Európai uniós tagállami tapasztalatok az AEO monitoring területén Porteleki Kornélia NAV KH Vám Főosztály 2014. június 24. 2017.04.07. 2017.04.07. 1

Előadás vázlata AEO kapcsolattartók találkozója Monitoring tevékenység általános bemutatása Szabályrendszere Gazdálkodók joga és kötelezettsége Vámhatóság joga és kötelezettsége Tagállamok tapasztalatai az AEO monitoring területén : A tevékenység tervezése A tevékenység nemzeti szabályozottsága Kommunikáció A tevékenység dokumentálása Együttműködés más tagállamokkal Együttműködés más hatóságokkal Tematika ismertetése – dia alapján 2017.04.07. 2017.04.07. 2

AEO kapcsolattartók találkozója – tagállami tapasztalatok Európai Bizottság → Főigazgatóságok (DG) és Szolgálatok → DG TAXUD Commission's Taxation and Customs Union Directorate-General AEO Network Meeting Negyedévente AEO kapcsolattartók (tagállamok vámigazgatásának delegáltjai) Célja: Az ülésen a mindennapi gyakorlati tapasztalatok, metodikák, felmerülő problémák kerülnek megvitatásra, illetve a legjobb gyakorlatok ismertetésre, melyek ismerete szükséges és elengedhetetlen az AEO eljárások során. Európai Bizottság Az Európai Bizottság az Európai Unió egyik legfontosabb intézménye. Az EU egészének érdekeit képviseli és támogatja. Új európai jogszabályokra vonatkozó javaslatokat szövegez. Az uniós politikák végrehajtásával és az uniós források elköltésével kapcsolatos mindennapi feladatokat irányítja. Az Európai Bizottság tevékenysége nagyon sok párhuzamot mutat a nemzeti kormányok végrehajtó testületével, de csak korlátozottan rendelkezik végrehajtó és döntéshozó feladatokkal. A Bizottság napi működéséről a Bizottság személyzetének tagjai gondoskodnak, akik főigazgatóságoknak nevezett szervezeti egységek keretén belül dolgoznak.Tehát a Bizottság úgynevezett főigazgatóságokból és szolgálatokból áll, amelyek tevékenységi körük szerinti csoportosításban szerveződtek. DG TAXUD: A jelenleg működő 33 Főigazgatóság egyike, az Adóügyi és Vámuniós Főigazgatóság (Commission's Taxation and Customs Union Directorate-General), azaz a DG TAXUD. AEO Network Meeting: A találkozókra negyedévente kerül sor. A résztvevők az AEO kapcsolattartó személyek. A találkozók célja: a mindennapi gyakorlati tapasztalatok, metodikák, felmerülő problémák megvitatása, illetve a legjobb gyakorlatok ismertetése, melyek ismerete szükséges és elengedhetetlen az AEO eljárások során. AEO Network Meeting 2017.04.07. 2017.04.07. 3

Monitoring tevékenység általános bemutatása Kettős tartalom 1.) monitoring a gazdálkodó részéről 2.) monitoring a vámhatóság részéről Cél: nyomonkövetés, folyamatos tevékenység Jogi háttere: VK-VHR 14w. cikkének (1) bekezdése VK-VHR 14q. cikkének (4) bekezdése AEO Iránymutatások Mielőtt ismertetném a tagállamok monitoring során alkalmazott eljárásaikat, a tevékenység során szerzett tapasztalataikat, szükségesnek éreztem a monitoring tevékenység bemutatást. Ezáltal jobban átláthatóság és érthetőbbé téve az egyes tagállamok gyakorlatát. A monitoring tevékenység kettős tartalommal bír. Egyrészt a gazdálkodó köteles jelezni a végbement és releváns változásokat a vámhatóság felé. Másrészt a vámhatóságok kötelezettsége abban nyilvánul meg, hogy felügyeli az AEO által teljesítendő feltételeknek és kritériumoknak való megfelelést. Mindkét tevékenység célja a folyamatok nyomonkövetése, a folyamatos tevékenység AEO feltételrendszerekkel összhangba lévő biztosítása. Ennek a nyomonkövetésnek a hátterét a Közösségi Vámkódex végrehajtásáról szóló 2454/93/EGK bizottsági rendelet 14w. cikkének (1) bekezdése, valamint a VK-VHR 14q. cikkének (4) bekezdése biztosítja. Illetve ezt egészítik ki Uniós szinten az AEO Iránymutatások. Ezt ún. puha jognak nevezzük, amely azt jelenti, hogy ezeknek a végrehajtása és alkalmazása nem kötelező, azonban ajánlott a tagállamok és az Uniós polgárok számára, azonban figyelembevétele elősegíti az egységes jogalkalmazást. A fent nevezett jogi háttérre támaszkodva az elkövetkezendő két diában részletesen is ismertetem, hogy mit is takar valójában a monitoring kettős tartalma. Monitoring tevékenység 2.év 2017.04.07. 2017.04.07. 4

Monitoring tevékenység általános bemutatása - Gazdálkodók joga és kötelezettsége GAZDÁLKODÓI OLDAL: rendszeres monitoring elsődleges felelőse belső ellenőrzési rendszerek része folyamatait, kockázatait és rendszereit ismernie kell → azonosítani tudja a végbemenő változásokat értesíteni kell a vámhatóságot a változásokról tudatosság növelése a vámhatóság segítségével: AEO-tanúsítvány kiállítása után írásos döntés, emlékeztető e-mail küldése, „figyelmeztető” e-mail küldése (be nem jelentett, feltárt változás esetén), rendszeresen „emlékeztető” - rövid kérdőív formájában GAZDÁLKODÓI OLDAL: A rendszeres monitoring a gazdálkodó elsődleges felelőssége. A monitoringnak a belső ellenőrzési rendszerek részét kell képeznie. A gazdálkodónak képesnek kell lennie a monitoring módjának és az eredményeknek a bemutatására. A gazdálkodónak át kell tekintenie folyamatait, kockázatait és rendszereit, hogy azonosítani tudja műveleteinek jelentős változásait. A vámhatóságokat értesíteni kell a változásokról. Változás lehet: a kérelem vagy a kötelező mellékletek adataival kapcsolatos változások (pl. jogállás, üzleti név stb.) a vállalat természetével és felépítésével kapcsolatos változások jelentős változások a pénzügyi helyzetben; vámügyi hibák és jelentősebb biztonsági incidensek jelentése; a kritériumok teljesítésének elmulasztására utaló jelek jelentése. Annak biztosítására, hogy az AEO-k tudatában legyenek ennek a kötelezettségnek, a vámhatóság például a következőket teheti meg: az AEO számára az AEO-tanúsítvány kiállítása után megküldött írásos döntésben, e-mail üzenetet küld az AEO-ügyekért felelős vállalati kapcsolattartó személy számára, ha a kiállító vámhatóság tisztviselői be nem jelentett változást fedeznek fel „figyelmeztető” e-mailt küld rendszeresen (pl. évente) „emlékeztetőt” küld rövid kérdőív formájában Monitoring tevékenység 2.év 2017.04.07.

Monitoring tevékenység általános bemutatása - Vámhatóság joga és kötelezettsége VÁMHATÓSÁGI OLDAL: „A vámhatóságok felügyelik az engedélyezett gazdálkodó által teljesítendő feltételeknek és kritériumoknak való megfelelést.” tanúsítvány érvényességi ideje nem korlátozott → rendszeres értékelés!!! következőket kell figyelembe venni: az audit eredményei korai figyelmeztető jelzések, információforrása: szúrópróbaszerű ellenőrzés; az árukra vonatkozóan elvégzett fizikai vizsgálatok; a belső vámadatbázisok információi; egyéb ellenőrzések, a cég magatartásában vagy kereskedelmi gyakorlatában bekövetkező változások kiértékelése. kockázatmonitoring A beütemezendő tevékenységek alapja a kockázatelemzés VÁMHATÓSÁGI OLDAL: A VK-VHR 14q. cikkének (4) bekezdése megállapítja, hogy „A vámhatóságok felügyelik az engedélyezett gazdálkodó által teljesítendő feltételeknek és kritériumoknak való megfelelést.” Figyelembe véve, hogy az AEO-tanúsítvány érvényességi ideje nem korlátozott, nagy jelentőséggel bír az engedélyezett gazdálkodói státuszra vonatkozó kritériumok és feltételek rendszeres értékelése. Függetlenül attól, hogy a vámhatóságok hogyan szervezik meg a monitoringot (külön terv vagy a végső jelentés része), a következőket kell figyelembe venni: az audit eredményei korai figyelmeztető jelzések: A vámhatóságok különböző módokon szerezhetnek be: az AEO nyilatkozatainak szúrópróbaszerű ellenőrzése; az árukra vonatkozóan elvégzett fizikai vizsgálatok; a belső vámadatbázisokban rendelkezésre álló információk elemzése; az AEO-monitoringon vagy az újraértékelési auditokon kívüli ellenőrzések a cég magatartásában vagy kereskedelmi gyakorlatában megfigyelt változások kiértékelése kockázatmonitoring – az új kockázatokat vagy az új helyzeteket monitoring útján értékelni kell. Azaz beütemezendő monitoring tevékenységeknek a különböző szakaszokban végzett kockázatelemzéseken kell alapulniuk (a státusz odaítélése előtti vizsgálatok, a megadott engedély kezelése stb.). Monitoring tevékenység 2.év 2017.04.07.

Tagállamok tapasztalatai az AEO monitoring területén – A tevékenység tervezése Tervezett tevékenység: a.) Formális (monitoring/ ellenőrzési terv) b.) Egyéb (CY, DE, DK, LT, LU) Monitoring tevékenység kezdete, időzítése: Közvetlenül a tanúsítvány kiadása után Meghatározott időközönként (1-3 évente) – (CY, DK, LT, LU) Információ forrása: audit során (leggyakoribb) gazdálkodó szolgáltatja hatóság tárja fel Tevékenységek kockázatok újbóli értékelése, terv felülvizsgálata A monitoring tevékenység az esetek többségében monitoring tervhez, ellenőrzési programhoz kötött tevékenység, mindössze 5 tagállam (CY, DE, DK, LT, LU) nem készít formális tervet. Azokban az esetekben ahol sor kerül formális terv összeállítására, az rendszerint már a tanúsítvány kiadásakor elkészül. A monitoring tevékenységhez szükséges információ – a tagállamok jelzése alapján – javarészt az audit során szerzett információból, ismeretekből származik. Továbbá a szükséges információt szolgáltathatja a gazdálkodó, amennyiben rendszereiben olyan releváns változást érzékel, amely a tanúsítvány szempontjából jelentőséggel bírhat. Valamint a hatóság is ,egyéb ellenőrzése során, feltárhatja ezen változásokat. Minden tagállam esetében sor kerül a 1-3 évente az AEO tanúsítvánnyal rendelkező gazdálkodók esetében monitoring tevékenységre, amely megnyilvánulhat akár a helyszíni ellenőrzésben ill. iratok bekérésben is. További általános gyakorlat, hogy a tagállamok az újonnan feltárt, valamint a gazdálkodó által a hatóság rendelkezésére bocsátott információk birtokában – természetesen a kapott információ kockázati szintjének megfelelően – felülvizsgálják a formális monitoring tervet, ill. informális monitoring programot. Monitoring tervezése 2017.04.07. 2017.04.07. 7

Tagállamok tapasztalatai az AEO monitoring területén – A tevékenység nemzeti szabályozottsága Monitoring tevékenység minden tagállamban belső rendelkezések által is szabályozott tevékenység Szervezeti megoldások: Monitoring koordinálásra külön szervezeti egység A tanúsítványt kiadó hivatal koordinál Informatikai támogatottság: Központosított adatbázisok Kockázatelemzési profilok Folyamatmenedzsment Az AEO kapcsolattartók találkozóján elhangzottak alapján a Bizottság üdvözítőnek ítélte meg, hogy tagállamok mindegyikében van olyan belső szabályozás, amely foglalkozik a monitoring tevékenységgel. Sok esetben külön osztály került felállításra ezen feladat ellátására, amelyet az esetek többségében saját IT rendszer támogat. Az informatikai rendszerek rendszerint olyan adatbázisok, amelyek tartalmazzák a gazdálkodó vámmal kapcsolatos „teljes” tevékenységét. Ezen rendszerek elsődleges célja a monitoringot támogató folyamatmenedzsment, valamint a gazdálkodókra vonatkozó kockázatelemzési profilok kialakítása. Továbbá azon esetekben, ahol nem került „kiszervezésre” a monitoring koordinálása, ott tagállami gyakorlat szerint a tanúsítványt kibocsátó hivatal kíséri figyelemmel a gazdálkodó tevékenységét. Nemzeti szabályzók 2017.04.07. 8

Tagállamok tapasztalatai az AEO monitoring területén – Kommunikáció AEO-k tudatosságának növelése, figyelemfelhívás (minden tagállamban) Hatóság támogató eszközei: -- információk az interneten; -- figyelemfelhívás már tanúsítványba beépítve; -- meghatározott időközönként jelentések Visszajelzések változó intenzitással, eredménnyel (kétirányú közvetlen szerves kommunikáció ↔ visszacsatolás teljes hiánya) Változásjelzések, jelentések tartalma hasonló A Bizottság ajánlásként fogalmazta meg, hogy folyamatos együttműködés, párbeszéd szükséges a tanúsítvány birtokló gazdálkodóval, ennek elsődleges célja az AEO-k tudatosságának növelése. Hiszen a monitoring tevékenység nem csak a vámhatóság számára generál feladatokat, hanem - , mint már korábban is említettem - a gazdálkodók számára is egyfajta bejelentési kötelezettséget állít. Ezen kötelezettség megvalósulását támogató eszközök a tagállamok többségében az alábbiak szerint kerültek ismertetésre: -- szükséges információk közzététele az interneten; -- figyelemfelhívás már tanúsítványba beépítve; -- meghatározott időközönként jelentések a gazdálkodó felé (pl: figyelemfelhívó e-mailek küldése). Ezen gyakorlat lehetőséget és információt kínál a gazdálkodó számára, hogy melyek azok az esetek amikor szükséges a visszajelzésük. (pl: ilyen eset, amikor a gazdálkodó székhelyet vált, vagy a vezető tisztségviselők között történik személyi változás). Mindössze néhány tagállam jelezte, hogy problémát tapasztalt a fent említett információ szolgáltatása esetében, azaz amikor a gazdálkodónak jeleznie kellett volna a változást mégis elmulasztotta. Azonban a visszajelzések változó intenzitással, eredménnyel valósulnak meg (terjedelme valahol a kétirányú közvetlen szerves kommunikáció és a visszacsatolás teljes hiánya között helyezkedik el). ( Ezt a gyakorlatot támasztja alá az ír gyakorlat is, akik jelezték, hogy a tapasztalataik alapján az AEO-knak nem okoz gondot a fent említett információk jelzése. Ezáltal egy működő és élő kapcsolat alakult ki közöttük. A gazdálkodók a negatív következményektől való félelem nélkül jelzik a problémáikat, illetve a saját belső tevékenységük során feltárt hiányosságokat. Ebből kifolyólag magát az együttműködésüket és a monitoringot is kívánatosnak és működőképesnek ítélik meg.) Kommunikáció 2017.04.07. 2017.04.07. 9

Tagállamok tapasztalatai az AEO monitoring területén – A tevékenység dokumentálása A tagállamok mindegyikében valamilyen formában rögzítik a monitoring tevékenységet A tevékenység rögzítése történhet: Kötelező alakiságot előíró formában: Jegyzőkönyv Végzés, határozat Kötelező alakiság mellőzése mellett: IT rendszerben rögzítés - folyamatszemlélet Egyéb (pl: SK – ellenőrzési lista kitöltése) Gyakorlatban a fent említett variációk kombinálása Gazdálkodók értesítése: esetek többségében sor kerül rá, tevékenység lezárását követően, általában hivatalos levél formájában. A tagállami gyakorlatok ismertetése egyértelműen rávilágítottak arra, hogy az összes tagállamban valamilyen formában rögzítik a monitoring tevékenységet. A válaszok alapján két alapvető csoportot lehet elkülöníteni. Az egyik ilyen forma, amely kötelező alakiságot ír elő a hatóság számára, tehát ezen tevékenység összegzéseként a hatóság végzést, határozatot hoz, illetve egyes tagállamokban a vámhatóság jegyzőkönyvben rögzíti az eljárási cselekményeket. Másik esetben a tevékenység rögzítésre kerül a hatóság IT rendszerben, amely annak folyamatszemlélete révén átláthatóvá teszik a vizsgálatokat és azok eredményeit. Emellett egyéb tagállami gyakorlatok is szolgálhatják a monitoring tevékenység rögzítését. (Úgy mint pl. a Szlovákiában az ellenőrzési lista kitöltése, amely mintegy támogatást nyújt a monitoring esetében esetlegesen előforduló helyszíni vizsgálathoz.) A tagállami gyakorlatban a fent említett variációk kombinálása a legelterjedtebb. A monitoring tevékenységről a gazdálkodót: az esetek többségében, a tevékenység lezárását követően, általában hivatalos levél formájában értesítik. Dokumentáció 2017.04.07.

Tagállamok tapasztalatai az AEO monitoring területén – együttműködés más tagállamokkal Lehetséges esetei például: Fióktelep önálló kérelme Vezető tisztségviselő más tagállam állampolgára Releváns vámtevékenység más tagállamban Tagállamonként eltérő tapasztalatok: egyáltalán nem jellemző (tagállamok többségében) mindössze 2-3 esetben ált. fiókvállalatok önálló, külön kérelme Kapcsolatok további mélyítése indokolt A monitoring során is elvileg adott a lehetőség, hogy amennyiben a hatékony nyomonkövetéshez szükséges információ más tagállamban áll rendelkezésre, megkereséssel élhessen a hatóság az illetékes más tagállami hatóság felé. Ennek esetei lehetnek a teljesség igénye nélkül az alábbiak: Fióktelep önálló kérelme Vezető tisztségviselő más tagállam állampolgára Releváns vámtevékenység más tagállamban. Azonban a találkozón (AEO Netwok Meeting-en) szolgáltatott információk alapján egyértelműen kiderült, hogy a tagállamok többsége nem él ezzel a lehetőséggel. Mindössze 2-3 ilyen eset fordult elő a gyakorlatban és ez is többségében a fiókvállalatok önálló kérelméhez köthető. Ebből a szempontból a Bizottság javaslatként fogalmazta meg, hogy ezen a területen a kapcsolatok további mélyítése indokolt. Együttműködés más tagállamokkal 2017.04.07. 2017.04.07. 11

Együttműködés más hatóságokkal Tagállamok tapasztalatai az AEO monitoring területén – együttműködés más hatóságokkal Tagállamonként eltérő tapasztalatok: nem jellemző (tagállamok többségében) információcsere a fiskális tevékenység koordinálásáért felelős hatósággal (DK, ES, FI, IT, PL, SI) információcsere bűnügyi ággal(FI, UK, IT, PL) előkészületben légügyi hatóságokkal Kapcsolatok további mélyítése indokolt Végezetül a Bizottság bemutatta, hogy a monitoring során a tagállamok többségében eseti jelleggel, sor kerül más illetékes hatóságokkal való együttműködésre. Azonban ezen gyakorlat sem tekinthető számottevőnek. Ennek az együttműködésnek kiemelt részét képezi — az AEO-RA/KC tevékenység összehangolása miatt — a légügyi hatóságokkal való kapcsolatfelvétel, valamint az információcsere elmélyítése. Természetesen ez nem zárja ki, hogy más további hatóságok is megkeresésre kerüljenek ezen tevékenység ellátása során. Ezek az esetek többsége a gyakorlatban az alábbiak szerint alakul: információcsere a fiskális tevékenység koordinálásáért felelős hatósággal (DK, ES, FI, IT, PL, SI) információcsere bűnügyi ággal(FI, UK, IT, PL) előkészületben légügyi hatóságokkal Általános célként fogalmazódott meg, hogy a szükséges információ annak keletkezése helyéről, ezáltal a leghitelesebb forrásból kerüljön beszerzésre, ezért a kapcsolatok további mélyítése indokolt. Együttműködés más hatóságokkal 2017.04.07. 2017.04.07. 12

kapcsolattartói üléseken beszámolók Konklúzió A Bizottság figyelmet fordít a tagállamok gyakorlatának egységességére: kapcsolattartói üléseken beszámolók tervezett monitoring látogatások a tagállamok vámhatóságainál. A tagállamok gyakorlata összhangban van az uniós rendelkezésekkel. Végezetül a Bizottság bemutatta, hogy a monitoring során a tagállamok többségében eseti jelleggel, sor kerül más illetékes hatóságokkal való együttműködésre. Azonban ezen gyakorlat sem tekinthető számottevőnek. Ennek az együttműködésnek kiemelt részét képezi — az AEO-RA/KC tevékenység összehangolása miatt — a légügyi hatóságokkal való kapcsolatfelvétel, valamint az információcsere elmélyítése. Természetesen ez nem zárja ki, hogy más további hatóságok is megkeresésre kerüljenek ezen tevékenység ellátása során. Ezek az esetek többsége a gyakorlatban az alábbiak szerint alakul: információcsere a fiskális tevékenység koordinálásáért felelős hatósággal (DK, ES, FI, IT, PL, SI) információcsere bűnügyi ággal(FI, UK, IT, PL) előkészületben légügyi hatóságokkal Általános célként fogalmazódott meg, hogy a szükséges információ annak keletkezése helyéről, ezáltal a leghitelesebb forrásból kerüljön beszerzésre, ezért a kapcsolatok további mélyítése indokolt. Konklúzió 2017.04.07. 2017.04.07. 13

Köszönöm a figyelmet! 2017.04.07. 2017.04.07. 14