Állományellenőrzés és - apasztás

A könyvtári állomány közvagyon – vagyonvédelmi célok Állományellenőrzés=revízió=leltározás 3/1975-ös KM-PM törvényerejű rendelet SZMSZ Válasszanak ki egy könyvtárat és nézzék meg, hogyan jelenik meg az SZMSZ-ben!

Miért fontos a könyvtári szolgáltatás szempontjából az állomány ellenőrzése és apasztása?

Az állományalakítás célja egy „hasznos” állomány kialakítása.

Állományellenőrzés ellenőrizzük a könyvtár nyilvántartásait (leltárkönyveket, katalógusokat), a dokumentumokat, alkalom az állomány tartalmi elemzésére is; a könyvtári állomány revíziójánál az állományt tételesen hasonlítjuk össze a nyilvántartásokkal (eltérések, a hiány, többlet)

Az állományellenőrzés munkafolyamatába beépülhet Az állományelemzés, melynek célja annak vizsgálata, hogy a könyvtár dokumentumkínálata mennyiben fedi az olvasói igényeket. A katalógusok hiánytalanságának vizsgálata, melynek során megállapíthatók az állományellenőrzés eredményének egybevetésével a pótolandó katalógustételek. A könyvtári egység állapotának vizsgálata. Selejtezés Az egyes példányok státuszára vonatkozó adatok ellenőrzése, javítása. Beépülhet a deziderátum nyilvántartásba, amit a hiányzó dokumentumok adatai egészítenek ki.

Forrás: Kis-Tóthné Tóbik Krisztina – Miklós Andrea: Gyűjteménymenedzsment . 80.p.

Milyen gyakran kell leltározni?

Milyen gyakran kell leltározni? 10.000 könyvtári egység alatt – 2 évente 10.000–25.000 könyvtári egység között – 3 évente 25.000–75.000 könyvtári egység között – 5 évente 75.000–200.000 könyvtári egység között – 8 évente 250.001-1.000.000 könyvtári egységgel között - 12 évente 1.000.000 könyvtári egység felett – 16 évente p.

Az állományellenőrzés előkészítése során leltározási ütemtervet – két példányban – kell készíteni, melyet a fenntartóval jóvá kell hagyatni. A könyvtárhasználókat időben kell tájékoztatni a revízió időpontjáról, valamint várható befejezéséről.

Ütemterv tartalmazza az állományellenőrzés módját (folyamatos vagy fordulónapi), és mértékét (teljes vagy részleges), a revízió tervezett időpontját a várható befejezési dátummal, a részleges revíziónál fel kell tüntetni, hogy az ellenőrzés mely állományrészre terjed ki, az állományellenőrzést végző személyek (irányító, ellenőrző stb.) nevét, az állományellenőrzési jegyzőkönyv elkészítésének (előterjesztésének) tervezett időpontját. p.

A munka menete A leltározási ütemterv elkészítését követően rendezni kell az állományt, valamint a nyilvántartásokat. Az állomány rendezése során a polcokon szoros raktári rendet kell kialakítani, a köttetésre szánt dokumentumokat ki kell válogatni, ezután a selejtezésre, törlésre szánt anyagokat ki kell gyűjteni, majd kivezetni az állományból. A nyilvántartásokat felül kell vizsgálni (a leltárkönyv azonosítása a raktári katalógussal, a cím- és csoportos leltárkönyv összevetése), ellenőrizni kell a letéti nyilvántartást, elő kell készíteni a leltározási segédeszközöket. A könyvtárból kiadott (köttetés, könyvtárközi kölcsönzés stb.) dokumentumokról nyilvántartási jegyzéket kell készíteni. A késedelmes olvasók fel kell szólítani, a folyamatban lévő perlések minél korábban le kell zárni.

A munka ütemezése 2. Hálótervezési módszerek 1. Vonalas ütemterv (Gantt diagram) 2. Hálótervezési módszerek PERT technika - Program Evaluation and Review Technique – Program kiértékelı és beszámoló technika CPM – Critical Path Method - tevékenység élű modell MPM háló (Metra Potencial Method) – tevékenység csomópontú modell p.

CPM módszer 1 2 3 4 B (8) A (12) C (5) D (10) E (10) F (5) 32 22 12 8

MPM- tevékenység csomópontú háló: Fel kell rajzolni a csomópontokba a tevékenységeket és közéjük húzni a logikai kapcsolatot, hurok itt sem megengedett, lehetséges a háló több kezdő-, és végpontja. KORAI KEZDÉS TEVÉKENYSÉG IDŐ- TARTAM KORAI BEFEJEZÉS TEVÉKENYSÉGNÉV VAGY AZONOSITÓ KÉSŐI KEZDÉS TELJES TARTALÉK IDŐ KÉSŐI BEFEJEZÉS

MPM módszer 0 12 12 A 0 0 12 0 8 8 B 4 4 12 0 5 5 C 17 17 22 12 10 22 D 12 0 22 12 5 17 F 27 15 32 22 10 32 E 22 0 32

Az egyeztetés során a könyvtár egyedi nyilvántartású dokumentumainak azonosító adatait össze kell hasonlítani az alapnyilvántartás adataival, és meg kell állapítani az eltéréseket. Az azonosítás eszközei a leltári szám, raktári jelzet, illetve számítógépes feltárás esetén a gépi példányazonosító. Az állományellenőrzés módszerei: a dokumentumok és a raktári lapok összevetése a dokumentumok és az egyedi nyilvántartás összehasonlítása számítógépes ellenőrzés

Ha az egyeztetés után az adatok egyeznek, akkor mind a dokumentumra (a tulajdonbélyegző mellé), mind a raktári lapra be kell pecsételni az állományellenőrzési bélyegzőt, melyen rajta van az AE vagy R rövidítés, illetve a revízió éve. Mikor volt a legutóbbi állományellenőrzés a SEK könyvtárában? Elméletben mikor lesz a következő?

A dokumentumok és a raktári lapok összehasonlítása Ha a dokumentum megvan, de nincs raktári lapja - elveszettnek gondolva kivonták az állományból- , akkor félreteszik, és elkészítik utólag a raktári lapot, mely új leltári számot kap. Ha a könyv nincs meg – elveszett, köttetésre van küldve, ki van kölcsönözve, véletlenül rossz helyre lett besorolva –, akkor felállítják a katalógusban a raktári lapot. Az állomány-revízió végén ezek a lapok fogják a hiányt jelenteni. Az éppen kölcsönzésben lévő dokumentumoknak a könyvkártyáját, illetve raktári lapját le kell bélyegezni. Ha visszahozzák, ellátják az állományellenőrzés bélyegzővel.

Modern módszerek

A leltározás befejezését követően jegyzőkönyvet kell készíteni, melyben a következőket kell rögzíteni a leltározás időpontját, helyét a leltározás jellegét a leltározás számszerű eredményét (az állomány-nyilvántartás szerinti, illetve a revízió során mutatkozó tényleges nagysága, értéke dokumentumtípusok szerint, valamint a hiány és a többlet száma, értéke) hiányként vagy többletként mutatkozó dokumentumok feltüntetése. A jegyzőkönyvet három napon belül három példányban el kell juttatni a könyvtár fenn-tartójához. átumozni kell, és aláíratni a könyvtár vezetőjével, illetve a fenntartó kiküldött képviselőjével. Átadó leltár esetén a jegyzőkönyvet az új, illetve a régi könyvtárigazgatónak is alá kell írnia.

Megengedhető hiány (káló) A revízió során megállapított hiány nem haladhatja meg a káló mértékét. Mértékének megállapítása során a dokumentum nyilván-tartási típusa (egyedi, illetve összesített nyilvántartású), valamint raktározási módja szerint különbséget kell tenni. A káló értéke: 4 ezrelék, ha az állomány több mint 70%-a szabadpolcon van 3,2-1 ezrelék, amennyiben az állomány kevesebb, mint 70%-a van szabadpolcon Pl. A könyvtár dokumentumállományának több mint 70 %-a szabadpolcon van és összértéke 7 500 000 Ft káló = 7 500 000 : 1000 × 4 = 30 000 Ft 10-15 könyv?

Feladat 60. 000-es állományú kisvárosi könyvtárban állományellenőrzés szeretnének. 1. Készítsenek a megadott dokumentumok alapján egy folyamatábrát az állományellenőrzés munkájáról. 2. Készítsenek egy Gantt diagramot a tevékenységekről.

Beszerzés + apasztás = állományalakítás és karbantartás „Minden könyvtár gyűjteményének eszmei értéke nem elsősorban mennyiségében, ha-nem tartalmi vagy/és könyvészeti, muzeális jelentőségében rejlik. Ez az érték annál nagyobb, minél jobb az aktív, folyamatosan forgalmazott állományrészek aránya az ún. inkurrens, nem igényelt részekhez képest.” (Ferenczy Endréné, 1998) Mi adja ma egy könyvtár értékét?

Az inkurrens dokumentumok őrzése az alábbi problémákat idézi elő: a raktári férőhely bővítése egyre nehezebben megoldható probléma; az állomány aktívan használt részében való eligazodást nehezíti; nehezíti a gyors információhoz való hozzáférést a kutatók és könyvtárosok számára.

Mikor vonok ki egy dokumentumot az állományból?

Az állományból a dokumentumok az alábbi okok miatt törölhetők: Selejtezés tervszerű állományapasztás természetes elhasználódás Hiány

Tervszerű apasztás Mikor tartom még is meg? 1. Tartalmilag elavult A dokumentum elavultnak minősíthető: ha a szak- és ismeretterjesztő tudományos munkának megjelent egy átdolgozott, bővített kiadása; ha a benne lévő ismeretanyag téves információkat közöl; ha a gyakorlatban már nem használhatók, mivel a benne lévő adatok, rendeletek és szabványok már megváltoztak. Ezen a címen a helyismereti és muzeális értékű dokumentumok nem törölhetők. 2. Fölösleges dokumentumok kivonása A dokumentum akkor minősül fölöspéldánynak, ha csökken iránta az érdeklődés, illetve ha a könyvtár gyűjtőkörének megváltozása következtében tartalmilag már nem tartozik a gyűjtőkörbe.

Csak a legújabb és legfrissebb dokumentumokat tartsa meg a könyvtár?

Természetes elhasználódás Ide azok a dokumentumok tartoznak, melyek a rendeltetésszerű használatra alkalmatlanná váltak, megrongálódtak. Elszakadt, hiányos dokumentumok eldeformálódott, tönkrement hanglemezek, CD-k, DVD-k megnyúlt, elszakadt magnószalagok A mérlegelni kell, hogy melyik a gazdaságosabb megoldás: az új példány beszerzése vagy a meglévő köttetése, javítása.

Hiány Ebben az esetben a dokumentumok a nyilvántartásokban még szerepelnek, de az állományból ténylegesen hiányoznak. Elháríthatatlan esemény/vis maior: pl. elemi csapás, természeti katasztrófa – föld-rengés, árvíz – teszi szükségessé az apasztást. Bűncselekmény: pl. betörés, lopás. A kivezetést csak akkor lehet elvégezni, ha a bűncselekmény elkövetőjének kiléte megállapítható. Pénzben megtérített követelés: ha a dokumentumot az olvasó nem szolgáltatja vissza, elveszti, megrongálja, de a keletkezett kárt pénzben megtéríti, az elveszettel azonos példánnyal pótolja, a dokumentum pénzben megtérített követelés címen törölhető az állományból.

Behajthatatlan követelés: meghatározott értékhatár fölötti könyveket törlünk ki az állományból, eredménytelen perlési eljárás, illetve végrehajtás esetén. Ezen érték-határ alatti könyvek automatikusan – többszöri felszólítást követően – törölhetők. Megengedhető hiány: akkor vonjuk ki ezen a címen a dokumentumot, ha a hiány nem haladja meg a KÁLÓ mértékét. Normán felüli hiány: ha a hiány nagyobb a megengedettnél, akkor ezen a címen vezetjük ki az állományból.

Adminisztráció 1. Minden selejtezésre szánt, valamint bármilyen okból hiányzó dokumentumról – dokumentumtípusonként, illetve a törlés oka szerint – törlési jegyzőkönyv készül, melyről két példányt kell készíteni. A törlési jegyzék folyamatos sorszámot kap, mely minden évben újrakezdődik. A fej-lécben fel kell tüntetni a törlés okát – rongált, pénzben megtérített, elháríthatatlan esemény stb. A következő adatokat tartalmazza: sorszám (pl. 4/2010) ; leltári szám; szakjelzet, részlegjelölés; szerző, cím; ár; darabszám A jegyzék engedélyeztetése a fenntartóhoz kerül, miután az adatok összesítését és dátumozását követően a könyvtárvezető aláírásával és a könyvtár hivatali bélyegzőjével hitelesítve lett. A törölhető dokumentumban a tulajdonjogot kifejező bélyegzés érvénytelenítése a törlési bélyegzővel történik.

Adminisztráció 2. A törölt dokumentumokat a nyilvántartásokból ki kell vezetni: Egyedi nyilvántartásban: az első rovatban lévő leltári számot átlósan áthúzzák, majd a Megjegyzés rovat törlési oszlopába be kell írni a törlési jegyzék számát (5/2013). Csoportos nyilvántartásban: A jegyzéken a csoportos leltárkönyv rovatainak megfelelően a dokumentumokat tartalom szerint szétválasztjuk, majd a csoportos leltárkönyv törlési részébe beírjuk ezeket az összesített adatokat. Minden törlési jegyzék külön sort kap. Fel kell tüntetni a kivezetés okát, a dokumentum típusát. A törölt dokumentumok raktári céduláját ki kell emelni a hagyományos katalógusrendszer minden besorolási helyéről, illetve a bibliográfiai rekordokat a számítógépes katalógusból. Továbbá törölni kell a központi lelőhelynyilvántartásokból is a kivonó könyvtár lelőhelymegjelölését.

A törlés gyakorisága Az elavult, elveszett, megrongálódott, illetve fölös példányokból évi egy-két alkalommal történik a kivonás. Elemi kár, lopás, valamint állományellenőrzés során felmerült hiány esetén a törlést közvetlenül el kell végezni.

Mit csináljunk az állományból kitörölt dokumentumokkal?

A törölt dokumentumok hasznosítása a fölös példányok cseréje - közvetítő intézmény a Könyvtári Intézet ; megvételre, cserepéldányként, illetve térítés nélküli átvételre felajánlhatók más könyvtárak részére ; antikvár kereskedelem; magánszemélyeknek is eladhatók, amennyiben a könyvtárnak és az antikvár kereskedelemnek nincs rá szüksége Elajándékozhatják, valamint átadhatják ipari hasznosítás Egyéb pl. design elemek p.

Összefoglalás Az állomány ellenőrzésének, apasztásának, vagyis folyamatos „karbantartásának” a jelentősége abban áll, hogy segíti a könyvtári szolgáltatást. Szakszerű és időszerű alkalmazásukkal a könyvtár dokumentumairól, az információs forrásokról naprakész adatokkal lehet szolgálni, ami jelentősen javítja a könyvtári szolgáltatás minőségét. Az állományellenőrzést meghatározott időnként és jól megtervezve végezzük. Nagyobb állomány esetén egyes állományrészek ellenőrzését folyamatosan végezzük. Az állományellenőrzést együtt végezzük a selejtezéssel és az állomány minőségének ellenőrzésével. p.

Ajánlott olvasmányok Ferenczy Endréné: A könyvtár gyűjteménye. In: Könyvtárosok kézikönyve. 1. kötet Alapvetések. Szerk. Horváth Tibor és Papp István. Bp.:Osiris, 2003. 271-272.p. és 280-283.p. KRUTZLER Ferencné – SZÉKELYNÉ TÖRÖK Tünde: Az állományapasztás kérdéséről = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 13. évf. 4. sz. (2004) p. 12-16. KISS Gábor: Állományapasztás (?) = Könyv, könyvtár, könyvtáros, 13. évf. 8. sz. (2004) p. 26-28.