PROJEKTMENEDZSMENT ISMERETEK BŐVÍTÉSE

Tartalomjegyzék 1. Szervezeti kultúra 2. Projekttervezés 3. Amire a pályázatok készítésénél ügyelni kell 4. Házi feladat 5. Üzleti tervezés – stratégiai tervezés 6. Az esélyegyenlőség nem csak PR 7. Együttműködés

Fogalmak tisztázása Üzleti terv Stratégiai terv Projektterv Pályázat Konkrét cél Hosszútávú cél Marketing terv Akcióterv

1. Szervezeti kultúra

Szervezeti Kultúra E. Schein klasszikus megfogalmazása szerint a szervezeti kultúra a szervezet tagjai által elfogadott, közösen értelmezett előfeltevések, értékek, meggyőződések, hiedelmek rendszere.

Feladat kiscsoportban Az egy szervezettől érkezett csoporttagok 3 mondatban fogalmazzák meg a küldő szervezet hitvallását

Szervezeti Kultúra A stratégiai tervezés során a szervezet hosszú távú céljaihoz (jövőkép, küldetés) képest elemezzük a megoldandó problémákat, tekintetbe véve a szervezetünk belső és külső adottságait.

Alapelvek: Sosem a lehetőségekből, hanem a célokból kell kiindulni Szervezeti Kultúra Alapelvek: Sosem a lehetőségekből, hanem a célokból kell kiindulni A gyengeségeket, hiányosságokat mindig a megújulás és a fejlődés alapjának (erőforrásoknak) kell tekinteni A tervezés és az értékelés csak együtt létezik.

Miért fontos a stratégiai tervezés? Szervezeti Kultúra Miért fontos a stratégiai tervezés? Motivál a célok elérésére Segít az eredeti célokhoz való visszanyúlásban Közös értékrend és célok kialakításával segíti a szervezeti problémák megoldását Biztos alapot szolgáltat a döntéshozatalhoz

Szervezeti Kultúra A tervezési folyamatban való részvételt fejleszti, elkötelezettebbé teszi a közösséget • Segíti az önállóság megőrzését: saját céljainkat fogjuk követni és nemcsak a külvilághoz alkalmazkodni A jól kidolgozott terv segít a tudatosabb és eredményesebb munkavégzésben

A stratégiai tervezés lépései Szervezeti Kultúra A stratégiai tervezés lépései 1. Jövőkép, küldetés megfogalmazása (küldetés, hitvallás, küldetési nyilatkozat) 2. A szervezet belső tényezőinek valamint a külső környezetnek az elemzése 3. Problémák elemzése 4. Projektszintű célok megfogalmazása (ezek lebontása konkrét tevékenységekre már a projekttervezés témakörébe tartozik), és azok logikai-időbeli elrendezése 5. Az értékelés módszereinek kidolgozása

1. Küldetési nyilatkozat megfogalmazása Szervezeti Kultúra 1. Küldetési nyilatkozat megfogalmazása A küldetési nyilatkozat adja meg a szervezet funkcióját, identitását, és más szervezettől való megkülönböztethetőségét. Alkalmas arra, hogy a szervezet tagjai, illetve a szervezetnél dolgozók a legalapvetőbb kérdéseket tisztázzák egymás között, és hogy azokat a szervezeten kívüliek is megismerhessék

Szervezeti Kultúra Jövőkép:. A végső cél Küldetés: út, amin haladni akarunk (operatív, cselekvő jellegű), választ ad azokra a kérdésekre, hogy a jövőkép elérése érdekében ki, mit, hol, kinek és hogyan csináljon. (A jövőkép és a küldetés egyben is megfogalmazható.) Fő célok/program: A szervezet átfogó, de a jövőképnél részletesebb céljainak megfogalmazása (maximum 8-10). E célok eléréséhez szükséges cselekvések

Szervezeti Kultúra Értékek és elvek: Érdemes a szervezet által vallott „szakmai” elveket, értékeket és normákat is rögzíteni a küldetési nyilatkozatban. Fogalomdefiníciók: A fenti tömör megfogalmazásokban óhatatlanul szerepelni fognak olyan szavak, melyek jelentése nem egyértelmű, de megértésük nélkülözhetetlen. Célszerű ezeknek megadni egy „munkadefinícióját”.

Stratégiai célok és projektek megfogalmazása Szervezeti Kultúra Stratégiai célok és projektek megfogalmazása A szervezet jövőképének és küldetésének tisztázása, valamint a belső és külső feltételek elemzése után elérkeztünk a szervezet stratégiai céljainak meghatározásához „Összefésülni” a szervezet által vallott értékekből valamint a jövőképéből és a küldetéséből származó célokat a külső/belső környezet által lehetővé tett projektekkel, tevékenységekkel A projekteknek már konkrétaknak, reálisaknak, mérhetőknek és időhöz köthetőeknek kell lenniük

2. Projektötletek kidolgozása

1. Stratégiai célok kijelölése, stratégiai partnerek megkeresése Tartalom 1. Stratégiai célok kijelölése, stratégiai partnerek megkeresése 2. Közös ötletelés 3. SWOT analízis 4. Érintettek elemzése 5. Logikai keret végiggondolása

Projektötletek kidolgozása A projektötletnek illeszkednie kell a szervezet hitvallásához és stratégiai céljaihoz Ezt követi a tervezés maga, amely nem a pályázati adatlap kitöltését, hanem logikai tervezési folyamatot jelent (ötletelés, szervezeti SWOT, érintettek elemzése, logikai keret)

Projektötletek kidolgozása Ötletelés: Nincsenek őrült ötletek! Támaszkodj a többiek ötletére! Gondolj a lehetetlenre is! Egy ötletnek az ellenkezőjét is gondold végig! A mennyiségi elv a fontos! Ne minősíts, ne értékelj! Lehetséges projektötletek kiválasztása

Projektötletek kidolgozása SWOT analízis: Strenghts – Erősségek (belső): Pozitív belső tényezők, amikre támaszkodhatunk a projekt megvalósításában, és lehet rá befolyásunk, hogy még fejlődjenek. Weaknesses – Gyengeségek (belső): Fejlesztendő belső tényezők, amelyek nem jól működnek, de lehet rá befolyásunk, hogy jobb legyen a helyzet. Opportunities – Lehetőségek (külső): Támogató, általunk nem befolyásolható adottságok, környezeti tényezők, amelyekre építve ki tudjuk használni erősségeinket. Threats – Veszélyek (külső): Gátló, korlátozó környezeti tényezők, amelyek csökkentik a siker esélyét, kockázatot jelenthetnek, és nem tudjuk befolyásolni őket.

Projektötletek kidolgozása + - Erősségek Gyengeségek Tapasztalt, összetartó munkahelyi csapat Kevés pályázati tapasztalat Lehetőségek Veszélyek Megnőnek a pályázati lehetőségek Csökken a költségvetési támogatás

Projektötletek kidolgozása Stratégiák Erősségek Gyengeségek Lehetőségek E+L Hogyan kovácsoljunk előnyt a külső lehetőségekből a belső erősségek felhasználásával. Gy+L Hogyan csökkenthető a belső gyengeség, és hogyan kovácsolhatunk előnyt a külső lehetőségekből. Veszélyek E+V Hogyan használjuk ki belső erősségeinket a külső veszélyek elkerülése vagy csökkentése végett. Gy+V Védekező technikák. Hogyan csökkenthetjük belső gyengeségeinket és hogyan kerülhetjük el a külső veszélyeket.

Projektötletek kidolgozása ÉRINTETTEK ELEMZÉSE Érintett csoport Probléma Motiváció Az érintett csoport viszonya más érintettekhez Célok A program pozitiv hatása az érintett csoportra A program negativ hatása, veszélyei az érintett csoportra A konfliktusok, problémák mérséklésének eszközei A telelpülés munkavállalói   Ingázó munkavállalók Mikro, kis- és középvállalkozások Mezőgazdaság Munkanélküliek Helyi értelmiség Települési önkormányzat Cigány Kisebbségi Önkormányzat Kistérség Iskola Óvoda Civil szervezetek

Projektötletek kidolgozása Projekttervezés fő lépései: 1. Probléma-analízis (problémafa segítségével) Célcsoport/tok meghatározása Problémáik meghatározása Lehetőségeik és visszahúzó erőik feltérképezése Ok-okozati összefüggések megtalálása

2. Cél-analízis Projektötletek kidolgozása A meghatározott problémák céllá alakítása

3. Stratégia-analízis Projektötletek kidolgozása A különféle stratégiák meghatározása A célok szortírozása különféle kritériumok mentén (pl. erőforrások, lehetőségek stb.)

Projektötletek kidolgozása A projektterv vázlata CÉL CÉLCSOPORT VÁRHATÓ EREDMÉNY IDŐTERV/FELADATOK LISTÁJA PÉNZÜGYI TERV ERŐFORRÁSOK (EMBERI ÉS TÁRGYI) MÓDSZEREK MUNKAMEGOSZTÁS KOMMUNIKÁCIÓ KOCKÁZATOK ÉRTÉKELÉS/ELLENŐRZÉS

3. Amire a pályázatok készítésénél ügyelni kell

Pályázat előkészítése Pályázat előtt tájékozódni: A pályázati kiírás és útmutató részletes ismerete (ki, mire, milyen feltételekkel, határidővel és milyen összegre pályázhat) Kiíró szervezet céljai Speciális igények (pl. együttműködők kellenek-e) Döntéshozatali eljárás

Pályázatírói hibák Formai hibák Pályázatírás Pályázatírói hibák Formai hibák Legfrissebb útmutató, kitöltő program és mellékletminták használata Szervezet adatai, elérhetőség Mellékletek érvényessége Megfelelő példányszám, formátum Igényelt összeg Aláírás Saját példány!

Pályázatírói hibák Tartalmi Értsen hozzá a szervezet Pályázatírás Pályázatírói hibák Tartalmi Értsen hozzá a szervezet Érthető és lényegre törő Áttekinthető és igazolható Konkrét és mérhető célok meghatározása Pályázati előírások, jogszabályok értelmezése Ne legyen sablonos, más pályázati rendszerből átemelt ötlet Együttműködés feltételei

Mire kell figyelni a pályázatírás során Költségvetés A szakmai programmal összhangban Igazolható Reális Költséghatékony Működés orientált költségvetés Szövegesen indokolt tételek

Megvalósítás ideje alatt Végrehajtás Megvalósítás ideje alatt Szakmai Valódi partnerség Jól dokumentált Disszemináció Nyilvánosság

Megvalósítás ideje alatt Végrehajtás Megvalósítás ideje alatt Pénzügyi A szerződésben rögzített költségvetés Eltérés esetén szerződés módosítás

Lezárás Elszámolás Fenntarthatóság Utánkövetés Formai követelmények Beszámolás Lezárás Elszámolás Fenntarthatóság Utánkövetés Formai követelmények

4. Házi feladat

Legalább két szervezet tagjainak kell összedolgoznia Három hét múlva Legalább két szervezet tagjainak kell összedolgoznia Kitalálni egy közös projektet és végiggondolni a „kisnorvég” kiírás alapján (dokumentumok rajta vannak a kapott CD-n) A közös projekt tervezési munkálatait elvégezni (SWOT, érintettek elemzése, logikai keret) A következő alkalommal egy 15 perces előadásban, úgy, hogy minden résztvevőnek legyen szerepe, felvezetni a többieknek

Minél komolyabban venni a feladatot, annál több hasznot hoz Instrukciók Minél komolyabban venni a feladatot, annál több hasznot hoz Minél konkrétabb projektet venni alapul az ötletek közül Elgondolkodni a konkrét együttműködés tényleges megvalósításán A legtöbb szavazatot kapó megoldás megvalósítását szervezetünk tanácsadással segíti 3 térítésmentes tanácsadói nap felajánlásával

5. Üzleti tervezés

Üzleti tervezés Miért van szükség üzleti tervre? Egy-egy ötlet megvalósíthatóságának vizsgálatára Jelenlegi vagy potenciális tulajdonosok, partnerek meggyőzésére Hitelezőknek, banknak külső finanszírozás céljából Együttműködő partnerek tájékoztatására

Lépések: Bevezető (Kiindulópont: misszió és stratégia) Üzleti tervezés Lépések: Bevezető (Kiindulópont: misszió és stratégia) Vezetői összefoglaló A szervezet bemutatása Termékek és szolgáltatások bemutatása Marketingterv Működési terv Menedzsment és szervezeti terv Pénzügyi és finanszírozási terv Kockázatelemzés A tevékenységek ütemezése Mellékletek

A terv kidolgozása Az ötlet részletes kidolgozása, kifejtése Üzleti tervezés A terv kidolgozása Az ötlet részletes kidolgozása, kifejtése Szakmai és pénzügyi tervezés

Az ötlet kidolgozása Munkaterv elkészítése Kikkel dolgozunk együtt Üzleti tervezés Az ötlet kidolgozása Munkaterv elkészítése Részletesen kidolgozott ütemtervvel, mérföldkövekkel, értékelési pontokkal Ki, mit, mikorra, mennyiből, hogyan Kikkel dolgozunk együtt Szakmai vezető, koordinátor Felelősök Együttműködő partnerek Külső szakértők

Üzleti tervezés Szakmai tervezés A kidolgozott stratégia, küldetés, szervezeti program alapján összeáll a projekt tartalmi része.

Üzleti tervezés Pénzügyi tervezés Itt kell számokba foglalni mindazt, amit a szakmai tervben megjelenik Forrás elemzés Szükséges forrás Meglévő források (pénzbeli és nem pénzbeli) Bevonható források (partnerek)

Esetleges pályázat előkészítése Üzleti tervezés Esetleges pályázat előkészítése A projekt ötlet kidolgozása után születik meg a pályázat A projektben foglaltakat kell a pályázathoz illeszteni A projekt elemeket kell költségelni A projekthez készült költségbecslést kell a pályázat feltételeire lefordítani

Pályázat részei Adatok Projekt leírás Költségvetés Mellékletek Üzleti tervezés Pályázat részei Adatok Projekt leírás Költségvetés Mellékletek

Pályázat – probléma felvetés Üzleti tervezés Pályázat – probléma felvetés A probléma/szükséglet hátterébe bele kell illeszkednie a pályázó szervezet céljainak. A szervezet küldetése és a pályázati kiírás közötti kapcsolat bemutatása. A megfogalmazott problémára milyen választ ad a tervezett program. (tények, adatok, statisztikák, tapasztalat)

Költségvetés Projektköltségek Menedzsment költségei Üzleti tervezés Költségvetés Projektköltségek Menedzsment költségei A szakmai program alapján indokoltnak kell lennie.

Kiegészítő források Szükséges önrész Lehetséges önrész Üzleti tervezés Kiegészítő források Szükséges önrész Lehetséges önrész Partnerek hozzáadott értéke Egyéb támogatók Lehetséges bevétel

6. Az esélyegyenlőség nem csak PR

Az esélyegyenlőség nem csak PR AZ ESÉLYEGYENLŐSÉG, MINT HORIZONTÁLIS ELVÁRÁS FONTOSSÁGA Miért kell eleget tenni az esélyegyenlőségi kritériumoknak? Szervezetileg/konkrét pályázaton keresztül

Az esélyegyenlőség nem csak PR Magyarországon a Nemzeti Fejlesztési Terv tartalmazza a strukturális és Kohéziós Alapokból finanszírozható legfontosabb fejlesztési elképzeléseket. A strukturális alapokra vonatkozó általános rendelkezéseket az Európai Tanács 1260/1999. sz. rendelete fektette le. A rendelet többek között kiemel két olyan területet (horizontális politikát) is, melyre a végrehajtás során a pályázóknak külön figyelmet kell fordítani: az esélyegyenlőséget és a környezetvédelmet.

Az esélyegyenlőség nem csak PR A Nemzeti Fejlesztési Terv keretében megvalósítandó projektnek tehát meg kell felelniük a környezetvédelem feltételeinek, valamint hozzá kell járulniuk az egyenlőtlenségek megszüntetéséhez. A pályázóknak az esélyegyenlőség megvalósítása érdekében olyan célokat és elvárt eredményeket kell megfogalmazniuk, amelyek hozzájárulnak az alábbi társadalmi rétegek és csoportok helyzetének javításához: • a nők, • a roma kisebbséghez tartozók és • a fogyatékos személyek.

Az esélyegyenlőség nem csak PR Alapvető szempontok: Az esélyegyenlőség szempontja NEM VÁLASZTHATÓ, azaz nem elhagyható, Az esélyegyenlőség szempontja NEM JÁRULÉKOS ELEM, a projekt szerves részét képezi, Az esélyegyenlőség szempontjának érvényesítése EURÓPAI UNIÓS KÖVETELMÉNY mind a pályázók, mind az értékelők számára.

Az esélyegyenlőség nem csak PR Hol jelenhet meg az esélyegyenlőség szempontja? Szervezetben és a konkrét pályázatban Projekttevékenységben: a tervezésben, a megvalósításban, a nyomon követésben és az értékelésben is.

Az esélyegyenlőség nem csak PR Szervezetben: Van-e Esélyegyenlőségi Terv? Nők foglalkoztatási módja Roma és fogyatékos alkalmazottak száma Menedzsment összetétele Akadálymentesítés Esélykiegyenlítő programok a szervezetben

Az esélyegyenlőség nem csak PR Az egyenlő bánásmódról és az esélyegyenlőség előmozdításáról szóló 2003. CXXV. törvény (a továbbiakban: esélyegyenlőségi törvény) a hátrányos megkülönböztetés csökkentése érdekében előírja, hogy az ötven főnél több munkavállalót foglalkoztató költségvetési szervek és többségi állami tulajdonban álló jogi személyek kötelesek a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (a továbbiakban: Mt.) 70/A. §-a szerinti esélyegyenlőségi tervet elfogadni (esélyegyenlőségi törvény 36. §).

Az esélyegyenlőség nem csak PR Esélyegyenlőségi tervet bármely munkáltató elfogadhat, míg az ötven főnél több munkavállalót foglalkoztató költségvetési szervek és többségi állami tulajdonban álló jogi személyek kötelesek elfogadni. A terv a munkáltató döntése alapján a törvényben nem nevesített munkavállalói csoportokra is kiterjedhet. Az esélyegyenlőségi terv - az Mt. szerint - meghatározott időre szól.

Az esélyegyenlőség nem csak PR Esélyegyenlőségi terv lehetséges szempontjai: Érintett célcsoportok jelenléte, indokoltsága Folyamatok szabályozottsága Bérezés és Juttatások Munkakörülmények Fizikai és információs akadálymentesítés Képzés, előléptetés Belépés, kilépés, (GYES-ről) visszalépés Gyermekneveléssel és szülői szereppel kapcsolatos kedvezmények Egyéb, sajátos rendelkezések, programok, akciók A terv megvalósulásának monitorozása, egyeztető mechanizmusok, munkavállalói részvétel Panasztételi eljárások kidolgozottsága

7. Együttműködés

1. Stratégiai partnerek megkeresése 2. Közös ötletelés 3. Üzleti terv Tartalom 1. Stratégiai partnerek megkeresése 2. Közös ötletelés 3. Üzleti terv 4. Motivációk

Együttműködés Szervezetünk társadalmi-gazdasági környezetének elemzése (üzleti terv és érintettek elemzése) Erőviszonyok áttekintése (motivációk, ki lehet/lesz a vezető, rejtett dominanciák)

Az első találkozó megszervezése Együttműködés Az első találkozó megszervezése Mindenki legyen jelen Jegyzőkönyv vezetés (ki vezeti?, utána szétküldeni) A megbeszélés napirendjének előzetes jóváhagyása Az együttműködés céljának, kereteinek lefektetése Esteleges közös megmozdulások, pályázatok tervezése

Az első találkozón megbeszélni Együttműködés Az első találkozón megbeszélni Feladatok pontos meghatározása-felelősök megállapítása Pénzügyi és szakmai irányítás kompetenciái Munkamegosztás Kapcsolattartás Kommunikáció Együttműködési megállapodás elkészítése

Együttműködés Ne legyen túl sok szereplője az együttműködésnek, nő a konfliktus lehetősége Esetleges változások (külső v. belső okok miatt) a projektmegvalósításban: új megállapodás Támogatási források késedelmességére megelőző lépéseket kitalálni (lsd. kockázatelemzés)

Együttműködés Üzleti terv: célok, cselekvési lehetőségek, akcióterv Folyamatos cselekvés a terv, a cél és a feltételrendszer folyamatos aktualizálása Írott, vagy fejben is lehet, amíg átlátható

Miért van szükség üzleti tervre? Együttműködés Miért van szükség üzleti tervre? egy-egy ötlet megvalósíthatóságának vizsgálatára jelenlegi vagy potenciális tulajdonosok, partnerek meggyőzésére hitelezőknek, banknak külső finanszírozás céljából Együttműködő partnerek tájékoztatására

Együttműködés Lépések: Bevezető (Kiindulópont: misszió és stratégia) Vezetői összefoglaló A szervezet bemutatása Termékek és szolgáltatások bemutatása Marketingterv Működési terv Menedzsment és szervezeti terv Pénzügyi és finanszírozási terv Kockázatelemzés A tevékenységek ütemezése Mellékletek

Együttműködés Marketingterv 1. Ágazati áttekintés 2. Termékek, szolgáltatások 3. Piaci szegmentáció 4. Versenytársak vizsgálata 5. Marketing Mix

Motiváció Együttműködés Egyéni motiváció szintjei: biológiai, pszichológiai, társadalmi, etikai.

Különböző motivációs szintek figyelembevétele: Együttműködés Különböző motivációs szintek figyelembevétele: Tervezés, pontos keretek, kiszámíthatóság Különböző motivációs szintek összehangolása Közös fejlesztések átgondolása (közös képzések, csapaszellem erősítése, stb.)

A hatékony együttműködés: Megkönnyíti a tervezést és a megvalósítást Forrásokat teremt Új lehetőségeket, ötleteket szül Jó érzéssé teszi a munkavégzést Bonyolult problémákra ad megoldást

Felhasznált irodalom A felsorolt irodalmak megtalálhatóak a tájékoztatón átadott CD-n. Programvégrehajtás és projekt-ciklus menedzsment (PCM) – Bankárképző összeállítása A pályázás alapjai – SAKK kiadvány Képzési kézikönyv a sokszínűség menedzsment képzéshez – Az Európai Bizottság kiadványa Szervezeti kultúra – Inspi-ráció Egyesület összefoglalója Esélyegyenlőségi útmutató pályázók részére A beszámolók formai hibái – NCA kutatás eredményei ESZA elszámolható költségek útmutatója – ESZA Kht. Stratégiai tervezés – Ökotárs Zsebkönyv Útmutató a támogatás igénylés összeállításához TAMOP, TIOP, KMOP konstrukciók esetében. [A tudásanyagot a fenti irodalmak és saját tapasztalataik felhasználásával az alábbi szerzők készítették: Czike Klára, Garas Ildikó, Kóczé Angéla]

Köszönjük a figyelmet! 06 1 385 8065 info@kaiconsulting.hu Elérhetőségeink: 06 1 385 8065 info@kaiconsulting.hu www.kaiconsulting.hu