Közigazgatási technológia Ügyiratkezelés
Ügyiratkezelés 800 éves múltra tekint vissza a magyar ügyiratkezelés Első önálló ügyiratkezelési szabályzat (1790) Három funkció: Törvényességi, védelmi funkció Folyamatszabályozás Ellenőrzés
Ügyiratkezelés Törvényességi, védelmi funkció Folyamatszabályozás szabályok, iratok megőrzése iratok hozzáférési rendjére vonatkozó előírások valamennyi közigazgatási szinten egyaránt érvényesülnek Folyamatszabályozás ügyiratokkal végzett munkarendjének szabályozása Ellenőrzés ügyirathátralékról, illetve eredményességről kaphatunk információt.
Ügyiratkezelés Összegezve: Az ügyiratkezelés azon technikai cselekmények összessége, amely biztosítja az iratok törvényes védelmét, szabályozza az iratokkal végzett műveletek rendjét és alkalmas a hatósági munka mennyiségi és minőségi paramétereinek ellenőrzésére.
Ügyiratkezelési rendszerek Tematikus ügyintézési rendszer Tartalom szerinti ügyintézés Akkor alkalmazható, ha az adott szervezet feladati tárgy szerint jól elkülöníthetők, azok tartalma hosszú időn keresztül stabil marad. Kronologikus Időrendbeli ügyintézés Feladatok sokfélék, az ügyek tárgyának meghatározása bizonytalan, a feladatrendszer nehezen áttekinthető
Ügyiratkezelés szervezete Típusai: centralizált ügyintézőnkénti 5000-6000 / év ügyiratforgalomig mindenképpen valamennyi belső egységnek az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik decentralizált alkalmazásakor valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését vegyes rendszerű akkor alkalmazzák, ha valamilyen oknál fogva valamelyik szervezeti egységet nem lehet a központi iktatásba bevonni
Ügyiratkezelés technológiája Kézi (manuális) technológia iktatókönyv használatára épül iratok nyilvántartásba vételkor sorszámot vagy tárgykódszámot kapnak iktatókönyvbe feljegyzik az iratra jellemző ismérveket és az ügyintézés menetére vonatkozó fontos információkat (érkezési időpont, határidő, irattári keltezés, stb.) munkaállomások közötti mozgást nyilvántartókönyvekben szerepeltetik, bizonylatolják Számítógépes technológia jelenleg a manuális folyamatok gépesítését jelenti Magyarországon
Iratvédelem Az iratvédelem alapszabálya: a közhitelű nyilvántartásba foglalt tényeket ellenkező bizonyításig igaznak kell elfogadnia a hatóságoknak. Érkezés illetve keletkezés alapján iktatás Iktató bélyegző használata (hivatal neve, érkezés időpontja, azonosító kódszám) Iktatókönyv hitelesítése Javítás megfelelő módon! Elektronikus iratvédelem számítógépes technológia alkalmazása esetén
Ügyiratkezelés folyamata Nyilvántartásba vétel Érkezés érkezhet állampolgártól, jogi személytől keletkezhet hivatalból Postabontás Kezdőirat-utóirat létezik-e előzménye (előirata) az ügyiratnak? ha kezdőiratról van szó, akkor szignálni kell ha utóirat akkor ki kell keresni a határidős nyilvántartásból az előzményt és össze kell fűzni azzal
Ügyiratkezelés folyamata Szignálás előadó kijelölése munkaszervezési funkció munkamegosztás Iktatás a kezdő irat iktatása a következő szabad sorszámra ezen rögzítjük az érkezés időpontját, a beküldő nevét, az irat tárgyát, jellegét és esetleges kezelési feljegyzések Mutatózás iktatás után az ügyiratok tárgymutatókönyvben való bevezetése ABC sorrendben tartalmazza az egyes iratok tárgyszövegeit
Ügyiratkezelés folyamata Előadói ív megnyitása megismétli az ügyirat legfontosabb iktatási adatait (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidő) ebből adódóan iratazonosításra alkalmas ügyirat-kezelési, ügyviteli utasításokat is tartalmazhat Ügyintézés szakasza Tervezet tisztázása (ügyir. szabályzat) szakigazgatási szerv neve, címe egyéb elérhetőség (fax, telefon) ügyintéző valamint kiadmányozó neve ügyirat tárgya, mellékletek száma
Ügyiratkezelés folyamata Kiadmányozás olyan formai szabályok összessége, melyek azt igazolják, hogy az irat a jogszabály által feljogosított hivatalos szervtől származik felelősség megállapításánál van döntő jelentősége a kiadmányozó viseli a hibás döntés munkajogi, esetleg büntetőjogi következményeit Postázás Határidős nyilvántartás közbenső intézkedések határidejét tartalmazza
Ügyiratkezelés folyamata Ügyiratkezelés az ügy lezárása után Kézi irattár ügyiratokra általában 2 évig van szükség így két évig a kézi irattárba kerülnek elhelyezésre Központi irattár két évnél régebbi keletű iratokat az iktató és segédkönyvekkel együtt a központi irattárba kell elhelyezni Iratok selejtezése megőrzés 2-75 évig a selejtezési kódszámtól függően Mikrofilm az irattárban
Irodalomforrás Almássy Gy. – Csúth S.: A közigazgatási szervezéstan és technológia. BKÁE, Budapest. 2001.
Köszönöm figyelmüket!