A beszerzési folyamat

1. Szükséglet vagy igények azonosítása 2. A beszerzési forrás megtalálása 3. A beszállító kiválasztása 4. A rendelés feladása 5. A megrendelés beérkezése 6. Az áru ellenértékének kiegyenlítése 7. Egyéb feladatok

Szükséglet vagy igények azonosítása A vállalat különböző részeiben felmerülő anyagigénynél alapvető szempont a pontos azonosíthatóság: igények cikk szerinti meghatározása a pontos mennyiség meghatározása pontosan mikorra van szükség a termékre az igénylés dátuma az igénylő ill. szervezeti egység megnevezése esetlegesen a költségelszámolás helye   Igénylőlap. Speciális helyzet a sürgősségi beszerzés. Pontatlan leírás, esetleg helyettesíthetőség. Nagy cégeknél katalógus.

A szükségletek azonosításának jellemző problémái leggyakrabban a következők: – A szükséglet pontos meghatározása, leírása (a specifikáció). – Helyettesíthetőség – Az igények a valódi szükségleteknél magasabb elvárásokat fogalmaznak meg. – A szükséglet mennyiségének tervezése.

Független keresletű anyagok (késztermék, általános anyagok) előrejelzéssel, például a várható igények vállalati szintű összegyűjtésével lehet a tervet megalapozni. A függetlenségen azt érjük, hogy ismert adatokból nem tudjuk kiszámítani a várható igényt.   Függő igények (alapanyagok, félkész termékek, a termeléstől függő igények) esetén elvileg lehetőség van a különböző anyagnormák, beépülések figyelembevételére.

Független igények meghatározása:   Előrejelzés:  Általános szabály, hogy mindig olyan időszakra kell előre jelezni, amilyen időszakra tervezni kívánunk. Irányultsága szerint lehet - külső (pl. az úthálózat várható fejlesztése) belső (pl. az eszközök várható élettartama) Tárgya, tartalma szerint lehet - műszaki (pl. az újabb telekommunikációs technológiák megjelenése, környezetvédelmi előírások) - gazdasági (pl. az infláció várható alakulása) - értékesítési

Előrejelzés Szubjektív Objektív Kísérleti: - Vevői, beszállítói felmérések - Teszt-beszerzés Becslés: - A beszerzők megkérdezése - Brain-storming (brainwriting) - Szakértő panel - Delphi-módszer Objektív Oksági, racionális: - Gazdasági modellek - Mutatószámok - Input-output modellek - Regresszió-elemzés Idősorok: - Egyszerű átlag - Mozgó átlag - Súlyozott mozgó átlag - Függ-vényillesztés idősorra

Szubjektív Kísérleti módszerek: 1. Vevői, beszállítói felmérések: a leendő beszállítók megkérdezésén alapul. Feltérképezzük a lehetőségeket, kapacitást, fejlesztést, stb. 2. Teszt beszerzés, próbavásárlás: a leendő beszállító viselkedését, kiszolgálásának színvonalát, minőségét teszteljük.

Szubjektív Becslés: 1. A beszerzők megkérdezése: a beszerzéssel foglalkozó kollégák, akik közvetlen kapcsolatban állnak a beszállítókkal, megosztják tapasztalataikat. A múltbeli tapasztalatok irányt mutathatnak a jövőbeli elvárásainkhoz. 2. Brainstorming: (ötletroham) Lényege, hogy az adott témával kapcsolatban mindenki kifejti a véleményét. (Gátló hatások kiszűrése, bántó személyeskedő vita kiszűrése). Ötletek kiválogatása, továbbfejlesztése. Felkészült vezető, a probléma pontos megfogalmazása (pl. Mennyi lesz az igény adott anyagból jövőre? Milyen változások várhatóak a belső igényekben?) Írásos változata a brainwriting.

3. Szakértői panel: Szakértők véleményének begyűjtése, összeállítása: egyedül készítenek szakvéleményt (monográfia) szakértői értekezlet, konferencia, összegző véleményt készítenek. További lehetőségek pl. videokonferencia, internet. 4. Delphi-módszer: A jövőkutatásban szívesen alkalmazott módszer. (Kr. e. 600 Görögország – 1950. USA) A menete a következő: 1. Megfogalmazzuk a problémát illetve kérdést. Megfogalmazzuk részletesen, hogy mire szeretnénk választ kapni, hogy mindenki arra válaszoljon és összegezhető eredményt kapjunk. 2. A beérkező válaszokat összesítjük, és megpróbálunk egy közös nézetet kialakítani. Természetesen ez nem mindig sikerül, de a válaszokban rejlő irányvonalat meg kell határozni. 3. Az így elkészített anyagot újra kiküldjük, hogy lássa mindenki, hogy a mi a másik véleménye, esetleg a saját álláspontjukat tudják módosítani. 4. Az átdolgozott anyagot a szakértők ismét megküldik. 5. Összesítjük. 6. Ha szükséges újra a 3. lépés. Általában 3 forduló elégséges. Itt is az internet lehetősége.

Objektív módszer: Oksági, racionális módszerek   Oksági, racionális módszerek Itt már feltételezünk objektív kapcsolatot ismert tények és bizonyos jellemzők jövőbeni alakulása között. Gazdasági modellek: Gazdasági összefüggések ismeretében a jelenségek modellezhetők. Pl. lakásépítési támogatás hatása az építőanyagokra. Mutatószámok: A beszállítókra vonatkozó mutatószámok hasznos információt hordoznak, tisztában lehetünk a partner stabilitására, mi a várható helyzete, tőkeerősség, stb. Input-output modellek: Az ágazatok kapcsolatban állnak egymással. Az egyik ágazat termékeit a másik ágazat felhasználhatja. Pl. gépjármű – nagy beszállítói állomány, így keresletet generál.

Objektív módszer: Regressziós számítások: (visszavezető számítások) múltbeli adatokból becsülhető a várható szükséglet, a termelési terv ismeretében ez elemzés nem számítás. (A regressziós függvény meghatározása valamilyen feltételezett elméleti függvénynek a tapasztalati pontokra illesztésével történik)   Idősoros módszerek: A múltból származó adatok idősort képeznek. a, Egyszerű összegző átlag – vízszintes trend b, Egyszerű mozgó átlag – csak egy adott időszak (pl. utolsó 3) súlyozás régi 0 új 1 c, Súlyozott mozgó átlag – új adat nagyobb súllyal d, Függvényillesztés idősorra Pl. Időszak 1 2 3 4 5 6 Beszerzett mennyiség 48 55 65 68 69 a, (48+55+65+68+69)/5=61 b, (65+68+69)/3=67,33 c, (3*69+2*68+1*65)/6=68

Függő igények meghatározása:   Az igények ismeretében ki kell számítani a függő igényt. Ennek egyik régóta használt eszköze az anyagnormák alkalmazása. Az anyagnormák olyan fajlagos mutatószámok, amelyek megadják, hogy a termék vagy tevékenység egységéhez mennyi anyagra van szükség. (pl. betonhoz cement-kavics, ételhez, gépkocsi fogyasztása stb.)

Csoportosítása:   Forma szerint: felhasználási (adott mennyiségű termék előállításához) kihozatali (ebből mennyi terméket lehet előállítani) Szerkezet szerint: nettó anyagnorma (az elméleti anyagszükségletet) bruttó (nettó+technológiai veszteség) beszerzési (bruttó+egyéb veszteség (szállítási, tárolási, párolgás, stb.) Készítési módszer szerint: becsült norma (nem állnak rendelkezésre adatok, nincs idő más módszerre, a felhasználás nem igényel pontosabb meghatározást pl. induló gépkocsi mosó vízmennyisége) statisztikai alapon képzett norma (a rendelkezésre álló időszaki adatokból, statisztikai számításokkal pl. átlag) műszaki, gazdasági elemzéssel előállított norma (analitikus módszer) a gyártási technológia figyelembe vételével határozzuk meg (anyagnormák – anyagszükséglet jegyzék, anyagösszesítő, darabjegyzék)