A projektek megvalósításának pénzügyi kérdéseiről

A pénzügyi szabályokat meghatározzák: - A magyar jogszabályi előírások - A pályázati programok feltételrendszere Együttesen érvényesek.

A pénzügyi szabályok megismerhetőek a következő dokumentumokból: - Pályázati felhívás - Szerződés és mellékletei - Pénzügyi útmutató vagy kézikönyv - Egyéb dokumentumok

A pályázati felhívás A pályáztató szervezet, mint elméleti anyagot értelmezi a felhívást, amit a támogatott pályázó a gyakorlatban próbál majd megvalósítani. Az elméleti megfontolások és a gyakorlatba való beültetés között meglévő konfliktus csökkentésére folyamatosan tájékozódni kell.

A pályázatban Pénzügyi táblázatokat kell kitöltenie, amelyek tükrözik a projekt tervezett költségeit

Felmerülő hibák - Költségvetési terv hiánya, - Nem az aktuális pályázati űrlapon való megjelenítése esetén, - A projekt céljaihoz képest eltúlzott mértékű támogatás igénylésével a pályázó akár ki is zárhatja magát a források elnyeréséből.

A költségtípusok: - Személyi költségek - Alvállalkozi költségek - Működési költségek - Mobilitási költségek: utazási és megélhetési költségek - Információs és kommunikációs költségek - Disszeminációs költségek - Anyagköltségek - Beszerzési költségek - Előállítási költségek - Általános költségek - Adminisztráció költségek - Egyéb költségek

Nem elszámolható költségek - Reprezentációs kiadások, ajándékok - Árfolyamveszteség - Visszaigényelhető ÁFA

Elfogadható A költségek kizárólag, akkor elfogadhatóak, --- szükségesek, a projekt végrehajtásához és - tartalmához szorosan kapcsolódnak, - költséghatékonyak, indokoltak, - mértékük megengedett, - a szerződés és mellékletei tartalmazzák azokat, - bármikor azonosíthatóak – számlákkal, bizonylatokkal igazolhatóak - teljesítésük dátuma a szerződésben leírt felhasználási időtartamon belül esik.

A szerződés támogatási tételei A megítélt támogatás összege a szerződésben: - Egyösszegben v. - Költségtételek szerinti bontásban

- Átalányösszeg (pl.: megélhetés 150 EUR / nap számla nélkül elszámolható), - Maximum limitek (pl: beszerzés max EUR számlákkal alátámasztva), - Százalékos arányok (pl: az adminisztrációs költség nem lehet nagyobb, mint az összes felhasznált támogatás 5 %) - Egyéb korlátozások.

A támogatás utalása - Egyösszegben a szerződés hatálybalépését követően – 100%-os előfinanszírozás - Részletekben, határidőkhöz vagy teljesítményhez kötötten – pl.: 40%, 30%, 30% pályázati ciklusonként félévente előre, 80% előre, 20% a projekt lezárását követően - Egyösszegben a projekt teljesítését követően – 100%-os utófinanszírozás

Az utófinanszírozás egyfajta biztosítékot jelent a pályáztató számára. Ha a teljes szerződéses összeget nem vagy nem megfelelően használják fel, akkor ezzel a pályázót megkímélik a támogatás visszautalásától és önmagukat a kockázattól, ami a visszautalás bizonytalanságából adódik

A projekt megvalósítása során -A jó beszámoló alapja az évközbeni folyamatos, naprakész nyilvántartás (Pl: táblázat vezetése költség-nemenként a számlamásolatok alapján, dátummal, Excelben) - Érdemes róluk másolatokat készíteni, melyek a szervezet pecsétjével és képviselőjének aláírásával hitelessé válnak. - A számlamásolatokat költség-nemenként elkülöníteni, rendszerezni

A pontos nyilvántartás vezetésével az időközi tervezés nagyban elősegíthető és így a likviditási kockázat is csökkenthető!

A támogatások EUR-ban állnak rendelkezésre, de a költségek elsősorban forintban merülnek fel ezért időről időre tájékozódni kell az árfolyamokról is.

Fontos, hogy a számlákon mindig a szerződést kötő, támogatott intézmény (v. személy) neve és címe szerepeljen !

Pénzügyi beszámolás Az időközi beszámolók: - A projektek nyomonkövetése - Az aktuális állapotnak felel meg - Az adott időpontig felhasznált támogatás mértéke jelenik meg benne - Egyben feltétele is lehet a támogatás következő részletének átutalásához – időbeli ütemezés

’Év végi’ beszámolás - A projekt lezárásaként költségtételenként összegzi a források felhasználását - A rendelkezésre álló adatbázisból lehívható az összes adat - Összegek kerekítése nem megengedett - A projekt teljes összegéről kell elszámolni (szerződéses összeg+társfinanszírozás+önrész)

A beszámolók ellenőrzése - Helyszíni auditon - Tételes ellenőrzés Mind a két esetben a projekt kapcsán felmerült összes számla és bizonylat vagy azok hiteles fénymásolatainak ellenőrzése történik.

Megfelelõ? Pénzügyiellenõrzés Értesítés átutalásról Dokumentálás Értesítés visszafizetés rõl Átutalás Megérkez ett apénz? Felszólítás Megérkez ett apénz? Lezárásdokumentáció Felszólítás (hiánypótlásstb.) Megfelelõ ek? Auditlátogatás Monitoring látogatás Felszólítás (hiánypótlás,stb.) Tételespü. mon. Megfelelõ ? ? Iroda archivl