Kompetencia határok
6. A személyiségben dezintegrációra utaló jelek tapasztalhatók, vagy dezintegrációs állapotban van. 5. A kliens életében krízishelyzet, krízisállapot áll fenn, ezzel kapcsolatos feladatok ellátása. 4. A kliens életében, életfelfogásában megjelenő folyamatokat illetően be kell indítani a megismerési folyamatot és az önismereti folyamatot. 3. A probléma tisztázási szintje, a probléma megfogalmazásának, a probléma megoldásának elindítása. 2. Információ adás, tanácsadás szintje, az eligazodás segítésének szintje. 1. Szociális gondozás és ápolás szintje, (teljes és/vagy a nem teljes önellátás esetén kiegészítő ellátás nyújtása). pszichológus, pszichiáter felsőfokú szociális gondozó, szociális asszisztens
Szociális munka adminisztrációja
A szociális adminisztráció Az a tevékenység, amely segíti a szociális munkást, team-ben dolgozókat, a munkatársakat, hogy adekvátan tudják alkalmazni a módszereket. A szociális adminisztrációban való eligazodás és a megfelelő gyakorlása, a szükségletek felismerését és az erőforrások optimális felhasználását szolgálja.
Területei A rendszer szervezeti összefüggései Ügyiratkezelés Információ folyamata
A rendszer szervezeti összefüggései A rendszer alatt a mi tekintetünkben a szociális ellátórendszer értendő, annak intézményei, szervezetei. Az intézmények, szervezetek felépítése, működése tükröt tart a felelősök elé, a szükségletek kielégítése tekintetében. Ezen felül a szakember számára a szervezetek, intézmények működési, tevékenységi keretet, önmegvalósítási, fejlődési lehetőséget adnak.
Ügyiratkezelés Az intézmények dolgozóinak, bármely szinten tevékenykednek is, 4 alapvető funkciót kell ellátniuk: tervezés szerezés vezetés ellenőrzés
Tervezés: A problémamegoldás folyamatának megtervezése Tervezés: A problémamegoldás folyamatának megtervezése. Az ellátórendszer intézményi struktúrájának, működésének, feltételeinek megtervezése. Szervezés: Magában foglalja a folyamat körüli teendők összehangolását, a feladatok megosztását, mely egy rugalmas, változó ügyintézési, feladat-ellátási folyamatot takar. Vezetés: A probléma-megoldási folyamatirányítását foglalja magában, ebben a szakaszban is nagy szerepe van a dokumentálásnak, akárcsak az előbbi két tevékenységnél. Meg kell említeni a vezetési stílusokat, melyek funkcionálása szorosan összefügg a dokumentáció módjával is. Ellenőrzés: E funkció nélkül nincs visszacsatolás, tapasztalatszerzés és a tevékenység értékelése is elmarad. A szociális ellátás tekintetében az ellenőrzésnek az is szerepe, hogy az ellátórendszer hatékonyságára ezáltal kapunk választ.
Tervezés A tervezésnek mint döntéshozó folyamatnak két része van: Stratégiai tervezés - a hosszú távú stratégiákkal és célokkal való bánás és az általános irány megállapítása. amelyben a szervezet mozog. Operatív tervezés - rövid távú célokkal és tervelőirányzatokkal való bánás és a stratégiai tervezésben meghatározottak végrehajtásának elősegítése. A tervezési magatartás magában foglalja: az eredményességet, hatásosságot, a közszellemet és a felelősséget. A tervezési folyamatnak 4 szakasza van, nevezetesen: Problémaazonosítás, Célkitűzés, Programtervezet, Kiértékelés.
Szervezés A szervezés magában foglalja egy szervezeti struktúra megalkotását, a feladatokat végrehajtó emberek meghatározását és a kommunikációs minták megállapítását. Mindezek dinamikus folyamatok és ez egy rugalmasan változó ügyintézési folyamat. A szociális munka egyik fontos célja a szervezeti reform az alkalmazottak szintjén; az ügynökségi, hivatali szabályok és bürokratikus eljárások szintjén. A szervezeti tervezés 2 fő modellje: Mechanikus, amely nyomást gyakorol a produktivitásra és az eredményességre, Organikus, amely az alkalmazkodással és az emberi fejlődéssel foglalkozik.
Vezetés Autokrata (tekintélyelvű), kihasználó stílusú vezető. De ha a szakembert jellemzi ez a magatartásforma, akkor a kliensekkel való együttműködésre az jellemző, hogy csak előírja a feladatokat és elvárásokat fogalmaz meg. Lassez-fair stílusú munkaerőre elsősorban az a jellemző, hogy hagyja a dolgokat maguktól megoldódni, jóindulatú. De e módszert óvatosan kell alkalmazni, mert veszélyeket rejt magában azzal, hogy anarchia helyzetet idézhet elő. Demokratikus stílusra jellemző, hogy kompromisszumra kész. A partnereivel, munkatársaival, a kliensekkel közösen döntenek és közösen fogalmazzák meg a teendőket.
Ellenőrzés Az ügyviteli kontroll olyan folyamat, amely monitorozza a tevékenységet az előre meghatározott célokkal és a teljesítményállandókkal szemben. Itt fontos, hogy a felelősségvállalás biztosítva legyen. Ez nagyon fontossá vált egy olyan korban, amikor a gondoskodásra fordítható pénzkészletek extrémen korlátozottak.
Az információ folyamata Az információ hatalom. Amennyiben a szakember tájékoztatja, informálja a klienst, a családját arról, hogy milyen szociális ellátásra, juttatásra jogosult, hatalmat ad a kezébe, mégpedig a jogosultság hatalmát. A segítő számára az Etikai Kódex előírja, hogy a kliens számára hozzáférhetővé kell tenni a szolgáltatásokat. Ennek egyik lehetséges formája lehet, hogy tájékoztatjuk az elesetteket, a szükséget szenvedőket a lehetőségekről, azaz informáljuk őket. Az információ magában foglalja: az adatokat, elemezett tényeket, lényeges, a tevékenységet demonstráló szöveget és számadatokból származó információkat, a jogosultságot. A modern információs (számítógépes) rendszer abban játszik szerepet, hogy meggyorsíthatja a segítségnyújtást, és nem utolsó sorban kiküszöbölhetővé teszi a párhuzamosságokat.
Felelősségteljes szolgálatok létrehozásának módszere a stáb alkalmasságának kifejlesztése a szervezet azon képességének javítása, hogy jelentőségteljes és megfontolt célokat határozzanak meg a különböző szükségletek meghatározásának képességét fejleszteni analitikai eszközök használatának képessége a priority-setting folyamatban, és alkalmas emberek bevonása a folyamatba költségek társításának képessége világosan meghatározott eredményekhez az alternatívák azonosításának képessége, illetve az a képesség, hogy azonosítsuk a kritériumokat, amelyeket az alternatívákból való választás során használunk.
Az ügyiratkezelés folyamatábrája Érkezés ↓ Postabontás Van-e előnye → igen → Előzményt kell keresni ↓ › nem Szignálás ↓ Külön szabályozás szerint ← Kell iktatni → igen → Iktatás ↑ ← ↓ ↓ Tárgymutató készítés Előadói ív megnyitása Továbbítás az ügyintézőhöz Kézi irattár 2 évig ← Expeidálás ←igen ← Az ügy elintéződött? ← ↓ ↓ ↓ ↑ Archív irattár Ügyfél Nem ↓ ↑ Határidő nyilvántartás →
Érkezhet: Az állampolgártól (természetes személy) Jogi személytől (másik szervezet, intézmény) Helyben hivatalból keletkezik az irat. Fizikailag érkezhet: Postán (faxon, elektronikus úton) Intézmény saját kézbesítőjétől (futárszolgálat) Közvetlenül az ügyféltől vagy a társszervtől (behozza) Sok esetben az átvételt igazolni kell, valamilyen elismervényel (tértivevény). A kézbesítő könyvben való aláírással igazoljuk az átvételt. Az ügyiraton vagy másodpéldányon való rögzítéssel vesszük át.
Postabontás: Az SZMSZ-ben szabályozva van. Egy vezetői feladat. Egy minisztériumban egy egész osztály van a postabontásra. Egy intézményben az intézmény vezető maga. Postabontáskor 3 dolgot kell elvégezni: Meg kell nézni ki a címzett. (Vezető, intézménynév csak a dolgozó nyithatja ki, ha az intézménynév van elől utána a vezetőnév, akkor csak a vezető nyithatja ki). Téves bontás esetén a küldeményt le kell ragasztani, és el kell juttatni az eredeti címzetthez. Téves felbontás előfordulhat: a posta rossz helyre viszi ki, vagy félrecímzés esetén. Ellenőrizni kell, hogy a küldeményben jelzett iratok hiánytalanul megérkeztek-e. Van-e előzménye az ügynek/ügyfélnek? Ha igen, akkor az előzményt ki kell keresni. Ha nem, akkor Szignálás: A Szignálás jelentése: Vezetői feladat. Szignálás során a vezető kijelöli azt a munkatársat, aki foglalkozni fog az esettel/klienssel. Fontos munkaszervezési funkció, mert a munkamegosztás módjának meghatározására is szolgál. TEAM (hetente egyszer) hozza meg azt a döntést, hogy ki fog foglalkozni az adott esettel /klienssel. Be van szabályozva, pl.: A – B-ig, C – D-ig, egy másik munkatárs fog foglalkozni az esetekkel/kliensekkel, névsor szerinti felosztás. Adott település van felosztva vagy önkormányzati választókörzet szerinti felosztás. Összevont megoldás. Valamelyik a fentiekből dominál, de az összes többi is szerepet játszik a döntésben.
Iktatás: Szűkebb értelemben: Az iktatószám adása. Tágabb értelemben: Intézmények, szervezetek, kimenő és bejövő levelezését – nyilvántartását segítő adminisztrációs eljárás. Hogyan zajlik az iktatás?: Az iratra nyomnak egy bélyegzőt. Feljegyzésre kerül az iktatási szám, érkezés időpontja, küldő intézmény kódja, irat tárgya, esetgazda/felelős/ügyvezető neve, irat kapcsolata más iratokkal. Mi az, amit iktatunk? Kell-e minden beérkező levelet/iratot iktatni? Nem. Elektronikus iktatás: Vannak komplett iktató programok. Következményei: Kezd feleslegessé válni az iktató személy léte. Nő az ügyintéző terhe (Nagyobb intézményeknél ez nem biztos, pl.: önkormányzatnál). Ki kell nyomtatni az elektronikus változatot.
Tárgymutató készítése: Régen egy külön nagy könyv volt, és ABC-s sorrendben tartalmazta az iratok számát + az iktatószámot. Így könnyebben ki lehetett keresni az ügy előzményeit. Ez azonban ma már egyre kevésbé él. Kiszorította az elektronikus iktatás. Előadói ív megnyitása: A mi szakmánkban ezt a következőknek szokták hívni, szinonimák: esetdosszié karton boríték bugyi esetmappa. Kettős célja van ezeknek az iratgyűjtőknek: az irat fizikai védelmét szolgálják ezeknek a dossziéknak, kartonoknak, stb. borítóján össze vannak gyűjtve az ügyiratkezeléshez fontos információk (kliens neve, lakcím, stb.) különféle utasítások vannak rajta, ami az ügyirat kezeléssel kapcsolatosak. (Főleg az esetdossziéra jellemző ez.)
Expeidálás: Postázás. A kliens értesítése a kérelme eredményéről Expeidálás: Postázás. A kliens értesítése a kérelme eredményéről. Ez történhet ma már e-mail-ben. Ebből a levélből az irattár is fog kapni. Irattár: Az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely (1995. évi LXVI. Törvény 3.§. g.) Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő szervesen összetartozó iratok összessége. Iratkezelés: Az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Különféle selejtezési időpontok vannak: 2, 5, 10, 20, 50, 70, 100 év, Nem selejtezhető soha – ezek kerülnek a levéltárba. Kiadványozás: A döntéstervezet jóváhagyását nevezzük kiadványozásnak. Általában a szervezet vezetője jogosult erre, de ezt a jogát átruházhatja más beosztottjának. Ergo: az iratot aláírhatja és lepecsételheti a főnök. Általában a szervezetek az alapdokumentumaiban fogalmazzák meg, hogy melyek azok az iratok, amelyeket ki – ki kiadványozhat. Az aláíró felelősséget vállal az irat tartalmáért. Ez sokszor elég mechanikus, mivel egy vezetőnek nem mindig van ideje mindent elolvasni.