Projekt ciklus menedzsment (PCM)

Mi a projekt? A projekt..... egy egyedi szervezeti környezetben végrehajtott lépéssorozat, amely nem sorolható a hagyományos szervezeti egységek megszokott tevékenységei közé. egy konkrét, a kontextustól függő cél vagy célok megvalósítása meghatározott idő alatt, meghatározott humán- és anyagi erőforrások igénybevételével.

A „jó” projekt ismérvei releváns valós igényre alapul cél-orientált megvalósítható jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők reális költségvetés világos munkamegosztás előzetesen felmért kockázatok fenntartható a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

Projektek fajtái Beruházási projekt Kutatás fejlesztési projekt (K+F) Műszaki, technikai létesítmény Kutatás fejlesztési projekt (K+F) Új termék, új technológia Szellemi szolgáltatási projekt Szervezet működési körülményeinek minőségi változása Új szolgáltatások kialakítása és bevezetése

Projekt bázis Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik”

Projekt – megtervezett fejlesztési elképzelés Pályázat – a PROJEKT bemutatása a pályázat kiírója (TÁMOGATÓ) által megkövetelt formában

PCM és logframe módszertan

A most ismertetett módszertan… a problémamegoldó ember módszere jól definiált keretet ad a stratégiai gondolkodáshoz megfelelő mozgásteret biztosít a megvalósításhoz egy láncra fűzi fel a tervezést (diplomaterv) és a végrehajtást ha a megfelelő logikában gondolkodunk, segít azt rendszerbe foglalni - ha nem, feltárja előttünk ezt a hiányosságot … és mindemellett az EU fejlesztési programjainak kedvelt módszertani eszköze

A PCM mint megvalósítási eszköz Cél: az érintettek hozzák meg a döntéseket a döntések releváns információkra épüljenek a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe

A projektciklus szakaszai Főbb jellemzők: A projekt életciklust szakaszokra tagolja Minden szakaszhoz hozzárendeli a kulcsdöntéseket, az információigényeket, és a felelősségeket Az egyes szakaszok sikerességének előfeltétele az megelőző szakasz befejezése Az értékelés tanulságai, tapasztalatai hasznosulnak a jövőbeni programok és projektek tervezésénél Programozás Értékelés Koncepció illesztés Strukturált döntéshozatal Megvalósítás Tervezés Finanszírozás

Projekt ciklus - egy másik megközelítés Szükségletek meghatározása Célok kialakítása Projekt tervezés Projekt megvalósítás Projekt monitoring és értékelés Visszacsa -tolás Korlátok

Megvalósítás és monitoring EU projekt ciklus Új projekt-ötlet Meghatározás Értékelés, zárás Kidolgozás Megvalósítás és monitoring Előzetes értékelés Tárgyalások, döntések

Projektfázisok (Életciklusok) kezdemé- nyezés tervezés végrehajtás lezárás ráfordítás idő

PM fázisok Projektfázisok Tervezői tevékenység Finanszírozói döntések Kezdeményezés, a probléma definiálása, megvitatása Megvalósíthatósági előtanulmány Tervezés: igen-nem Tervezés Előtervezés Főtervezés Megvalósíthatósági tanulmány Főtervezés: igen-nem Kivitelezés, finanszírozás: igen-nem Végrehajtás Kísérő értékelés Megítélés Lezárás Ex post analízis

A projekt létrehozása A PROJEKT LEGYEN Világosan átlátható Meggyőző és Mérhető! Ennek elérésére alkalmazzuk a PROJEKTTERVEZÉSI TECHNIKÁKAT: SWOT elemzés = MILYEN, aki csinálja Problémafa = MINEK az érdekében Célfa = MILYEN eredményért Logikai keretmátrix = MIT csinál

A tervezés módszere - Logframe A logikai keretmódszer garantálja: a valós problémákra épülést a célok strukturáltságát a mérhetőséget a kockázatok felmérését a projektterv következetességét

A logikai keretterv A logframe módszer több, mint maga a mátrix!

A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció Problémaelemzés Célelemzés Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása beavatkozási logika indikátorok és forrásaik feltételezések

Milyen állapotot szeretnénk elérni? Problémaelemzés Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni „ideális” helyzet között Eredmények: Milyen állapotot szeretnénk elérni? Probléma: Jelenlegi helyzet ELTÉRÉS

Projektötletből  stratégia kérdések Miért ? Világos célok (átfogó, rövidebb távú, konkrét) Mit ? Várható teljesítmények, következmények (output, eredmény, hatás) Mivel ? Inputok, erőforrások, (ember, idő, anyag, eszköz, természet, információ, tudás,) Hogyan ? Tevékenységek, eljárások, szervezetek, szabályok, normák Mikor ? Ütemezés és határidők Mennyiért? Ráfordítások, költségek Miből ? Tőkeforrások, pénz (saját erő, külső, banki, pályázati) Kiknek ? Végső kedvezményezettek, helyi közösség, a régióban élők

A projekt készítés folyamatábrája * SWOT A projektötlet meghatározása: *Háttértanulmányok * A projekt érdekeltjeinek elemzése A probléma elemzése: * A fő probléma beazonosítása Végezd el a helyzetelemzést Elemző Szakasz: * Az ok – okozati összefüggések felállítása Átfogó célkitűzések Célelemzés: Projekt cél Projekt terv Eredmények Ellenőrizted mennyire fontos a projekt az érdekeltek számára? Stratégia elemzés: A projekt célkitűzései Van Külső tényezők Kockázatok Elemezd és tervezd a projektet a logikai keretre építve Tervező szakasz: A projekt átfogó célkitűzései Igen Indikátorok : Beavatkozási logika Az ellenőrzés forrásai A projekt céljai Indikátorok Használd ki a kreatív gondolkodás módszereinek előnyeit Ötletbörze Az ellenőrzés forrásai Igénytérképezés Feltételezések stb. Eredmények Indikátorok Nincs Szakértelem Az ellenőrzés forrásai Határozd meg saját szektorod,térséged, vállalkozásod erősségeit Igények Feltételezések Erőforrások Eszközök Tevékenységek Célok Költségek Elkötelezettség Feltételezések Előfeltételek

A projekt logika meghatározása Részletes működési terv A projekt készítés szakaszai LKM módszertan szerint ELEMZŐ SZAKASZ TERVEZŐ SZAKASZ Logikai keret – a projekt szerkezetének meghatározása, belső logikájának tesztelése, a célok kialakítása mérhető feltételek alapján, az eszközök és költségek megállapítása Tevékenységütemezés – az egyes tevékenységek sorrendjének és függőségének megállapítása, az átfutási idő becslése, a mérföldkövek meghatározása, felelősségi körök kijelölése Erőforrás ütemezés: a tevékenység ütemezés alapján az erőforrás inputok ütemezése és a költségvetés elkészítése Problémaelemzés – a potenciális érdekeltek beazonosítása. Főbb problémáik, korlátaik és lehetőségeik elemzése, ok–okozati összefüggések feltárása. A célok elemzése – célok megfogalmazása a feltárt problémák alapján; eszköz – végcél összefüggések feltárása Stratégiaelemzés – a célok eléréséhez szükséges stratégiák számbavétele, a fő célok meghatározása (átfogó célok és projekt cél) Illesztés/ elemzés A projekt logika meghatározása Következte-tések Részletes működési terv A legmegfelelőbb opció kiválasztása

Helyzetelemzés eszközei STEP SWOT

STEP STEP: Mit rövidít? Society – társadalom Technology – technológia Economy – gazdaság Politics - politika Ez programozás kontextusban izgalmasabb, de a helyi szinten is alkalamazható

STEP tartalma Társadalmi környezet: jellemző trendek, előrejelezhető változások – pl. milyenek az utazási szokások Technológia környezet: szolgáltatás, termék elévülése - pl. megfelelő-e a szállítóeszközünk, Gazdasági környezet: piac jellemzője - verseny, fizetőképes kereslet Politika és jogi környezet: kormányzati és jogszabályi változások hatása

A helyzetelemzés eszköze - a SWOT Az aktuális helyzet leírására épül A helyzetleírás megállapításait strukturálja, elemzési keretet biztosít Megalapozza a stratégia felé való továbblépést Osztályozás Erősségek (belső - pozitív) Gyengeségek (belső - negatív) Lehetőségek (külső - pozitív) Veszélyek (külső - negatív)

SWOT négy kategóriája: Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + Pozitív tényezők, amelyek jól működnek, és befolyásolhatók. Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, - Negatív tényezők, amelyek nem jól működnek, de befolyásolhatók a helyzet javítása érdekében. Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + Olyan kedvező adottságok, amelyek nem befolyásolhatók, de rájuk építve kihasználhatók az erősségek. Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, - Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyek nem befolyásolhatók és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek.

A SWOT elemzés

A SWOT elemzés viszonyítási alapját egy fenntartható, ideálisnak tartott környezetállapot és az ezt előidéző társadalmi folyamatok jelentik. Ebből a szempontból: Erősség = Meglévő környezeti értékek és ezt fenntartó társadalmi állapotok Gyengeség = Meglévő környezeti problémák, vagy környezeti értékek hiányai Lehetőségek = Helyreállítható vagy létrehozható környezeti értékek, az ezt támogató társadalmi folyamatok Veszélyek = Veszélyeztetett környezeti értékek, veszélyeztető társadalmi folyamatok A táblázat gyengeségeket és veszélyeket tartalmazó felsorolásainál * jelzi, hogy mely problémához kapcsolható a KEOP-ban tervezett beavatkozás.

A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció Problémaelemzés Célelemzés Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása beavatkozási logika indikátorok és forrásaik források feltételezések

A logframe mátrix A mátrix (logframe) nem más, mint a projekt Inputok Tevékenységek Outputok Eredmények és Hatások közötti logikai kapcsolatrendszer rendszerezett és egyértelmű vizuális megjelenítése

A beavatkozási stratégia – célrendszer kialakítása Feltárjuk a problémák közötti ok-okozati összefüggéseket - mindent alapvető problémákra vezethetünk vissza - PROBLÉMA-FA A problémák válaszokat, megoldásokat igényelnek A válaszok, megoldások logikai architektúrája ugyanaz, mint a problémáké - CÉL-FA

A módszer előzménye a problémafa-célfa elemzés Tervezési fázis – Logikai keretmátrix A módszer előzménye a problémafa-célfa elemzés A módszer két elemből áll: a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keretmátrix (logframe matrix) felépítése

A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa Problémaelemzés az elemzés tárgyának és keretének meghatározása helyzetfelmérés problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása OKOZAT OK

A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa Célelemzés a problémák átfordítása célokká a problémafa „tükörképének” megalkotása Új munkahelyek EREDMÉNY Belső vállal - Külső befek - kozások tetők megerősödése vonzása FELTÉTEL Vállalkozói Új vállal - Közművesí - Autópályával ismeretekben kozási Képzett Tőkebevonás tett területek összekötő út jártas területek munkaerő kialakítása kiépítése vállalkozók feltárása

A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa Stratégia-elemzés a rendelkezésre álló idő és erőforrások függvényében az eszközök és célcsoportok meghatározása - projektek azonosítása Új munkahelyek Belső vállal - Külső befek - kozások tetők megerősödése vonzása Vállalkozói ismeretekben Képzett jártas munkaerő vállalkozók KÉPZÉS - KLASZTER

Az érintettek elemzésének lépései Az érintettek azonosítása Információgyűjtés az érintettekről Az érintettek céljainak azonosítása Az érintettek erős és gyenge pontjainak elemzése Az érintettek stratégiájának meghatározása Az érintettek viselkedésének elemzése Az érintettek rangsorolása Cselekvési terv kidolgozása

Ok-okozati összefüggések feltárása Elemzési fázis Problémaelemzés Azonosítás SWOT-ból VAGY Ötletroham Ok-okozati összefüggések feltárása Probléma-hierarchia Kiinduló probléma? „Ok-okozat” algoritmus Kapcsolatok felrajzolása Végeredmény: Probléma-fa Célkitűzés-elemzés „Transzformált” problémafa = célfa Ok-okozatból - eszköz-cél lesz A logika igazolása A fa átalakítása a logikai keretmátrixba: szintek számának csökkentése, kapcsolódó célok csoportosítása, erőforrás-elemzés.

Stratégia-elemzés A projekt céljai a célfa segítségével válaszhatók ki (belül/kívül) A kívül maradó célok a projektre ható külső tényezők Lépések: Világos szempontrendszer a stratégia választásához A különféle szóba jöhető stratégiák azonosítása majd a projekt stratégia kiválasztása A kiválasztott stratégia legyen: Valós Mérhető Teljesíthető Megvalósítható

Tervezési fázis – Logikai keretmátrix A módszer előzménye a problémafa-célfa elemzés A módszer két elemből áll: a projekt átgondolása: a probléma okaira való koncentrálást szolgálja az elemzési fázis, az elemzés dokumentálása: a tervezés fázisa, ahol a projektötletből részletes projektterv lesz, elkészül a logikai keretmátrix (logframe matrix) felépítése

A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika Hatások (impacts) hosszabb távon Átfogó célkitűzések Eredmények (results) rövidebb távon Specifikus célkitűzések Program célkitűzések Hozamok (outputs) termékek vagy szolgáltatások Konkrét célkitűzések Tevékenységek Inputok  The New Programming Period 2000 - 2006: Methodological Working Papers. Indicators for Monitoring and Evaluation: An Indicative Methodology. Woking Paper 3. European Commission DG XVI. Regional Policy and Cohesion. Coordination and Evaluation of Operations.

Összegzése annak, hogy: A logikai keret Összegzése annak, hogy: Miért valósítjuk meg a projektet? Mit szeretnénk a projekttel elérni? Hogyan fogja ezt a projekt teljesíteni? Milyen külső tényezők fontosak a projekt sikeréhez? Hol található a projekt sikerességéhez és értékeléséhez szükséges információ? Milyen eszközök szükségesek? Mennyibe fog kerülni a projekt?

Input, output, eredmény, hatás Input: A program megvalósításához szükséges pénzügyi, fizikai és emberi erőforrások Output: a tevékenység „terméke”: fizikai output vagy szolgáltatás (operatív célok) Eredmény: a tevékenységből származó közvetlen előnyök a kedvezményezettek számára (specifikus célok) Hatás: a tevékenység hosszabb távú (közvetett) következményei (átfogó célok) Élő- és holtmunka

A logframe mátrix

A beavatkozási logika szintjei és fogalmainak értelmezése Definíció Jelentés Átfogó célok Társadalmi-gazdasági előnyök, közösségi célok amelyek eléréséhez a projekt hozzájárul? Miért fontos a projekt a régiónak? Projekt célja Konkrét és kézzelfogható előnyök a projekt célcsoportok számára? Miért van szüksége a kedvezményezetteknek a tervezett tevékenységekre? Eredmények, hasznok (outputok) Minden, amit a kedvezményezettek kapnak a projekt megvalósítása után? A projektnek köszönhetően a kedvezményezettek mit fognak elérni, vagy mit tudnak tenni? Tevékenységek (inputok) Miket kell tenni a projekt megvalósítása során? Mit kell tenni, hogy a kedvezményezettek hozzájussanak a tervezett előnyökhöz?

Célok csoportosítása a beavatkozási logika szintjein Átfogó célok Hosszú távú társadalmi, gazdasági, szektorszintű vagy nemzeti programcélok, amelyek megvalósulásához a projekt hozzájárul. A projekt központi célja a projekt kedvezményezettek, intézmények, illetve a rendszer számára biztosítandó fenntartható előnyök szempontjából. Ez határozza meg a projekt sikerét. Csak egy projektcélról beszélhetünk. Projektcél A projekt megvalósításával biztosítandó termékek/ szolgáltatások, melyekért a projekt menedzserek közvetlenül felelősek. Eredmények A projekt termékek/szolgáltatások megvalósításához elvégzendő teendők. Tevékenységek

A feltételezések Értelmezése: a projekt sikere szempontjából fontos külső tényezők Szintjei: a beavatkozási logikával összhangban Jelentősége: a projektek kockázatának felmérése a végrehajtás során segíti a monitoringot

Logikai kapcsolatok a beavatkozási stratégia és feltételezések között Objektíven igazolható eredményességi mutató Ellenőrzés forrásai és eszközei Feltételezések és kockázatok Projekt leírás ÁTFOGÓ CÉLOK (overall objectives) PROJEKT CÉLJA (project purpose) VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output) Minek kell teljesülnie mielőtt a cselekvés elkezdődne? TEVÉKENYSÉGEK (Activities) Ha megvalósulnak az eredmények és a feltételezések igaznak bizonyulnak, akkor a projekt cél teljesülni fog. ELŐFELTÉTELEK

Feltételek elemzése

Indikátorok - Definíció Mutató, amely a komplex valóságról szóló információt leegyszerűsített formában közli A projekt monitoring kontextusában: a teljesítménymérés, a célok elérése mérésének eszköze

Az indikátorokkal szemben támasztott elvárások: SMART Specifikus (Specific) Mérhető (Measurable) Elérhető, rendelkezésre áll (Achievable/Available) Releváns (Relevant) Megbízható (Reliable) Aktuális, Időhöz kötött (Timely)

Az indikátorok által leírható dimenziók : QQTTP Mennyit? (Quantity) Mit? (Quality) Mikor? (Time) Kinek? (Target group) Hol? (Place)

Logikai keretmátrix lépésről-lépésre TERVEZÉSI FÁZIS 4. lépés: a beavatkozási logika meghatározása 5. lépés: az előfeltevések és a rizikófaktorok meghatározása 6. lépés: az indikátorok azonosítása 7. lépés: tevékenységütemezés 8. lépés: költségvetés készítése ELEMZÉSI FÁZIS 1. lépés: érintettek elemzése 2. lépés: problémaelemzés 3. lépés: célkitűzés-elemzés

Városi szennyvízhálózat építésének logikai keretmátrixa Projekt leírása Objektíven igazolható eredményességi mutatók Monitoring forrásai és eszközei Feltételezések és kockázatok Átfogó célok Hatás indikátorok   Vízbázisok védelme. A környezeti terhelés csökkentése A települési életfeltételek javítása. A befogadó felszíni víz minőségének javulása Szabálytalan közműpótló berendezések számának csökkenése . Környezetvédelmi Felügyelőség Kimutatásai Önkormányzati építésügyi hatóság, KSH Projekt célja Eredményindikátorok (result indicators) Szennyvízcsatorna-ellátottság növelése, a szennyvíz kezelés és elvezetés hatékonyságának javítása. Szennyvíztisztító kihasználtság növekedése Üzemeltetés fajlagos költségeinek csökkenése Polgármesteri Hivatal Városfejl.O. Városüzemeltetési Csop. Városgazdálkodás és Vagyonkezelő Kft. Ipari szennyvízkezelés megoldása. Korszerű iszapkezelési és hasznosítási rendszerek kialakítása és működtetése. Térségi gazdaság erősödése. Eredmények (outputs) Outputindikátorok Kiépült gerincvezeték Kiépült bekötővezetékek. Kiépült szennyvízátemelők. 10.735 m gerincvezeték 550 db bekötővezeték 8 átemelő telep Átadás-átvételi jegyzőkönyv Építési napló Üzembe helyezési engedély Lakossági önerő megléte Lakosság környezettudatos gondolkodása Tevékenységek (inputs) Eszközök Gerincvezeték lefektetése Bekötővezeték építése Szennyvíz átemelők kialakítása Csatornahálózat tervezése Saját erő megléte Támogatás Pénz-költségek Sikeres közbeszerzési eljárás. Kiviteli tervek elkészítése határidőre. Előfeltételezések Engedélyezési dokumentáció Szakhatósági hozzájárulások Támogatási források