Jenei Ágnes Szervezeti kommunikáció Belső kommunikáció NKE-KTK Kommunikáció előadás 2012
tájékoztatás (egyirányú), kapcsolattartás (kétirányú) Belső kommunikáció Cél: tájékoztatás (egyirányú), kapcsolattartás (kétirányú) lehetőség teremtése a részvételre igények, vélemények megismerése, bevonás döntés-előkészítő folyamatokba
Belső kommunikáció Fontos, mert: a kommunikáció hiánya elszigeteltséget teremt csak a jól tájékozott alkalmazottak értik meg: célok, helyzetek, feladatok motivál: személyes kontaktustartás, személyre szóló figyelem „csak” tájékoztatás > frusztráció
Alkalmazott kommunikációs szakember (PR, HR) KI? Alkalmazott kommunikációs szakember (PR, HR)
Hatékony belső kommunikáció Hatékony komm.: minél rövidebb, közvetlenebb, annál jobb Mediatizált tájékoztatás: nem pótolja a személyest
Belső kommunikáció Identifikáció Integráció Motiváció Információ
Alkalmazotti információs igény Munkavégzéshez szükséges információk Sztrók-szükséglet Tudni és érezni szeretné: szükség van rá Érezze: egyenként kezelik Elismerik teljesítményét, felelősséggel ruházzák fel
Alkalmazottak által igényelt információk Jövővel kapcsolatos szervezeti tervek Hatékonyság javulása Személyzeti politika Munkával kapcsolatos információ Előmeneteli lehetőségek Külső események hatása saját munkájára Saját munka illeszkedése a szervezetbe Szervezeten vagy osztályon kívüli szervezetek, osztályok, tevékenységek Hasonló tevékenységet végző szervezetekkel történő összehasonlítás Személyi változások és előléptetések A szervezet társadalmi környezetével kapcsolatos kötelezettségei Aktuális társadalmi témákkal kapcsolatos szervezeti álláspont Promóciós tervek Pénzügyi eredmények Emberi érdeklődésre számon tartó történetek más alkalmazottakról Személyi (alkalmazotti) hírek (születésnap, évfordulók)
Preferált információs források pletyka főnök vezetőkkel való találkozás szervezet kiadványai média Leggyakoribb és legmegbízhatóbb információs forrás: FŐNÖK Ha a főnök vagy a kommunikációs csatornák nem működnek megfelelően: Felértékelődnek az ellenőrizhetetlen információs források
Vertikális kommunikáció: felülről lefelé célok megvalósítása - stratégia, a szervezeti és egyéni célok, iránymutatás közlése munkavégzési utasítások és magyarázatok - konkrét feladatok szétosztása, az elvégzés módjának közlése; annak tudatosítása, hogy miként kapcsolódik más tevékenységekhez az adott feladat elvárások, szabályzatok közlése - a szervezet működését meghatározó keretek és formák közlése visszajelzés a teljesítményről - a beosztottak munkájának értékelése nevelő szándékú üzenetek: - azzal a szándékkal küldött információk, hogy a vezetők elkötelezzék beosztottjaikat őket a közös értékrendszer mellett
Zavarok a felülről lefelé tartó kommunikációban információk leszűkülése, összefüggések felismerhetetlenné válása rendszertelen, ad hoc jellegű tájékoztatás közlések módja: sablonos, rutinszerű, rossz arány az írásbeli és a spontán szóbeli kommunikáció között lassú információáramlás párhuzamos tájékoztatás információk elakadása a vezetői szinteken visszajelzés hiánya
Elégtelen felülről lefelé tartó kommunikáció Bizonytalan, motiváció-vesztett alkalmazottak, romló teljesítmény Pletykák terjedése
Vertikális kommunikáció: alulról felfelé Lehetőséget ad jobb döntések meghozatalára Elkötelezettebbé, motiváltabbá teheti az alsóbb szinten dolgozókat Vezetés: reális képet kap a szervezetről, a vezetésről Fel tudja mérni, megfelelően gazdálkodik-e az erőforrásokkal Innovatív ötletekhez jut Közvetlen és mediatizált fórumot teremteni! Bátorítani, jutalmazni!!! Belső online monitoring, fókuszcsoportos kutatás
Zavarok az alulról felfelé tartó kommunikációban Gyenge, szórványos. Alkalmazottak: kényelmesek, opportunisták, nem bíznak a „látszat-lehetőségekben”, nem kezdeményeznek Középvezetők megszűrik, módosítják az információkat („kellemetlen”, „nem érdemes továbbítani”) Feladatok zömét megoldják, de hiányos a tájékoztatás ezekről felfelé Sok áttétel: lassú, késedelmes információáramlás
Elégtelen alulról felfelé tartó kommunikáció Döntési problémák, hibás döntések, időbeni késlekedése Kevésbé elkötelezett alkalmazottak
Horizontális kommunikációs rendszer Azonos szinten álló munkatársak között Funkciója: megerősíti az alkalmazottat, hozzájárul pozitív közérzethez
Zavarok a horizontális kommunikációs rendszerben Aránytalanul sok időt vesz el Negatív, destruktív tematika
Diszfunkcionális horizontális kommunikáció Destruktív, leépít, rossz munkahelyi hangulatot teremt
Belső kommunikáció megtervezése Premissza: Eredményes kommunikáció: cél, partner, körülmények figyelembevételével üzenet testreszabása Alkalmazottak célcsoportokra szegmentálása: információigény, informáltság, hozzáférés, motiváció, aktivitás, lojalitás… alapján Érdek- és kapcsolati hálók feltérképezése véleményvezérek, nyomásgyakorló potenciállal rendelkező csoportok szóvivőinek feltérképezése
Kommunikációs feladatok Megfelelő információ kidolgozása a szervezet stratégiájáról A különböző szektorok, osztályok, szervezeti egységek által elért eredményekről: információ terjesztése Rendszeres, folyamatos belső kommunikáció biztos: időszerű, pontos, egyértelmű Belső kapcsolatok mint önálló kommunikációs csatornák felhasználása, spontán és szabad információk és vélemények gyűjtése Időszerű információk nyújtása szervezeti, pénzügyi innovációs folyamatokhoz Vész- és válsághelyzetben információk időben történő megosztása, máskülönben az alkalmazottak a külvilágtól szerzett helytelen és félrevezető információkra hagyatkoznak Monitoring rendszer a belső közvélemény alakulásának nyomon követésére kulcsfontosságú kérdéseket illetően
Eszközök Belső újság, hírlevél, magazin, körlevelek, fórumok (intranet, zártláncú tv) Faliújság Nyomtatott magazin, Ötlet- és panaszláda Értekezletek Belső rendezvények Külső rendezvények, képzések
Kérdések?
Köszönöm a figyelmet.