Folyamat- és projekt-menedzsment (Process & Project Management) (= tervezés álnéven?)

Projekt „Egyedi, egyszer előforduló tevékenységek konkrétan meghatározott célok elérésére, adott határidők és költségkeret betartása mellett.” A szervezeti folyamatok integráns részei.

Folyamatok a szervezetben Szokásos üzleti folyamatok Projektek Rutinszerű & rendszeres feladatok Változás & bizonytalanság

Projektek legfőbb jellemzői Feladatok és folyamatok egyedi kombinációi Szűk fókusz, specifikus teljesítménycélok Van kezdete és vége Költségvetés korlátozott A projekt vége jól meghatározott: Időkeret Cél elérése Bizonyított, hogy a cél nem érhető el Elkülönített erőforráskezelés Tervezhető (elkülönítetten) Fokozatos kidolgozás (tervezés folyamatos kibontása) Kockázatok

Projekt-hierarchia Stratégia Program: egymással kapcsolatban álló projektek és a projekteken kívül álló (rész)feladatok olyan csoportjait, melyeket egymással koordinált módon menedzselnek szinergikus előnyök elérése céljából. A szinergia megjelenhet mind a projektek megvalósításában, mind az irányítás területén. Portfólió alatt projektekből, programokból és egyéb tevékenységekből álló olyan halmazokat értünk, melyeket valamilyen célból hasznos együtt kezelni. Az alprojektek a projektek olyan összetevői, melyek önmagukban is kezelhetők projektként. A nagyobb projektek alprojektjei gyakran további alprojektekre bonthatók. A fentieken kívül gyakran használt kategória az úgynevezett kulcsprojekt. A kulcsprojektek egyes programok kivételes fontosságú, húzóprojektjei, melyek meghatározzák a program összes többi elemét. Rendszerint a programok legnagyobb projektjei is egyben.

Projekt-menedzsment "A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában."[ Projekt-szerű menedzsment: a projektmenedzsment eszközeinek használata nem-projekt tevékenységekre ≠ Pályázat-menedzsment, de a pályázat elnyerése és a vállalások megvalósítása maga is egy speciális projekt.

A projekt-menedzser(Stevenson) Felelős: Feladatok elvégzése Minőség Emberi erőforrások Határidők Kommunikáció Költségek

Egyéb szerepek a projektben Projekt koordinátor: tárgyal a funkcionális vezetőkkel, jelent a projektmenedzsernek Projektmenedzsment-csapat (team) tag Projekt-bajnok: „erős ember” aki promotálja és támogatja a projektet Projektmunkatárs (projektmunkás): végrehajtja a feladatokat

A projektciklus Szükségletek meghatározása Célok kialakítása Projekt-tervezés Projekt-megvalósítás, monitoring Projekt-zárás és -értékelés

Project life cycle

Erőforrások felszabadítása Munkaerő visszahelyezése Tudáskezelés Meghatározás Tervezés Végrehajtás „Leszállítás” Erőfeszítés szintje Célok Specifikálás Megvalósíthatóság Feladatok Felelősségek Csapatok Időtervek Ktgvetés Források Kockázatok Munkaerő Jelentések Változtatások Minőség Vevők képzése Átadási dokumentumok Erőforrások felszabadítása Munkaerő visszahelyezése Tudáskezelés

A változtatás költsége Meghatáro-zás Tervezés, előkészítés Megvalósítás Zárás Költségek Érintettek befolyása Válozásköltség Time

Projektmenedzsment eszközök

Probléma-fa Problémaelemző eszköz a problémák-részproblémák közti összefüggések bemutatására, a probléma felbontására hierarchikus Cellákban történő ábrázolás

Ugyanaz másképp…

Halszálka (Ishikawa) diagramm Szintén az ok-okozati viszont mutatja be, főleg minőségmenedzsmentben használják.

Cél-fa A problémafa „párja” Célhierarchiát mutat be, mely célok a probléma-fa problémáira reflektálnak

4. Feltevések, kockázatok Logikai keretmátrix Előfeltevések   4. Tevékenység (input) 3. Output (eredmény) 2. Rövidtávú cél 1. Stratégiai cél 4. Feltevések, kockázatok 3. Ellenőrzési eszközök 2. Indikátorok 1. Célstruktúra

Feladatlebontási struktúra (WBS) azonosítja a diszkrét feladatelemeket segít áttekinteni a projekt teljes feladatterjedelmét

GANTT-diagramm Egyfajta oszlopdiagramm ami bemutatja a projekt ütemezését, menetrendjét. Az egyes résztevékenységek kezdő és végpontjait, és ezáltal a nagyobb tevékenységekét is. Bemutathatja a részfeladatok közti összefüggéseket, függőségeket is. Alkalmas a projekt készültségi fokának illusztrálására is.

GANTT-diagramm (alap) ID Tevékenység Felelős Időintervallumok (nap, hét, hó) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 9 10. 11.

GANTT-diagramm 6. 5. 4. 3. 2. 1. Időintervallumok Tevékenységek

GANTT-diagramm (MS-Project)

GANTT-diagramm 6. 5. 4. 3. 2. 1. Időintervallumok Tevékenységek today

A hálódiagramm Hívják elsőbbségi (precedence) diagrammnak is Tevékenység-élű (AOA) Tevékenység a csomópontokban (AON) Tevékenységek Események (állapotok)

A hálódiagramm Út Kritikus út: Kritikus tevékenységek Tartalékidő Tevékenységek olyan sorozata, amely a kezdőponttól a végpontig tart Kritikus út: A leghosszabb út; meghatározza a projekt hosszát; nem feltétlenül egy ilyen van Kritikus tevékenységek A kritikus út tevékenységei Tartalékidő Ennyit csúszhat (időben) az adott út anélkül, hogy a projekt hossza nőne; a kritikus út és a kérdéses út hosszának különbsége

Tevékenység élű háló 1 2 3 4 5 6 AOA Order furniture Furniture setup Locate facilities Order furniture Furniture setup Interview Hire and train Remodel Move in AOA

Tevékenység a csomópontokban háló 1 2 3 5 6 Locate facilities Order furniture Furniture setup Interview Remodel Move in 4 Hire and train 7 S AON

Lehetséges kapcsolódások b c d Dummy tevékenység

Időtartam meghatározások Determinisztikus Egy időtartam Sztochasztikus Időtartam-variációk

Determisztikus háló 1 2 3 4 5 6 6 hét Order furniture 3 hét 11 weeks 1 hét Locate facilities Order furniture Furniture setup Interview Hire and train Remodel Move in

Megoldás Kritikus út Út Időtartam (hét) Tartalék

Sztochasztikus modell Optimista, Pesszimista, Legvalószínűbb (várható érték) változat

1-3-4 a 3-4-5 d 3-5-7 e 5-7-9 f 2-4-6 b 4-6-8 h 2-3-6 g 3-4-6 i 2-3-5 c Optimista Várható érték Pesszimista

Idő-költség átváltás: „Crushing - összerántás ” A tevékenységek hosszának csökkentése Folyamata Egyszerre egy időegységgel (és általában 1 tevékenységet) Csak olyat, ami a kritikus úton van A legkisebb költséggel rövidíthetőt Több kritikus út esetén: a rövidítések összköltsége legyen minimális, és az összes kritikus utat rövidíteni kell

Minimális hossz (crash time) Egy napnyi rövidítés költsége Feladat Tevékenység Tartam Közvetlen előzmény Minimális hossz (crash time) Egy napnyi rövidítés költsége a 6 - b 10 8 500 c 5 4 300 d 1 700 e 9 7 600 f 2 c, e 800 Indirekt ktg: 1000 / nap

Network diagram 6 10 c a 2 f 5 9 b e 4 d

megoldás?