Költségvetési táblázat kitöltése, elszámolható költségek tervezése Belügyminisztérium Külső Határok Alap 2010. szeptember 27.

Segédletek pénzügyi tervezéshez 2008/456/EK határozat XI. melléklete – költségek elszámolhatóságára vonatkozó szabályok Elérhetőség: www.solidalapok.hu / KHA / jogszabályok Módosítása folyamatban. Európai Bizottság kézikönyve az elszámolható költségekről (angol nyelvű) Elérhetőség: SOLID MIR / dokumentum sablonok / Külső Határok Alap / szabályzók Hazai számviteli, pénzügyi, közbeszerzési és egyéb vonatkozó jogszabályok Pályázó belső szabályozói Végrehajtási határozat módosítása: 2011. évi allokációtól kell alkalmazni a módosításokat pénzügyi szempontból. I. körben régi szabályok szerint tervezni, de figyelembe venni az új elszámolási szabályokat is.

Általános szabályok Azok a költségek számolhatók el, amelyek: a 2007/574/EK határozat célkitűzéseihez kapcsolódnak; a többéves és éves programban szereplő projekt céljának megvalósítását szolgálják; megfelelnek a jó ár-érték arány és a költséghatékonyság elvének; ténylegesen felmerültek; kifizetett számlákkal, szigorú számadású bizonylatokkal, egyéb pénzügyi-számviteli bizonylattal alátámaszthatóak; a Kedvezményezett könyvelésébe, adózási dokumentumaiba bekerültek; azonosíthatóak, ellenőrizhetőek; a projekt előzetes költségvetésében szerepelnek; visszaigényelhető ÁFA-t nem tartalmaznak; megfelelnek a KHA területi és időbeli hatályának. Külső Határok Alap létrehozásáról szóló 2007/574/EK határozat célkitűzéseihez, azon belül pedig támogatható intézkedésekhez kapcsolódik. Az intézkedések pedig részét képezik a Bizottság által jóváhagyott többéves és éves programnak. 2) Ténylegesen az adott projekt megvalósítása során merült fel a költség, és egyértelműen beazonosítható, hogy a projekt megvalósításához nélkülözhetetlen 3) Jó ár-érték arány és költséghatékonyság elve: projekt eredménye/értéke arányban van a felmerült ráfordítással. A költségeknek reálisaknak, valóságnak megfelelőnek kell lenniük. Meg kell felelni a hatékony pénzgazdálkodás elvének (pl: a tömegközlekedés legolcsóbb formáját kell igénybe venni, az adott szervezetnél általában alkalmazott bérrel lehet kalkulálni, vállalkozók versenyeztetése). 4-5) Tényleges felmerülést számlákkal, más szigorú számadási bizonylattal, egyéb pénzügyi-számviteli bizonylattal igazolni kell. 6) Költségeknek meg kell jelenni a Kedvezményezettek könyvelésében v. adózási dokumentumaiban. Minden esetben kifizetési bizonylattal igazolni kell, hogy a kifizetés megtörtént. Helyszíni ellenőrzések során a Kedvezményezett könyvelését megnézhetjük, de negyedéves egyeztetés céljából be is fogjuk kérni. Elkülönített kódon történő könyvelés. 7) Azonosíthatók és ellenőrizhetők legyenek. A könyvelésben egyértelműen kimutatható. 8) Csak olyan költségek számolhatók el, amelyek a projekt előzetes költségvetésében szerepeltek. Tehát az a költség, amely az előzetes adatlap költségtáblájába, valamint a részletes költségvetés táblájába nem került betervezésre, értelemszerűen nem számolható el a projekt terhére. 9) Visszaigényelhető áfát nem tartalmazhat. Ha visszaigényli az ÁFA-t, akkor nettó módon kell tervezni. Ha nem igényli vissza, akkor bruttó módon. APEH igazolás a projekt végén kötelező ahhoz, hogy az ÁFA elszámolható legyen.

Időbeli hatály Alapszabály (mód. szerint): a támogathatósági időszak az éves programot jóváhagyó finanszírozási határozatban említett év (n) január 1-től a második év (n+2) június 30-ig tart. Az alábbi időszakban felmerült költségek számolhatók el: 2011. évi allokáció: 2011. január 1. – 2013. június 30. A számla teljesítési dátuma a támogathatóság időszakra essen, azonban a kifizetés dátuma lehet a projekt időszakon kívül, de a záró jelentés benyújtásának határidején belül kell lennie. Projektmegvalósítás kezdő dátuma előtti teljesítés és/vagy kifizetés nem elszámolható. A mostani végrehajtási határozatban még n+1 év volt, míg a módosításban már n+2 június 30 lesz. A költségfelmerülésnek a támogathatósági időn belül kell lenni, nem a kifizetésnek. Kifizetés egészen a projekt zárójelentés beadásáig lehetséges. Utána felmerülő költség nem elszámolható. Projektmegvalósítási időszakot úgy kell megadni, hogy csak az abban az időszakban felmerülő költség minősül elszámolhatónak. A megvalósítási időszak után felmerülő költség nem, és az előtte felmerülő költségek közül is csak az előkészítési költség, melynek tipikus esete a pályázatírás, de ez itt nem releváns. Tehát a megvalósítási időszak meghatározásakor figyelembe kell venni, hogy lehetnek a projektnek előkészítési mozzanatai is (pl.: le kell foglalni a repülőjegyeket a kiutazás előtt, ki kell oktatni a kiutazót, így ne a kiutazás dátumát tegyék kezdő dátumnak, hanem kalkulálják bele ezeket a projektindítási folyamatokat is).

Területi hatály Főszabály: a tagállamok területén felmerült, projekttel kapcsolatos kiadások támogathatók. Kivétel: tagállamok harmadik országbeli konzuli vagy egyéb szolgálatai által szervezett tevékenység költségei, melyek a tagállamok és a harmadik országok területén is felmerülhetnek; külső határok őrizetével kapcsolatos tevékenységek költségei, melyek a tagállamok területén belül és kívül is felmerülhetnek. A harmadik országbeli partner költségei nem támogathatók. A támogatható költségek a Kedvezményezettnél, vagy azok partnerszervezeteinél merülhetnek fel. A harmadik országban nyilvántartásba vett és létesített partnerszervezet költségei nem támogathatók, mivel csak költségvetés nélkül vehetnek részt a projekt megvalósításában. Kivétel: nemzetközi kormányzati szervek, egyéb nemzetközi szervezetek (pl.: IOM, Vöröskereszt stb.)

Költségvetés Költségvetés összetevődik: Elszámolható közvetlen költségekből: a projekt megvalósításához közvetlenül járulnak hozzá, ha a projekt nem lenne, akkor nem merülne fel, egyértelműen hozzárendelhető a projekthez. Elszámolható közvetett költségekből:a projekthez közvetlenül nem kapcsolódik, akkor is felmerül, ha a projekt nem lenne (raktáros, könyvelő bére, irodaszer stb) Célhoz kötött bevételből fedezett költségekből: később = Összes elszámolható költség Kitöltéskor mire ügyeljünk: B, C, D költségnemen belüli folyamatos sorszámozás (nem biztos, hogy csak 3 sor, tetszőlegesen bővíthető, vagy kivehető a sor). B, C, D költségnemeknél meg kell adni mennyiséget is. Törtszámokat ne alkalmazzunk. Ne fillérezzünk. Ha beszúrunk vagy kiveszünk sorokat, akkor ne felejtsük el ellenőrizni az összesítéseket. Ha közbeszereztetünk, akkor az utolsó oszlopot ne felejtsük el kitölteni. 21. ponttal legyen összhangban (hogyan akarom beszerezni, megvalósítani). A táblázat a közbeszerzések arányát és a közvetett költségek arányát automatikusan számolja. Képletet nem megváltoztatni. Ha az alvállalkozói arány meghaladja a 40 %-ot, akkor azt a 22. pontban jelezni kell. (KÉPLETEZÉS ROSSZ) Közvetett költségek, max a közvetlen költségek 2,5 %-a lehet, a számításnál számolni kell azzal, hogy a I-be tervezett költségek az A-ba kerülnek át, így az arányszámításnál az I-be tervezett költségeket is figyelembe kell venni. (KÉPLETEZÉS ROSSZ) Pályázati felhívásba rosszul van, mert nem a projektköltségvetés 2,5 %-a.

Elszámolható közvetlen költségek Személyi költségek („A”): Bruttó bérköltség (A1) + Munkaadót terhelő járulékok (A2) + Egyéb személyi juttatások (A3) (étkezési hozzáj., munkába járás ktg-e stb.), ha ténylegesen és véglegesen a Pályázót terheli. A projekt megvalósításban közvetlenül résztvevők, ill. kulcsfontosságú személyek személyi költségei számolhatók el (projektszemélyzet): projektmenedzser (folyamatos koordinátori feladat) egyéb személyek, akik a projekt szakmai megvalósításában részt vesznek pl.: összekötő tisztek A támogató szerepet betöltő személyek bére közvetett költségnek minősül (pl.: vezető, raktáros, könyvelő, személyügy stb.). Ezen személyek bére akkor is felmerülne, ha nem lenne a projekt. A ténylegesen elvégzett munka finanszírozható (munkaidő-kimutatás alapján). Projektszemélyzet ismétlődő jellegű, folyamatos munkát végez a projekt eredménye érdekében, az ő munkája nélkül a projekt nem valósulhatna meg. Max. egy pénzügyi és egy szakmai, amennyiben indokolt, egyébként egy menedzser. A célközönség tényleges tevékenységet nem végez a projekt eredményessége érdekében, csak élvezi annak eredményét. Pl.: az aki egy képzést megszervez a projektszemélyzet része, míg az részt vesz a képzésen a célszemély, de az az összekötő tiszt, aki azért megy ki egy másik tagállamba huzamosan dolgozni, hogy utána arról jelentést írjon, és ez a dokumentum lesz a projekt eredménye, akkor ő projektszemélyzetnek minősül, az akciókon résztvevő személyzet projektszemélyzetnek minősül, mivel a munkájuktól függ az, hogy hány határsértőt fognak el. Harmadik országban lévő összekötő tisztek, tisztviselők esetében csak akkor számolható el bér, ha a projekt célja a tagállamok közötti együttműködés fokozása, valamint hogy legalább 2 résztvevő tagállam számára előny jelent. Érdemes a meglévő állomány leterheltségét csökkenteni új emberek felvételével. Azon személy esetében, akinek bérét 100 %-ban egy projekt terhére számolják el, jelenléti ívet kell vezetni. Azon személyeknek, akiknek bére csak részben kerül elszámolásra vagy akik bére több projekt terhére kerül elszámolásra, munkaidő-kimutatást kell vezetni, hogy melyik nap melyik projekttel hány órát foglalkozott, és ennek arányában kerül a bére elszámolásra a projektben. A bér csak a ráfordított idő arányában számolható el.

Elszámolható közvetlen költségek Személyi költségek („A”) Általános megállapítások: Elszámolás munkaszerződés/kinevezés alapján. Menedzsment tevékenység nem szerződtethető ki. Megbízási szerződéssel „D” költségnembe tervezendő (projektmenedzsment nem). A szakértői költség „E4” költségkategóriába. Nem haladhatják meg a Kedvezményezettnél általában alkalmazott bérek összegét (jogszabály alapján megállapított bérek). A minden munkavállalónak egységesen biztosított egyéb juttatások számolhatók el a projekt terhére. Nem tartalmazhatnak jutalmat vagy bármilyen ösztönző jellegű kifizetést. Elszámolható és nem elszámolható személyi költségek: elszámolható költségről szóló kézikönyv Staff costs/Eligible costs under staff costs (42. oldal) (pl.: elszámolható – 13. havi fizetés, szabadság, műszakpótlék, betegszabadság, szülési szabadság (pályázót terhelő) stb.; nem elszámolható – végkielégítés, betegszabadság, szülési szabadság (nem a pályázót terhelő), haszontárgyak (autó, mobil))

Elszámolható közvetlen költségek Személyi költségek („A”) Államháztartási szervek esetében személyzeti költség csak akkor számolható el: ha a projekt nem elsősorban eszköz beszerzésére, beruházás megvalósítására irányul, fontos a személyzet folyamatos aktív munkája (képzések szervezése, tapasztalatcsere, összekötő tiszt kihelyezése). Ilyen esetben azon személy bére számolható el, akit: határozott időre, csak a projekttel kapcsolatos munkára alkalmaznak, alapfeladaton túl többletfeladatként túlóradíjazásért végzi. kirendelnek a projektfeladatra és helyettesítéssel látják el az alapfeladatát. Határozatlan munkaviszonnyal célhoz kötött bevételből fedezett költségek közé kell tervezni.

Elszámolható közvetlen költségek Személyi költségek („A”) Változás végrehajtási határozat módosításaival: Olyan mértékben számolható el bér, amilyen mértékben többletfeladat jelentkezik a projektmegvalósítás miatt az állami szervnél. Helyettesítés, túlóradíjazás kritériuma törlődik. ↓ Határozatlan munkaviszonnyal foglalkoztatott személy bére is elszámolható a személyi költségek között. Célhoz kötött bevételből fedezett költségek kategória törlődik. Személyi költségek csak az „A” költségnemben számolhatók el. Második körös pályáztatáskor „I” költségnembe tervezett költségek áthelyezése „A” költségnembe. A személyt ki kell rendelni a projekt megvalósítására! Ezen személyeket ki kell rendelni a projektre, munkaköri leírásban meg kell jelennie a feladatnak, munkaidő-kimutatást kell vezetnie.

Célhoz kötött bevételből fedezett költségek („I”) Elszámolható: határozatlan munkaviszonnyal foglalkoztatott munkabére, hozzájuk kapcsolódó utazási, ellátási költség. Feltételek: a feladat kifejezetten a projekthez kapcsolódik, nem a szervezet jogszabályon alapuló hatásköréből adódik, határozattal kirendelik a feladat elvégzésére a személyt, értéke nem haladja meg a (számviteli) bizonylatokkal alátámasztott mértéket, ellenőrizhető. Munkaidő-kimutatással alátámasztott bér számolható el. Nem túlóra. Mértéke: max. a saját erő 50 %-a (BM irányítású szervek esetén + BM társfinanszírozás 50 %-a). (Ne keverjük össze a saját teljesítéssel!) Végrehajtási határozat módosításával megszűnik. → Ide tervezett költségek az „A” költségnembe teendők át a 2. körös pályáztatáskor. Itt számolható el kifejezetten az informatikai, beruházási, eszközbeszerzési projektek belső szakértőinek bére, oktatási projekt oktatóinak bére stb. Nem itt tervezendő a saját teljesítésként elszámolható terembérlet, szállásköltség. Csak az oktatók és projektmenedzser bére és a hozzá kapcsolódó utazási költség.

Elszámolható közvetlen költségek Eszközök („B”): Főszabályként az 1 évnél hosszabb ideig használatban lévő eszközök beszerzése tartozik ide. Alkalmazásfejlesztés is. Vásárlás teljes költsége elszámolható, ha: közvetlenül kapcsolódik a projekt megvalósításához; a beszerzett eszköz rendelkezik a projekthez szükséges műszaki tulajdonságokkal; közbeszerzési törvény megfelelő alkalmazása (végrehajtási határozat módosítása 5.000-100.000 EUR között 3 árajánlat, felette Kbt.); teljesül a továbbüzemeltetési követelmény (IT eszközök 3 év; helikopterek, hajók, repülök 10 év; egyéb 5 év) – adatlap 25. pontjának kitöltése! Ha a projektcélra való továbbüzemeltetést a pályázó nem vállalja, akkor amortizációarányos elszámolás. Eszköz részbeni projektcélra történő felhasználása esetén, a beszerzési érték arányos elszámolása. Eszközt lehet venni, mely beszerzési érték vagy teljesen vagy részben kerül elszámolásra, bérelni vagy lízingelni, vagy az értékcsökkentést is el lehet számolni. Közbeszerzési törvény előírásainak betartása: megfelelő típusú eljárás kiválasztása, értékhatárok figyelembe vétele, egybeszámítási kötelezettség, elegendő-e a 3 árajánlat stb. FH által szabott határérték: nettó 1 millió forint alatt nem kell 3 árajánlat, egybeszámítási kötelezettség figyelembe vételével. (pl.: kiutazós projekteknél a szállás vagy a repjegy. 2007-es projekteknél probléma volt, hogy se CTO rendszer lehívás, se 3 árajánlat dokumentációja nem volt.) Uniós szabályok a módosítást követően: 5.000 EUR alatt nem kell 3 árajánlat, a régiben is így volt, így a nettó 1 millió forintos határ nem valószínű, hogy változik. 5.000-100.000 EUR között 3 árajánlat köteles a beszerzés, ez új szabály, eddig ezt nem adták meg – Ha megemelik Mo.-on a közbeszerzési értékhatárt, akkor is a nemzeti szabályozásnak kell megfelelni, tehát már 100.000 EUR felett közbeszereztetni kell, függetlenül a magyar szabályozástól.

Elszámolható közvetlen költségek Eszközök („B”): Bérelt vagy lízingelt eszköz: a kiadások a projekt céljára történő bérlet vagy lízing időtartamától függően számolhatók el. Képzési segédeszközök: a projekt időszakában történő tényleges felhasználás arányában értékcsökkenés alapján számolhatók el. (Kivétel: továbbüzemeltetési követelmény vállalása) Korábban vásárolt eszközök: projekt időszakára eső amortizációs költség számolható el. De amennyiben az eszköz előzőleg közösségi forrásból került beszerzésre, nem elszámolható költségnek minősül. Napi használatú adminisztratív eszközök: nem számolhatók el közvetlen költségként (pl.: nyomtató, fax, fénymásoló, számítógép stb.). – A végrehajtási határozat módosítása ezt a szabályozást hatályon kívül helyezi. (Összekötő tisztes projekteknél volt probléma! Nem összekeverendő a közvetett jellegű adminisztratív eszközökkel!)

Elszámolható közvetlen költségek Ingatlan („C”): Ingatlant lehet: vásárolni, építeni, felújítani (nem összekeverendő a karbantartással, üzemeltetéssel), bérelni (terembérlet is). Elszámolható: a teljes költség, a költség egy része, ha csak az ingatlan egy részét használják a projekt céljára, a projektidőszakra eső értékcsökkenés mértéke. Ingatlan karbantartás közvetett költségnek minősül. Költség egy része: ha az ingatlannak csak egy részét használja a projekt terhére, annak megfelelő arányban számolhat el költségeket. Kalkuláció alapján. Ha korábban megvett ingatlan használ, akkor az écs elszámolható.

Elszámolható közvetlen költségek Ingatlan („C”): Elszámolhatóság szabályai: elengedhetetlen a projekt végrehajtása szempontjából, kapcsolódik a projekt céljaihoz, megfelel a szükséges technikai elvárásoknak, független értékbecslő igazolásának beszerzése, közbeszerzési törvény megfelelő alkalmazása, teljes vagy részleges finanszírozás esetén a projekt lezárta után min 10 évig a projekt céljára kell használni, écs. alapú elszámolás esetén min 5 évig, vásárlás, bérlés esetén a projektet megelőzően az ingatlant nem más közösségi támogatásból építették. Független értékbecslő igazolása vásárlás, építés, felújítás engedélyhez kötött, hogy az ár nem haladja meg a piaci értéket. Az igazolásnak tartalmaznia kell, hogy az ingatlan megfelel-e a nemzeti rendelkezéseknek.

Elszámolható közvetlen költségek Ingatlan („C”): Oktatási projekt esetén: saját ingatlan igénybevétele terembérlet és/vagy szállás biztosítása érdekében önköltségszámítás alapján itt elszámolható (saját teljesítés). Feltétel: érvényes és jogszabályoknak megfelelő önköltségszámítási szabályzat megléte, mely a költségkalkuláció módját tartalmazza. Pályázó mindennapi tevékenységét szolgáló irodahelyiségek vásárlása, építése, felújítása és bérlése közvetett költségnek minősül. A végrehajtási határozat módosítása ezt a szabályozást hatályon kívül helyezi.

Elszámolható közvetlen költségek Alvállalkozók („D”): Közvetlenül a projekt célját megvalósító, nem a pályázó által végzett szolgáltatások (pl.: nyelvképzés). Főszabály: a pályázó képes a projekt önálló végrehajtására. Mértéke nem haladhatja meg a támogatható közvetlen költségek 40%-át. (Végrehajtási határozat módosításával úgy változik, hogy egy-egy alvállalkozó költsége nem haladhatja meg a közvetlen költségek 40 %-át.) Indokolt esetben a Felelős Hatóság felmentést adhat a pályázó kérelme alapján (adatlap 22. pontja). Az alvállalkozó olyan tevékenységet nyújt a projektben mely nélkül az nem valósulhatna meg.

Elszámolható közvetlen költségek Alvállalkozók („D”): Jellemzői (uniós elszámolhatósági kézikönyv 6. fejezetében, 63. oldal): Üzleti feltételeken alapuló kétoldalú szerződés. Profit tartalmú árat határoznak meg. A vállalkozó a Kedvezményezett közvetlen felügyelete nélkül dolgozik. Felelősség a Kedvezményezettet terheli. Nem támogatható: projektmenedzsment kiszerződése, tanácsadók, közvetítők, ha a %-os díjban részesülnek, ha nem felel meg a jó ár-érték aránynak. Közbeszerzési törvény előírásainak alkalmazása kötelező. Jellemzői a bizottsági útmutatás alapján: elszámolhatósági kézikönyv 6. fejezete (63 oldal) - Üzleti feltételeken alapuló kétoldalú szerződés keletkezik a két fél között, melyet az aláírásukkal szignálnak, és amelyben mindkét fél kötelezettségeit, a célt, a határidőket és a pénzügyi feltételeket leszögezik, Profit tartalmú árat határoznak meg. A vállalkozó a Kedvezményezett közvetlen felügyelete nélkül dolgozik, és nincs alárendelve a Kedvezményezettnek. Viszont a felelősség felénk vagy az unió felé a Kedvezményezettet terheli teljes egészében a szolgáltatás minőségéért.

Elszámolható közvetlen költségek Egyéb közvetlen költségek („E”): „E1” Úti és ellátási költségek „E2” Készletek „E3” Szolgáltatások „E4” Szakértői díjak „E5” Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek

Elszámolható közvetlen költségek Úti és ellátási költségek („E1”): Projektmenedzsment („A”), célközönség, és indokolt esetben támogató szerepet betöltött személyek költségei, amennyiben közvetlenül a projekt megvalósításához kapcsolódnak. A tömegközlekedés legolcsóbb formája támogatható. Repülőutak: oda-vissza 800 km-nél hosszabb utak esetében, vagy ha a földrajzi rendeltetési hely indokolttá teszi. (Végrehajtási határozat módosítása: beszállókártya kritériuma kikerül, amennyiben más módon is bizonyítható az utazási költség felmerülése (pl.: jelenléti ív).) A hazai jogszabályok szerint, ill. a Pályázó belső szabályozóiban rögzített módon tervezendő a költség: Gépkocsi használat: APEH üzemanyagnorma alapján vagy a szervezet saját belső normájában meghatározottak szerint. Jogszabály szerinti napidíjakkal (40 EUR, kivéve rendőri szerv) kell tervezni. Ingyenes ellátás esetén, a napidíj összege csökken. A kiutazáshoz kapcsolódó dologi költségek és szállásköltség is itt tervezhető. Elszámolás alapja a tényleges felmerülés lesz. Munkába járás költsége - „A3” egyéb személyi juttatások . „I” Célhoz kötött bevételből fedezett költségek közzé tervezett személy utazási és ellátási költség az „I” költségnembe tervezendő.

Elszámolható közvetlen költségek Készletek („E2”): Főszabályként itt elszámolható az 1 évnél rövidebb ideig használatban lévő eszközök beszerzése, ami a célcsoportnak biztosított fogyóeszközök, készletek beszerzését jelenti - pl.: oktatási segédanyag, CD, védőoltás. A beszerzéseknek azonosíthatóknak és a projekthez közvetlenül hozzárendelhetőnek kell lenniük. Nem készletezhetők a projektidőn túl! Kiosztási jegyzék, átadás-átvételi dokumentum alapján lehet elszámolni. Végrehajtási határozat módosítása alapján a projektmenedzsmenthez kapcsolódó irodaszerek, irodai fogyóeszközök beszerzése, vendéglátás költsége a közvetett költségek között elszámolható el átalány díj alapján. Vendéglátás költsége 200 EUR alatt semmilyen körülmények között nem támogatható – uniós szabályozás. Projektszinten értjük a határértéket.

Elszámolható közvetlen költségek Szolgáltatások („E3”): A projekt célját nem közvetlenül megvalósító, de a projekt végrehajtásához szükséges, egyéb szolgáltatások költsége. Pl.: biztosítás, tolmács, közbeszerzési eljárás megjelentetése, saját megvalósítású képzés esetén nyújtott szolgáltatások stb. Beszerzési eljárások megfelelő alkalmazása (pl.: 3 árajánlat). Általános szolgáltatások: telefon, Internet, posta, irodabérlés, iroda biztosítási költsége, takarítás, munkaerő bővítésének költségei,közszolgáltatási díjak, vendéglátás költsége 200 EUR alatt – „G” közvetett költségek között tervezendők a végrehajtási határozat módosítását követően. Azon költségek, melyek az alvállalkozói költségbe nem fértek bele.

Elszámolható közvetlen költségek Szakértői díjak („E4”): Jogi tanácsadás, műszaki szakértő, közbeszerzési szakértő stb. (könyvelő, projektmenedzsment nem!) költsége, amennyiben közvetlenül a projekthez kapcsolódik. Beszerzési eljárások megfelelő alkalmazása (pl.: 3 árajánlat). Uniós finanszírozással kapcsolatos költségek („E5”): Közvetlenül az uniós társfinanszírozásból adódó követelmények mint a nyilvánosság, láthatóság, projekt értékelésének költségei, fordítási költség (pl.: újságcikk, matrica, közlemény, emléktábla, logós termékek). Arculati kézikönyv előírásainak követése. KHA bélyegző elszámolása nem lehetséges, mivel a FH biztosította a pályázóknak a korábbi évek során. Kiemelt figyelmet kell annak szentelni, amit a végrehajtási határozat X. mellékletének, amely az uniós láthatósági és nyilvánossági követelményeket tartalmazza. Pl.: uniós zászló használata.

Elszámolható közvetett költségek A projektcélhoz nem közvetlenül kapcsoló költség, ha nem lenne projekt, akkor is felmerülne. Közvetett személyi költségek (pl.: vezető, könyvelő bére) Igazgatási költségek (pl.: irodaszerek, vendéglátás ktge 200 EUR alatt.) Rezsiköltségek (pl.: gáz, víz, telefon, Internet) Egyéb közvetett költségek (pl.: elkülönített számla banki díjai és költségei) Államháztartási szervek nem számolhatnak el közvetett költséget. Végrehajtási határozat módosítása: aki nem részesül uniós működési támogatásban a közvetlen költségek 2,5 %-ig elszámolhat közvetett költséget átalánydíj alapján. (Megvalósításkor a tényleges felhasználás után kell számolni az arányt!) Aki akar elszámolni, tervezze be! Számítás: G/(F+I) = max. 2,5% Adatlap 19. pontjának kitöltése! Közvetett személyi költségek: csak támogató jellegű szerepet töltenek be a projekt megvalósítása során, hisz tevékenységük nem speciálisan a projekthez kapcsolódik, hanem a szervezet napi tevékenységének szervezési feladatait látja el (pl: könyvelő, vezérigazgató, adminisztratív asszisztens bére). Igazgatási költségek: pl.: irodaszerek beszerzése, vendéglátás költsége, irodai fogyóeszközök beszerzése, általános szolgáltatások (pl.: irodák takarításának költsége, biztosítás stb.) stb. Rezsiköltség: gáz, víz, telefon, Internet Egyéb közvetett költségek: pl: banki díjak és költségek, karbantartási költségek stb. A pályázati felhívásban rosszul van, nem az elszámolható költségek 2,5 %-ig lehet elszámolni, hanem a közvetlen költségek 2,5 %-ig. Jelen pályázásban a számítás módja: közvetett költségek / (közvetlen költségek + célhoz kötött bevételből fedezett költségek), ez nem lehet több, mint 2,5 %. Átalánydíj alapján: nem kell dokumentumokkal alátámasztani.

NEM támogatható költségek Uniós elszámolhatósági kézikönyv 12. fejezete (82. oldal). Természetbeli hozzájárulások: Olyan költségek, amit a pályázó önkéntes alapon biztosít a projekt részére, támogatást nem igényel rá, de emeli a projekt értékét pl.: képzés helyszínének biztosítása, munkaerő. ÁFA, kivéve ha: a projekt tevékenységével kapcsolatban nem jogosult áfa visszaigénylésre, vagy nem fog élni vele. Igazolása: pályázati adatlapon nyilatkozat (adatlap 16. pont), APEH igazolás záráskor, hogy tényleg nem élt vele. Földvásárlás Tőkehozam, adósság, hitelkamat, árfolyamveszteség, valutaváltás költsége, bírság, kötbér stb. Gyakori hiba a kiutazós projekteknél, hogy nem a célország valutájába adják ki a dologi költséget, így kint fel kell váltaniuk a pénzt, melynek költsége is lehet, és az már viszont nem elszámolható a projekt keretében. Igyekezzenek a célország valutájában adni a dologi költséget.

A projekt bevételei Projektek non-profit jellegűek. Bevételeknek is meg kell jelenni a könyvelésben. Bevételnek minősül: - uniós támogatás: max. 75%, mivel Magyarország a Kohéziós Alap kedvezményezettje. - BM társfinanszírozás: max. 25 %, BM irányítása alá tartozó szervek esetén önerőnek minősül (célhoz kötött bevételből fedezett költségek mértéke miatt fontos). önrész: Kedvezményezett vagy projektpartner hozzájárulása, BM hozzájárulást csökkenti. projektbevétel: csökkenti az Uniós támogatás összegét, pl.: közbeszerzési dokumentáció értékesítése, banki kamat, bérleti díj, regisztrációs díj stb. Adatlap 17. pontja. Non-profit jelleg: a bevételek nem haladhatják meg a kiadásokat. Ahogy a kiadásoknak, úgy a bevételeknek is beazonosíthatónak kell lennie a könyvelésben. Elkülönített kód. Projekthez kötődő bevétel: a megvalósítás közben bevétel keletkezik pl.: értékesítésből, banki kamatokból. Ez az uniós forrást csökkenti. Igényelt közösségi forrás: projekt elszámolható költségének 75 %-a, mivel Magyarország a Kohéziós Alap kedvezményezettje. Hazai társfinanszírozás (önrész): kedvezményezett hozzájárulásából és az igényelt költségvetési támogatásból tevődik össze, melynek mértéke a projekt elszámolható költségének 25 %-a. A Minisztérium biztosítja ezt az összeget a Kedvezményezettek részére. Ha esetleg valamelyik Kedvezményezett mégis hozzájárulna saját forrással a projekthez, akkor a Minisztérium által biztosítandó összeg csökkenne.

Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Sikeres pályázást kívánok! Készítette: Csutiné Balogh Renáta Elérhetőség: BM Támogatás-koordinációs Főosztály 1051 Budapest, József A. u. 2-4. Telefon: 441-1976 (12-125) E-mail cím: renata.balogh@irm.gov.hu