Lenti Város Önkormányzat – ÁROP projekt Projektmenedzsment

PROJEKT CÉL RÁFORDÍTÁS IDŐ

szociális tényezők dologi Közvetett tényezők Közvetlen tényezők ügyvezetés hatóságok vezetése vonalbeli szervezet a vállalat/hatóság osztályai érintett polgárok érdekképviseletek politikusok a média képviselői árfolyam- ingadozások piaci fejlődés politikai hatalomváltás általános műszaki előrehaladás forgalomnövekedés a vállalat egészében a K+F-osztály új fejlesztései személyzetváltás a vállalaton belül

(1) potenciális stakeholderek azonosítása (2) információgyűjtés a potenciális stakeholderekről (2.2) stratégiai besorolás (2.1) stakeholder- célok (3) a stakeholderek magatartásának előrejelzése A környezetvezérlési intézkedések alapjai

projektcélok stakeholdercélok (A) konfliktusok projektcélok stakeholdercélok (B) konfliktusok és szinergiák (C) Messzemenő célkonzisztencia a stakeholderek projektpartnerré válnak

váható konfliktusok környezetv. egyes. II I érintett telektulajdonosok vállalat- vezetés III IV vevő befolyás/hatalom

Kezelési stratégiák Participatív stratégiák Diszkurzív stratégiák Represszív stratégiák

érdekkép- viseletek média verseny- társak politikusok projekt hatóság érintett polgárok/ lakosság

belső stakeholderek külső stakeholderek érintettség objektív szubjektív érdekek konfliktus szinergia hatalom döntés befolyásolás belső stakeholderek külső stakeholderek

Pénzügyi célok Funkció célok Személyzeti célok Szociális célok A projekt egészére vonatkozó célkitűzés eredménycélok eljárási célok Pénzügyi célok Funkció célok Személyzeti célok Szociális célok Határidő célok Költségvetési célok vállalati költségcélok teljesítmény- célok szociálpolitikai célok Személyzeti célok inveszt. összegek mint célelőírás biztonsági célok ökológiai célok Politikai célok

magas utazási komfort rövid utazási idő háztól házig az utazó személyzet nem túlórázik sok ülőhely védelem az az időjárás elől rövid gyalog- szakaszok rövid várakozási idő főcél célosztályok célal- osztályok célok alcélok kritériumok: mérce mennyiség minimális lehetőleg magas legalább 1:2 alacsony maximálisan legfeljebb 5 A tömegközlekedési eszközök nagyobb teljesítménye és vonzereje funkcionális ökológiai biztonság kibocsátások munkafel- tételek menetidő minimálisan legfeljebb x% megfelelő költségfedezeti fok költségek éves üzemköltség gazdasági hozam szociális előzékenység a használóval szemben szállítási teljesítmény alacsonyabb káros anyag kibocsátás NO-kibocsátás NO-arány a kipufogó gázban óránkénti járatok száma védelem nélküli utazási idő részaránya ülőhely-állóhely - arány csúcsforgalomban

téma intuitív eljárás diszkurzív eljárás információ- gyűjtés strukturálás a megengedett célok össze- állítása projektcél

A terméktulajdonságok lehetséges jellemzői Morfológiai doboz Felelős osztály Termék- tulajdonságok A terméktulajdonságok lehetséges jellemzői 1 értékesítés ár 2 termelés anyag 3 design 4 marketing felhasználási cél 5 nagyság

A terméktulajdonságok lehetséges jellemzői Morfológiai doboz Felelős osztály Termék- tulajdonságok A terméktulajdonságok lehetséges jellemzői 1 értékesítés ár 80 DM 120 DM 160 DM 230 DM 2 termelés anyag fa fém műanyag vegyes 3 design modern hipermodern nosztalgikus variálható 4 marketing felhasználási cél ülés fekvés ülés és guggolás 5 nagyság apró kicsi közepes nagy

? ! téma intuitív eljárás diszkurzív eljárás információ- gyűjtés ötletek ötletek össze- állítása strukturálás értékelés és kiválasztás ? ! a megengedett célok össze- állítása projektcél

A brainstorming szabályai A kritika teljesen tiltott Minden résztvevő szabadon és gátlások nélkül engedje ki gondolatait; értelmetlennek tűnő hozzájárulások is szívesen látottak, mert ez másoknak is ötletet adhat. Mások ötletei felkarolandók és továbbfejlesztendők. Az ülés célja az ötletek rendkívül magas számának elérése.

SMART feladatok Specific, azaz egyértelműen megfogalmazott. Ki akar, mit elérni, miért, hol, meddig? Measurable, azaz mérhető. Ki méri, mivel, méri, mit mér, mi lesz a mért adatokkal, hogyan lehet/akarjuk felhasználni azokat? Attainable, azaz vonzó, elérhető. Realistic, azaz elképzelhető. Képességek és lehetőségek figyelembevételével. Timely, azaz időben behatárolt.

Az időmátrix FONTOSSÁG SÜRGŐSSÉG II I IV III

Az időmátrix Összpontosítani, Kezelni betervezni Csökkenteni, FONTOSSÁG SÜRGŐSSÉG Összpontosítani, betervezni Kezelni Elfelejteni Csökkenteni, szelektálni

FELADAT Projekt cél megfogalmazása - igény, átfogó, speciális Projektcél – hova akarunk eljutni! Fontos, hogy SMART legyen!

Projektszakaszok és életciklusok Időben elhatároltak egymástól Részcéljaikat tekintve definiáltak Teljesítményképekkel illusztráltak A végén ellenőrzik a szakaszeredményt Egy semleges szervezeti döntéssel állapítja meg, hogy elkezdődhet-e a következő szakasz ismétlődésre kerül sor félbeszakítják

koncepciószakasz definíciószakasz fejlesztési szakasz részfeladat- elemek munkacsomag- elemek

szervezési/szervezeti proj. 1. típus beruházási projektek 2. típus fejl. proj. 3. típus szervezési/szervezeti proj. létesítm.építés építőipar egyedi termék termékfejl. soro- zatgyártáshoz közigazgatási projekt EAF1-projekt alapok felmérése ötletek gyűjtése probléma-elemzés előtanulmány probléma- elemzés előtervezés a koncepció megtalálása koncepció rendszer- tervezés kivitelezhetőségi tanulmány termék-definíció terv- előterjesztés részletes terv előterjesztés rész- szervezet engedélyezés- tervezés kivitelezés- tervezés termék-fejlesztés kivitelezés- tervezés pályázat, átadás realizálás realizálás koncepció az építés kivitelezése előállítás realizálás bevezetés installálás szerviz, termékápolás gyártás az objektum kezelése átvétel átvétel külső szolgálati hely gondozás

Mérföldkövek Egy projektszakasz kezdete/ vége Fontos események Lényeges döntések

szakaszok idő Mérföldkövek: a következő szakasz kezdete Lehetséges mérföldkövek: 1: a műszaki megoldások első kiválasztása 2: a műszaki megoldások végleges kiválasztása

A PST legfontosabb céljai A projekt tárgyának teljes felvázolása A céldefiníció homályos pontjainak felfedése Az összes operacionalizált és egyúttal ellenőrizhető munkaegység (munkacsomagok, részfeladatok) meghatározása A munkacsomagok összetartozás szerinti rendezése A projekt átláthatóságának megteremtése A projekttárgy azonos látásmódjának elősegítése A projekt egészén átívelő általános rendszerező elv biztosítása A későbbi módosítás-menedzsmenten belüli megegyezés A munkacsomagok alvállalkozóknak történő kiadása

PST fogalmak Részprojekt Projektstruktúra-terv Struktúra Részfeladat Munkacsomag

A PST felépítése projekt / feladat 1. szint 2. szint munkacsomag/MCS részfeladat/RF (RF) 3. szint (MCS)) (RF) MCS) (MCS)) (MCS) 4. szint (MCS)) (MCS)) (MCS))

Fényképezőgép előállítás Grafikus ábrázolás fényképezőgép előállítás optika előállítás mechanika előállítás elektronika előállítás 1 2 3 tok előállítás tok előállítás platina előállítás 1.1 2.1 3.1 lencsék filmtovábbítás előállítás vezetékek előállítás előállítása 1.2 2.2 3.2 blende/zár előállítás érintkezők előállítás 2.3 3.3 félgrafikus ábrázolás táblázatos ábrázolás Fényképezőgép előállítás Optika előállítás Tok előállítás Lencsék előállítása Mechanika előállítás Filmtovábbító előállítás Blende/zár előállítás Elektronika előállítás Platina előállítás Vezetékek előállítás Érintkezők előállítás Fényképezőgép előállítás 1 Optika előállítás 1.1 Tok előállítás 1.2 Lencsék előállítása 2 Mechanika előállítás 2.1 2.2 Filmtovábbító előállítás 2.3 Blende/zár előállítás 3 Elektronika előállítás 3.1 Platina előállítás 3.2 Vezetékek előállítás 3.3 Érintkezők előállítás

Tárgyorientált PST Fényképe- zőgép optika mechanika elektronika 1 2 3 tok tok platina 1.1 2.1 3.1 lencsék filmtovábbító vezetékek 1.2 2.2 3.2 blende/zár érintkezők 2.3 3.3

Funkcióorientált PST fényképezőgép előállítás fényképezőgép konstrukció fényképezőgép gyártás szállítás 1 2 3 tervezés gyártás- előkészítés 1.1 2.1 prototípus előállítás konstrukció 1.2 2.2 részletes konstrukció szériagyártás felvétele 1.3 2.3

Fázisorientált PST Fényképező -gép fejlesztés építés értékesítés 1 2 3 előtanulmány konstruktió koncepció 1.1 2.1 3.1 főtanulmány tesztelés reklám 1.2 2.2 3.2 Részletes tanulmány gyártás eladás 1.3 2.3 3.3

Munkacsomag-leírás Oldal....tól ... Munkacsomag-cím PST-sz. Részprojekt/projektnév Projekt-sz. Dátum Cél-/teljesítményleírás Felelős ………… Megbízó Start ……… Vége ……… Eredmények/eredményelvárás Kapcsolódási pontok Aktivitások/határidők Feltételek (eszközök, dokumentumok stb.) Ráfordítás Költségek Teljesítm. ………… .……… Mellékletek … ………… … … ……… …… ……… Egyéb Munkacsomag-leírás

a tervezés első lépése: tájékozódás a szakaszmodellben második lépése: projektstruktúraterv (3.1. fej.) a tervezés 3. lépése: hálóterv (lefolyásterv) (3.2. fej.)) ...és következnek a tervezés további lépései

ráfordítás projekt hasznosítás 1 2 3 4 5 6 idő

PST gyakorlat

szakaszelőzmény koncepciószakasz definíciószakasz fejlesztési szakasz feladat megoldási ötlet realizálhatóság tanulmányok piaci szemle rendszerelemzés paraméter-tanulmányok alternatívák piaci szemle előzetes terv kísérleti tanulmányok kulcsösszetevők értékelési kritériumok kiválasztás koncepciószakasz projektelemzés kivitelezési terv tanulmány- és definíciótervek kritikus elemek vizsgálata köztes fejlesztések értékelés kritériumai kiválasztás végleges specifikáció a generálmegbízó kiválasztása AZF-terv definíciószakasz fejlesztési szerződés részletes konstrukció tervezete matematikai alapozás kezdete a konstrukció engedélyeztetése a prototípus gyártásra átadása építésre átadás (pl. hajó) prototípus építése cégkísérletek adott esetben megbízásos előszéria adott esetben előszéria-gyártás műszaki próba a bevezetés műszakilag alkalmassá nyilvánítása működés- és üzembiztonságossá nyilvánítás csapatkísérlet csapatalkalmassá nyilvánítása fejlesztési szakasz beszerzési szakasz értékbiztosítás meghatározása beszerzési szerződés átvétel Versorgunsreife (ellátásra alkalmas) kiszállítás hasznosítási szakasz csapatalkalmazás

fejlesztési szakasz (C) koncepció- szakasz(A) definíciós szakasz(B) projektellenőrzés projektvezetés konfig. –ellenőrz. termékbizt. rendszertechnika gyártáskoord. integr. vezetés vállalati tervezés határidő költségfelügyelet koncepció- szakasz(A) költségelemzés rendszerelemzések rendszerkövetelmények rendszeroptimalizálás gyártási lehetőségek integrációs és teszttervezés vállalati elemzések definíciós szakasz(B) konfigurációellenőrzés rendszeroptimálás gyártástervezés termékbiztosítás

Pavilon építés Vásárcsarnok átadása Teherautó lepakolás Sörsátor építés Leválasztási munkák Pavilonsorok építése Színpad Pavilonsor 1 Vendéglátási terület Villany Konf.terem és iroda Talaj Pavilonsor 2 Konferencia terem berendezés Iroda berendezés Villany Talaj

1000 Projektmenedzsment 2000 Előkészítő munkálatok 2100 Helyszín megtervezése 2200 Rendezvényszervezés 2300 Szerződések megkötése 3000 Pavilon építés 3100 Teherautó lepakolás 3200 Sörsátor építés 3300 Leválasztási munkák 3310 Színpad 3320 Vendéglátási terület 3330 Konf.terem és iroda 3331 Konferencia terem berendezés 3332 Iroda berendezés 3400 Pavilonsorok építése 3410 Pavilonsor 1 3411 Villany 3412 Talaj 3420 Pavilonsor 2 3421 Villany 3422 Talaj 4000 Vásárcsarnok átadása 5000 Rendezvény lebonyolítása 6000 Pavilonsor lebontása

PST fogalmak Részprojekt Projektstruktúra-terv Struktúra Részfeladat Munkacsomag A projekt része, amely struktúrlisan kapcsolatban áll a teljes prejekttel. A projektstruktúra ábrázolása A projekt elemei közötti kapcsolatok összessége A projekt része, mely a projektstruktúra-tervben tovább bontható

Pályázati kiírás felépítése 1. Program háttere A program célkitűzése A program pénzügyi forrásai Pályázati feltételek (pályázóra, partnerekre, támogatható projektre, felhasználási feltételek…)

Pályázati kiírás felépítése 2. A pályázat elkészítésének, benyújtásának módja Formai követelmény, Csatolandó dokumentumok, Kitöltési útmutató, Benyújtás helye, ideje, módja Pályázatok értékelése Pályázók értesítése Szerződéskötéshez kapcsolódó feltételek Vonatkozó hazai és EU-s jogszabályok

Ellenőrző lista Írjunk ellenőrző listát, ha nincs! Legyen benne az összes formai, tartalmi követelmény! Mit kell beszerezni, megírni, kinek, mikorra! Használjuk, ne csak pipáljunk a végén!

Hogyan is kezdjünk hozzá? Banális, de a dokumentumok letöltésével, alapos átolvasásával, lényeg kiemelésével!! Ellenőrző lista készítés! Pályázatot írhatjuk lineráisan, de jobb, ha előbb készítünk egy vázlatot, majd feltöltjük az ablakokat / egyes fejezeteket!

Pályázatírás lépései Anyaggyűjtés Pályázat értékelési szempontjainak átnézése A meglévő pályázati anyag strukturálása Vázlat elkészítése – adatlap logikája mentén Az adatlap feltöltése Hiányzó részekhez anyaggyűjtés Belső arányok kialakítása

Pályázati anyag szerkesztése Fontos a kinézet, és a formai elemek!! Legyen szép küllemű!! Elválasztók, előlapok Karakterkorlátok betartása Egységes betűtípus Tördelés

Jó értékelhető a pályázat, ha… Átlátható kívülálló, nem hozzáértő számára is! Lényegre törő: az első rövid összefoglalóban, logikai keretmátrixban benne van minden! A „rizsás” beszámolókat, anyagokat mellékeljük inkább! Nincs benn formai hiba! (elírás, kihagyott lap, nem lepecsételt, nem aláírt lap….)

FIGYELEM! A bíráló a első hibáig olvassa a pályázatunkat – „VAN MÁSIK”! Amit a bírálók mindenképpen megnéznek: Első rövid összefoglaló Költségvetés Logikai keretmátrix Ütemterv Megvalósító team - referenciák Mellékletek

Kötelező melléletek lehetnek Szervezet jogi formáját igazoló doksi – cégkivonat Alapszabály, alapító-, létesítő okirat Banki igazolás, banki aláíró karton Inkasszó Aláírási címpéldány APEH „0”-as, VPOP igazolás Szándéknyilatkozatok Együttműködési megállapodások, Konzorciumi szerződés Önéletrajzok Éves beszámolók, mérleg, közhasznúsági jelentés….

Jótanácsok 1. Próbáljuk meg minél konkrétabban megfogalmazni a felmerült szükségleteket/fejlesztési tervünket/megvalósítási stratégiánkat, amelyhez rendeljünk költség-, eszköz- és személyi igényeket. Legyen jól meghatározott célunk, célcsoportunk! Keressük meg a megfelelő partnereket, és ismerjük meg őket! A tervezésbe vonjuk be a célcsoport és a partnerszervezetek képviselőit!

Jótanácsok 2. Válasszuk ki a megfelelő pályázati kiírást! Olvassuk el többször a teljes pályázati dokumentációt! Fogalmazzuk meg a bizonytalansági tényezőket, kérdéseket! Informálódjunk a közreműködő szervezettől!

Jótanácsok 3. Készítsünk ütemezést, feladattervet a pályázat megírásához! - ellenőrzőlista Gyűjtsük be a megfelelő igazolásokat! Mérjük fel, hogy milyen feltételekkel kell rendelkeznie a szervezetünknek a projekt megvalósításához (anyagi háttér, likviditási tőke, infrastruktúra, kompetens szakemberek).

Jótanácsok 4. Szerezzük be partnereinktől is a megfelelő információt, nyilatkozatokat, igazolásokat! Párhuzamosan tervezzük a szakmai programot és a hozzá tartozó költségeket! Tervezzünk a költségvetésbe tartalékot, akár a költségek minimális felültervezésével! Tömören, konkrétan, lényegre törően fogalmazzuk meg az adatlap kérdéseire a válaszokat!

Jótanácsok 5. Ha az adatlap valamelyik kérdése nem vonatkozik ránk, írjuk be, hogy nem releváns! Ne hagyjunk üres rubrikát! Válaszainknál tartsuk be a karakterkorlátokat! A különböző tartalmi mellékletekben leírtak (például logikai keretmátrix, ütemterv, költségvetés, konzorciumi megállapodás) és az adatlap válaszai fedjék egymást! Használjuk ugyanazon kifejezéseket, számozást, jelzéseket!

Jótanácsok 6. A logikai keretmátrixunkat úgy töltsük ki, hogy az a projekt rövid összefoglalója! A tervezés, a pályázat írása és a projekt megvalósítása során egyaránt figyeljünk a horizontális elvek érvényesítésére! A formai elemeket tartsuk be – a megfelelő betűtípussal írjuk a pályázatot; minden oldalt írjon alá a képviselő, ha azt előírják, és a pályázati kiírásnak megfelelő példányszámban sokszorosítsuk!

Jótanácsok 7. Nézzük át a pályázatot az ellenőrző lista és az értékelési táblázat mentén! Olvastassuk el a pályázatot külső személlyel! Amikor az előlapokkal és mellékletekkel együtt összeraktuk a pályázatot, akkor sokszorosítsuk! Ne feledjük Murpyt!

Jótanácsok 8. Ne felejtsük el, hogy a pályázat bizonyos mellékleteit elektronikus formában is be kell nyújtanunk! Időben adjuk postára a pályázatunkat, méghozzá a kiírás szerinti formában, ajánlott tértivevényes küldeményként!