SZÖVEGSZERKESZTÉS Boríték készítése

Olyan dokumentum mely állandó szövegrészeket tartalmaz. Törzsdokumentum Olyan dokumentum mely állandó szövegrészeket tartalmaz. Jellemzői: Tartalma csak a készítője által változik. Szövegrész(ek) mentve vannak. A legtöbb készített dokumentum ilyen.

Levélírás 3 személynek felhasználó Változó adatok: Címzett neve Hely Irányítószám Helyszín Aláírás Dátum felhasználó Levél.doc

A probléma Hogy tudnánk olyan levelet készíteni amelyben pl. 200 különböző címzett van?

Valós megoldás: boríték Hogy készül egy postai levél: 1. Megírjuk a levelet. 2. Elővesszük a borítékot. Ha nincs beszerzünk. 3. Ráírjuk a borítékra a feladó adatait. 4. Ráírjuk a borítékra a címzett adatait. 6. Behelyezzük a borítékba a levelet. 5. Megbélyegezzük a postán. 6. Feladjuk a levelet.

Megoldási lehetőségek! Önerőből: Elkészítjük a levelet. Elmentjük. Létrehozunk egy új dokumentumot. (boríték) Megcímezzük. Az előző 3 művelet ismétlése 198x. Adatforrás segítségével: 1. Elkészítjük a levelet. 2. Elmentjük a levelet. (pl. levél.doc) 3. Gyűjtsük ki a címzési adatokat. (cimlista.doc) 4. Új dokumentum létrehozása. (boríték) 6. Megformázzuk a borítékot. 5. Megkeressük címzési helyeket. 6. A változó adatok beszúrása. 7. Mentés.

Változó szövegrészeket tartalmazó adatbázis. Az adatforrás Változó szövegrészeket tartalmazó adatbázis. Jellemzői: - Tartalma: személyfüggő tulajdonságok. - 3 féle formátumban készülhet. - Szöveges dokumentum (táblázatszerűen) - Adatbázis forma - Excel tábla forma - Mi is készíthetünk ilyet. - Használhatunk előre készített adatforrást is. - Kiegészíti a törzsdokumentumot.

Csak változó adatokat tartalmazó dokumentum. A Boríték Csak változó adatokat tartalmazó dokumentum. Jellemzői: - Tartalma: címzettek és feladó. - Általában a dokumentum tulajdonosa a feladó. - Szöveges dokumentum - Mi is készíthetünk ilyet. - Használhatunk előre készített adatforrást is. - Kiegészíti a törzsdokumentumot.

Feladó: Név Lakhely Cím Irányítószám Címzett: <<név>> <<cím>>

Borítékkészítés 1. 2. 3. Törzsdokumentum Adatforrás Új dokumentum Feladó és címzett: Neve Rendeltetési hely Címhely Irányítószám összerendelés 3. Új dokumentum

Összerendelés folyamata Adatforrás

Eredmény

borítékkészítés folyamata SZÖVEGSZERKESZTÉS borítékkészítés folyamata

1. lépés Készítsük el a törzsdokumentumot. - Azonos tartalmú szöveg begépelése - Változó tartalmak megjelölése (nem kötelező) - Az elkészített dokumentum mentése

2. lépés Készítsük el az adatforrást. - Nyissunk egy új dokumentumot. - Hozzuk létre a megfelelő táblákat. - Az elkészített dokumentum mentése. - A kész adatforrás bezárása.

Rekord mezőnév Címlista rekordok Mezők száma: 2 Rekordok száma: 10 Készíthető borítékok száma: 10

3. lépés Borítékkészítés körlevél varázslóval. - Új dokumentum - Körlevél varázsló indítása Eszközök > Levelek és küldemények > Körlevél - A hasznos körlevél eszköztár bekapcsolása Eszközök > Levelek és küldemények > Körl. eszk.

4. lépés A körlevél varázsló lépéseinek végrehajtása. 1. Dokumentumtípus kiválasztása - levél (körlevél) - Boríték (boríték készítése) - Címke (borítékhez címke) - Címtár

5. lépés A körlevél varázsló lépéseinek végrehajtása. 2. Az alapul szolgáló dokumentum megadása - Aktuális dokumentum alapján - Sablon alapján - Egy már meglévő dokumentum alapján

6. lépés A körlevél varázsló lépéseinek végrehajtása. 3. Címzettek kiválasztása - Létező listából - Outlook címlistából - Új lista létrehozása

7. lépés A körlevél varázsló lépéseinek végrehajtása. 4. Levél megírása - Vigyük a kurzort a megjelölt helyre. - Válasszuk a „további elemek” - Adatbázismezők beszúrása

8. lépés A körlevél varázsló lépéseinek végrehajtása. 5. Levelek megtekintése

9. lépés A körlevél varázsló lépéseinek végrehajtása. 6. Az egyesítés befejezése - Az egyes levelek szerkesztése - Egyesítés az összes rekordra