Projekttervezési technikák, projektelőkészítés Projekttömeg, projekt bázis, a „jó projekt” ismérvei Projekt ismérvei, ISO szerinti definíciója1 Projektfázis minták, a projektek négy fázisa1 A projektmenedzser kiválasztása2 Ponácz György Márk SAKK-tréner 2/A modul (1) Dr. Sebestyén Zoltán, egyetemi adjunktus (BME) prezentációjának felhasználásával. (2) Kelemen Tamás (BME, Ipari Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék) Innovációmenedzsment II. prezentációjának felhasználásával.

Emlékezzünk - A pénzfelvevő képesség négy pillére

NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK? A projekttömeg Lesz-e elég projekt? Mi a projekt? NEKÜNK VANNAK-E PROJEKTJEINK?

Van-e projekt bázis? Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik” Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak”

A „jó” projekt ismérvei releváns valós igényre alapul cél-orientált a kiírásnak megfelel megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők reális költségvetés világos munkamegosztás előzetesen felmért kockázatok fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

Projektmenedzsment megjelenése piramisok 1940-es évek: over-the-fence hidegháború: B-52, Minuteman, Polaris 1950-es évek: kormányzati beszállítók, alvállalkozók, túlmenedzselés? 1960-as évek: más szektorok dinamikus környezet; komplex, integrált tevékenységek szűk korlátok, funkcionális határok átlépése 1980-as évek: nem választási lehetőség 1990-től Human Genome Project, Neo Project, Mars Climate Orbiter (APPL)

Projektek ismérvei, tulajdonságai 3. Projektek ismérvei, tulajdonságai termék, megvalósítandó cél (minőségi elvárások, követelmények) megvalósítást leíró projektterv (időkeret) és költségterv (költségkeret) = idő- és erőforráskorlátok bizonytalan, kockázatos ideiglenes szervezet funkcionális határokat átlép projektcélkitűzések és termékjellemzők folyamatos meghatározása és elérése a projekt időtartama alatt termék lehet egy vagy több termék egységének megteremtése (nagyobb projektstruktúra része)

ISO szerinti definíció 2. ISO szerinti definíció hosszútávú tervezet ? …emberek valósítanak meg… ? …egyértelmű felelősségvállalás… ? ISO szerinti definíció egyedi folyamat, amely kezdési és befejezési dátumokkal megjelölt, specifikus követelményeknek – beleértve a minőségi, költség- és erőforráskorlátokat – megfelelő, célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja

Tehát mi a projekt? projekt definíciójának aspektusai (APM, IPMA, PMI) 2. Tehát mi a projekt? projekt definíciójának aspektusai (APM, IPMA, PMI) ideiglenes-egyedi projektmenedzsment – Management by Projects? hol a projektmenedzsment?

Jövedelem- és tőkeprojektek 3. Jövedelem- és tőkeprojektek komplexitás, méret szervezeti felépítés időszak

Projekfázisok Gyógyszerfejlesztés forrás: Murphy, Patrice L., "Pharmaceutical Project Management: Is It Different?," Project Management Journal, September 1989. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Európai Bizottság - European Commission (PHARE) Projekfázisok Európai Bizottság - European Commission (PHARE) forrás: EUROPEAN COMMISSION, EuropeAid Co-operation Office, Project Cycle Management Handbook, March 2002

Projekfázisok Világbank forrás: The World Bank Group, http://web.worldbank.org

Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció vevő és cél (kell vevő?) 3. Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció vevő és cél (kell vevő?) elkötelezettség új termék ötlete „játéktér” - stakeholder tanulmányterv (kapacitás, szellemiség) projektmenedzser kommunikációs csatornák, felelősségek idő specifikáció költség gazdasági sz. finanszírozás földrajzi kérdések szerződéses feltételek

Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) 3. Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Minimális kérdések: vevői igények - végtermék funkcionális alternatívák döntéshozatali prioritások vevői igények - kommunikáció idő-, erőforrás- és költségkorlátok sikeres teljesítés mérőszámai kockázati tényezők háttér információk

Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) 4. Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) Definiáló dokumentum probléma meghatározás technikai/funkcionális célkitűzések várható hatékonysági vagy gazdasági eredmények befejezés követelményei, szállítandó minőségi paraméterek feltételezések, kiindulási pontok kockázati tényezők erőforrásigények és korlátok

Projektek négy fázisa 1. fázis: koncepció (folytatás) A projektek sorsa... A projektek nem szerepelnek jól. 50% - törölve szállítás előtt 25% - leszállítva, de nincs alkalmazva 20% - alkalmazva nagy változtatásokkal 5% - leszállítva és alkalmazva okok nincsen megfelelően definiálva személyi változások túl komplikált, hosszú vagy nagy váratlan események gazdasági prioritások változása vállalati menedzsment politika stb.

Projektek négy fázisa 2. fázis: Tervezés – szervezés 4. Projektek négy fázisa 2. fázis: Tervezés – szervezés (core - facilitating) részletezettség (WBS) : tevékenység = munkacsomag? ütemezés erőforrástervezés költségtervezés projektmenedzser (rangidős tagok) projektterv kontingenciák kockázatmenedzsment minőség, szervezet, kommunikáció

Projektek négy fázisa 3. fázis: végrehajtás 5. Projektek négy fázisa 3. fázis: végrehajtás a projekt tevékenységek megvalósítása jelentési rendszer elhárítás, nyilvántartás 4. fázis: befejezés jelentések elemzése visszacsatolás fontossága

3 M Menedzsment Funkció(k) stratégiákat és célokat határoz meg (T) döntéseket hoz, (I,V) információáramlást teremt meg illetve befolyásol, (SZ,I) szociális kapcsolatokat hoz létre és alakít, (T,SZ,V) ezen szociális kapcsolatokat alkotó személyekre úgy hat, hogy a meghozott döntéseit megvalósíthassa. (V) 3 M Tervezés Szervezés Irányítás Vezetés

A projektmenedzsment összetevői Tervezés Ellenőrzés Projektmenedzsment projektmunka Közreműködők Dokumentáció Eszközök

Egy projekt fő fázisai Munka, költség E L Ő K É S Z Í T É S T E R V E Z É S B E F E J E Z É S t M E G V A L Ó S Í T Á S

A projektmenedzser feladatai Előkészítés A projektmenedzser feladatai Feladatok definiálása A projekt megvalósításának megtervezése Ráfordítások (idő, költség, erőforrás) meghatározása Különböző részterületek lehatárolása Feladatok szétosztása Alkalmazandó módszerek, eljárások meghatározása

A projektmenedzser feladatai Előkészítés A projektmenedzser feladatai folytatás Koordinálja a projektcsapat, szakmai részlegek és külső tanácsadók munkáját Ellenőrzi a projekt előrehaladását a minőséget határidőket költséget változásokat

A projektmenedzser feladatai Előkészítés A projektmenedzser feladatai folytatás Ismerje fel a lehetséges szűk keresztmetszeteket, kockázatokat Dolgozzon ki alternatív megoldásokat legalább elvi szinten Dokumentálja mind a menedzsment, mind a szakmai munkát Gondoskodjon a projekt megvalósításához szükséges eszközök beszerzéséről (hardver, szoftver, laboratórium stb.) A projekt irányítása és együttműködés a megbízóval

A folyamatkövetés feladatai Forrás: Dr A folyamatkövetés feladatai Forrás: Dr. Husti Isván (SZIE MŰGT) Gyakorlati tanácsok a sikeres projektmenedzsmenthez című prezentációja. - Ellenőrzési pontok beiktatása a projekttervbe - Legyen egy monitoring-team - Kövessük nyomon az eredményeket - Diverzifikáljuk az információforrásokat - Vonjuk be a munkatársakat (célok, feladatok) - Igazítsuk a valósághoz a terveket - Csak az változtassuk, amit nagyon kell - Keressük az okokat és összefüggéseket - A kudarc normális - Nyújtsunk elismerést és motiváljunk - Cselekedjünk időben -Az emberi kapcsolatok is eredmények

A projektmenedzserrel szemben támasztott követelmények Előkészítés A projektmenedzserrel szemben támasztott követelmények Személyes kvalifikáció Projekt kvalifikáció Rendszer kvalifikáció Vezetési stílus Folytatás csapatszellem, kezdeményezőkészség, kreativitás, kapcsolatteremtő képesség, tárgyalókészség, megbízhatóság, döntési képesség, a megvalósítás képessége szervezési módszerek, technikák ismerete és tapasztalat az alkalmazásukban projektfeladattal kapcsolatos ismeretek, tapasztalatok, „mit kell megvalósítani”

Vezetési stílus Előkészítés A projektmenedzser határozza meg a csoportban a vezetési stílust, melynek túlnyomóan kooperatívnak kell lennie Az ember álljon a középpontban A „nyitott kapuk elve”; bárki bármikor beszélhessen a projekt vezetőjével Nincsenek előre meghatározott információs utak, minden információ közvetlenül áramlik A vezetés fő eszköze a meggyőzés Az eredmény ellenőrzése az eljárás és a módszer ellenőrzése helyett Az egyéni kezdeményezések és felelősségvállalás támogatása

Köszönöm a figyelmet!