Közérthetően az elektronikus számlázásról dr. Pócza András főreferens Miniszterelnöki Hivatal, Infokommunikációs Főosztály Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL Az Áfa-törvényben meghatározott tartalommal bíró számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki. Két típusa van (a kibocsátás módja szerint): elektronikus aláírással hitelesített számla (PKI) - legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és - minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegzővel van ellátva elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) kibocsátott számla - az EDI rendszer a felek közti, előzetesen, írásban kötött szerződésen alapul - a számla ebben az EDI rendszerben elektronikus adatként lett létrehozva és továbbítva Az előadás tárgya az elektronikus aláírás használatával történő számlázás folyamatának bemutatása. Mi az elektronikus számla?

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL Az elektronikus számla fontosabb jellemzői: jogi szempontból teljesen egyenértékű a papír alapú számlával minden példány eredeti példány az elektronikusan aláírt és időbélyegzett e-számla a papír alapú számlához képest már önmagában is: – biztonságosabb, – hitelessége kevésbé kérdőjelezhető meg, –lényegesen egyszerűbben és olcsóbban tárolható, kezelhető. – költséghatékonyabb (postaköltség, nyomtatványköltség, emberi munkaerő, sárga csekk) Az elektronikus számlát kizárólag elektronikus formában lehet létrehozni, továbbítani és tárolni! Mi az elektronikus számla?

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL 1. Számla adatainak előállítása - számlázó szoftver használatával, - ugyanolyan módon és adattartalommal, mint a papír alapú számlánál 2. A számlaadatok nem nyomtatásra kerülnek, hanem elektronikus fájlba - bármilyen formátumban ki lehet bocsátani e-számlát (leggyakoribb: pdf, xml), azonban az APEH előír ellenőrzési formátumokat 3. A számlaadatokat tartalmazó fájl elektronikus aláírása és időbélyegzése - automatikus, gyors folyamat - ez biztosítja a számla hitelességét és sértetlenségét E-számlázás folyamata továbbítás kibocsátás befogadásmegőrzés

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL A kibocsátó 1. az e-számlát ben, csatolmányként küldi el a befogadónak. 2. a saját honlapján teszi megtekinthetővé és letölthetővé. A befogadó jellemzően értesítést kap a számla érkezéséről. 3. a kézbesítéssel egy külső szereplőt (konszolidátor) bíz meg, akinek a számlaadatokat átadja. A konszolidátor gondoskodik a számlák előállításáról és bemutatásáról, letölthetővé tételéről a saját weboldalán keresztül. A befogadó jellemzően értesítést kap a számla érkezéséről. A konszolidátorok jellemzően nagy mennyiségű elektronikus számla előállítását, kibocsátását, ügyfélhez való eljuttatását vállalják, és fizetési csatornákat is biztosítanak a számla kiegyenlítéséhez. E-számlázás folyamata kibocsátás továbbítás befogadásmegőrzés

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL 1. Számla adatainak ellenőrzése - ugyanúgy zajlik, mint papír alapú számla esetén - az adminisztráció könnyítése érdekében az e-számlát ki lehet nyomtatni, de az jogilag már nem minősül hiteles számlának 2. Számla kibocsátójának ellenőrzése - elektronikus aláírás és időbélyegző érvényességének ellenőrzése - szoftver végzi automatikusan és gyorsan 3. Számla könyvelése - a kontírozás korábbi problémái elhárultak! E-számlázás folyamata kibocsátás befogadás továbbításmegőrzés

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL Kontírozás Probléma a kontírozási adatokat az e-számlán a befogadó nem tudja a papír alapú számláknál megszokott módon feltüntetni Megoldás Az e-számlázásról szóló i APEH közlemény szerint: a kontírozási információk hozzárendelése az eredeti e-számlához egy csatolt mellékletben. a kontírozás követelményei teljesíthetőek megfelelő elektronikus könyvelési rendszer alkalmazásával (egyértelmű hozzárendelés, visszakereshetőség, utólagos módosítás kizárása) olyan iktatóprogram használata, amely a számlához iktatószámot rendel, és ehhez az iktatószámhoz kapcsolódik a könyvelési információ E-számlázás folyamata kibocsátás befogadás továbbításmegőrzés

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL az e-számlát elektronikus formában kell megőrizni. ugyanazon alapelvek, főbb előírások vonatkoznak rá, mint a papír alapú számlára (pl. megőrzési idő, védelem a megsemmisülés, sérülés, módosítás ellen). A megőrzés többféle módon is végezhető: 1. Saját megőrzés a számlabefogadó saját maga végzi, pl saját számítógépén/szerverén, vagy bármilyen adathordozó eszközön 2. Megőrzés kiszervezése a megőrzéssel kapcsolatos egyes feladatokkal a számlabefogadó ezzel foglalkozó szolgáltatót bíz meg 3. Megőrzés archiválási szolgáltatónál a törvény szerinti minősített archiválási szolgáltató biztosítja a megőrzés technikai hátterét és jogszabályi megfelelőségét E-számlázás folyamata kibocsátás megőrzés továbbításbefogadás

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL Papír alapú számlák másodpéldányának elektronikus megőrzése új lehetőség 2008-tól, ami 2010-ben tovább egyszerűsödött ez nem minősül e-számlának! A számlázó szoftverrel előállított papír alapú számla kibocsátónál maradó példánya nyomtatás helyett elektronikus adatállományként is megőrizhető, ha - a megőrzés a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet rendelkezései szerint, annak 3. § a) vagy b) pontjában meghatározott mód valamelyikeként történik. Vagyis: vagy e-aláírással és időbélyegzővel, vagy zárt rendszerben. Célja: a címzetthez papíron eljuttatott számlák kibocsátónál maradó példányai nyomtatás nélkül, gazdaságosan, kezelhetően és szabályszerűen megőrizhetőek legyenek. Elektronikus másodpéldány

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL „GOP Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem komplex támogatása” című konstrukció Célja a vállalati folyamat-menedzsment hatékonyságának növelése, a vállalatok közötti üzleti kapcsolatok, a belső vállalati folyamatok hatékonyságának javítása A támogatható tevékenységek között nevesítetten szerepel az e-számlázás kialakítása A pályázatok benyújtása május 30-ig átmenetileg szünetel ( ) „GOP (KMOP 1.2.5) Vállalati folyamatmenedzsment és e- kereskedelem támogatása” című konstrukció Célja a hazai KKV-k jövedelemtermelő képességének erősítése az IKT megoldások hatékony alkalmazása révén Az e-számlázás kialakítása külön nem támogatható tevékenység, de költségei elszámolhatók A pályázatok december 31-ig nyújthatók be ( ) Pályázati lehetőségek

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL Az e-számlázás környezetbarát, hozzájárul a fenntartható fejlődéshez Az Európai Unió vállalkozásai papír alapon évente (húszmilliárd) számlát bocsátanak ki. Ennek környezeti terhelése: tonna papír előállítása; millió fa kitermelése; 2700 tonna festék; 165 millió liter üzemanyag; 1350 GW energia felhasználása; Az elektronikus számla ettől az energiafelhasználástól és környezetrombolástól is óvja a természetet. Környezetvédelem

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL évi C. törvény a számvitelről évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról évi XCII. törvény az adózás rendjéről évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól 13/2005. (X.27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól APEH Közlemény az elektronikus úton kibocsátott számlákra vonatkozó egyes rendelkezések értelmezéséről ( ) Jogszabályi háttér

Infokommunikációs Államtitkárság MINISZTERELNÖKI HIVATAL Elérhető és letölthető az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesületével együttműködve készült: tájékoztató anyag az elektronikus számlakibocsátó oldal számára tájékoztató anyag az elektronikus számlabefogadó oldal számára interaktív döntéstámogató alkalmazás e-számlázás jogszabályi háttere egyéb hasznos információk, linkek Letölthető anyagok