Segédlet a pályázati költségvetés elkészítéséhez Biztos Kezdet Program Segédlet a pályázati költségvetés elkészítéséhez

Költségvetés tervezése A költségvetés tervezésekor az alábbi fontos elveket kell szem előtt tartanunk: Csak a megvalósítási időszakban felmerült, a projekt megvalósítására fordított, máshol el nem számolt költségeket tervezhetjük (kivéve az előkészítés költségeit ld. később) Csak tényleges költségek számolhatók el Ha a szervezet ÁFA visszaigénylésre nem jogosult, akkor az ÁFÁ-val növelt költségeket kell elszámolnunk, ha jogosult, akkor viszont a nettó összegeket Minden költséget majd eredeti dokumentumokkal kell igazolnunk, vagyis (i) teljesülés igazolása (banki kivonat v. kifizetési utalvány) (ii) jogalap igazolása (szerződés, megrendelés) (iii) paraméterek (számviteli bizonylat) (iv) helyi ár és bérviszonyoknak megfelelő kifizetés.

Támogatható tevékenységek A TÁMOP 5.2.2. intézkedés keretében támogatható tevékenységek listáját az Útmutató C1 pontja tartalmazza Ez kötelező és választható tevékenységeket tartalmaz A választható tevékenységeket is célszerű tervezni, ezek ugyanis a bírálatnál előnyösek lehetnek

Támogatható tevékenységek II. Képzés Mentori támogatás Dokumentációs rendszer bevezetése Gyerekek képességeinek kibontakoztatása Szülőkkel való együttműködés Közösségi részvétel erősítése, a program integrációja Szakemberek közötti együttműködés Tájékoztatás és nyilvánosság

Elszámolható költségek Útmutató C3 pont Projekt előkészítés költségei Projekt menedzsment költségei Projekt szakmai megvalósításával összefüggő költségek Célcsoport számára biztosított egyéb támogatások költségei Projekt megvalósításához igénybe vett szolgáltatások Egyéb szolgáltatások költségei Eszközbeszerzés Egyéb, a projekt végrehajtásával összefüggő általános költségek

Nem elszámolható költségek Útmutató C4 pont a Gyerekház számára biztosított ingatlan bérleti díja föld, telek, ingatlan vásárlás; új épületek építése; gépjármű beszerzése; hiteltúllépés költsége, egyéb pénzügyforgalmi költségek; (kivéve az elkülönített bankszámla költsége, amely elszámolható) visszaigényelhető adók; természetbeni hozzájárulások lízing díjak deviza/valuta átváltási jutalék veszteség jutalékok és osztalék, profit kifizetés kamattartozás kiegyenlítés bírságok, kötbérek és perköltségek az elszámolhatósági útmutató pontjaiban külön nevesített nem elszámolható költségek rezsi költség !!! használt eszköz értékcsökkenés.

Költségek elszámolásának alapszabálya Csak az a költség elszámolható, amely a költségvetési specifikációban (VI. sz. Melléklet) elszámolható költségként szerepel – (ha eltérés van az ESZA elszámolható költségek Útmutató és a költségvetési specifikáció között – az utóbbit kell figyelembe venni, mert ez a szűkített, mérvadó útmutató) Minden egyéb költség nem számolható el, így nem is tervezhető

További alapvető követelmények Minden tervezett költséget számszakilag alá kell támasztani – a szöveges indoklásban A helyi ár- és bérviszonyokat kell figyelembe venni A költségek összesítésekor pontosan kell számolni Nem lehetnek eltérések a költségvetés adatai és az adatlapba átvezetett számok között Minden költséget a megfelelő soron kell tervezni

A költségvetés belső arányai Projekt előkészítés költségei max. 6 % Menedzsment költségek max. 12 % Eszközbeszerzés, ERFA elszámolható költségek max. 15 % Általános költségek max. 10 % Tartalék max. 5 % Ezeket a belső arányszámokat, amelyeket a teljes projekt-költség százalékában adtak meg nem lehet túllépni.

A tervezett projekt költség Az egy pályázóra jutó tervezett projekt-költség 30 és 60 millió Ft között lehet Nem lehet ennél sem több, sem kevesebb – 30M alatti és 60M feletti projekt-költség a pályázatból való kizárást von maga után

Költségvetési táblák Excel file – VII. sz. Melléklet Összesen 14 munkalapot (fül) tartalmaz A munkalapok képletezettek és írásvédettek – csak a fehér cellákba lehet írni – a piros és sárga színű cellák írásvédettek Amennyiben csak 1 pályázó van (vagyis nincsen konzorcium) a munkalapok közül csak a főpályázóra vonatkozó munkalapokat kell kitölteni

Költségvetési munkalapok szerkezete 1. munkalap: Projekt_adatlap_összesített – automatikusan kitöltődik a részletes adatlapok alapján 2-5. munkalapok: Költségütemezés (főpályázó + 3 partner munkalapja) – célszerű a részletes költségtáblák és szöveges indoklás után kitölteni 6-9. munkalapok: Részletes költségtáblák (főpályázó + 3 partner munkalapja) – célszerű a kitöltést ezekkel a munkalapokkal kezdeni 10-13. munkalapok: Szöveges indoklás (főpályázó + 3 partner részletes költségtábláinak szöveges indoklása) célszerű a lehető legrészletesebben kitölteni 14. munkalap: kitöltési útmutató – célszerű először ezt a munkalapot áttanulmányozni – megmutatja, hogy mely költséget melyik költségvetési soron kell tervezni

Egy munkalap szerkezete pályázati azonosító adatok Minden munkalapon felül a pályázó neve, a pályázat címe, és a pályázati azonosító száma szerepel. Ezeket – ahol a cella engedi – ki kell tölteni. Név, cím értelemszerű, Pályázati azonosító szám: TÁMOP 5.2.2/08/2

Egy munkalap szerkezete II. Munkalap sorai – számviteli kategóriák Munkalap oszlopai – tevékenységek Minden egyes tevékenység 4 aloszlopot tartalmaz: Mennyiségi egység megnevezése Mennyiség Egységár (Ft) Elszámolható költség (Ft) Az első három oszlopba tudunk írni, ott ahol ezt a tábla engedélyezi A mennyiségi egység megnevezése: ide szöveget írunk pl. szakértői nap, db, stb. A mennyiség és az egységár megadása után a munkalap automatikusan számolja az elszámolható költséget pl. 3 x 15000 = 45000 - ez utóbbi szám automatikusan megjelenik Az összesített eredmény is automatikusan megjelenik a költségvetési fősoron

Kitöltési javaslat Először a részletes költségtáblán dolgozzunk (részletes ktg.-főpályázó) Ezt követően a szöveges indokláson (szöveges főpályázó) Ha vannak – ezt követően a partnerek részletes, majd szöveges tábláin Minden egyes táblát készítsünk el teljesen Harmadjára töltsük ki az ütemezési táblát (ktg-ütemezés-főpályázó) (s ha vannak, a partnerek ktg-ütemezési tábláit)

Szöveges indoklás A szöveges indoklás lehető legrészletesebb kitöltése szükséges Használjunk pontos mennyiségi egységeket, mennyiségeket és egységárakat az indoklásban, amelynek egyeznie kell az alatta lévő táblázatos megjelenítéssel Amennyiben egy un. kétszámjegyű költségvetési soron pl. (56. Bérjárulékok) több un. háromszámjegyű tétel szerepel (pl. 561 Nyugdíjbiztosítási és egészségbiztosítási járulék, 562 egészségügyi hozzájárulás, stb.) úgy ezeket is külön részletezni kell a szöveges indoklásban

Ütemezés - hibaüzenetek Ha ezt a sorrendet követjük, akkor van értelme az ütemezési táblák un. hibaüzeneteinek A ktg-ütemezés táblák hibaüzenetei azt mutatják, hogy az ott tervezett összeg nem egyezik meg a részletes költségtáblán szereplő összeggel Ha tehát a részletes tábla nincs kitöltve a hibaüzenet automatikusan meg fog jelenni, bármit is írunk az ütemezési táblákba Kitöltött részletes táblák esetén a hibaüzenetek figyelmeztetnek, hogy valamit nem jól terveztünk, ilyenkor vissza kell lapozni a részletes költségtáblák megfelelő oszlopaihoz

Projekt adatlap-összesített Ezen a munkalapon egyáltalán ne dolgozzunk! Ha jól töltöttük ki a költségvetést, akkor ez a tábla összesítve tartalmazza a főpályázó és a partnerek ténylegesen tervezett költségeit A munkalap kitöltése automatikus a többi munkalap adatai alapján A munkalap alján kiegészítő információk szerepelnek amelyek megmutatják, hogy az adott lényeges tevékenység aránya mekkora az összköltségvetésen belül. Mellette láthatóak a százalékos korlátok. Ha magasabb számot kapunk a megadott százalékos korlátnál, akkor rosszul terveztünk és hibaüzenetet kapunk. Mindaddig csökkentenünk kell az adott tevékenységre fordítandó költségeket, amíg a százalékos korláton belülre nem kerülünk. Ellenkező esetben a pályázatunkat kizárják.

Projekt előkészítés költségei A projekt előkészítő szakasza a pályázati felhívás megjelenésének napjától (2008. december 19.) a Támogatási Szerződésben szereplő dátum szerinti projektkezdés napjáig tart. (2009.III.n.év) A projekt előkészítő szakaszában a szükségletfelmérés, célcsoporttal kapcsolatos elemzés, kutatás elkészítésének költsége számolható el, úgy mint: szakértői díjak, az előkészítésben részt vevők bér- és járulékköltségei, egyéb személyi jellegű költségei, közbeszerzési eljárás költségei melyek együttesen nem haladhatják meg a projekt összköltségének 6%-át!

Projekt menedzsment – szakmai követelmények A projektgazdának a projekt teljes időtartama alatt biztosítania kell egy fő projektvezetőt és egy fő pénzügyi vezetőt. Elvárások: 1. projektmenedzser felsőfokú végzettség, 2 év projektmenedzsment tapasztalat, munkaideje a projektben bizonyíthatóan eléri a heti 20 órát, foglalkoztatása csak munkaviszony keretében történhet. 2. pénzügyi vezető felsőfokú pénzügyi szakirányú végzettséggel, 2 év pénzügyi területen szerzett tapasztalat, foglalkoztatása munkaviszony, megbízási jogviszony, vállalkozói szerződés keretében lehetséges

Projekt menedzsment – elszámolható költségek Bérköltség és járulékai; Megbízási díj és járulékai (kivéve projektvezető); Vállalkozói díj (kivéve projektvezető) Személyjellegű költségek (munkába járás költségei, étkezési jegy, amennyiben a kedvezményezett szervezet egységes, minden munkavállalójára kiterjedő, jogszabályoknak megfelelő belső szabályozással rendelkezik a kifizethető juttatások körére és mértékére vonatkozóan); A projektmenedzsment tagok útiköltsége, szállás és ellátás költsége valamint napidíja (amennyiben ellátás költségét nem térítik), ha a támogatott tevékenységhez kapcsolódó munkavégzés, ill. továbbképzés külső helyszínen történik. A projekt menedzsment költségei nem haladhatják meg a teljes projekt-költség 12 %-át.

A projekt szakmai megvalósí-tásával összefüggő költségek A projektgazdának a projekt teljes időtartama alatt biztosítania kell egy fő szakmai vezetőt (koordinátort), egy fő gyerekház vezetőt, egy fő gyerekház munkatársat. Indokolt esetben a Gyerekház segítő munkatársat alkalmazhat.

Elvárások a szakmai megvalósítókkal szemben 1. szakmai vezető (koordinátor) Felsőfokú szociális és/vagy pedagógiai és/vagy egészségügyi vagy bölcsődei szakgondozónő végzettség, 3 év szakmai tapasztalat, munkaideje a projektben bizonyíthatóan eléri a heti 20 órát, foglalkoztatása munkaviszony, megbízási jogviszony, vállalkozói szerződés keretében lehetséges. 2. gyerekház vezető Felsőfokú pedagógiai és/vagy egészségügyi és/vagy bölcsődei szakgondozói végzettség 2 év tapasztalat, munkaideje a projektben bizonyíthatóan eléri a heti 40 órát, 3. gyerekház munkatárs középfokú végzettség, munkaideje a projektben bizonyíthatóan eléri a heti 30 órát, 4. gyerekház segítő munkatárs

A szakmai megvalósítással összefüggő költségek tervezése Bérköltség és járulékai, valamint személyjellegü költségei (munkába járás költségei, étkezési jegy, stb. A megvalósításban részt vevő munkatársak útiköltsége, szállás és ellátás költsége valamint napidíja (amennyiben ellátás költségét nem térítik), ha a támogatott tevékenységhez kapcsolódó munkavégzés, ill. továbbképzés külső helyszínen történik. A TÁMOP 5.2.1. program által nyújtott képzésekre jutás, az ahhoz kapcsolódó ellátás és szállás költségek betervezése kötelező! (12 kétnapos képzési alkalom a program munkatársai számára, programonként minimum 3 fő)

A célcsoport számára biztosított egyéb támogatások költségei A célcsoport nem rendszeres útiköltsége A célcsoport ellátásának költsége 200 Ft/fő/nap kizárólag gyerekek számára A célcsoport részére képzéshez, oktatáshoz szükséges segédletek beszerzési költsége A célcsoport részére útiköltség, szállás és ellátás költsége, ha a TÁMOP 5.2.1. képzéssel kapcsolatban merülnek fel Részletesen ld. a költségvetési specifikáció c. útmutatót! A TÁMOP 5.2.1. program által nyújtott képzésekre jutás, az ahhoz kapcsolódó ellátás és szállás költségek betervezése kötelező! (4 kétnapos képzési alkalom a gyerekekkel és családjaikkal dolgozó szakemberek számára, programonként kb. 8 fő)

A projekt megvalósításához igénybevett szolgáltatások Külső, harmadik féltől megrendelt, a támogatott tevékenységhez közvetlenül kapcsolódó alábbi szolgaltatások igénybevételének költsége számolható el: Hirdetés, reklám, propaganda Oktatás, képzés – szakmai megvalósítók szervezett tréningek Egyéb szakmai szolgáltatások: szakértői díjak, előadói, szakértői, tanácsadó tevékenység díjai és járulékai, szakmai megvalósítók képzése, projekt rendezvények, nyomdai költségek, egyéb szaktanácsadás, a projekthez kapcsolódó hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek.

Egyéb szolgáltatások költségei Közbeszerzési eljárás költségei A projekthez kapcsolódó kötelező nyilvánosság biztosításának költsége Kötelezően előírt könyvvizsgálat költsége – csak 50 millió Ft projekt-költség felett

Eszközbeszerzés (ERFA) költsége Az ERFA átjárhatóság keretében beszerezhető eszközök a következők: A projektmenedzsmentet szolgáló irodai eszközök (maximum: 1 db asztali számítógép, 1 db fénymásoló, 1 db nyomtató, 1 db fax) A gyerekházat szolgáló eszközök (maximum: 2 db asztali számítógép, 1 db nyomtató, 1 db videokamera, 1 db fényképezőgép, 1 TV készülék, 1 DVD lejátszó) Fejlesztőeszközök, játékok Mobiltelefon (maximum 3 db, 1-1 db a projektvezető, a szakmai vezet (koordinátor) és a gyerekház vezető részére), maximum 20.000 Ft/mobiltelefon értékben Teakonyha kialakítása, felszerelése Gyerekház berendezése, felszerelése

Épület felújítás és átalakítás (ERFA) költségei Az átalakítási- és felújítási költségek elszámolhatók, amennyiben közvetlenül a projekt megvalósításához kötődnek és végrehajtásuk nélkül az épület nem alkalmas a feladat ellátására, különösen amennyiben a fogyatékkal élő személyek projektben való részvétele egyébként nem lenne biztosított, valamint ennek szükségességét és az átalakítási terv megfelelőségét szakvélemény támasztja alá. A felújítási költségek alatt kell érteni minden, az építmény rendeltetésszerű hasznosítását lehetővé tevő átalakítást, bontást, felújítást, bővítést. Ingatlan felújítása esetében a világítási-, és fűtési rendszer korszerűsítése elszámolható költség. Komplex akadálymentesítés költségei

Bérelt ingatlanon végzett felújítások feltételei 1.) a bérelt ingatlanra vonatkozóan megkötött bérleti szerződés időtartama legalább a projekt keretében az ingatlanon végzett felújítási munkálatok megkezdésétől számított 15 év 2.) A felújítás összegének minden esetben csökkentenie kell a bérleti díj összegét (ezt a vonatkozó bérleti szerződésben is érvényesíteni szükséges), függetlenül attól, hogy a bérleti díj a projekt költségei között elszámolható-e vagy sem. A bérbeadóval megállapodást kell kötni, hogy a bérbeadó hozzájárul a felújításokhoz.

Az ERFA költségek maximuma Az ERFA keresztfinanszírozás keretében történő eszközbeszerzés, felújítás, akadálymentesítés együttes költsége nem haladhatja meg a projekt összköltségeinek 15 %-át.

Egyéb a projekt végrehajtásával összefüggő általános költség A projektmenedzsment és szakmai megvalósítók tevékenységével kapcsolatban felmerülő általános költségek, úgymint irodaszer, irodai fogyóeszköz, posta, telefon, internet, folyóirat előfizetés költségei, a támogatás fogadására szolgáló elkülönített bankszámlanyitás és –vezetés költségei. Ezen felül elszámolhatóak könyvek, szakkönyvek költségei és a gyerekház vagyonbiztosítása. Fenti költségek együttesen nem haladhatják meg a projekt elszámolható költségének 10%-át.

Tartalék A fentieken kívül a projekt költségvetésében tervezett tartalék aránya nem haladhatja meg a projekt elszámolható költségének 5%-at! Tartalék tervezése egyáltalán nem szükséges, de lehetséges.

Kifizetések A projekt megvalósítása során a támogatási szerződés aláírását követő 60 napon belül a projekt elszámolható költségeinek 25 %-át kitevő előleg igénylésére és kifizetésére van mód. Ezt követően utólagos elszámolás mellett közbenső kifizetési kérelem akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás meghaladja a megítélt támogatás 10 %-át és legalább a 100ezer forintot. Ez a közbenső kifizetési kérelem nincsen PEJ-hez (projekt előrehaladási jelentés) kötve