Szövegszerkesztés

Összeállitotta: Marosán Ottó A szövegszerkesztő segítségével szövegeket, leveleket ,dokumentumokat készíthetünk a számítógéppel. A bevitt adatokat szerkeszthetjük, azaz a meglévő szövegrészeket Begépelhetjük Módosíthatjuk, javíthatjuk Kitörölhetünk belőle részeket Újabb részeket vihetünk be, vagy írhatunk hozzá A bevitt szöveget a tartalomnak megfelelően tördelhetjük Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Sok formázási lehetőséggel tehetjük esztétikusabbá, és alakíthatjuk ki a tartalomhoz illő megjelenést a szövegnek A nyelvi eszközök segítségével könnyebben hozhatunk létre olyan szövegeket, amelyek nem tartalmaznak tartalmi és formai hibákat. Képek grafikák és egyéb objektumok beillesztésével látványosabb dokumentumokat készíthetünk. A beillesztett táblázatokban egyszerűbb számításokat is végezhetünk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A szövegszerkesztő programok fontos feladata, hogy a szövegeinket a gép kikapcsolása után is megőrizze. Erre szolgálnak az ún. fájlműveletek: Egy létező dokumentum betöltése háttértárolóról Egy dokumentum mentése háttértárolóra Valamint a módosított adatokkal ismételt mentés háttértárolóra Különböző típusú dokumentumok fájlformátumai közötti átalakítások A nyomtatási műveletek a fájlműveletek egy speciális körért teszik ki. Ezek segítségével megjeleníteni a dokumentumainkat nyomtatók segítségével papíron. Összeállitotta: Marosán Ottó

A szövegszerkesztő feladata A szövegszerkesztő feladata dokumentumok levelek, tanulmányok készítése. Nem feladata a kiadványszerkesztés, tehát könyvek, reklámújságok, plakátok, meghívók, stb. tervezése, bár a Word sok kiadványszerkesztő funkciót tartalmaz. Összeállitotta: Marosán Ottó

Egy modern szövegszerkesztőtől elvárt legfontosabb funkciók: Szöveg beírása, módosítása, a hibák javítása Fájlműveletek: mentés, nyomtatás, későbbi visszatöltés Karakterformázás: betűtípus, betűstílus, betűméret beállítása Bekezdések formázása, első sor behúzása Szegélyek iniciálék, egyszerű ábrák rajzolása, képek beszúrása Felsorolások, számozás, rendezés Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Program indítása Start menü Programok-ból a Microsoft Word kiválasztásával Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Program bezárása Jobb felső sarokban lévő ablakkezelő-gombok közül a bezárásra klikkelni Fájl menü Kilépés parancsával Alkalmazásvezérlő ikon segítségével Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Oldalbeállítás: margók, tájolás (álló vagy fekvő) lapméret megadása Szövegrészek mozgatás, másolása Adott szövegrész keresése és cseréje Néhány kiadvány-szerkesztési funkció: élőfej és élőláb, oldalszámozás, lábjegyzetek, megjegyzések, tartalomjegyzék, tárgymutató, hasábok Adatok táblázatos elrendezése: táblázatok, tabulátorok Körlevél adatok átvétele a táblázat- és adatbázis-kezelőkből Formalevelek, sablonok alkalmazása Nyelvtani elemek: helyesírás, szinonima szótár, rövidítésjegyzék Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Word képernyő részei címsor menüsor eszköztárak vonalzók Függőleges gördítősáv munkaablak Összeállitotta: Marosán Ottó állapotsor

Összeállitotta: Marosán Ottó Word képernyő részei Címke: az ablak tetején látható a dokumentum nevét tartalmazó vízszintes sáv Menüsor: a program parancsait témák szerint csoportosító lista Eszköztárak: grafikus sávok melyek ikonokkal szimbolizált nyomógombokat tartalmaznak. Ezekkel gyorsabban végezhetjük el a legalapvetőbb műveleteket, például a megnyitást, a másolást, a kijelölt rész félkövérré állítását, középre igazítását Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Vonalzó: segítségével egérrel állíthatjuk be bekezdésekben a behúzásokat és a tabulátorpozíciókat, táblázatban a z oszlopok szélességét stb. Munkaablak az Office XP programokban végzett leggyakoribb feladatok a munkaablakból is elérhetőek, melyek a dokumentum mellett jelennek meg. Gördítősávok: grafikus eszközök, amelyek lehetővé teszik, hogy az egérrel vízszintesen és függőlegesen mozoghassunk a dokumentumban. Állapotsor: a WORD ablakénak alján látható sor, amelyben különböző információk jelennek meg a dokumentum és az alkalmazás aktuális állapotával kapcsolatban Összeállitotta: Marosán Ottó

Nem nyomtatandó karakterek Az eszköztáron lévő mindent mutat gomb lenyomása esetén a képernyőn megjelennek olyan jelek, amelyek a papíron nyomtatáskor nem látszanak majd csupán a felhasználó eligazodását szolgálják. Érdemes ezt a funkciót mindig bekapcsolni. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Adatbevitel A szöveg legkisebb egysége a betű, gépeléskor a következő betű a villogó kurzor helyén jelenik meg. A szavakat mindig válasszuk el szóközzel, akkor is ha valamilyen írásjel áll közöttük. A sorok végén ne üssünk Enter-t, mert a szövegszerkesztő automatikusan kezeli a sorvégeket. Ami szóköz nélkül egybe írunk azt tekinti egy szónak. A sor végre kerülő szó, ha már nem fér ki az adott sorba, akkor automatikusan új sorba kerül. Ha a nyelvi eszközök közül az automatikus elválasztás be van kapcsolva akkor a sor végén lévő szavakat a beállításoknak megfelelően kezeli a program. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A szöveg egyik fő egysége a bekezdés. Egy bekezdés a szöveg elejétől a bekezdés vége jelig tart. A bekezdés vége jelet az Enter leütésével tudunk a szövegbe elhelyezni. A bekezdések nagyon sok jellemzőjének formázását, akkor tudjuk helyesen elvégezni, ha ezeket mindig szem előtt tartjuk a szöveg bevitelénél. Ha új sort akarunk kezdeni egy bekezdésen belül, akkor a Shift+Enter gombokat használjuk.. Ekkor a kurzor új sorba, de nem új bekezdésbe kerül. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A törlés módjai A DEL gomb a kurzor mögötti jelet, a BACKSPACE a kurzor előtti jelet törli. Természetesen ilyenkor a nem nyomtatandó karakterek is törölhetők, például a mindent mutat gomb törlése esetén egyesül a két bekezdés. Átírás, beszúrás: Átírás: az a gépelési üzemmód, amikor a billentyűzetről begépelt betűk a meglévő betűk helyére kerülnek, ha átíró üzemmódban vagyunk akkor az állapotsorban megjelenik az ÁTIR szó. Beszúrás: (Insert): az átírás ellentéte, ilyenkor egy új betű beírásakor a szöveg jobbra tolódik, a Word helyet csinál az új betűknek. A két üzemmód között az INS gombbal (vagy az állapotsoron az ÁTIR feliratra kattintással) válthatunk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Új, még üres dokumentum megnyitása Amikor megnyitjuk a programot, akkor egy új dokumentum jelenik további lehetőségek: Fájl menü új parancsával Eszköztáron az Új-ra való kattintással Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Dokumentum mentése Ha a művünket később is használni akarjuk, lemezre kell mentenünk. Ehhez kattintsunk a Fájl menü Mentés másként menüpontjára, (vagy CTRL S vagy klikkeljünk az eszköztáron a ikonra) és a Fájlnév melletti szerkesztősorba írjuk be, hogy milyen néven akarjuk tárolni a dokumentumunkat, vagy fogadjuk el a Word által javasolt fájlnevet. (a Word automatikusan felajánlja címként a dokumentum első mondatát. Ez általában el is fogadható, mivel ez többnyire a dokumentum címe) Végül kattintsunk a Mentés feliratú gombra. Összeállitotta: Marosán Ottó

Dokumentum visszatöltése, megnyitása Kattintsunk a Fájl menü Megnyitás parancsára, (vagy CTRL O, vagy ikonra klikkeléssel majd a megjelenő listán válasszuk ki a betöltendő dokumentum nevét, és kattintsunk az előtte lévő ikonra kétszer az egér bal oldali gombjával. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Súgó használata A Word többféleképpen is segít a felhasználónak: Az Office segéd: az Office segéd a képernyőn állva folyamatosan igyekszik segíteni. Egyszer rákattintva aktivizálja a súgót. Ha a munka közben zavar, kattintsunk rá az egér jobb gombjával, és válasszuk a helyi menüből az Office segéd lehetőséget. Később a Súgó menü az Office segéd megjelenítése menüpontjával visszahozható Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A 2 másodperc múlva sárga alapon buborék: ha egy ikonhoz toljuk az egérkurzort egy ún. búborékban megjelenik az ikon jelentése Mi ez? A Súgó menü Mi ez? Menüpontját választva az egérkurzor alakja megváltozik (nyilas kérdőjel alakú lesz). Ha e megváltozott kurzorral valamely menüpontra, ikonra vagy szövegrészre, objektumra (pl.: bekezdés, ábra, stb.) kattintunk, bővebb információt kapunk róla. Tematikus ismeretek: válasszuk a Súgó menüben a Microsoft Word súgója menüpontot. Összeállitotta: Marosán Ottó

KIJELÖLÉS A kijelölés szerepe A Word-ben általában a már beirt szövegeket beírás után formázzuk meg. Természetesen a Word-nek tudnia kell, hogy mely részt akarjuk megformázni, ezért azt ki kell jelölni. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Kijelölés egérrel Kattintással: két kattintás az egér bal gombjával az adott szót, három az adott bekezdést jelöli ki. Az egér húzásával: a kijelölendő rész elején lenyomjuk az egér bal gombját, majd lenyomott bal gombbal végighúzzuk az egeret a kijelölendő részen és a végén elengedjük. Ha véletlenül a kezünk egy sorral lejjebb vagy feljebb téved, ne engedjük el ijedten a bal gombot, hanem toljuk vissza az egeret a megfelelő sorba Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Szövegkijelölő sávval: a szövegkijelölő sáv a dokumentumablak bal szélén egy külön nem megjelölt függőleges oszlop, amelyben az egér húzásával egész sorokat tudunk kijelölni. Ilyenkor az egérkurzor nyila jobbra dől. Három kattintás a szövegkijelölő sávban: kijelöli az egész dokumentumot. A kijelölés megszüntetése: kattintsunk egyet az egérrel a képernyőn vagy lenyomjuk valamely nyilas gombot. Ügyeljünk arra, hogy ne a kijelölt részre kattintsunk (ilyenkor marad a kijelölés), illetve kijelölt részben ne próbálkozzunk az egér húzásával. Ez utóbbi ugyanis a kijelölt rész mozgását jelenti, ami kellemetlen meglepetést okozhat. Összeállitotta: Marosán Ottó

Kijelölés billentyűzettel A kijelölendő rész elejére állunk, majd lenyomjuk bal SHIFT-et és a jobb kezünkkel a kurzormozgató gombokkal végigvezetjük a szövegkurzort a kijelölendő részen. A kijelölés bővítése: a kijelölés bővítésével egyre nagyobb a kijelölt szövegrészt kapunk, valahányszor leütjük az F8 billentyűt. Ha például kijelölünk egy szót, az F8 egyszeri leütésével a kijelölést a SHIFT F8 billentyűvel lehet szűkíteni. A kijelölés bővítése funkcióval az ESC gomb lenyomásával léphetünk ki. Egész szöveg kijelölése billentyűzettel: a baloldali CTRL és a numerikus billentyűzeten az 5-ös egyidejű lenyomásával vagy a CTRL SHIFT O billentyűkombinációval kijelölhetjük az egész szöveget. Összeállitotta: Marosán Ottó

Téglalap alakú rész kijelölése, több terület egyidejű kijelölése Egérrel: az egeret a bal oldali ALT gomb nyomva tartása közben húzzuk (természetesen kijelölés közben az egér bal oldal gombját nyomni kell. Billentyűzettel: lenyomjuk a CTRL SHIFT F8 billentyűkombinációt, majd a nyilas gombokat használjuk. Ha kijelölés közben a bal CTRL gombot folyamatosan nyomjuk, úgy lehetőségünk van több nem összefüggő terület egyidejű kijelölésére Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A dokumentum nézetei Bár a szövegszerkesztő nem mindig előnyös, ha mindazt látjuk, ami a papíron lesz. Például a lapot teljes szélességben megjelenítjük a monitoron a betűk esetleg túl kicsik lesznek, a laphatárok esetleg megtörik beírás közben a gondolatmenet folyamatosságát stb. A dokumentumunkat tehát különböző formában szeretnénk látni, ezek a formák a dokumentumok nézetei. A Word nézetei között (egy kivétellel) a Nézet menü menüpontjaival válthatunk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A normál nézet a legalkalmasabb a szöveg beírására. A gépelés a szerkesztés és formázás nagy részét ebben a nézetben is elvégezhetjük. Ebben a nézetben azonban nem látjuk a papír szélét, a fejléce, láblécet, stb. A nyomtatási elrendezés nézet a dokumentum minden oldalát úgy mutatja, amilyen nyomtatás után lesz. E nézet segít a képek, ábrák elhelyezésében és formátumban végzett utolsó simításokban. Ellenőrizhetjük a tördelést, beállíthatjuk a margókat, végleges helyére tehetünk egyes szövegrészeket vagy ábrákat. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A vázlat nézetben csak a címsorok látszanak, de lehetőségünk van a teljes dokumentum kibontására is. Megkönnyíti a szövegrészek áthelyezését és másolását, továbbá hosszú dokumentumok átrendezését. A webes elrendezés nézet azt mutatja meg, hogy nézne ki a dokumentumunk az Interneten. Ilyenkor nincsenek például laphatárok. A nézetet akkor használjuk, ha a Word-el weblapokat készítünk. A dokumentum térkép nézet a képernyőt két részre osztva ábrázolja, az Interneten a WEB lapoknál gyakran használt módon a bl oldali ablakban a dokumentum szerkezete, a jobb oldaliban pedig a szövege olvasható. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó nézet menü nagyítás menüpontjában a kiválasztása után további beállítások lehetségesek. Az oldal szélessége esetén a bal és jobb margót is látjuk, míg az ajánlott szöveg szélessége elrendezés esetén az utóbbi lemarad. A teljes képernyő nézetben a képernyőn csak a szöveg jelenik meg, a dokumentum formázását a gyorsformázó billentyűkkel lehetséges. Ebből a nézetben az esc billentyűvel lehetséges. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Eszköztárak A Word telepítése után az eszköztár egy soros, gyakran használt ikonok egy része nem látszik, érdemes az eszköztár ikonjait két sora rendezni, így több ikon jelenik meg. Eszköztárak hozzáadása a Nézet menü Eszköztárak parancsával lehetséges Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Betűformázás Karakterek, szavak, sorok kijelölése Betűtípus: a betűk és egyéb jelek közös grafikus jegyek szerint megtervezett együttese Betűstílus: hogyan jelenik meg az adott betű: félkövér, dőlt, aláhúzott, kis kapitális, domború, vésett stb. Betűméret: a betűk mérésére használatos mértékegység az 1 pont, 1 hüvelyk (2,54 cm) 72 ponttal egyenlő. Összeállitotta: Marosán Ottó

A betűk formátumának módosítása A formázás előtt jelöljük ki a módosítandó részt, ezután legegyszerűbben ezután a Formátum eszköztárral dolgozhatunk. A betűtípus és a betűméret módosításához kattintsunk az eszköztáron a betűtípus vagy betűméret melletti legördítő nyílra, majd válasszuk ki a kívánt betűtípust ill. betűméretet, úgy, hogy egyszer rákattintunk. A kijelölt rész félkövérré, dőltté, aláhúzottá a megfelelő gombokra való kattintással tehetjük. Összeállitotta: Marosán Ottó

Karakterformázás menüből Formátum menü Betűtípus parancsával lehetséges: Betűtípus Betűstílus Betűméret Betűszín Aláhúzás típusa Aláhúzás színe Különlegességek: rejtett szöveg, kiskapitális, alsó/felső index, körvonalas, árnyékolt, domború, vésett Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Feladat: Készítse el a következő mintát! Összeállitotta: Marosán Ottó

Térköz, pozíció, animálás A betűtípust, azaz a kijelölt szövegrészben a betűk közötti távolságot a Térköz és pozíció fülre kattintással állíthatjuk be. A határozat, kérelem, ítélet jellegű szövegekhez a betűköz melletti legördítő nyíl által megjelenített listán a ritkított pozíciót választjuk, majd a mellette levő mértéke föl-le nyilaival beállítjuk a szükséges távolságot. Sűríteni akkor kell, ha a cím nem fér el egy sorba. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Az elhelyezés a kijelölt szöveget fölfelé illetve lefelé mozgatja. Az effektusok a szövegben fülön a kijelölt szöveg animációját, látványos „mozgását” például fényreklám, villogó háttér állítjuk be. Természetesen ez nem nyomtatható és weblapok szerkesztésénél sem használható. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Szimbólumok Néha szükségünk van olyan karakterekre, jelekre, amelyek nem szerepelnek a billentyűzeten, pl.: ☺, ♫, №, ∑, √. Egy szimbólum beszúrásához válasszuk a Beszúrás menü Szimbólum parancsát. Ha megtaláltuk a megfelelőt, a Beszúrás gombra kattintva megjelenik a szövegben a kurzornál. Több szimbólumkészletből is választhatunk a Betűtípus melletti nyíl legördítésével. A leggyakoribb szimbólumok a Symbol és Wingdings készletben vannak. Ha kész vagyunk a bezárás gombra kattintunk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Speciális karakterek Nem törhető szóköz (CTRL SHIFT szóköz): normál szóköz helyett használható, ha azt akarjuk, hogy a két szó mindig ugyanabban a sorban maradjon. Nem törhető kötőjel (CTRL SHIFT kötőjel): olyan kötőjel, ahol a két szó nem választható el. Nagy kötőjel: a gondolatjel az elválasztójelnél hosszabb. Ezt a Word automatikusan felismeri. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó kisbetű-NAGYBETŰ Gyakran előfordul. hogy véletlenül lenyomjuk a CAPS LOCK gombot ilyenkor a billentyűzet nagy betűket ír. Ilyen esetben a formátum menü Kisbetű-nagybetű alakíthatjuk vissza a szöveget. A kijelölt részben a kisbetűket nagybetűssé, a nagybetűseket kisbetűsre cseréli. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Formátum másolása Előfordul, hogy egy adott szövegrészben például a felső indexek gyakran szerepelnek. Ilyenkor elegendő csak az egyiket megformázni, majd a formátumát átmásolni a többi helyre. Ehhez jelöljük ki azt a szövegrészt, amilyenre egy másik szövegrészt meg akarjuk formázni, majd kattintsunk a formátum másolása ikonra, végül az új speciális alakú kurzorral jelöljük ki a formázandó szöveget. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Bekezdésformázás Bekezdések kijelölése A bekezdés két bekezdésvégjel (¶) közötti rész Enter: új bekezdés, Shift+Enter: új sor, de nem új bekezdés Legfontosabb bekezdésformátumok: Igazítás (középre zárt, jobbra zárt, balra zárt, sorkizárt) A sorkizárt lehetőség a szóközök méretét növeli meg. Behúzás (jobb oldali behúzás, bal oldali behúzás, bekezdés első sora behúzása, függő behúzás) Összeállitotta: Marosán Ottó

Bekezdésformátumok áttekintése Beállítások: Formátum menü Bekezdések parancs Behúzás és térköz: Igazítás típusa, Behúzás fajtája (jobbra, balra), típusa (nincs, első sor, függő sor), mértéke, Térköz (bekezdések közti távolság), Sorköz beállítás (sorok közti távolság) Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Behúzás A behúzás a margó és a bekezdések szélének a távolságát adja meg. Értelemszerűen a jobb oldali behúzás a bekezdés jobb szélének és a jobb margónak, míg a bal oldali behúzás a bekezdés bal szélének és a bal oldali margónak a távolsága. Gyakran a bekezdés első sora beljebb, esetleg kijjebb kezdődik, mint a bekezdés többi része. Ezért a bekezdés első sora és a többi sora egymástól függetlenül is behúzható. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A behúzás elvégezhető a vízszintes vonalzón is, de pontos értékek csak menüből adhatóak meg. Első sor behúzása Jobb oldali behúzás Bal oldali behúzás Függő behúzás Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Sorköz és térköz A térköz az adott bekezdés és az előző (térköz előtte) ill. az adott bekezdés és a következő (térköz utána) közötti távolság pontokban. A térköznél állítható be Sorköz, melynek alapértelmezett értékei szimpla (1 sor) Normál, Másfél sor, Dupla. Megadhatunk ezektől eltérő értékeket is a legalább illetve a pontosan segítségével, ekkor az értéke mezőbe kerül a sorok távolsága. Ha az adott sorba akkor betű kerül, ami az adott sortávolságnál nagyobb, a legalább beállítás megnöveli a sortávolságot, míg a pontosan méretre vágja a betű tetejét. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Szövegbeosztás: fattyú- és árvasorok (fattyúsor a bekezdés utolsó sora, ha a bekezdésből egyedül ez a sor kerül az új oldal tetejére, árvasor a bekezdés első sora, ha a bekezdésből egyedül ez a sor kerül a lap aljára), egy oldalra (a bekezdésben nem lehet oldaltörés), együtt a következővel (két bekezdés között nem lehet oldaltörés), új oldalra (az adott bekezdés új oldalon kezdődik), nincs elválasztás (automatikus elválasztás esetén az adott bekezdésben nem választ el) Összeállitotta: Marosán Ottó

Gémkapocs-Kiegyenesítő KFT. Feladat: Készítse el a következő cégjelzést! Középre igazított, cégnév: Times New Roman, 16, félkövér, kiskapitális, dőlt; településnév: Arial 14, félkövér, aláhúzott, ritkított (3pt); cégnév és település között: térköz (12 pt), cím: dőlt; szimbólumok beszúrása. Gémkapocs-Kiegyenesítő KFT. Nyékládháza Nadragulya tér 2.  2345 Nyékládháza Pf: 67 123-4567 Összeállitotta: Marosán Ottó

Formátumok és stílusok kezelése Stílus egy adott szövegrész formátumainak névvel ellátott és rögzített gyűjteménye. Előre definiált stílusok Előnye: egységesség, Word automatikus tartalomjegyzék készítés Formátum / Stílusok parancs Összeállitotta: Marosán Ottó

Listák, felsorolás, számozás Lista: összetartozó elemek sorozata, a megjelenítéstől függően lehet felsorolás, amikor valamennyi listaelemet azonos szimbólum vezeti be és számozás, amikor a listaelemeket számok vagy más rendezett szimbólumok vezetik be. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Lista készítése Lista beírása (minden listaelem új bekezdésben), majd kijelöljük, majd az eszköztár megfelelő ikonjára klikkelve, vagy Első listaelem előtt kell lenyomni az ikont, és ahogy beírjuk a listát, minden listaelemet önálló bekezdésbe, a végén felengedve a megfelelő ikont. A Word a számmal kezdődő sorokat listaként kezeli, az Enter lenyomása után a számozás folytatja. Lista formátumának módosítása Formátum / Felsorolás és számozás Behúzás növelése ill. Behúzás csökkentése Lista rendezése Pl. neveket névsorba; kijelölés után Táblázat / Sorba rendezés, a Dialógusdoboz kitöltése értelemszerű. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Feladat: Készítsen listát a hétvégi bevásárláshoz! Rendezze név szerint! Készítse el a következő felsorolást! Nyugat-Magyarországi régió Győr – Moson - Sopron megye Vas megye Szombathely Sárvár Kőszeg Körmend Celldömölk Zala megye Zalaegerszeg Nagykanizsa Keszthely Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Oldalbeállítás Fájl / Oldalbeállítás Margók fül: Felső, alsó, bal, jobb és kötésbeni margó beállítása. (kötésbeni: a kötést plusszba rászámolja a felső vagy bal oldali margóra. Papírméret fül: szabványok beállítása vagy egyedi méret meghatározása, álló vagy fekvő laptájolás Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Elrendezés fül Papíradagolás fül Vertikális elrendezés Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Nyomtatás A Fájl / Nyomtatás vagy Nyomtatás ikon Legfontosabb beállítások: Nyomtatási tartomány: kijelölt szöveg esetén előre ki kell jelölni a nyomtatandó területet, oldaltartományt az első és utolsó oldal megjelölésével, oldalszámok felsorolása a minta alapján, Példányszám megadása Leválogatás Nagyítás/kicsinyítés Összeállitotta: Marosán Ottó

Nyomtatási kép, szövegelrendezés Fájl / Nyomtatási kép parancsára való kattintás után a kurzor nagyító alakú lesz, ha ezzel a szövegen kattintunk, akkor az a rész nagyítva jelenik meg, ezzel együtt a dokumentum a lap tetejére csúszott. Az egyenletesebb elosztás érdekében válasszuk ki a Fájl menü Oldalbeállítás parancsát, ahol a négy margó értelemszerűen beállítható lesz. Automatikus szövegelrendezés: a Fájl menü Oldalbeállítás parancsát választva, ott az elrendezés fület, itt a függőleges igazítás listát legördítve adjuk mg a középen opciót. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A térközök növelésével: a szövegben – annak tartalmától függően – a bekezdések előtti éd mögötti térközt növeljük meg. Kicsit „macerás”, ám hosszabb dokumentumoknál ez a legjobb módszer. Hosszabb dokumentumok esetében természetesen érdemes új stílust definiálni a megfelelő térkőz beállításokkal, és azt alkalmazni. Tördelés üres bekezdések beszúrásával : csúnya, de hatékony megoldás. Csak rövid (max. 1 oldal) dokumentumoknál szabad használni. Kattintsunk a nagyító ikonra, ekkor a szövegben megjelenik a kurzor, ezután a nyilas gombokkal végigvezethetjük a szövegen, és azoknak a bekezdéseknek az elején, ahová üres helyet szeretnénk beiktatni, lenyomjuk az Enter-t. ha túlzásba vittük, a bekezdés üres bekezdések végjelet a Backspace-vel törölhetők. Összeállitotta: Marosán Ottó

Egyszerű grafikus objektumok beillesztése A grafikus objektumok (iniciálé, szegély, stb.) beillesztéséhez át kell a nyomtatási elrendezés nézetre Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Iniciálé A bekezdés első díszes betűje Alkalmi szövegek, díszes iratok Süllyesztett Mellészedett Formátum / Iniciálé I nformatika tantárgy Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Szegélyek Kiemelhetünk szavakat, bekezdéseket, díszíthetünk egész oldalt, szövegrészt. Formátum /Szegély és mintázat Árnyék beállítása Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Mintázat Kijelölt bekezdés háttere Címek kiemelése, űrlapok esetén kitöltendő részek Formátum /Szegély és mintázat Tódor Csongor tanuló Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Képek beillesztése Ha egy dokumentumot színesíteni szeretnénk ábrák, képek segítségével válasszuk a Beszúrás menü Képek menüpontját, és azon belül a Fájlból lehetőséget. A megjelenő dialógusdobozban ki kell választani a képet és a Beszúrás gombra kattintani. A dialógusdoboz jobb oldalán, segítségével a Word mutatja a képet. a kép törlése a képre való kattintás után a Delete gombbal történik. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Képek elrendezése A kép és a szöveg elrendezéséhez kattintsunk a képre, majd válasszuk a Formátum menü Kép menüpontját. Az Elrendezés fülön beállítható, hogy szöveg hogyan fogja körül a képet, illetve, hogy a kép a lapon hova legyen vízszintesen igazítva. A speciális gomb segítségével a kép helyét akár milliméter pontossággal is megadhatjuk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Clipart beszúrása Clipart: előre elkészített képek gyűjteménye, amely az Office programcsomag része. Clipart beszúrásához a Beszúrás menü Kép menüpontjának Clipart lehetőségét kell választani. A megjelenő ablakban egyszerűen beírjuk a keresett témakört a keresett szöveg alatti beviteli mezőbe, és kattintunk a keresés gombra. Összeállitotta: Marosán Ottó

Másolás, mozgatás, vágólap műveletek Másolás és mozgatás azt jelenti, hogy egy adott szövegrészt a dokumentum egy adott szövegrészt a dokumentum egy adott részéből átmásoljuk, vagy áthelyezzük a dokumentum egy másik részébe vagy egy másik dokumentumba. A művelet megkezdése előtt ki kell jelölnünk a másolandó vagy mozgatandó részt, majd másolás esetén a Szerkesztés másolás vagy a CTRL+C, mozgatás esetén a szerkesztés menü kivágás vagy a CTRL+X kombinációt kell kiválasztanunk. Második lépésként a kurzort a célhelyre visszük, és kiválasztjuk a szerkesztés menü beillesztés parancsát vagy lenyomjuk a CTRL+V billentyűkombinációt Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Tabulátorok Az adatok táblázatos elrendezésére két módszerünk van: az írógépeknél is használt tabulátor, és a megformázható táblázat. Összeállitotta: Marosán Ottó

A tabulátor alapértelmezés szerinti használata Nyomjuk le a billentyűzeten a Tab gombot akár egymás után többször is. Vegyük észre, hogy a kurzor előre megadott pozícióra ugrik, azaz e gombbal egyszerűen készíthetünk táblázatot. Ha nincs az eszköztáron a ¶ lenyomva nyomjuk le és láthatjuk, hogy a képernyőn minden tabulátor gomb lenyomásakor megjelenik egy jobbra mutató nyíl. E nyíl törlésével (Backspace) visszaállítható az eredeti állapot., az alapértelmezett tabulátorpozíciók távolsága 1,25 cm. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Tabulátorok fajtái Az alapértelmezett tabulátorpozíciók a legtöbb munka esetében nem felelnek meg, ilyenkor lehetőségünk van ezek helyett az adott szöveghez egyéni pozíciókat adni. Attól függően, hogy a beirt szöveg mely részét szeretnénk tabulátorpozícióhoz illeszteni négyféle lehetősségünk van: Balra igazított Jobbra igazított Középre igazított deciális Összeállitotta: Marosán Ottó

Tabulátorok beszúrása A vízszintes vonalzó jobb szélén található tabulátortípus fog megjelenni a vonalzó azon pontján ahol a bal egérgombbal klikkelünk rajta. A tabulátortípusokon változtatni az említett tabulátorjelen való többszöri klikkeléssel lehet. Beszúrás menü Tabulátorok parancsával pontos tabulátorhelyeket is megadhatunk, így megjelenik a tabulátor párbeszédablak. Duplán kattintva a tabulátorpozícióra is megjelenik a tabulátor dialógusdoboz, így is lehetőség van beállítani kitöltést, vagyis megadható, hogy milyen vízszintes vonal kösse össze az adatok tabulátorpozíció kezdetét az előtte lévő végével. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Táblázatok Tabulátorok használata helyett a szám és szövegoszlopokat sokkal könnyebben rendezhetünk el, ha táblázatba foglaljuk őket. A Word táblázata cellákból épül fel egy táblázat cellák soraiból és oszlopaiból áll. A cellákat rácsvonalak választják el egymástól. A táblázatban nem szükséges minden sorban és oszlopban ugyanannyi elemnek lennie és egy soron belül a cellák mérete is különböző lehet. A cellákban szövegeket és ábrákat helyezhetünk el és egy cella több bekezdést is tartalmazhat. A cellák minden olyan tulajdonsággal rendelkeznek, amivel egy bekezdés rendelkezik, így a bekezdésformátumokat használhatjuk cellák formázására is. A táblázat arra is kényelmes lehetőséget ad, hogy a szöveget egymás melletti bekezdésekbe rendezhessük, vagy kép mellé szöveget helyezhessünk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A cellákon belül a szövegek körbefuttatása ugyanúgy történik, mint egy dokumentum margói között. Ha egy cellába többszörös szöveg kerül, akkor a cella magassága automatikusan akkora akkora lesz, hogy a szöveg éppen elférjen benne, létrehozhatunk üres táblázatot és utána kitölthetjük az üres cellákat, de táblázatot, utólag sokféleképpen változtathatunk rajta: beszúrhatunk vagy töröl hetünk belőle sorokat és oszlopokat, beállíthatunk az oszlopszélességet, sorba rendezhetjük benne a szöveget, valamint szegélyezhetünk és árnyékolhatjuk is. Ezeken kívül kialakíthatunk egyszerű adatforrásokat is, elvégezhetünk egyszerű számításokat és készíthetünk grafikonokat is. Összeállitotta: Marosán Ottó

Műveletek táblázatokkal Táblázatok létrehozása Rajzolással Szokásos eszköztárral Paranccsal Mozgás a táblázatban Tab, Shift+Tab, kurzormozgató billentyűk, Alt+Home, Alt+End, Alt+PgUp, Alt+PgDn Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Táblázat elemeinek kijelölése Cella kijelölése: kattintsunk a cellára Cellatartomány kijelölése: álljunk a cellatartomány első elemére. Nyomjuk le az egérgombot és a lenyomva tartott gomb mellett húzzuk az egérkurzort a tartomány utolsó elemére és ezután engedjük fel az egérgombot. A tartomány kijelölődik. Sor kijelölése: kattintsunk a sorkijelölő sávra Oszlop kijelölése: kattintsunk az oszlop tetején lévő rácsvonalra, vagy a szegélyre Teljes táblázat: Alt+5 vagy Táblázat menü Kijelölés parancsának Táblázat Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Új elemek hozzáadása a táblázathoz Sorok beszúrása felülre vagy alulra Oszlopok beszúrása jobbra vagy balra Meglévő elemek törlése A megfelelőket kijelölve Táblázat menü Törlés Sorok vagy Táblázat menü Törlés Oszlopok parancsával Másolás A táblázat elemeinek másolása ugyanúgy történik, mint a dokumentum más részén. Oszlopszélesség változtatása Oszlopokat elválasztó rácsvonalak segítségével Sorok illetve cellák magassága Táblázat menü Táblázat parancsai segítségével beállítható a megfelelő érték Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Táblázatok felosztása Ha egy táblázatot több önálló táblázatra szeretnénk bontanui, akkor álljunk a leendő új táblázat első sorára és adjuk ki a Táblázat menü Táblázat felosztása parancsot Táblázat formázása A korábban megismertek szerint a táblázat is formázható. Lehetőség van előre elkészített formátumokra, a Táblázat menü Automatikus formázás parancsával. Cellák tartalom szerinti rendezése Sorok sorrendjének megváltoztatása Jelöljük ki a táblázat átrendezni kívánt tartományát, majd válasszuk a Táblázat menü Sorba rendezés parancsát. Cellák egyesítése Több cella tartalmát egyesíthetjük egy cellává Eszköztárral: radír gombbal Paranccsal: Táblázat menü Cellák egyesítése Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Cellák felosztása Egy cella tartalmát szétbonthatjuk egy vagy több cellává Eszköztárral : Táblázat rajzolása Paranccsal: Táblázat menü Táblázatok felosztása Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Feladat Összeállitotta: Marosán Ottó

Helyesírás és nyelvi ellenőrzés Az Eszközök menü nyelvi ellenőrzés menüpontja ellenőrzi a szövegben a helyesírást és nyelvhelyességet, a helyesírási hibákat piros, a nyelvhelyességi hibákat zöld hullámos vonallal húzza alá. Ha az egér jobb gombjával a megjelölt részre kattintunk, javaslatokat tesz, amelyek közül a helyeset kattintással választhatjuk ki. A Word számára ismeretlen, de egyébként helyesen beirt szó a felvesz gombbal veszi fel a szótárba. Bizonyos gyakran ismétlődő hibákat a Word képes felismerni, és automatikusan kijavítani. A hibás és neki megfelelő helyes szavak listáját az Eszközök menü Automatikus javítási beállítások menüpontjának AutoJavitás fülén adhatjuk meg. Összeállitotta: Marosán Ottó

Elválasztás és szinonimaszótár Az elválasztás az Eszközök menü nyelv menüpontjának elválasztás lehetőségével kapcsolható be. A kijelölt részben vagy az egész dokumentumban a sorok végén átdobott szavak elválasztását végzi. Érdemes a kézi nyomógomb választása, mert ekkor egyenként rákérdez a szavakra. A szinonimaszótár az adott szót hasonló jelentésűre cseréli (akkor javasolt, ha túl sokszor szerepel.) a megfelelő szót kijelöljük, majd az eszközök menü nyelv menüpontjának szinonima lehetőségére kattintunk. A használat értelemszerű. Összeállitotta: Marosán Ottó

Nagy formátumok formázása Nagyobb lélegzetű dokumentumok kezelése a kisebbektől lényegesen eltér, mivel itt nehézkesebb a pozicionálás, másrészt mérete miatt az Olvasót plussz információval kell ellátnunk (fejléc, lábléc, tartalomjegyzék, stb). A nagy dokumentumok formázása során általában a Nézet menü nyomtatási elrendezése nézetet használjuk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Pozicionálás a dokumentumban Az ugrás segítségével gyorsabban megtalálhatjuk a megadott sorszámú oldalt, szakaszt, lábjegyzetet és egyéb elemeket. Lépjünk a Szerkesztés menü Ugrás menüpontjára, az alkalmazása értelemszerű. A könyvjelző a dokumentum adott pontjához hozzárendelt név, melynek megadásával az adott helyre hivatkozhatunk például ugrásnál. Könyvjelző beszúrásához oda állunk , ahova be kívánjuk illeszteni, majd a Beszúrás menü Könyvjelző menüpontjára kattintunk beírjuk a könyvjelző nevét és a hozzáadás gombra kattintunk. Adott könyvjelzőhöz ugráshoz ugyanebben a dialógusdobozban kiválasztjuk a könyvjelző nevét és az Ugrás gombra kattintunk. A könyvjelző törlése hasonlóan történik. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Élőfej, élőláb Élőfejnek nevezzük az adott dokumentumban végig, minden oldal tetején megjelenő az szöveget, vagy ábrát. Élőláb az oldalak alján jelenik meg. Élőfejbe vagy élőláb szokás tenni például az oldalszámot, fejezetcímet, dátumot, vagy a szerző nevét. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Oldalbeállítási lehetőségek Dokumentum összes oldalszáma Rendszerdátum kiírása Váltás az élőfej és élőláb között Aktuális oldal oldalszámát írja ki Rendszeridő kiírása Oldalszám formázása Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Keresés és csere Dokumentum keresése Gyakran előfordul, hogy különösen kezdők esetén a mentéskor nem figyelnek kellőképpen, hogy hova mentik a fájlt. Start menü Keresés. Szövegrész keresése a dokumentumban A Szerkesztés menü Keresés menüpontja adott szó vagy szótöredék megkeresésére szolgál. A dialógusdoboz indítása után a keresett szöveg mellé írjuk a keresett szót. Ezután a következő gombra kattintva rendre végigléphetünk a szó előfordulásain, a keresett előfordulás megtalálásakor a Mégse gombbal kilépünk. Kis és nagy betű megkülönböztetése Csak ha ez a teljes szó. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Csere Ha egy szót vagy kifejezést egy másikra akarunk cserélni a Szerkesztés menü Csere parancsát választjuk. Formátumok keresése, cseréje Adott szövegrészek szimpla keresésén kívül lehetőség van formátumok, speciális jelek keresésére és cseréjére. Az egyebek gombra való kattintás után a formátum gomb segítségével adhatjuk meg a keresett szöveg formai jellemzőit. Ha nem adunk meg szöveget csak formátumot, akkor minden adott formátumú szöveget megkeres. Keresés és csere helyettesítéssel A keresésé és csere során lehetőségünk van behelyettesítéssel jelölőnégyzet bejelölése után ismeretlen karaktereket joker karakterekkel ún. keresési operátorokkal helyettesíteni. ?: egy tetszőleges karakter *: több egymást követő karakter [ ]: a szögletes zárójelben megadott jelek közül az egyik. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Lábjegyzet A lábjegyzet egy dokumentum egy adott pontjához fűzött, az olvasó számára szolgáló megjegyzés. A Wordben a lábjegyzeteket elhelyezhetjük a lap alján, vagy a dokumentum végén (végjegyzet). Beszúrásához a kívánt helyen a Beszúrás menüpontjának lábjegyzet lehetőségére kell kattintanunk. A megjelenő dialógusdobozban megadhatunk egyedi jelölést, vagy maradhat a Word automatikusan formázása. Az OK gombra kattintva a gép közvetlenül a lábjegyzet helyére lép, és már írhatjuk is. A jelölés felső indexbe kerül. A lábjegyzetet az index törlésével törölhetjük. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Megjegyzés Megjegyzést a dokumentum szerzője vagy valaki más által a szöveghez fűzött nem nyomtatandó szöveg. Létrehozásához válasszuk a Beszúrás menü Megjegyzés menüpontját, ekkor megjelenik egy színes buborék, ahova a megjegyzést beírhatjuk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Tartalomjegyzék A címsor stílusokkal megformázott szövegből a címsorokat a Word automatikusan kigyűjti a tartalomjegyzékbe. A tartalomjegyzék bejegyzései hiperlinkként működnek. A tartalomjegyzéket célszerű a dokumentum végére helyezni, és érdemes a dokumentum végén új oldalt kezdeni. Ezután válasszuk a Beszúrás menü Hivatkozás menüpontjának Tárgymutató és tartalomjegyzék parancsának tartalomjegyzék fülét, és válasszuk ízlésünknek megfelelő tartalomjegyzék stílust.. Ha a tartalomjegyzéket frissíteni akarjuk válasszuk a hozzá tartozó helyi menüt és itt a Mezők frissítése parancsot. Tartalomjegyzék törlése a sorkijelölő sávon kijelölve egy delete gombbal történhet. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Tárgymutató A tárgymutató a dokumentumban található, az olvasó gyors eligazodása szempontjából fontosnak tartott szavak betűrendbe szedett listája. A mutató bejegyzéseihez a lapszám is hozzá tartozik. Készítése két lépésből áll.. Először kijelöljük a tárgymutatóba kerülő szavakat, majd beszúrjuk a kívánt helyre a kész tárgymutatót. Az előbbi a Beszúrás menü Tárgymutató és Tartalomjegyzék menüpontjában a jelölés gombra kattintással. Megkeressük a tárgymutatóba kerülő szót, kijelöljük és a dialógusdobozra kattintunk. Ekkor a kijelölt szó a főbejegyzés mellett jelenik meg. A tárgymutatóba a jelölés gombbal vesszük fel, az oldalszám formázása keretben megadható, hogy a z oldalszámozás milyen stílusú legyen. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A tárgymutatóba felvett szavak után a szövegben megjelenik egy „{XE…” kezdetű rövidítés, amely rejtett szövegként kezelendő. Az adott hivatkozás a rejtett szöveg törlésével törölhető. A tárgymutató beszúrása a tartalomjegyzék beszúrásához hasonlóan a Beszúrás menü Tárgymutató és tartalomjegyzék menüpontjának tárgymutató fülén történik. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Szövegdoboz Nagyobb lélegzetű újságcikkekhez gyakran fűznek ún. keretes részeket. Az ilyen keretes cikk a nagyobb cikkben van és általában valami kiegészítő információt tartalmaz. A Wordben ilyen keretes részt szövegdoboz segítségével készíthetünk. Szövegdoboz létrehozásához válasszuk a Beszúrás menü Szövegdoboz parancsát. Ekkor az egérkurzort a szövegdoboz tervezett helyének bal felső sarkába visszük, majd az egér bal gombját lenyomva a tervezett jobb alsó a sarokig húzzuk. A szövegdoboz módosításához egyszer rá a keretre. Ekkor megjelenik a szövegdoboz vastag „szálkás” széle, a négy sarkán és az oldalfelező pontokban egy-egy jellel. Az egérkurzort a szálkás részre tolva, az nyilaskeresztté alakul, ezzel a keret áthelyezhető. Az egeret a jelekre tolva dupla nyíllá alakul, a Windows ablakaihoz hasonlóan a keret méretét is módosíthatjuk. A szövegdoboz törléséhez, a keretre kattintunk, majd lenyomjuk a Delete gombot. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Hasábok Ha a dokumentum egy részét két vagy többhasábosra szeretnénk alakítani, először jelöljük ki az adott részt, majd kattintunk az eszköztár Hasábok ikonjára vagy a Formátum menü Hasábok parancsára, és töltsük ki értelemszerűen. A többhasábos beállítás visszavonása az egyhasábosra való beállítással történik. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Szakasz Ha a dokumentumunkat több szakaszra bontjuk, a legtöbb, már a korábban megismert formátumot (oldalbeállítás: margók, tájolás, stb. ) szakaszonként előre formázhatjuk. A szakasz lényegében dokumentuma dokumentumban. A dokumentumot szakasz töréspontokkal tagolhatjuk, a Beszúrás menü Töréspont parancsával lehetséges. A szakasz nem feltétlenül kerül új oldalra, így a kinyomtatott dokumentumból a szakaszok száma nem ismerhető fel. Vigyázzunk, hogy csak kellően indokolt esetben használjuk a töréspontot, mert nehezíti a dokumentum egységes formázását. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Körlevelek Formalevelek és nagy számú küldemények kezelése körlevelekben A Körlevél varázsló segítségével formaleveleket, levélcímkéket, borítékokat és címtárakat hozhatunk létre, illetve nagy tételben küldhetünk e-maileket és faxokat. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó A körlevél egy olyan dokumentum, amely két fájl – a törzsdokumentum és egy adatforrás – egyesítéséből áll elő. A törzsdokumentum tartalmazza a szövegeket és objektumokat, amelyekben minden levélben meg kell jelenni változatlan formában és tartalommal. Az adatforrás tartalmazza azokat az adatokat amelyek minden levélben más tartalommal kell rendelkeznie. Ilyen adat pl.: a vevő neve és címe, ha a vevőkörünknek akarunk kiküldeni egy azonos tartalmú formalevelet. A név és a cím minden levélben más-más tartalommal rendelkezhet. Az adatforrás egy Access adattábla állomány. Az előállt végső körlevél általában annyi levelet tartalmaz, ahány sor van az adatforrásban. A két adatállomány között a kapcsolat az adatmezők tartják. Az egyesítésmezők olyan speciális szövegelemek, melyek mind a törzsdokumentumban mind az adatforrásban megtalálhatók. Az adatforrásban mint mezőnevek jelennek meg. A törzsdokumentum és az adatforrás egyesítésekor az egyesítésmezők helyére behelyettesítődnek az adatforrásból az egyesítésmezőknek megfelelő adatok. Összeállitotta: Marosán Ottó

A körlevél készítésének lépései Törzsdokumentum létrehozása Adatforrás meghatározása Egyesítésmezők beszúrása a törzsdokumentumban Törzsdokumentum az adatforrásból A törzsdokumentum lehet bármilyen korábban megírt dokumentum is. Összeállitotta: Marosán Ottó

A körlevelek formai és előállítási szempontjából való csoportosítása Formalevelek (űrlaplevelek, levelek, E-mail) A formalevelek általában készítésekor minden egyes megjelenő adatforráshoz készült levél új oldalon, új szakaszként jelenik meg az egyesített dokumentumokban. Ezek lényegében azonos tartalmú, de más címzettű és megszólítású levelek. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Címkék (levélcímkék) A címkék olyan körleveleket jelentenek, amelyek egyesítés után egy címjegyzéket adnak egymás alatt. Az ilyen körlevelek jól alkalmazhatók öntapadós boríték etikettek, videokazetta-címkék, stb. készítésére. Borítékok Borítékok megcímzésére alkalmazható körlevéltípus. Egy adott adatforrásból jól megtervezett borítékforma segítségével egyszerűen elkészítjük az űrlaplevelekkel előállított levelekhez a borítékokkal is. Összeállitotta: Marosán Ottó

Összeállitotta: Marosán Ottó Címtár (katalógus, címlista) A katalógus típusú körlevél az egyes adatforrás tételsorokat nem teszi új lapra és új szakaszba, hanem folyamtosan jeleníti meg a tételsoroknak megfelelő katalóguselemeket. Segítségével árjegyzékeket, terméklistát készíthetünk. Összeállitotta: Marosán Ottó

Adatforrás elkészítése Adatforrás lehet pl egy word táblázat, ügyelni kell arra, hogy a táblázat felett nem lehet sem üres sor sem üres bekezdés Az adatforrás első sorában lévő oszlopfejléceket mezőneveknek hívjuk, ezek kitöltése kötelező, szóközt nem tartalmazhatnak. Összeállitotta: Marosán Ottó