A kontrolling rendszer kialakításának lépései. Előadó: Sókiné dr. Nagy Erzsébet

A controlling rendszer megvalósításának lépései Ahhoz, hogy hatékony controlling rendszert építsenek ki a vállalkozások, több lépcsős programot kell végrehajtaniuk.

Szakértők igénybevétele A vezetés a rendszer kialakítását külső szakértőkre bízhatja. Ekkor is ismernie kell a feladatokat, hiszen részt vesz a rendszer kialakításban. A managment nélkül nem lehet a vállalkozás helyzetéhez, céljaihoz legjobban igazodó rendszert kialakítani.

A rendszer építés folyamata 1. A vállalkozás jelenlegi tervezési és elszámolási rendszerének felmérése 2. A controlling rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározása 3. Az elszámolási rendszer fejlesztésének lépései

A rendszer építés folyamata 4. A stratégiai és operatív tervezési rendszer kiépítése. 5. Komplex vezetési információs rendszer létrehozása. 6. A controlling számítógépesítése. 7. A controlling szervezet. 8. A továbbfejlesztés feladatai.

Helyzetelemzés Vizsgáljuk, hogy milyen elemek léteznek már, és mi hiányzik. Mindenhol van valamilyen rendszer. A tervezés és a számvitel területén kezdjük az elemzést.

Számvitel helyzetének meghatározása Elégséges-e a költség nemek differenciálása? A költséghely számítás: felelősségi területek szerint jól elhatárolt költséghelyekre történik? A költségnem számításon belül megfelelően elkülönítették a fix- és változó költségek.

Számvitel helyzetének meghatározása (2) Van-e rendszeres utókalkuláció és eredményszámítás? A költségviselő számításban alkalmaznak-e egységes, célszerű kalkulációkat és dokumentálják-e ezeket? Az árbevétel számítás mennyire mélyen tagolt és megállapíthatók-e a piaci döntéseket is biztosító fedezeti összegek?

Számvitel helyzetének meghatározása Van-e az árbevétel-költség és pénzügyi számításoknak megfelelő egyeztetése? Rendszeres a likviditási helyzet áttekintése?

Számvitel helyzetének meghatározása Van-e a költség és árbevétel számításnak világosan definiált kapcsolata a tervezéssel? Alkalmaznak-e egységes és célszerű beruházási számítást és dokumentálják-e ezt?

A tervezési helyzet elemzése Folyik-e stratégiai tervezés? Zárt rendszerű-e az akciótervezés és költségvetés készítés? Alkalmazzák-e a projekttervezés speciális módszereit

A tervezési helyzet elemzése 2. Kialakult-e éves és többéves tervezési rendszer? Egyeztetik-e az egyes tervezési időszakok részterveit? Világosan szabályozott-e a tervezési folyamat? Van-e megfelelő tervezési kézikönyv?

Kontrolling rendszerrel kapcsolatos követelmények meghatározása Egy vállalatra alakítható ki, vagyis egy adott cég specialitásai és managmentjének igénye alapján készül "testreszabottan"! Elemezni kell mindazon tényezőket, melyek a kialakítandó controlling rendszerre valamilyen szempontból hatással vannak.

A követelmények meghatározásának feladatai Elemzés Szükséglet meghatározás Definiálás Ütemezés Intézkedés

Helyzetelemzés Külső tényezők politikai és társadalmi környezet gazdasági struktúra, külgazdaság, technológia, technikai színvonal munkaerő piac, értékesítési piacok.

Helyzetelemzés Belső tényezők: tevékenységi kör (a profil mélysége, szélessége) technológia, vállalati nagyság, szervezet, vezetési stílus.

Helyzetelemzés Az elemzés alapvetően meghatározza, hogy a controlling rendszer milyen legyen. Fontos, hogy a rendszer fejlesztésének lehetőségét is biztosítsuk, ezért az elemzett tényezők előrejelzését is szükségszerű elvégezni.

Szükséglet meghatározás A környezeti tényezők elemzése után a legfontosabb elemző munka a vezetés információ szükségletének felmérése.

Definiálás Miután meghatározásra került mindazon követelmény, melyet a controlling rendszernek ki kell elégíteni, fontos annak egyértelmű definiálása is. Egy világosan leírt követelmény rendszer mellett nem lehet vita az értelmezés körül a megvalósítás menetében.

Ütemezés A megvalósítás megfelelő időbeni ütemezése érdekében rangsorolni kell a követelményeket tárgyi és időbeli sürgősségük alapján.

Intézkedés Végül a minimális követelmények meghatározása és a megvalósítást szolgáló intézkedési terv kidolgozása marad hátra.

Az elszámolási rendszer fejlesztése Vezetésorientált számvitel kialakítása A controllernek a tervezési, ellenőrzési és irányítási folyamtokhoz szükséges minden információhoz hozzá kell jutni. A hagyományos számviteli információs rendszert "külső" számvitelnek szokták nevezni. Ez nem felel meg a kontrolling céloknak.

Külső számvitel jellemzői Törvényes előírásokhoz igazodik. Vállalat és a környezete között lejátszódó pénzügyi folyamatokat tükrözik. Csakis a múltra vonatkozóan készülnek el a beszámolók. Nem a vezetők igényeire szabott, jól strukturált és áttekinthetően kialakított beszámolókat szolgáltatja.

Külső számvitel jellemzői Csak visszatekintő értékelésre ad lehetőséget, jövőre vonatkozó döntésekhez nem elégséges. Nem a vezetési szempontból célszerű kérdések az elsődlegesek, hanem a kötelezően előírt egyezőségek, a forint-fillér pontosságú dokumentálás. Nincs arányban a költség és bevétel elemzési lehetőség.

Külső számvitel jellemzői Hagyományos szemléletű információkkal foglalkozik. Nem rögzít piaci információkat Hagyományos beszámolóiból (mérleg, eredménykimutatás, adóbevallások, kiegészítő melléklet) a vezetés nem tud "olvasni", hiszen többnyire nem számviteli szakember.

Külső számvitel jellemzői Nem követi nyomon a kitűzött célok és a tényleges helyzet eltéréseit. A gazdaságosság, jövedelmezőség pénzügyi gazdálkodás mutatói nem közvetlenül jelennek meg.

Vezetői számvitel A vezetői "belső" számvitel fő célja a döntések megalapozása és ellenőrzése. Meg kell határozni, hogy a számvitel milyen döntésekhez, milyen információt adjon, milyen részletezésben, milyen aggregátumokban. 

Vezetői számvitel A teljesítmény és költség elszámolási rendszert ki kell választani. Követelmény:  az aktualitás, megbízhatóság, jövőre orientáltság, rugalmasság

A vezetői számvitel megteremtése Olyan költség- és teljesítmény elszámolási rendszert kell kiválasztani amely elősegíti:  a döntések meghozatalát,  a meghozott döntések megvalósítását,  a végrehajtás ellenőrzését,  az előirányzott és tényadatok szembeállítását,  az eltérések okainak elemzését,  a beavatkozás, illetve helyzetmódosító döntések meghozatalát.

A STRATÉGIAI ÉS OPERATÍV TERVEZÉSI RENDSZER KIÉPÍTÉSE

A tervezésről általában A tervezés olyan folyamat, amelynek eredményeként leírjuk, hogy a vállalat milyen állapotot és pozíciót kíván elérni, és ehhez milyen akciókat kell végrehajtani. A terv azoknak a döntéseknek a számszerű és szöveges leírása, melyek a jövőbeni állapotra, pozícióra és akciókra vonatkoznak.

A tervezés időhorizontja Stratégia-Középtáv-Operatív terv. Projekt A stratégiai tervezés keretében kerül sor a vállalat hosszú távú fejlődési irányának meghatározására. Ebben fogalmazódik meg, hogy a vállalat milyen célokat fog az elkövetkező néhány évben követni, illetve e célokat milyen eszközökkel kívánja megvalósítani.

A tervezés időhorizontja A középtávú tervezés közvetítő szerepet tölt be a stratégiai tervezés és az éves tervezés között. Célszerű, ha a középtávú tervezés gördülő tervezés, stratégiai tervezés ellenőrzésének eszköze is.

A tervezés időhorizontja Az éves tervezés feladata, hogy a stratégiai terveket, illetve a középtávú kulcsértékeket a következő üzleti év számára konkrét értékekké és intézkedésekké alakítsa. adott üzleti év operatív tevékenysége megfelel a stratégiai célkitűzéseknek.

Projekttervezés A projekttervezés kívül esik a vállalat rendszeres stratégiai és operatív tervezési ciklusán. Nincs az üzleti évhez kötve, azt a projekt kezdési időpontja és befejezése határozza meg. Ez a terv határozza meg az adott projekt költségeit, kapacitásait és határidőit.

A tervezés struktúrája A tervezés, illetve a terv struktúráját az adja, hogy a vállalat mely területeire irányul a tervezés. Ezeket a tervezési területeket terv fejezeteknek vagy tervezési köröknek szokás hívni.

Egy lehetséges tervfejezeti struktúra a kereskedelmi vállalatoknál Reálfolyamatok tervfejezetei: Értékesítési terv Beszerzési terv Készletezési - raktározási terv Állóeszköz - fenntartási terv

Innovációs folyamatok tervfejezetei Logisztikai fejlesztési terv Marketing fejlesztési terv Szervezet fejlesztési terv Humán erőforrás fejlesztési terv Beruházási terv

Költség és nyereség terv Pénzügyi terv (likviditás, finanszírozás) Értékfolyamatok tervfejezetei Ár terv Bér és kereset terv Költség és nyereség terv Pénzügyi terv (likviditás, finanszírozás)

Tervezési kézikönyv A tervezési kézikönyv a vállalatnál kialakított tervezési rendszer dokumentációja. Bemutatja a tervezés célját, hasznát a vállalat számára. Felvázolja a vállalat tervezési rendszerének építőelemeit.

Leírja a stratégiai és középtávú tervezés menetét, feladatait, felelőseit. Részletesen tartalmazza az éves tervezés folyamatát, az egyes résztervek közötti összefüggéseket. Leírja a tervezés számítógépes hátterét.

Stratégiai tervezés Az a vállalat, amely tudatosan akarja alakítani jövőjét, feltétlenül meg kell, hogy alkossa stratégiai tervét. A stratégiai tervezés az a folyamat, amelyben a vállalat kialakítja stratégiai koncepcióját, céljait, a megvalósítás módjait. A hosszú távú fejlődés irányait határozza meg.

Stratégiai tervezés Meghatározásra kerül, hogy a vállalat milyen termékekkel, milyen piacokon kívánja jövőbeni eredményeit megvalósítani. Felvázolja a vállalat mozgásterét, megnevezi a jövőbeni siker forrásait. Lefekteti a fejlődés sarokpontjait. A közép és rövidtávú tervezés alapja.

A stratégiai tervezés folyamata Sokrétű feladat. A folyamat több szakaszra osztható. Helyzetelemezés Küldetés és stratégiai cél megfogalm. - Stratégiai alternatívák felvázolása - A célok megvalósítását szolgáló akciók meghatározása - Stratégiai terv elkészítése, (dok.)

Stratégiai tervezés Stratégiai diagnózis (helyzetelemzés) Vállalati küldetés (filozófia) Stratégiai célok (célrendszer) Részstratégiák Üzletági Funkcionális stratégiák stratégiák - Marketing - Innováció - Erőforrások

Feladatok vállalati szinten Helyzetelemzés A stratégiai diagnózis elkészítése Ennek során áttekintjük az üzletági struktúrát, a működési kör szegmentálását. Eredmény: Az üzletágak konkrét definiálása.

Helyzetelemzés Környezetelemzés : külső, belső Külső környezet elemzése Meghatározzuk a vállalatra ható domináns tényezőket. Prognosztizáljuk a környezeti tényezők domináns elemeinek várható alakulását. Eredmény: A vállalat determináltságának, lehetőségeinek, veszélyforrásainak ismerete.

Helyzetelemzés Belső környezet elemzés A múlttal rendelkező vállalatnál fontos, egy időbeli visszatekintés, melynek során elemezzük: az eddigi üzleti sikereket, kudarcokat, felvázoljuk a fejlődési pálya képét, feltárjuk a fejlődés hajtóerőit, felrajzoljuk a fejlődés főbb fázisait

Jelenlegi helyzet elemzése Legalább a következőkre kiterjedően: marketing tevékenység, innovációs képesség, fizikai erőforrások és felhasználásuk, humán erőforrások és hasznosításuk, pénzügyi pozíciók likviditás, hitelképesség

külső erőforrások bevonásának lehetősége, partnerek, szövetségesek, kapcsolatrendszer, szervezeti rugalmasság, vezetési stílus, légkör. Eredmény: A vállalat erős és gyenge pontjainak ismerete.

A filozófia és küldetés meghatározása Filozófia: Milyen szerepet kíván a vállalat betölteni, milyen szervezetet akar kiépíteni. Küldetés: Milyen módszerekkel, (technológiával), milyen piacon, milyen üzletágban kíván működni.

Stratégiai célok pontosítása Mely célok szolgálják a küldetés megv. Üzleti struktúra fejlesztésére vonatkozó célok: -Milyen üzletágakat kívánunk megszüntetni? -A meglévő üzletágak számára milyen pozíciót határozunk meg. -Vannak e termék/piac vonatkozásában új kombinációk?

Stratégiai implementáció Képességeink, pozíciónk javítását szolgáló célok és akciók felvázolása. marketing, humánerőforrás, innovációs képesség, stb.

Operatív tervezés A mindennapi tevékenység irányítása mellett az operatív tervezés jelenti azt a hidat, amely kapcsolatot teremt a rövid távú működés és a vállalat hosszú távú fejlődése között. A vállalatoknál van operatív tervezés, de nem rendelkeznek a controlling rendszer követelményeit kielégítő tervezési rendszerrel. Az integrált vállalati tervezés biztosítja az egyes résztervek közötti koordinációt is.

Operatív tervezés kiindulási alapja Stratégiai (középtávú) terv kulcs adatok Vállalatvezetés fő céljai adott évre Folyó év várható tényadatai

A tervezés premisszái A tervezés premisszái közé a gazdálkodásnak azok a keretfeltételei tartoznak, amelyek a vállalat befolyásolási körén kívül esnek, a tervezésre azonban jelentős hatást gyakorolnak. E premisszák előzetes meghatározása biztosítja, hogy a tervezési folyamat valamennyi felelős résztvevője ugyanazokkal az alapfeltevésekkel tervezzen.

A tervezés határértékei A tervezés határértékeinek meghatározása a vállalaton belül történik. a stratégiai, illetve a középtávú tervből vezethetők le, s olyan irányadó értékeknek tekintendők, melyekhez valamennyi résztvevőnek igazítania kell terveit. A tervezés határértékei (küszöbszámai) tehát a tervév számokban kifejezett célkitűzései, amelyek tartalmazzák a legfontosabb költség-, bevételi és eredmény tényezőket.

Résztervek összeállítása Értékesítés/bevételek tervezése Készlettervezés Beszerzés tervezése Egyéb közvetlen költségek tervezése Termelés tervezés Az üzletágak terveinek összesítése, elfogadása Általános költségek tervezése Munkaerő és személyi költségek tervezése Beruházások tervezése Pénzügyi tervezés:Terveredmény Tervmérleg

Terv elfogadás A résztervek összesítésére és előzetes jóváhagyására kerül sor. Az éves tervezés az ügyvezetés tervértékelésével zárul, amikor az egyes részterveket értékelik, a controlling által előterjesztett terv eredmény-számítás és tervmérleggel együtt. Elfogadás megítélésére a határértékek szolgálnak.

Terv elfogadás Amennyiben az összesített terv megfelel a határértékeknek, akkor a terv elfogadásra kerül. Amennyiben nem érik el az összesített számok a határértékeket, akkor megfelelő instrukciók alapján a tervezés újra indul. Amennyiben a tervezés során egyértelművé válik, hogy az összesített tervek nem érhetik el (objektív tényezők) a határértékeket, akkor a határértékek kerülnek módosításra.

Tervezési naptár Tervezés lépéseinek határideje tervezési egységenként tartalmazza. Aktualizálásáért felelőst kell kijelölni.

Komplex vezetési információs rendszer létrehozásának feladatai Az információ szükséglet meghatározása. Döntés az információ beszerzéséről és előkészítéséről. A beszámolási rendszer - az abban foglalt információk és az információ átadás - teljes körű meghatározása. A beszámolás időközének (gyakoriságának) meghatározása

Komplex vezetési információs rendszer létrehozásának feladatai A beszámoló megfelelő vizuális formájának kialakítása A beszámolás készítőjének és címzettjének kijelölése. Az elemzési eljárások meghatározása. A beszámoló rendszer dokumentálása.

Az információ szükséglet meghatározása