Temelésmenedzsment Production Management PROJEKTMENEDZSMENT Készült: Dr Deák Csaba (ME) anyagának felhasználásával

Projektmenedzsment fogalma A projekt az az egyszeri, meg nem ismételhető, erőforrás-igényes, rögzített céllal rendelkező, újdonságtartalommal bíró, nagy kockázatot hordozó, meghatározott idő-és költségkorláttal bíró, specifikus egymást követő fázisokból álló, komplex feladat, mely megvalósítása szerteágazó, sokirányú szakismeret bevonását teszi szükségessé

PROJEKTEK TÍPUSAI Műszaki (létesítményi) projektek Innovációs (fejlesztési, változási) projektek Átalakulás menedzselő projektek Válság-ill. csődmenedzselő projektek Vezetői információs rendszerek létrehozására irányuló projektek A minőségszabályozás projektek Környezetvédelmi ill. környezetgazdálkodási projektek Termék-ill. tevékenységszerkezet fejlesztése Szervezet-és vállalati kultúra fejlesztése Humánerőforrások fejlesztése Piaci versenypozíció ill. részesedés növelése Mega (szuper.) projektek

A PROJEKT FOLYAMATA Igény felmerülése és pontosítása Megállapodás a célokban Projekt team megalakítása Megbízás a projektterv elkészítésére A projektfolyamat megtervezése Költség-és időterv Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése Terv elfogadása Megvalósítás -Monitoring és kontrolling Értékelés

A PROJEKT MENEDZSMENT FUNKCIÓI (1) PROJEKT TERVEZÉS a projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi, jellemző a kettős feladat: a megtervezendő objektum, vagy rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével, az ehhez megfelelő tervezési eljárást kidolgozása PROJEKT SZERVEZÉS a különböző teamek tevékenységének szervezése, összehangolása esetleges konfliktusok kezelése

A PROJEKT MENEDZSMENT FUNKCIÓI (2) PROJEKT KOORDINÁLÁS kitűzött határidők betartás, információáramlás biztosítása PROJEKTIRÁNYÍTÁS a munkálatok terv szerinti lebonyolítása PROJEKTELLENŐRZÉS a projekt futását folyamatosan követő tevékenység ( ki kell terjednie mennyiségi-, minőségi-és funkcionális szempontok figyelembe vételére)

A PROJEKT TERVEZÉS FOLYAMATA 1. Projekt ötlet Probléma megállapítás. Értékelés és kiválasztás. 2. Céltervezés Szituációelemzés. Célkoncepció. Projektképzés. Feladatmegfogalmazás. 3. Cél elhatározási döntés Tervezésre érdemesség vizsgálata. Tervezés engedélyezés. 4. Koncepció tervezés Tényállapot elemzés. Megvalósíthatósági tanulmány. Tervezési jelentés. 5. Jóváhagyási döntés A megvalósítás engedélyezése. 6. Kiviteli tervezés Részlettervezés. Kivitelezés. Üzembe helyezés. Befejező munkák. 7. Hasznosítás

A hálótervezés Komplex feladatok elemi feladategységekre való felbontása, majd az elemi feladatok logikai kapcsolatának (követő, megelőző, párhuzamos kapcsolat) és időtartamának megállapítása. A logikai háló megrajzolásával az ún. kritikus út meghatározására. A logikai háló alkalmas a költségek és a munkaerő szükséglet meghatározására és alkalmazása az alábbi előnyökkel jár: teljes tevékenység jól átláthatóvá, ezáltal kezelhetőbbé válik, elősegíti a koordinációt, a felelősségi viszonyok tisztábban kirajzolódnak a megvalósítás jobban nyomon követhető, ellenőrizhető, számítógépes alkalmazás igénybevételével gyorsítja a tervezési, ellenőrzési folyamatokat.

Hálótervezési technikák A hálózattervezés általában: sorrendiség, események, átfutási paramétereit és különböző kritikus tényezőt veszi számításba ábrázolja logikus grafikai formában Vonalas ütemterv: (Gantt diagram): vonalas ütemterv projektek kivitelezési időrendjének megtervezésére kritikus út módszere: CPM : hálódiagramok kritikus útjának megtervezése PERT hálótechnika: várt események meghatározása és hozzávezető tevékenység időtartamának valószínűségi becslése Stratégiai akciók logikai hálómodellje: általában 10 akciótípus, időhorizontot adott cég profilja , iparági sajátosságai, piaci kilátásai határozzák meg.

Gantt-féle diagram Gantt diagramm – vagy sávos ütemterv. (Henry Gantt angol mérnök alkalmazta először az 1900-as éves elején) Célja elsősorban időtervezés Egy adott időponttól kezdődően felrajzoljuk egymás mellé az egymás után végrehajtandó tevékenységeket, illetve egymás alá az egyidejűleg különböző helyeken végrehajtásra kerülőket.

IDŐTERVEZÉS Az időtervezés célja: A projekt átfutási idejének meghatározása A részfeladatok, tevékenységek kezdési-és befejezési időpontjának kiszámítása Az események bekövetkezési időpontjának megállapítása Az átfutási időt közvetlenül befolyásoló részfeladatok meghatározása (kritikus tevékenységek) A legkorábbi-és legkésőbbi időpontok meghatározása a nem-kritikus tevékenységeknél

Gantt diagramm példa

Időtervezés lépései tevékenységek meghatározás – (munkalebontás) tevékenységidők meghatározása – (erőforrás-kapacitások, norma idők alapján) tevékenységek közötti logikai kapcsolat meghatározása (fizikai, technológiai, szervezeti okok) Ütemezés = a minimális átfutási idő meghatározása – minden esemény bekövetkeztére a legkorábbi idő és a legkésőbbi idő meghatározása, minden tevékenységre a legkorábbi kezdés és a legkésőbbi kezdés, valamint a legkorábbi befejezés és a legkésőbbi befejezés meghatározása – azzal a feltétellel, hogy az átfutási idő nem változik

Háló fajták Hálók Tevékenység idő szerint determinisztikus, stohasztikus, Ábrázolás szerint tevékenység élű tevékenység csomópontú

CPM (Critikal Path Metod) módszer tevékenyég él háló az élhossz a tevékenységi idő Pl: 1-2 = anyagrendelés 1-3 =felvonulás 2-4 = anyagszállítás 3-4 =földmunka Legkorábban 8 nap alatt fejezhető be – átfutási idő 8 nap Legkorábban 8 nap alatt fejezhető be – átfutási idő 8 nap

Tartalékidők Teljes tartalék idő - Az az időtartam/érték mely a tevékenység megkezdésének esetleges elhúzódásával a legkedvezőbb esetben még rendelkezésünkre áll. Szabad tartalék idő - Az az időmennyiség melynek értékével i-j tevékenység kezdete eltolható anélkül, hogy a rákövetkező(jk) tevékenység legközelebbi kezdési idejét befolyásolná. Csak olyan eseményeknél van ahol csomópont van.

Tartalékidők Feltételes - A teljes és a szabad különbözete. Ha elhasználtunk belőle már nem áll rendelkezésünkre. Független - Az az időmennyiség aminek értékével egy adott i-j tevékenység a legkésőbbi időpontban fejeződik be, és még rendelkezésre áll addig az időpontig amíg a következőtevékenység a legkorábbi időpontban kezdődik el.

MŰVELETEK A TERVEZÉS SORÁN Az összes feladat/tevékenység jegyzékbe foglalása. A feladatok/tevékenységek sorrendjének megállapítása. A kizárólag egymás után teljesíthető feladatok kijelölése. Az egyidejűleg elvégezhető feladatok kijelölése. Az egyes feladatok/tevékenységek időigényének meghatározása. A teljes projekt időigényének meghatározása. A kritikus út kijelölése. Az egyes tevékenységek kezdeti és befejezési időpontjának megállapítása. Az erőforrás-igény meghatározása. A költségek meghatározása. Annak eldöntése, hogy megaprojekttel állunk szemben. A projekt időtartamában és erőforrás-igényében szükségessé vált változtatások jóváhagyatása.

AZ ELEMZÉSI EREDMÉNYEK FINOMÍTÁSA Az első időelemzés és erőforrás ütemezés után csak ritkán kapunk reális, végrehajtható ütemtervet. Ahhoz, hogy a problémák okát megtaláljuk, elemeznünk kell az ütemtervet, meg kell vizsgálnunk: a tevékenységek közötti kapcsolatokat és a kritikus utat, a tevékenység időtartamokat, a tartalékidőket, az időkorlátokat, a túlterhelt erőforrásokat, a tevékenységek költségét.

AZ ÁTFUTÁSI IDŐ RÖVIDÍTÉSE A kritikus út módosítása tevékenységek törlése, vagy összevonása, tevékenységek kapcsolatainak ésszerűsítésével, a felesleges kapcsolatok megszüntetése résztevékenységekre bontás A kapcsolati idők és a kapcsolatok jellegének vizsgálata A határidők vizsgálata

A PROJEKTIRÁNYÍTÁS FELADATA A munkálatok tervnek megfelelő lebonyolítása. Szervezet kialakítása. Munkálatok irányítása, koordinálása. Adminisztratív feladatok lebonyolítása. Dokumentáció készítése. Az ajánlatok teljesítésének, a megrendeléseknek és számla-ellenőrzésnek a felügyelete. Határidők tervnek megfelelő betartása. Költségvetés tervezése, követése. A lebonyolítás folyamatos ellenőrzése. A céltól való eltérés esetén korrigáló intézkedések bevezetése. Váratlan események bekövetkezésekor a veszteségek minimalizálását biztosító cselekvési alternatívák kidolgozása, bevezetése.

AZ IDŐ-ÉS KÖLTSÉGKORLÁTOK VÁLTOZÁSÁT ELŐIDÉZŐ KÖRÜLMÉNYEK Szervezeten belüli okok: projekteredményben végrehajtott módosítás stratégiai cél változtatása, mely megváltoztatja a projekt prioritási helyzetét pénzügyi források hiánya szervezet belső szabályozásának változása technikai problémák elhúzódása belső érdekcsoportok magatartása Szervezeten kívüli okok nemzetközi/állami szintű szabályozások a megszerezhető közreműködői erőforrások korlátozottsága külső érdekcsoportok magatartása

PROJEKT SZEREPLŐI

A PROJEKT SZERVEZETEK (1) PROJEKT KOORDINÁLÁS egy lebonyolító személy, utasítási jogosultság nélkül ha a munka menete egyszerűbb, áttekinthetőbb és nem nagy a központi beavatkozás iránti igény PROJEKT ORIENTÁLT SZERVEZETI TERÜLETEK nem épül ki önálló szervezet projekt vezető = szervezeti egység vezetője TISZTA PROJEKT SZERVEZET egyedi, bonyolult feladatok több szakterület képviselői hosszabb időn keresztül dolgoznak együtt önálló intézményrendszer a projekt időtartamára

A PROJEKT SZERVEZETEK (2) INTEGRÁLT PROJEKT SZERVEZET a felelősség-megosztás a projektvezető és a cégvezetés között más, mint a tiszta projekt szervezetben a projektvezető terheltsége kisebb, de nagyobb a valószínűsége a konfliktusoknak a kettős irányítás miatt MÁTRIX SZERVEZET a projekt vezető és a funkcionális területek vezetői egyenrangú partnerként irányítják a projekt munkát a funkcionális vezetők a szakmai tartalomért, a projektvezetők a célok megvalósulásáért, a határidők és költségek betartásáért felelősek

A PROJEKT PÉNZÜGYI-GAZDASÁGI ÉRTÉKELÉSE Teljesítési index =Teljesített tevékenység tervezett költsége / Tervezett tevékenység tervezett költsége (SPI =BCWP / BCWS) Költségindex= Teljesített tevékenység tervezett költsége / Teljesített tevékenység tényleges költsége (CPI=BCWP/ACWP) SPI = Schedule Perfomance Index - Cost Performance Index BCWS = Budgeted Cost of Work Scheduled BCWP = Budgeted Cost of Work Performed ACWP = Actual Costof Work Performed Költség-hozam(cost-benefit) elemzések Nettó jelenérték (NPV). Belső megtérülési ráta (IRR) Dinamikus megtérülési idő (RC). Haszon-költség ráta (BCR) stb. Költség-eredményesség (cost-effectiveness) Komplex döntéselemzés (decision analysis)

A KOCKÁZATELEMZÉS A kockázati tényezők etikai kockázat (törvényesség, elfogadás, humán szempontok) műszaki kockázat (műszaki feladatok tervezési, kivitelezési hibáinak kiküszöbölése) üzemgazdaságossági kockázat (gazdaságosság, jövedelmezőség) szociális és kulturális kockázat (ártalommentesség, személyiség tiszteletben tartása) ökológiai kockázat (környezetkímélés, erőforrás-takarékos felhasználás) politikai kockázat (a műszaki, gazdasági, ökológiai, és szociális környezet változásainak konfliktusmentes kezelés)

Kockázat menedzsment folyamat, amely során azonosítjuk elemezzük a projekt kockázatok hatásait, valamint tervezzük a bizonytalanságra adandó válaszainkat. Kockázat - olyan bizonytalan esemény vagy körülmény, amely ha bekövetkezik, pozitív vagy negatív hatás gyakorol a projekt céljaira.

Kockázat menedzsment A kockázat menedzsment fő folyamatai: Tervezés (Risk Management Planning) Azonosítás (Risk Identification) Kvalitatív vizsgálat (Qualitative Risk Analysis) Kvantitatív vizsgálat (Quantitative Risk Analysis) Reagálás tervezés (Risk Response Planning) Mérés és felügyelet (Risk Monitoring and Control)

Kockázat elemzés A konkrét kockázati eseményekhez érték rendelhető: Valószínűség % A hatás pénzben kifejezhető (kockázat költség) Osztályozási rendszer (pl.) Alacsony1-3% (of delivery) Közepes3-8% Magas8-15% Nagyon magas15-25% Az árhoz adandó (delivery cost, contingency %)