2 kurzus 2o15 február 24

Az ellenőrzés fogalma Az ellenőrzés a megismert, feltárt tényeknek követelményekhez történő hasonlítására és ezek alapján a megállapított tények értékelésére, a követelményektől való eltérések okainak feltárására irányuló tevékenység. Az értékelés az ellenőrzés során megállapított tények és a kialakított követelmények egybevetését jelenti azzal a céllal, hogy ez következtetésekre adjon lehetőséget.

Az ellenőrzés fogalma( folytatás) Tényleges állapot (tények, kialakult helyzet) Követelmények (a kijelölt célok, feladatok) Összehasonlítás Értékelés Következtetés Intézkedés

Az ellenőrzés fogalma( folytatás) Az ellenőrzés keretében: - megfigyeljük a már lezajlott vagy most zajló folyamatokat, eseményeket, helyzeteket, - megállapítjuk a tényeket, a kialakult helyzetet, állapotot, - szembesítjük azokat az elérni kívánt célokkal, feladatokkal, tehát a követelményekkel, és - megállapítjuk az eltéréseket, feltárjuk azok okai.

Az ellenőrzés fogalma( folytatás) Az összehasonlítás - a megállapított tény vagy tények szembesítése, egybevetése az előre megállapított és rögzített követelményekkel, vagy a korábbi időszakok, más egységek, szervezetek tényeivel. Az összehasonlítás – vagyis a követelmények és a tények közötti eltérés megállapítása – egy módszer az értékeléshez. Az ellenőrzés és értékelés egymástól elválaszthatatlan, mert értékelni csak a követelményekhez viszonyítás, az ellenőrzés útján lehet. A felmérés vagy a tényleírás nem nevezhető, nem tekinthető ellenőrzésnek, hiszen hiányzik az egyik lényeges elem, a követelmény bemutatása.

Az ellenőrzés fogalma( folytatás) Az ellenőrzés fő célja az információszerzés (a tényhelyzetről) és a követelmények betartásának kikényszerítése. Az ellenőrzés feladata a megvizsgált tevékenység segítése, a kitűzött célok, feladatok megoldását akadályozó, korlátozó körülmények, tényezők megismerése, feltárása, megelőzése, a meghatározott céloktól való eltérés okainak kiderítése, feltárása, a megállapított hiányosságok kiküszöböléséhez, felszámolásához szükséges javaslatok kialakítása.

Az ellenőrzés fogalma( folytatás) Az ellenőrzés, a megismert tények megalapozott értékelése maga után vonhatja - a kialakult helyzet megváltoztatásához szükséges vezetői döntéseket, - a korábban hozott döntések felülvizsgálatát, módosítását, kiegészítését.

Az ellenőrzés fogalma - az ellenőrzés valamilyen cél vagy feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása céljából végzett olyan tevékenység, amely a követelményekhez viszonyított, intézkedésekre alkalmas megállapítások, állásfoglalások és javaslatok kialakításával szolgálja a vezetést, az irányítást. Az ellenőrzés ténymegállapító, összehasonlító, értékelő és javaslattevő tevékenység, amelynek három eleme van: a tényhelyzet megismerése, valamilyen követelményekhez történő viszonyítása és (ha van) az eltérések alapvető okainak feltárása. Általános képlete: -T -a tényhelyzetet, - K -a követelményeket, - E -az eltérést jelenti.

1.1. Az ellenőrzéssel kapcsolatos alapfogalmak Az ellenőrzéssel kapcsolatos alapfogalmak közé tartoznak: - az ellenőrzés célja, - az ellenőrzés tárgya, - az ellenőrzés módszere és - az ellenőrzés rendszere.

Az ellenőrzés célját az általa képviselt érdekek határozzák meg. A cél eléréséhez alkalmazott ellenőrzési módszerek annak a megállapításához nyújtanak segítséget, hogy a feltárt tényleges helyzet milyen mértékben és mennyiben felel meg az ellenőrzés által képviselt érdekeknek. Az elvégzett különféle ellenőrzések keretében képviselt érdekek lehetnek: tulajdonosi érdekek hatósági érdekek (közérdekek).

A tulajdonosi érdekekből végzett ellenőrzés kiterjed a tevékenység egészére. Az állami tulajdonban lévő szervezeteknél, vállalatoknál, intézményeknél az állam tulajdonosként az össztevékenységben és annak eredményességében, hatékonyságában érdekelt, az ellenőrzés ezt szolgálja. A gazdasági társaságoknál (rt., kft., stb.) és a szövetkezeteknél ugyanez értelemszerűen egy szűkebb közösség, a részvényesek, a tagok, a tagság tulajdonosi érdekeinek képviseletében végzett ellenőrzés. A magántulajdon esetében nyilvánul meg legmarkánsabban és legközvetlenebbül a tulajdonosi érdek, s a tulajdon leghatékonyabb működtetése és védelme az ellenőrzés útján.

A hatósági, közérdekek képviseletében végzett ellenőrzés a vállalkozások, szervezetek, valamint az állampolgárok olyan tevékenységére, magatartására terjed ki, amelyet törvények, más jogszabályok, kötelező erejű állami előírások szabályoznak, tartalmaznak. A hatósági ellenőrzés mindig valamilyen konkrét jogszabályi előírás megtartásának vizsgálatával foglalkozik. A hatósági ellenőrzések köre az érvényes állami szabályozások terjedelmétől, tartalmától függ. (A hatósági ellenőrzéseket szokás törvényességi ellenőrzésnek nevezni.)

Az ellenőrzés tárgya valamilyen emberi tevékenység, cselekmény, magatartás, illetve valamely magatartás- vagy cselekménysorozat, esetleg egyes embercsoportok össztevékenységének értékelése.

Az egyes gépek, berendezések, stb Az egyes gépek, berendezések, stb. működésének ellenőrzése mögött emberi tevékenység húzódik meg. Az ellenőrzés tárgya lehet valamilyen természeti törvény, esemény vagy annak következménye is. A természeti csapás (jégverés, árvíz, földrengés, stb.) hatásait, megelőzését felmérő ellenőrzés.

Az ellenőrzés módszerét az ellenőrzés közelebbi célja és tárgya határozza meg. A módszerek rendkívül változatosak lehetnek. Alapvető követelmény bármely megállapítással szemben, hogy az alkalmazott módszer mindig biztosítsa a tárgyszerűséget, a valósághű képet, a valóságos helyzet feltárását. E követelmények betartása vezethet el a valóban helyes vezetői döntésekhez és nem csorbíthatja az ellenőrzöttek jogait sem.

Az ellenőrzési rendszer a tulajdonformáktól és a tulajdonviszonyoktól függ. A rendszer alatt az ellenőrzések megszervezésének és megvalósításának olyan intézményesítését kell érteni, ahol a képviselt érdekek védelmében a rendszer alkotóelemei egészként fogják át az ellenőrzés tárgyát. Minden ország ellenőrzési rendszere e viszonyok függvényében alakul ki.

Az állami ellenőrzés feladatai az egyes államhatalmi és államigazgatási szervek között meghatározott szervezési elvek alapján oszlanak meg. Egy ország ellenőrzési rendszerében tartoznak a gazdasági társaságok, a magántulajdonban lévő vállalkozások, az alapítványok és más nem állami szervek keretein belül működő belső ellenőrzések is.

1.2. Az ellenőrzés általános jellemzői Az ellenőrzés általános jellemzői az ellenőrzés alapelveiben, működési elveiben jutnak kifejezésre. Ezeket részleteiben az ellenőrzéssel szemben támasztott alapkövetelmények tartalmazzák, amelyek az ellenőrzési feladatok eredményes elvégzésének biztosítékai.

Az ellenőrzéssel szemben támasztott általánosítható követelmények, az ellenőrzés alapelvei : Teljesség: az ellenőrzési rendszer lefedi a nemzetgazdaság egészét - ezen belül különösen érvényesül a „közpénz ne maradjon ellenőrizetlenül” követelmény -, összességében képes ellátni valamennyi érdek képviseletét, védelmét.

Az ellenőrzés alapelvei(folytatás) Rendszeresség-tervszerűség: az ellenőrzéseket meghatározott rendben és időszakonként visszatérően végzik, melyet tervben rögzítenek. Folytonosság-hézagmentesség: az ellenőrzésre kerülő időszakok folyamatosan, kihagyás nélkül követik egymást, azaz minden soron következő ellenőrzés az előző ellenőrzéstől eltelt időszakra terjed ki.

Az ellenőrzés alapelvei(folytatás) Törvényesség: az ellenőrzést végzőknek és az ellenőrzötteknek be kell tartaniuk a jogokat, kötelezettségeket meghatározó jogszabályi előírásokat, normákat. Ésszerűség: az ellenőrzés körének, konkrét témájának helyes megválasztását, az ellenőrző szervezetek közötti megfelelő munkamegosztás igényét jelenti.

Az ellenőrzés alapelvei(folytatás) Megalapozottság: az ellenőrzési megállapításoknak megdönthetetlennek és objektívnek (valóságosnak és bizonyítottnak), a következtetéseknek a realitásokhoz igazodóknak (alátámasztottaknak) kell lenniük. Függetlenség: az ellenőrzést végzők az általuk képviselt érdek érvényesítésében (védelmében) befolyástól mentesen járnak el.

Az ellenőrzés alapelvei(folytatás) Hatékonyság: kifejezi, hogy mennyire eredményes az ellenőrzés a hibák, szabálytalanságok, mulasztások stb. feltárásában, okainak, felelőseinek megállapításában, a kapcsolatos intézkedések megtételében, a tapasztalatainak hasznosulása révén.

1.3. Az ellenőrzés fajtái, típusai, csoportosítása Az ellenőrzésnek különböző fajtái, típusai alakultak ki, amelyek mindegyike sajátos, a többitől eltérő vonásokat mutat, különféle szempontok, szerint csoportosíthatók. Ezek az ellenőrzési fajták együttesen összefüggő rendszert (csoportot) alkotnak.

1.3.1. Az ellenőrzés időpontja Az ellenőrzés időpontja (az időtényező) szerint lehet: előzetes, egyidejű, utólagos ellenőrzés.

Az előzetes ellenőrzés megelőzi valamilyen esemény megtörténtét vagy a rendelkezések kiadását, a hozott döntés végrehajtását. Az ilyen ellenőrzések arra irányulnak, hogy előzetesen felmérhető legyen a végrehajtás várható hatása, megalapozottsága. Mód nyílhat a döntés vagy rendelkezés esetleges pontosítására, felülvizsgálatára, a lehetséges hibák elkerülésére, megelőzésére. (Például, egy beruházás előkészítésének vizsgálata vagy a költségvetés tervezetének felülvizsgálata).

Az egyidejű (menetközbeni) ellenőrzés a végrehajtással párhuzamosan azonos időben történik. Az ilyen ellenőrzések azt szolgálják, hogy folyamatosan feltáruljanak a végrehajtásban tapasztalható akadályok, eltérések és legyen még idő intézkedni a végrehajtás helyes, a döntéssel összhangban álló pályára terelésére, az ellenőrzött tevékenység, a végrehajtás módosítására. (Például, termelés közbeni minőség ellenőrzés, a bérszámfejtés menet közbeni ellenőrzése).

Az utólagos ellenőrzés a gazdasági esemény, a cselekmény, a folyamat lezárulása, befejezése, stb. után történik. Az ellenőrzések túlnyomó többsége ilyen jellegű. Bármely ellenőrzés egyszerre ölthet előzetes és menetközbeni, vagy egyidejű és ugyanakkor egyes kérdésekben utólagos jelleget, vagyis időben ilyen élesen egymástól nem mindig határolhatóak el.

1.3.2. Az ellenőrzéssel szemben támasztott követelmény Az ellenőrzéssel szemben támasztott követelmény alapján megkülönbözetünk: - szabályszerűségre - teljesítményre irányuló ellenőrzést. A szabályszerűségi ellenőrzés az ellenőrzés tárgya szabályozottságának, továbbá a rá vonatkozó szabályok (jogszabályok, szabályzatok előírásai) betartásának vizsgálata.

A teljesítményellenőrzés alapvető célja, hogy a vizsgált szervezet feladatainak megvalósításához felhasznált forrást, a gazdaságossági, a hatékonysági, az eredményességi követelmények érvényesítésének összefüggő rendszerében ellenőrizze, minősítse. (például, az anyaggazdálkodás értékelése, a piackutatás vizsgálata)

1.3.3. Az ellenőrzés tartalma Az ellenőrzés tartalma alapján lehet pénzügyi-gazdasági, illetve szakmai. A pénzügyi-gazdasági ellenőrzés a cégeknél azt vizsgálja, hogy e szervek a működésük, az alapfeladataik ellátása keretében takarékosan, racionálisan és célszerűen, illetve eredményt (nyereséget) elérve gazdálkodtak-e. A pénzügyi-gazdasági ellenőrzések általában kiterjednek a gazdálkodás hatékonyságára, a rendelkezésre álló munkaerő, a tárgyiasult és a pénzeszközök (beleértve a támogatásokat) ésszerű és megfelelő felhasználásának vizsgálatára. A pénzügyi-gazdasági ellenőrzés érinthet tulajdonosi és hatósági érdekeket.

A szakmai ellenőrzések túlnyomó részt valamilyen naturális követelményt kérnek számon (például szabványt, minőséget, építészeti, egészségügyi, tűzvédelmi, stb. követelményt).

1.3.4. Az ellenőrzések tárgya, terjedelme Az ellenőrzések tárgya, terjedelme alapján megkülönböztethetünk: célellenőrzést (célvizsgálatot), témaellenőrzést (témavizsgálatot), átfogó ellenőrzést és utóvizsgálatot.

A célellenőrzés valamilyen részfeladat végrehajtásának, konkrét egyedi témának, egy konkrét kérdésnek, eseménynek a megvizsgálása egyetlen szervezeti egységnél vagy szervezetnél (például egy pénztár ellenőrzése, egy kár okainak kivizsgálása).

A témaellenőrzés azonos tartalmú, azonos jellegű feladat végrehajtásának egyidejű vizsgálata több szervezeti egységnél vagy szervezetnél, általánosítható következtetések levonása érdekében (például a munkafegyelem ellenőrzése több munkahelyen, a szezon végi leértékelés ellenőrzése több üzletben).

Az átfogó ellenőrzés (komplex ellenőrzés) felöleli az adott ellenőrzés hatáskörébe tartozó terület, szervezet és tevékenység egészét, azt teljes körűen és összefüggéseiben vizsgálja, elemzi, értékeli. Teljes képet alkot a vizsgált tevékenységről vagy szervezetről, a szervezet működéséről, az ott végzett munkáról. Az ilyen ellenőrzésekre gyakran az a jellemző, hogy a végrehajtásban különféle képzettségű szakemberek vesznek részt és összefüggéseiben, komplexen értékelik a szervezet szakmai, gazdasági és egyéb tevékenységét.

Az utóellenőrzés- előzőleg végrehajtott ellenőrzés megállapításai, javaslatai alapján hozott intézkedések teljesítésének és azok hatásának vizsgálatát jelenti.

1.3.5. Az ellenőrzés megbízója Az ellenőrzés megbízója alapján lehet külső belső ellenőrzés.

Külső ellenőrzésről beszélünk, ha a hatósági ellenőrzés feladatait végrehajtó szervezetek az ellenőrzés tárgyát képező szervezetektől, személyektől függetlenek. E szervek külső ellenőrzést végeznek, mert az ellenőrzést végző személyek az ellenőrzött szervekkel vagy személyekkel nem állnak munka- vagy egyéb megbízásos viszonyban

Belső ellenőrzés- ha az ellenőrzést az állami vagy társadalmi szervezetek, egyesületek, különféle gazdasági társaságok, magánvállalkozók keretein belül kezdeményezik és végzik. A belső ellenőrzést végző személyek rendszerint az ellenőrzött szervekkel állnak munka- vagy szerződéses, megbízásos viszonyban. A belső ellenőrzés az adott szervezet érdekeinek képviseletében folyik és éppen az általa képviselt érdek különíti el az állami érdekeket megtestesítő külső ellenőrzéstől.

1.3.6. Az ellenőrzés gyakorisága Az ellenőrzés gyakorisága szerint lehet: egyszeri, esetenkénti, időszakos, folyamatos, állandó.

Az egyszeri, esetenkénti ellenőrzés valamely meghatározott ügyben alkalomszerűen folytatott, valamilyen konkrét feladat végrehajtásával foglalkozó, általában nem ismétlődő, eseti ellenőrzés (például egy konkrét beruházás, vagy felújítás végrehajtásának a vizsgálata).

Az időszakos ellenőrzés a rendszeresen visszatérő, ismétlődő, azonos vagy hasonló tevékenység, feladat végrehajtásával foglalkozó vizsgálat (például pénztár ellenőrzés, adóellenőrzés). A folyamatos, állandó ellenőrzés egyes műveletek, folyamatok, tevékenységek megszakítás nélküli, szakadatlan ellenőrzése (a tevékenységek folyamatába épített ellenőrzések például a számla felülvizsgálat, a gyártásközi minőségellenőrzés).

1.3.7. Az ellenőrzés részletessége Az ellenőrzés részletessége szerint lehet: tételes (teljes körű), próbaszerű és mintavételes

Tételes vagy teljes körű az ellenőrzés, amikor a vizsgálathoz tartozó valamennyi tárgy, művelet, esemény, bizonylat, stb. megvizsgálásra, számbavételre kerül (például a készpénzállomány ellenőrzésekor, a leltározáskor, stb.).

Próbaszerű ellenőrzéskor a rendelkezésre álló okmányok, bizonylatok, események, tárgyak, tények egy részét teszik vizsgálat tárgyává. A próbaszerű ellenőrzésnél (szúrópróbaszerű ellenőrzés) a kiválasztás lehet véletlenszerű, vagy valamilyen ismérv alapján.

Mintavételes ellenőrzés esetében a vizsgálat alá kerülő mennyiségből egy kis részt (mintát) vesznek, azt tételesen megvizsgálják és annak alapján tesznek az egészre vonatkoztatható következtetéseket (például ételminta, anyagminta, bizonylatokból egy heti, havi forgalom vizsgálata).

1.3.8. Az ellenőrzés módszere Az ellenőrzés módszerét tekintve lehet: találkozó (kapcsolódó) összefüggésekre alapozott.

Találkozó (kapcsolódó) ellenőrzés- egy bizonylat, okmány vagy annak egyes részei, adatainak hitelessége, helyessége az okmányt, bizonylatot kibocsátó szervezetnél (vállalkozásnál, intézményénél, stb.), részlegnél található példány (tőpéldány, másolat) alapján egyeztethető, ellenőrizhető. Összefüggésekre alapozott ellenőrzés a különböző bizonylatokon, okmányokon található adatok, információk egybevetéséből, összehasonlításából, elemző vizsgálatából indul ki. (például, a minőségi ellenőrzés szigorának és a minőségnek az összefüggése, a szakmai képzettség színvonalának és a minőségnek az összefüggése).

1.3.9. Az ellenőrzés szervezése Az ellenőrzés szervezése szerint lehet horizontális vertikális ellenőrzés.

A horizontális ellenőrzés - megközelítően azonos szervezetek működését azonos vagy közel azonos időpontban, egyidejűleg vizsgálják. Ilyen jellegű vizsgálat lehet a felügyeleti költségvetési ellenőrzésnél, amikor az ágazat intézményeinek teljes körét érintően kívánnak összegző értékelést kapni. Vertikális az ellenőrzés, ha valamely gazdasági folyamatban egymást követő fázisokat ellátó szervezeteket, szervezeti egységeket együttesen vagy közel azonos időpontban vizsgálnak. A vertikális ellenőrzés az adott folyamatról ad keresztmetszetet (például, a termelési folyamat egymást követő részeinek vizsgálata).

1.3.10. Az ellenőrzések sajátos formái Az ellenőrzések alábbi sajátos formáit különböztetjük meg: az elővizsgálat, az önellenőrzés, a próbavizsgálat, a kiegészítő ellenőrzés.

Az elővizsgálat az ellenőrzés előkészítő szakaszában a cél és feladat meghatározása céljából a helyszínen végzett információ- és adatgyűjtés, értékelés. Az önellenőrzés a munkafolyamatba épített ellenőrzés egyik formája. Jellemzője, hogy a tevékenységet, illetve ellenőrzést ugyanaz végzi. Önellenőrzés a gazdálkodó szervezeteknek (adóalanyoknak) számviteli nyilvántartásaik, beszámolójuk utólagos helyesbítésére - elsősorban adózási tevékenységükhöz kapcsolódóan - végzett kontrollja.

A próbavizsgálat célja az ellenőrzés programjának tesztelése az ellenőrzés előkészítésének időszakában, melynek eredménye alapján megítélhető az ellenőrzés céljának, terjedelmének, módszerének helyes megválasztása és eredménye alapján elvégezhető a szükséges korrekció. Kiegészítő vizsgálatra akkor kerül sor, ha az alapellenőrzés megállapításai a vizsgálattal érintett szervezet észrevétele alapján felülvizsgálatra szorul, és szükségessé válik a tényállás tisztázása.

1.4. Az ellenőrzés szabályozottsága Az ellenőri szervezetek hatás- és feladatkörét, az eljárási kérdéseket jogszabályok (alkotmány, törvények, kormányrendeletek, stb.) és azok keretei között – gyakran a fő tartalmát, a szabályozás módját meghatározó előírások szerint készítendő – belső szabályzatok, útmutatók határolják körül.

Nemzetközi ellenőrzési szabványok Alkotmány Törvények Jogszabályok Nemzetközi ellenőrzési szabványok Alkotmány Törvények Kormányrendeletek Miniszteri rendeletek Önkormányzati rendeletek Az állami irányítás egyéb jogi eszközei Országgyűlési határozatok Kormányhatározatok Miniszteri utasítások Belső szabályzatok Szervezeti és működési szabályzat Ügyrend Ellenőrzési szabályzat Munkaköri leírások Egyéb belső szabályzatok Útmutatások Útmutatók Kézikönyvek Hazai ellenőrzési szabványok

A belső szabályozás részeként az ellenőrzési kötelezettséget, az ellenőri szervezet jogállását, feladatait, eljárási szabályait, a vezetői és munkafolyamatba épített ellenőrzés ellátásának rendjét a szervezeti és működési szabályzatban kell előírni, A részletes szabályokat a belső ellenőrzési szabályzat, valamint a munkaköri leírások tartalmazzák.

Az ellenőrzéssel kapcsolatos teendők részletes meghatározása történhet külön ellenőrzési szabályzatban is. Az ellenőrzési szabályzat előírásainak összhangban kell lennie a szervezet más belső szabályaival is. Készítése nem váltja ki, nem helyettesítheti az ellenőrzéssel kapcsolatos szervezeti és működési szabályzatban, a munkaköri leírásokban való szabályozás követelményét.