Tárgyalás- és előadástechnika 5. óra Tárgyalástechnika 2. Csordás – Geng - Neuman - Szabó – Tanács BME Filozófia és Tudománytörténet Tanszék 2018/19. ősz

AZ ELŐZŐ RÉSZ TARTALMÁBÓL 

Tárgyalástechnika 2. Esettanulmány A tárgyalás három dimenziója: tartalom-folyamat- kapcsolat A tárgyalások megtervezése A háromszintű modell: nyitás-felfedezés-lezárás

ESETTANULMÁNY VS. KIÁLLÍTÁSRENDEZŐ ÚJSÁG

ESETTANULMÁNY (folytatás) Egy rangos külföldi kiállítás magyar pavilonja olyan tervvel nyerte el a rendezés jogát, amely jelentős mértékben épített egy hazai újság (Ú) képanyagára. A kiállítás rendezői (R) a rendszerváltás óta eltelt teljes időszakról szerettek volna képet adni, méghozzá úgy, hogy az újságban megjelent összes fotót kiállítják, mintegy dokumentatív céllal, meglehetősen figyelemfelkeltő módon. Ehhez egy igen drága lapozógépet is terveztettek és gyártattak: a szerkezet a tervek szerint önmagában is „kiállítási tárgyként”, egyfajta mobil szoborként funkcionált volna.   A pályázat előkészítésekor az újság hozzájárult képanyagának a kiállításon történő szerepeltetéséhez.  

ESETTANULMÁNY (folytatás) A kiállítás előkészítésének előrehaladásával azonban felsejlett a gyanú, hogy a kiállítás esetleg egyfajta szakmai fricska is: nem pusztán tárgyilagosan, azaz dokumentatív céllal kívánja az anyagot kiállítani, hanem mintegy pellengérre is állítja, és egyúttal kissé nevetségessé is teszi az újságot, ami teret ad és propagálja mindazt, ami megjelenik benne. Ezért az újság, néhány hónappal a pályázat megnyerését követően, már a kidolgozási szakaszban, váratlanul visszavonta a hozzájárulását.

ESETTANULMÁNY (folytatás) A kiállítás rendezését megnyerő szakember (R) szerint a kiállításig hátralévő idő már nem tette lehetővé új koncepció kidolgozását: a kiállítás három fő motívuma közül az egyik kiesése igen komoly koncepcionális veszteségnek látszott a rendező számára. Ráadásul már a lapozógép gyártása is előrehaladott állapotban volt, a projekt leállítása komoly anyagi veszteséget is előrevetített. R egy jogi szakértő véleményét kérte az ügyben, hogy van-e akadálya annak, hogy az újság képanyagát felhasználja anélkül, hogy ahhoz az újság hozzájárulását adja? A jogi szakértő azt a tájékoztatást adta, hogy R nyugodtan használhatja a képanyagot, az nem fog szerzői jogi akadályokba ütközni.

ESETTANULMÁNY (folytatás) A rendező szakember és csapata az újság hozzájárulása nélkül felhasználta a képanyagot, és elkészítette a kiállítást. A kiállítás közvetlen előkészítési-berendezési munkálatai zajlottak a külföldi helyszínen, amikor az újság feljelentést tett a rendőrségen szerzői és szomszédos jogok megsértése miatt, továbbá ahhoz a legfölsőbb hatósághoz fordult (Minisztérium), amelynek felügyelete alá tartozott a kiállításért közvetlenül felelős intézmény (az az intézmény, amely a pályázatot kiírta é́s a megvalósításáért a rendező̋ után a közvetlen felelősséget viselte). Látszódott, hogy a rendőrségi procedúra nem fog a kiállítás megnyitása előtt, sőt, még a nyitvatartási időszak alatt sem pontot tenni az ügy végére. továbbá a legfölsőbb hatóság megijedt a kitörőben lévő botránytól, és nyomást gyakorolt a felelős intézményre, amely nyomást gyakorolt a kiállító-rendezőre, hogy a képek ne kerüljenek kiállításra.

ESETTANULMÁNY (folytatás) Végül: Az a „megoldás” született, hogy a képek a lapozógéppel együtt, „letakarva” jelentek meg a kiállításon. Lényegében sem a lapzógép, sem a képanyag nem töltötte be kiállítási funkcióját!!!

AZ ESETTANULMÁNY ELEMZÉSE

ELEMZÉSI SZEMPONTOK Kik a szereplők? Hány körös volt a tárgyalás? Milyen viszonyban állnak egymással? Mikor léptek be a szituációba? Hány körös volt a tárgyalás? Mikor tárgyaltak? Miről tárgyaltak? Mi volt a belépési pont? Milyen megállapodás született? Mi volt a kilépési pont? Mi a fő probléma, konfliktuspont? Mikor jelent meg? Kik és hogyan próbálták megoldani? Milyen eredménnyel? Hol lehetett volna megfordítani a szituációt? Mi lehetett volna ún. betörési pont? Mit és mikor kellett volna másképp csinálni, hogy win-win eredmény szülessen? TARTALMI SZINTEN? FOLYAMAT SZINTEN? KAPCSOLAT SZINTEN?

A TÁRGYALÁS HÁROM DIMENZIÓJA A tárgyalásunk aktuális, azaz időtől függő állapotát ebben a három-dimenziós térben írja le egy pont (A). F: folyamat K: kapcsolat A mi tárgyalásunk C: tartalom Tartalom: miről tárgyalunk? Folyamat: hogyan tárgyalunk? Kapcsolat: mi történik a felek kapcsolatával a tárgyalás során?

A TÁRGYALÁS 3 DIMENZIÓJA: TARTALOM Miről szól a tárgyalás, mi a tárgyalási téma, miről szeretnénk megegyezni, döntést hozni stb.? Milyen feltételek mellett bocsátja rendelkezésre az újság a képanyagát? Mennyi időre? Van-e beleszólása a kiálltás koncepciójába? Hogyan jelenik meg az újság a kiálltáson? Írnak-e szerződést, van-e valamilyen kitétel a teljestésre vagy a szerződéstől való elállásra vonatkozóan stb.?

A TÁRGYALÁS 3 DIMENZIÓJA: FOLYAMAT Milyen lépések szerint zajlik a tárgyalás, milyen a tárgyalás dinamikája, mennyire gördülékeny, hol vannak elakadási pontok, milyen típusú a tárgyalás, van-e tárgyalási előzmény stb.? Pl. Hányszor ülnek le tárgyalni a felek? Kezdeményeznek-e újabb tárgyalást, mikor felmerül a probléma, és visszakozni kezd az újság? Bevonnak-e harmadik felet a folyamatba? Milyen tárgyalási típus szerint tárgyalnak? Hogyan módosulnak az egyes tárgyalási pozíciók? Kérnek-e szünetet, halasztást stb.?

A TÁRGYALÁS 3 DIMENZIÓJA: KAPCSOLAT Milyen a tárgyalópartnerek viszonya, hangulata, céljuk-e a hosszú távú jó kapcsolat kialakítására, van-e kapcsolati előzmény stb.? Dolgoztak már együtt a felek, és szeretnének-e a jövőben? Mennyire nyitottak egymás igényeire, érdekeire? Miért alakulhatott ki bizalmatlanság, és ezt próbálták-e orvosolni? Volt-e a felekben kezdeményező készség a probléma megoldására? Miért volt szükség harmadik fél bevonására? Ez mennyiben változtatott az addigi kapcsolatukon?

A TÁRGYALÁSOK „BERMUDA-HÁROMSZÖGE” Külső, felső hatalom – kötelező érvényű törvényi szabályozás alapján Van szabályrendszer a konfliktus megoldására, de az rugalmatlan, merev. A tárgyalástól mint rugalmas eszköztártól jobb eredményt várunk. A konfliktus kezelésére nincs szabályrendszer, tehát a tárgyalással,mint rugalmas eszköztárral tudjuk azt megkonsturálni. Ebben a hármas rendszerben szoktak „elveszni” a tárgyalások.

A SIKERES TÁRGYALÁS MEGTERVEZÉSE

A TÁRGYALÁS ELŐKÉSZÍTÉSE 1. Hány találkozóból álljon a tárgyalás? Egy vagy több körben érdemes/szükséges leülni tárgyalni? Van-e külső időbeli kényszer? Van valami külső vagy belső korlát, ami meghatározza, mikorra kell egyezségre jutni? Sürgős ügyről van szó, vagy hosszabb döntési folyamatról?

A TÁRGYALÁS ELŐKÉSZÍTÉSE 2. Kik vegyenek részt a tárgyaláson? Hányan fő megy tárgyalni egyik és másik fél részéről? Kiket képviselnek? Milyen az életkor és nem beli megoszlásuk? Hasonló státusúak-e vagy sem? Biztos a megfelelő személlyel tárgyalunk? Elképzelhető, hogy akivel tárgyalunk, annak valójában nincs jogosítványa egyes kérdések eldöntéséhez, nincs kellő információja a számunkra fontos kérdések megválaszolásához, tehát nem kompetens az ügyben. Érdemes rákérdezni, általában hogyan zajlik le a tárgyalás folyamata, hogy kiderüljön, kivel érdemes ténylegesen leülni tárgyalni. Van, hogy célszerű harmadik felet bevonni a tárgyalásba (pl. független szakértő, ügyvéd).

A TÁRGYALÁS ELŐKÉSZÍTÉSE 3. A légkör meghatározása: hangulat és technikai eszközök, iratok, frissítők előkészítése. ráhangolódás: szükség van egy kis időre a kapcsolat felvételéhez, a másik megismeréséhez. az alkalom időkeretének meghatározása. napirendi pontok egyeztetése.

A TÁRGYALÁS ELŐKÉSZÍTÉSE 4. A tér (ki)alakítása: üzenetértéke van a helyszín megválasztásának: nálad vagy nálam? Esetleg egy harmadik, semleges helyen? ülések elrendezése: akaratlanul is sugározhat egy hatalmi pozíciót, megváltoztathatja a tárgyalás dinamikáját, erősítheti/gyengítheti az adott fél pozícióját. Pl.: GoT videó

A HÁROMSZINTŰ (PIRAMIS-) MODELL Egy egyszerű, könnyen kezelhető modell a tárgyalások tervezéséhez: Nyitás: megszületik a felek döntése a tárgyalás megkezdéséről. A kiinduló pozíciókat bemutatása a partnerek. Felfedezés: megkezdődik a tárgyalás, a felek megismerik egymás pozícióit, a tárgyalás mozgásterét, a pozíciók rugalmasan változhatnak. Lezárás: egyezség jön létre, vagy kiszáll valamelyik, esetleg több fél.

pozíciók meghatározása, kommunikálása PIRAMIS-MODELL A piramis csúcsa a tárgyalásos egyezség, melynek az alatta lévő két szinten kell nyugodnia. A tárgyalás megkezdésére irányuló döntés, és a kezdeti pozíciók nélkül nem indul meg a tárgyalásos folyamat. Lezárás, tárgyalásos egyezség Felfedezés, rugalmas egyezkedés Nyitás, pozíciók meghatározása, kommunikálása A pozíciók rugalmasan változnak, csak ennek révén jöhet létre egyezség.

NYITÁS – NYITÓ POZÍCIÓ 1. Ne ugorjunk fejest a tárgyalásba! Ha rögtön tárgyalni kezdünk, akkor sem hagyjuk ki a nyitást, csak akkor nem mi alakítjuk a kommunikálni kívánt üzenetet, hanem a sietség, a feszesség. Legyen egyértelmű és tömör! Ennek hiánya bizonytalanságot jelez. Legyen erős és védhető! Piaci adatokkal, tényekkel alátámasztott. Ne legyen rugalmatlan! Naiv álláspont, ha a tárgyalást úgy képzeljük el, mint a nyitó pozíció folyamatos védelmét. Azért tárgyalunk, hogy megtudjuk, mit tud nekünk a másik fél nyújtani, és megosszuk a másik féllel, hogy mi mit tudunk neki adni. A tárgyalás során a két nyitó pozíció közti szakadék áthidalása a cél.

NYITÁS – NYITÓ POZÍCIÓ 2. Mikor érdemes elsőnek bemutatni a nyitó pozíciót? Ha van egy biztos stratégia. Ha a másik nem készült fel rendesen a tárgyalásra. Ilyenkor könnyen befolyásolható, főleg, ha a mi pozíciónk védhető, alátámasztható).  Mit érdemes tenni, ha nem mi nyitunk? Pontosítani a másik nyitó pozícióját, mert lehet, hogy csak sugall dolgokat, de aztán visszavonulót fúj.

FELFEDEZÉS 1. – IGÉNYEK A felfedezés szakasza a kreativitásról, a közös gondolkodásról szól: a felek igyekeznek rájönni, mi kell a másiknak, illetve mit tudnak adni a másiknak. A folyamatos kérdezés, a másik meghallgatása, brainstorming jellemzi a felfedezés (exploring) szakaszát.

FELFEDEZÉS 2. – POZÍCIÓK ÉS SZÜKSÉGLETEK A pozíciók (wants) és a mögöttük lévő szükségletek (needs) feltárása: biztosítja a mozgásteret a tárgyalás során, és teszi lehetővé a sikeres tárgyalást. nem csak a tárgyalópartnernél, hanem saját magunk esetében is fontos. segít abban, hogy a tárgyalás ne pusztán csak a saját, kiinduló nyitó pozíciónk védelméről szóljon.

FELFEDEZÉS 3. – ALTERNATÍVÁK Alternatív opciók felfedezése: Minél több szükségletét fedjük fel a másiknak, annál nagyobb valószínűséggel tudunk neki valamit ajánlani, amire szüksége lehet. Pl. tárgyalásnál nem csak az ár és a leszállított volumen lehet a tárgyalás tárgya, hanem a raktározás, szállítás, garancia is. A tárgyalás során ezért érdemes minél többet kérdezni, meghallgatni a másik felet. Közösen át kellgondolni, hol tudnának egymásnak segíteni a felek.

LEZÁRÁS 1. A tárgyalás első két része azért történt meg, hogy megtörténjen a lezárás. Össze kell szedni minden korábban kimondott pontot! Rögzíteni kell szóban; ha van szerződés, akkor a szerződésben! Nyomon kell követni a teljesítést, kivitelezést! A szerződésben már érdemes vészforgatókönyvekkel számolni. Sok mindenre nem lehet előre felkészülni, de amire igen, abban érdemes korábban megegyezni.

LEZÁRÁS 2. A tárgyalás következtében valami biztosan megváltozik, hiszen azért kezdünk bele egy tárgyalásba, mert nem vagyunk maradéktalanul elégedettek a tárgyalás előtti (nélküli) helyzetünkkel. És: a tárgyalópartnerünk is ugyanígy van ezzel. A tárgyalás előtti (nélküli) állapot akkor sem marad változatlan, ha nincs megegyezés, hiszen egy sikertelen tárgyalás után vagyunk, tapasztalatot szereztünk, akkor is, ha az kellemetlen. Információkat kaptunk a partnerünkkel, tárgyalási stílusával, érdekeivel stb. kapcsolatban. Esetleg megsértettük, vagy éppen ellenkezőleg összebarátkoztunk vele – nem függetlenül a tárgyalástól.

KÖSZÖNÖM SZÉPEN A FIGYELMET! Geng Vikor: geng.viktor@gmail.com Szabó Krisztina: kriszti.szabo@filozofia.bme.hu Tanács János: tanacs@filozofia.bme.hu