Adatbáziskezelés az MSAccess programmal Makány György 2. rész: Adattáblák létrehozása külső adatforrásból

Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 2 Adattáblák létrehozása Adatforrásunk a CIA által publikált WORLD97 Fact Book („Tények könyve”), amelynek formátuma tipikus szöveges állomány: Ebben a formában nem alkalmas relációs adatbázis adattáblájaként, így onnan egy megfelelő átalakító programmal a szükséges adatokat ki kell olvasni: Ez utóbbi alakban (ahol az összetartozó adatok egy sorban, tabulátorjellel vannak elválasztva) már alkalmas (pl. az Excel) programmal táblázatba konvertálhatóak az adatok. (külső adatforrásból)

Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 3 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) Íme, ilyen az adathalmaz Excel táblaként a konvertálás után: Az Office csomag programjainak egyik jó tulajdonsága, hogy egymás állományait képesek felhasználni, így az Access ismeri és a maga formátumára tudja alakítani ezt a táblázatot. Ez az állapot már teljesíti az első normálforma követelményeit: minden egyes cellában csak egy adat van, minden egyes cellában csak egy adat van, oszloponként azonos típusú adatokat tartalmaznak, oszloponként azonos típusú adatokat tartalmaznak, nincs két azonos sor nincs két azonos sor

Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 4 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) A leendő adatbázis táblázata azonban szemmel láthatóan redundáns: sokszor ismétlődik a „ Földrész ”, az „ Államforma ”, sőt a pénznemmel kapcsolatos oszlopok tartalma. Európa Közép-Am... köztársaság

Ezeket az oszlopokat kivágjuk egy másik munkalapra: * a „ Földrész ” és az „ Államforma ” mezőket azért, hogy helyet takarítsunk meg, * a pénznem négy egymástól függő mezőjét a 2NF teljesítése érdekében (ezek értékei csak egymástól függenek) Azonban hagyunk itt egy-egy kapcsolómezőt, ami összeköti majd a táblákat: az egyikben egy szám a másik egy sorát jelenti, amely sorban az odatartozó érték szerepel! Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 5 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból)

Lépések az Excel programban: Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 6 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) Az (egyetlen) oszlopon „Irányított szűrést” hajtunk végre: helyben és csak az egyedi rekordokat kérjük megjeleníteni A „ Földrész ” oszlop tartalmát teljes egészében átmásoljuk a Földrész munkalapra Létrehozunk egy új munkalapot Földrész néven

Lépések az Excel programban: Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 7 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) A szűrés végrehajtása után másoljuk át az A oszlop tartalmát a B oszlopba Adatok/Szűrő/Minden látszik Szüntessük meg a szűrés hatását az Adatok/Szűrő/Minden látszik menüpont aktivizálásával Töröljük az A oszlopot !

Lépések az Excel programban: Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 8 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) A B oszlopban létrehozzuk a leválogatott sorok sorszámait és a fejlécbe a FöldAZ szöveget írjuk (ez lesz a mezőnév): Alkalmazzuk az FKERES függvényt arra, hogy ahol a Föld tábla B oszlopában egy földrész neve áll, ott az O oszlop sorbéli cellájában a földrész nevének a Földrész táblabeli FöldAZ értéke álljon (Hivatkozzunk a Földrész táblára abszolút módon!). Lépjünk a Föld munkalapra!

Lépések az Excel programban: Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 9 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) A FöldAZ oszlopot másoljuk át a mellette lévő oszlopba irányított beillesztéssel, hogy csak az értéket másolja át a célterületre! A szétválasztás (dekompozíció) a kapcsolat megtartása mellett létrejött. Most már kitörölhetjük a Föld munkalapból a Földrész oszlopot, valamint az FKERES függvényeket tartalmazó FöldAZ oszlopot.

Lépések az Excel programban: Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 10 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) Ugyanezeket a lépéseket (lásd a 15. oldaltól) kell megtenni az államforma-adatokkal és a pénzzel kapcsolatos négy oszlopnyi adattal. Két pillanatkép a végeredményből:

Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 11 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) A következő lépés az Access elindítása, új adatbázis készítése:

Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 12 Adattáblák létrehozása (külső adatforrásból) Az adatbázis összes táblája készüljön az elkészített Excel táblázatból: Ezzel az adataink „megérkeztek” az Access egy adatbázisába. Az adatmezők típusainak, tulajdonságainak finomításával fejezhetjük be munkánk e szakaszát. A „varázsló” használatával egyenként értelemszerűen importáljuk a munkafüzet minden egyes munkalapját. Egy-egy adattábla jön létre belőlük.

Adatbáziskezelés az ACCESS programmal 13 Továbblépés a következő leckére... Vissza az előző leckére... Vége Vissza az elejére...