E-számlázás gyakorlata és ellenőrzése Czöndör Szabolcs Ellenőrzést Támogató Főosztály főosztályvezető

Értsük meg a gazdasági környezetet Értsük meg az adózó informatikai rendszerét, ügyvitelét Vizsgáljuk meg az informatikai rendszer egyes részeit Keressünk kockázatos pontokat az informatikai rendszerében Vizsgáljuk meg a számlázó programot Vizsgáljuk meg az archiválást Vonjuk le a következtetéseket

Milyen tevékenységei vannak adózónak? Az adott iparágban mennyire elterjedt az e- számlázás? Az elsők közé tartozik az e-számlázásnál, vagy követő vállalkozás? Miért vezette be az elektronikus számlázást? A befogadói oldal mennyire felkészült az e- számlára?

Milyen funkciókat támogatnak informatikával? Mennyire elterjedt a számítógép használata a vállalkozásnál? Mennyire zárt a rendszer? Az egyes elemek mennyire integráltak? A feldolgozás mennyire automatikus? Milyen adatokat rögzítenek be manuálisan? Van-e B2B?

Az elektronikus számlázást mikor vezette be a vállalkozás? Az e-számlázás bevezetésével milyen informatikai és ügyviteli változások voltak a cégnél? Milyen kezdeti nehézségek voltak? Ezeket hogyan oldották meg?

Az adatok archiválása hol történik? Milyen adatokat archivál még a vállalkozás az e-számlán kívül? Történt-e adatvesztés? Amennyiben igen, milyen intézkedések követték?

A megrendelésből hogyan lesz számla? Mely ügyfélkörnek készül e-számla? Hogyan különítik el a papíralapú számlázást az e- számlától? Hogyan történik a stornírozás, számla módosítás? Hogyan kerül az elektronikus aláírás a számlára? Az e-számlán kívül milyen esetekben használnak elektronikus aláírást?

Számla kötelező tartalmi elemei megvannak- e? A szigorú számadás követelménye teljesül-e? A vállalkozás rendelkezik-e felhasználói dokumentációval? A vállalkozás rendelkezik-e névre szóló nyilatkozattal a program készítőjétől?

Dokumentáció vizsgálata: – Adatok betöltése (kézi/gépi ha gépi honnan?) – Mi biztosítja, hogy minden betöltött adatból számla készül? – Hol és hogyan tárolja a számla sorszámot? – A dátumok megadása hogyan történik? – Milyen típusú adatbázisban történik meg a számlák tárolása? Ez változott-e? – Milyen kimeneti fájlformátumokat generál a rendszer? – Az XML-t hogyan állítja elő? – Az archiválás hol és hogyan történik? – Milyen változtatások voltak az eredeti dokumentációhoz képest? Miért?

A helyszíni ellenőrzés során a vizsgálattal érintett adózó köteles az adóhatóság részére biztosítani az elektronikus számlák ellenőrzéséhez szükséges számítástechnikai eszközöket, az eszközök használatához szükséges dokumentációt, felvilágosítást Az adózó köteles az elektronikus számlákról az adóhatóság felhívásában meghatározott csoportosításban és az adóhatóság által közzétett formátumban is rendelkezésre bocsátani a kért adatokat Az adóhatóság jogosult próba jelleggel számlát kiállítani

EDI rendszer alkalmazásával kibocsátott számlák esetén az adózó köteles az elektronikus számlákról havonta kiállítandó, papír alapú összesítő dokumentumokat az ellenőrzés részére átadni Az ellenőrzésről készített jegyzőkönyvek elektronikus számlákra vonatkozó mellékletei gépi adathordozón - várhatóan DVD-n vagy CD-n - kerülnek csatolásra

Mentés ≠ archiválás – Hosszú távú megőrzés – Előkereshetőség – Értelmezhetőség (olvashatóság) – Védelem – Hozzáférés Adatvesztés Információ kinyerésre fordított idő

Ügyviteli rendszerSzámlázó szoftverE-aláírás Időbélyegzés E-számla tárolása Számla befogadóE-számla tárolása Ügyviteli rendszer

A kontírozási adatokat elektronikusan kell létrehozni A kontírozási adatokat a számlán közvetlenül nem lehet feltüntetni (megváltozik a számla tartalma!) Egyértelmű, elválaszthatatlan hozzárendelés, utólagos módosítás kizárt

Csatolt melléklet Elektronikus könyvelési rendszer Iktatóprogram …. Az alapkövetelményeket kell teljesíteni, a technikai megoldást a cégnek magának kell kialakítania!

Saját tárolás (számítógép, szerver, CD, DVD) – A jogszabályban nincs technikai követelmény Archiválási szolgáltató A megőrzés a megőrzésre kötelezett felelőssége!

Online számlázás Elektronikus másodpéldány

Internetes számlázó programoknak kell tekinteni, melyre a számítógéppel előállított papíralapú számla szabályait kell alkalmazni. A számlákat internetes tárterületen tárolja. Képes PDF előállítására, de az elektronikus aláírásra nem. Funkcionalitása hasonlít egy hagyományos számlázó szoftverre (pl. riportok, kinnlevőségek nyomon követése, vevők, cikkek nyilvántartása stb.) Éves használati díjuk néhány ezer forint, de létezik ingyenes szolgáltatás is.

Első példány papíralapon készül el A kibocsátónak kizárólag elektronikus példány marad A másodpéldányt elektronikusan alá kell írni és időbélyegzővel is el kell látni, mégsem e- számla!!!

Czöndör Szabolcs Tel.: