Hivatalos levél szerkesztése

Iktatás folyamata Levelezésen a levelek útján való érintkezést, a kapcsolatteremtést, az ismételt levélváltást értjük. Levelezéssel sokoldalú kapcsolatot tudunk teremteni távollevő szervekkel, intézményekkel, vállalatokkal, vállalkozásokkal és magánszemélyekkel. Fogalmazzunk választékosan, tömören, tárgyilagosan, de közérthetően és udvariasan. Törekedjünk a hibátlan helyesírásra, tiszta hibamentes kivitelezésre, mondandónk esztétikus formába öntésére.

A levélműfaj két alaptípusa: - magánlevél, - hivatalos levél. Bemutatónkban a hivatalos levél szerkesztésének folyamatát fogjuk elsajátítani: a hivatalos levél a szervezetek, vállalatok, intézmények, vállalkozások és a velük kapcsolatba került magánszemélyek közötti személyes és közvetlen kapcsolatot helyettesíti, kiegészítheti a személyes közlést és rögzítheti a szóbeli megállapodást.

Hivatalos levél témája többek között lehet: Érdeklődés Felvilágosítás Megrendelés Nyugtázás Elismerés Panasz Kísérőlevél Stb. A hivatalos levelekben alaki szempontból az alábbi 3 fő szerkezeti részt különböztetjük meg:

Fejrész, mely tartalmazza: Feladó és címzett adatait Keltezést Iktatószámot Ügyintéző nevét Főrész, mely tartalmazza: Levél tárgy megjelölését Megszólítást Levél szövegét Zárórész, mely tartalmazza: Üdvözlést Aláírást

Fejrész: A feladó adatait a fejlécben helyezzük el a megadott szempontok szerint formázva A címzett neve a bal oldalon egy sor kihagyással a fejléc alatt, alá a titulusa, ha meg van adva Egy sor kihagyással a címzett helységnév aláhúzással kiemelve, félkövéren, majd a következő sorban az utca és házszám, egy újabb sorba az irányítószám kerüljön. Keltezés a jobb oldalon helységnév, aktuális dátum, alatta a következő sorban az iktatószám, majd egy sorral lejjebb az ügyintéző neve.

Feladó adatai Keltezés, iktatószám, ügyintéző Címzett adatai

Főrész: A tárgy megjelölésével kezdődik, bal oldalon, egy sor kihagyással az irányítószám alatt, aláhúzással kiemelve, kettősponttal lezárva félkövéren a Tárgy: szó, majd szóköz és beírjuk a konkrét tárgyat. Megszólítás: két sort kihagyunk a tárgy után és félkövéren felkiáltójellel zárjuk a megszólítást. A levél szövegét egy sor kihagyással a megszólítás után kezdjük, melyben röviden, érthetően közöljük mondanivalónkat.

Tárgy Megszólítás Levél szövege

Zárórész: Elköszönés, üdvözlés: a levél szövege után egy sor kihagyásával a bal oldalra írjuk 3 sor kihagyással az elköszönés, üdvözlés után a cég vagy vállalat nevét és címét írjuk be Aláíráshoz a cég vagy vállalt neve és címe után 3 sort kihagyunk és beírjuk a feladó nevét és titulusát

Elköszönés Cég vagy vállalat neve Aláírás

További sikeres felkészülést kívánunk! Köszönjük a figyelmet, reményeink szerint sikerült megtanulniuk a folyamatot bemutatónkból! További sikeres felkészülést kívánunk! Eumedia Bt.