázati felhívások gyakran megkövetelik bizonyos mértékű önrész vállalását, vagy csak maximált összegű támogatást nyújtanak bizonyos öltségtételekhez.

A pályázat benyújtása előtt össze kell vetni a projekt teljes költségigényét a rendelkezésre álló pályázati támogatás lehetséges összegével. Ha az előbbi jelentősen meghaladja az utóbbit, és a különbséget önerőből, illetve más forrásból sem lehet fedezni, akkor meg kell vizsgálni, hogy a tevékenységek milyen mértékű csökkentése mellett marad még megvalósítható a projekt, és akár a pályázat benyújtását is el kell halasztani.

Az egyes kiadásokat és bevételeket időben is ütemezni kell, az esetleges likviditási gondok elkerülése céljából (cash-flow). A munkatervnek, a humánerőforrás-tervnek és a pénzügyi tervnek szorosan egymásra kell épülnie. A munkatervben szereplő valamennyi tevékenységnek meg kell jelennie a költségvetésben, és csak a munkatervben szereplő tevékenységeknek lehet költsége.

A pályázat elkészítése A pályázat elkészítése nem más, mint a már kész projekttervnek a támogatást nyújtó (pályáztató) szervezet elvárásainak megfelelő struktúrában történő leírása. A pályázatot mindig a támogató által kibocsátott pályázati űrlapon kell benyújtani. Ügyelni kell arra, hogy valóban az elvárt információkat szolgáltassuk az elvárt formában, vagyis nem abból kell kiindulnunk a pályázat megírásakor, hogy mit kívánunk elmondani saját magunkról, hanem abból, mire kíváncsi a támogató.

Mielőtt a pályázati formanyomtatvány kitöltéséhez hozzáfogunk, meg kell győződnünk róla, hogy a pályázat benyújtásának minden (formai/tartalmi/pénzügyi) követelményével tisztában vagyunk: Ismerjük a pályázati alapdokumentumokat (pályázati felhívás, pályázati útmutató). Amennyiben formailag hibásan nyújtjuk be a pályázatot, az nem is kerül tartalmi bírálatra, vagyis érdemi vizsgálat nélkül elutasítják (hacsak a pályázati felhívás lehetővé nem teszi a hiánypótlást).

A pályázat elkészítése Projektleírás, a projekt megvalósítás teljes folyamatának ismertetését jelenti; A projekt rövid összefoglalása; A projekt célja; A projekt várható eredményei és hatásai; A projektben részt vevő partnerintézmények szakértelme és feladatai

5. Monitoring (nyomonkövetés) és értékelés, azaz hogyan biztosítják a projekt ütemterv szerinti végrehajtását és a munka értékelését; 6. Az eredmények terjesztése (disszemináció); 7. A tevékenységek ütemezése és időterve, azaz egy áttekinthető munkaterv, az egyes feladatok végrehajtásáért felelősök megjelölésével

Költségvetés Mellékletek: a pályázatban leírtak alátámasztására szolgáló dokumentumok, igazolások, valamint a partnerek szándéknyilatkozatai. Kizárólag olyan mellékleteket csatoljunk a pályázathoz, amelyekre a támogató kifejezetten igényt tart

A pályázati űrlap kitöltéséhez vegyük igénybe a pályáztató szervezet által nyújtott segítséget (konzultációs lehetőség, pályázatíró szeminárium, pályázatíró kalauzok). Bizonyosodjunk meg arról, hogy a beadott pályázati űrlap valóban egyértelmű és világos, valamint, hogy minden egyes kérdésre választ adtunk. A bírálók nem gondolatolvasók – ötleteinket csak a leírtak alapján tudják megítélni!

A projekt értékelése A projekt értékelésének célja, hogy felmérjük a projekt sikerét és hatását. Az összefoglaló értékelés az alábbi alapvető kérdésekre ad választ: Sikeres volt-e a projekt? Mik voltak az erősségei és gyengeségei? Milyen mértékben teljesítette a projekt vagy program az általános célkitűzés(eke)t?

Az összefoglaló értékelés az alábbi alapvető kérdésekre ad választ: Milyen haszna származott a résztvevőknek a projektből? Az eredmények igazolják-e a projekt költségeit? Lemásolható, illetve átvihető-e más területekre a projekt?

Disszemináció A disszemináció a projektek eredményeinek terjesztése annak érdekében, hogy a projekt által kiváltott hatás és ezáltal a projekt megvalósítására fordított források hasznosulása a lehető legnagyobb lehessen.

A disszemináció nemcsak a pályázati felhívás által előírt kötelezettség, hanem a projekteket megvalósító intézmények jól felfogott érdeke is: jobb minőségű projekttermékek, a projekt erőforrásainak kibővítése, erősödő intézményi presztízs, bővülő hazai és nemzetközi kapcsolatrendszer, újabb együttműködések, akár újabb projektek várhatók tőle.

A disszemináció teljes mértékben projektfüggő, minden egyes projekt esetében saját disszeminációs stratégiát és cselekvési tervet kell kidolgozni. A hatékony disszemináció alapfeltétele, hogy kellően célzott legyen. A tervezés során figyelembe kell venni az egyes célcsoportok sajátosságait (szakértők vagy laikusok, milyen szinten érdeklődnek előzetesen a projekt iránt, hogy lehet őket a legjobban elérni, melyek az általuk használt kommunikációs csatornák, milyen nyelven lehet őket leginkább megszólítani, milyen a kulturális hátterük, milyen széles körről van szó).

Megköszönöm figyelmüket! Bolykiné Horváth Ágnes Eszterházy Károly Főiskola