Projektmonitoring „ESZA és ERFA támogatású projektek megvalósítása során ”

Az előadás tematikája Monitoring általános bemutatása A Projekt Monitoring folyamat résztvevői, a folyamat bemutatása A Támogatott feladatai Lehetséges problémák és következményeik Az előrehaladási jelentés Helyszíni látogatás formái, lebonyolítása A Támogatott adatszolgáltatási kötelezettsége

A monitoring definíciója A források, az eredmények és a teljesítmények mindenre kiterjedő és rendszeres vizsgálata, amely a központi költségvetésből, nemzetközi segélyből, vagy támogatásból illetve az Európai Unió által nyújtott támogatásokkal végrehajtandó programok eredményes, tervszerű és hatékony megvalósítása érdekében történik. A monitoring kiterjed annak vizsgálatára is, hogy a programok megvalósítása megfelelt-e azoknak a célkitűzéseknek, amelyek a támogatás elnyerését lehetővé tették.

Miért szükséges a monitoring? 1. Támogató (EU/Mo) Tisztább képet kap, hogy a támogatott program mennyire járul hozzá saját céljai teljesüléséhez Lehetőség a beavatkozásra 2. Menedzsment (IH/támogató) Fejlesztés megvalósítása sikerességéről, célok teljesítéséről informál Lehetőség a beavatkozásra (végrehajtás menete) Hatékonyabb felhasználás és végrehajtás! Az Európai Uniós és hazai források védelme.

PROJEKT MONITORING A folyamat résztvevői: ESZA támogatóek Támogatottek Projekt Monitoring rendszer területei: Eljárásrendi (teljesítési) Szakmai Pénzügyi

A PROJEKT MONITORING VÉGREHAJTÁSA SORÁN A Támogatott FELADATAI Előrehaladási jelentések készítése Információszolgáltatás és dokumentumokba való betekintés biztosítása helyszíni látogatások alkalmával Együttműködés a támogatóekkel, a projekt lebonyolításával kapcsolatos javaslataik, iránymutatásaik figyelembevétele

Projekt Monitoring folyamat A Támogatott az előrehaladási jelentéseket félévente, legkésőbb a jelentések leadási határidejéig (támogatási szerződés tartalmazza) köteles elkészíteni és azt a Támogató Szervezet számára elektronikus formában benyújtani.

Projekt Monitoring folyamat 2. Amennyiben a Támogatott nem küldi be határidőre jelentését, a támogató után felszólító levelet küld a Támogatottnek, aki a kézhezvételtől számított 10 munkanapon belül köteles pótolni kötelezettségvállalását. Amennyiben a Támogatott ekkor sem pótolja jelentését, a támogató kezdeményezi a Támogatási Szerződés felbontását.

Projekt Monitoring folyamat 3. A folyamat során a projektgazdák rendesen csupán a támogató-szel tartják a kapcsolatot, aki a teljes monitoring tevékenység összefogását, koordinációját végzi. A Támogatott által benyújtott előrehaladási jelentést a támogató formailag és teljesség szempontjából és pénzügyileg is ellenőrzi.

Projekt Monitoring folyamat 4. a támogató pénzügyi részlege a pénzügyi beszámolót, számlákat, bizonylatokat számszakilag, pénzügyi szempontból ellenőrzi (15 munkanap) Amennyiben bármiféle hiányosságot észlel, felszólítja a Támogatottet a hiánypótlásra. Ha minden rendben van, javaslatot tesz az esedékes támogatási részlet kifizethetőségéről, szakmai monitoringot végző szakértő felé, aki a szakmai teljesítést ellenőrzi (15 munkanap). Ez idő alatt a támogató az előrehaladási jelentést eljárásrendi szempontból is ellenőrzi.

Korrekció Amennyiben az előrehaladási jelentés szakmailag, pénzügyileg kifogásolható, vagy eljárásrendi szempontból hiányos a támogató felszólítja a Támogatottet korrekcióra. A Támogatott 10 munkanapon belül köteles a korrekciónak eleget tenni. A támogató ezután a beérkezett korrigált dokumentumokat ellenőrzi. Amennyiben a Támogatott a korrekciónak nem tesz eleget, a támogató koordinátora rendkívüli helyszíni látogatást kezdeményezhet.

Az előrehaladási jelentés elfogadása Miután a támogató meggyőződik a fizikai, eljárásrendi, a pénzügyi teljesítésről, a szakmai monitoring szakértők pedig igazolják a szakmai teljesítést, az előrehaladási jelentés elfogadottá válik. Mindezek után az támogatótámogató javaslatot tesz az esedékes támogatási részlet kifizethetőségéről. A PEJ leadása és a kifizetés között kb. 60 nap telik el.

Lehetséges problémák… és következményeik Amennyiben egy-egy projekt végrehajtása nem a megfelelő irányba és intenzitással halad a támogató dönthet úgy, hogy szakértők igénybevételével szakmai segítséget nyújt a Támogatottnek. Amennyiben a problémát ezen a módon nem sikerül megoldani, a támogató javaslatot tesz egyéb beavatkozásra, súlyosabb esetben rendkívüli helyszíni látogatásra, legvégső esetben a támogatás folyósításának felfüggesztésére is sor kerülhet.

Súlyosabb esetek a Végső Támogatott a felszólító levél ellenére sem nyújtja be az adott elszámolási időszakra szóló előrehaladási jelentést; a Végső Támogatott a korrekcióra felszólító levél ellenére sem teszi meg a szükséges változtatásokat, a Végső Támogatott az előrehaladási jelentés hiányosságait felszólítás ellenére ismételten hiányosan nyújtotta be;

Súlyosabb esetek 2. a Végső Támogatott nem közbeszerzési eljárás keretében valósítja meg beszerzését, pedig arra köteles lenne; helyszíni látogatás esetén nem jelenik meg, vagy nem működik együtt a támogatók képviselőivel; csalás, szabálytalanság esetén

Az előrehaladási jelentés részei: (A) formai (teljesítési) beszámoló (B) szakmai beszámoló (C) pénzügyi beszámoló projektek célcsoportjára és tevékenységére vonatkozó statisztikai adatlapok (indikátor-lista, nyilvántartások)

Jelentéshez csatolandó dokumentumok (sorrend betartásával): 1.a megvalósítás első jelentésének mellékleteként három havonkénti bontású ütemezést a számszerűsíthető célkitűzések teljesüléséről (indikátorok) 2. az előrehaladást igazoló dokumentumok (pl. beruházás fotói, kiadvány egy példánya, tanfolyam jelenléti ívének másolata, stb.) 3.a (szükség esetén) lefolytatott közbeszerzési eljárás dokumentumai (csak az eljárás lefolytatását követő első projekt jelentéshez szükséges benyújtani)

Jelentéshez csatolandó dokumentumok 1. (sorrend betartásával): 4. beszállító által – közbeszerzési szabályok alapján – szolgáltatandó garanciák, biztosítékok iratanyagának egy eredeti és kettő másolati példánya 5.a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítését igazoló dokumentumok (pl. plakátról vagy tábláról, rendezvényről készített fénykép, kiadvány) egy példánya 6. A Támogatott a projekt keretében keletkezett kiadásaival szintén az előrehaladási jelentésekben (pénzügyi beszámoló részben) számol el.

Előrehaladási jelentés pénzügyi részének elemei: Fizetési kérelem első eredeti példánya, valamint egy másolati példánya Számla-összesítő első eredeti példánya, valamint egy másolati példánya számlák, egyéb számviteli bizonylatok (továbbiakban számla) első eredeti példánya, valamint egy másolati példánya a számlák ellenértékének kifizetését igazoló iratok első eredeti példánya, valamint egy másolati példánya

Előrehaladási jelentés pénzügyi részének elemei 2. a vonatkozó szerződések, megrendelők első eredeti példánya, valamint egy másolati példánya a számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (szolgáltatás esetén), átvételi igazolás (beszerzés esetén), műszaki ellenőri igazolás első eredeti példánya, valamint egy másolati példánya 50 millió forint feletti odaítélt támogatás esetén a zárójelentéssel együtt beküldött utolsó Fizetési kérelemhez a projekt vizsgálata alapján kiállított könyvvizsgálói igazolás első eredeti példánya, valamint egy másolati példánya.

Pénzügyi beszámoló mellékletét képezi a számlaösszesítő, melyhez csatolandók: számlák hitelesített másolatai megkötött szerződések másolatai kifizetéseket igazoló bantámogatóámlakivonatok másolatai kifizetéseket igazoló pénztárbizonylatok másolatai egyéb bizonylatok táblázat a projekt keretében kötött szerződésekről táblázat a monitoring időszak alatti beszerzésekről

Időközi kifizetés A projektek megvalósítása során lehetőség van a rendes féléves időszakon kívüli, időközi kifizetés kérelmezésére. Ez indokolt esetben lehetséges (ha a Támogatott a rendelkezésére álló támogatás meghatározott részét (5%) már elköltötte), és a projektgazdának kell kezdeményeznie a támogató-nál. Az időközi kifizetési kérelemhez egy rövidített tartalmú teljesítési beszámolót és a részletes pénzügyi elszámolást kell benyújtania a támogató felé, aki ebben a folyamban is a fő koordináló szervezet. Mivel a féléves jelentések kötelező érvényűek, függetlenül attól, hogy az adott projekt esetében történt-e két kifizetés között időközi kifizetés, ezért az időközi kifizetés kezdeményezése meggondolandó a szükséges plusz adminisztrációs teher miatt.

Helyszíni látogatások típusai: Helyzetfeltáró-preventív monitoring látogatás Folyamatkövető monitoring látogatás Rendkívüli monitoring látogatás Záró monitoring látogatás

Helyzetfeltáró-preventív monitoring látogatás Előzetes helyszíni szemlére akkor lehet szükség, ha a pályázat értékelése során, a döntés előtt indokolt ellenőrizni a pályázatban feltüntetett egyes adatokat, vagy meg kell győződni azok valósságáról, illetve ha a szerződéskötésnek különleges feltételei vannak, és a helyszíni szemle képes a feltüntetett adatok igazolására. A helyszíni szemlét az Értékelő Bizottság (ÉB) javaslatára a támogató végzi el, és jegyzőkönyvet készít a felmérés eredményéről. A szemle elrendelésével az ÉB az adott pályázat értékelését felfüggeszti. A pályázatot el kell utasítani, ha akár a helyszíni szemle alkalmával, akár más módon kiderül, hogy a pályázat megvalósítását a pályázat EMIR-ben történő regisztrációja előtt megkezdték, vagy ha a pályázó nem képes teljesíteni a szerződéses feltételeket.

Közbenső, folyamatkövető helyszíni látogatás A helyszíni látogatások lebonyolításával ellenőrizhető, hogy a támogatások felhasználása megfelel-e a Támogatási Szerződésben foglaltaknak, a támogatott program olyan pénzügyi és szakmai tartalommal, olyan színvonalon - például azon a helyen, abban az időben, akkora létszámú célcsoporttal - valósul-e meg, ahogyan azt a pályázatban a Támogatott vállalta, ill. ahogyan az előrehaladási jelentésben erről beszámolt.

Rendkívüli helyszíni látogatás Amennyiben a projektekről szerzett információk alapján indokolt, a monitoringban résztvevő bármely szervezet rendkívüli helyszíni látogatást kezdeményezhet. Ennek eljárásrendje megegyezik a rendes helyszíni látogatás eljárásaival.

Záró helyszíni látogatás Célja, hogy az utolsó kifizetést megelőzően kimutassa, hogy maga a támogatás felhasználásának folyamata világos, átlátható volt, a szabályoknak megfelelően ment végbe.

Helyszíni látogatás gyakorlati megvalósítása Helyszíni látogatásra a projekt időtartama alatt minimum egy alkalommal kerül sor. A projekt zárásakor pedig még egy alkalommal kötelező záró helyszíni projektlátogatást tenni. Amennyiben szükséges, sor kerülhet ezen felül rendkívüli, illetve helyzetfeltáró-preventív helyszíni látogatásra is. A helyszíni látogatások éves tervét a támogatási szerződések ütemezése alapján a ESZA készíti el, havi bontásban.

Helyszíni látogatás időpontja A helyszíni látogatások időpontját a támogató egyezteti a Támogatottekkel. A funkcionálisan elkülönülő (teljesítési-, szakmai-, pénzügyi-) helyszíni ellenőrzéseket javasolt összehangoltan lebonyolítani, ez azt jelenti, hogy az eljárásrendi monitoringot, a szakmai monitoringot és a pénzügyi ellenőrzést végző támogató munkatársai egy időben tesznek látogatást a projekt helyszínén.

A helyszíni látogatás jegyzőkönyve Az előrehaladási jelentésekhez hasonlóan szintén 3 részből áll: (A) formai (teljesítési), (B) szakmai és (C) pénzügyi rész. A jegyzőkönyvek megfelelő részeit, a funkciót ellenőrző szervezetek munkatársai készítik el, és minden jelenlévő által (beleértve a Végső Támogatottet is) a helyszínen aláírásra kerül.

Amennyiben a Támogatott nem ért egyet a jegyzőkönyvben foglaltakkal, ezt aláírásával együtt jelzi és megadott határidőn belül észrevételeket tehet. Ezután, ha a támogató úgy ítéli meg, hogy szükség van összefoglaló jelentés készítésére, akkor mindenki elkészíti a jelentés ráeső részét {(A) formai (teljesítési), (B) szakmai és (C) pénzügyi}. A támogató a teljes összefoglaló jelentést megküldi a Támogatott számára is.

Támogatott projektek ellenőrzése során a támogató, a monitoring szakértők a következő dokumentumok alapján járnak el: a Támogatási Szerződések program- és projektdokumentáció a korábbi előrehaladási jelentések (ha vannak ilyenek) a Működési Kézikönyv előírásai, különös tekintettel az elszámolható költségekre, beszerzésekre vonatkozó szabályzat, közösségi politikákkal kapcsolatos összhang megteremtése fejezetek előírásaira vonatkozó jogszabályok

Megköszönöm figyelmüket! Bolykiné Horváth Ágnes Eszterházy Károly Főiskola