Adatbázisok létrehozása/kezelése Access alatt László Bunkóczi (PhD)

Egy Access-file objektumai [Minimum] 4 féle objektum: Adattáblák, melyek az adatokat tartalmazzák jobb esetben normalizált formában és összekapcsolt táblákban (szerkesztő/tervező nézetben tervezzük/módosítjuk a szerkezetet) Űrlapok: adatbevitelre, - visszakeresésre, felhasználóbarát felület táblákból vagy lekérdezésekből (varázslóval) Lekérdezések: adatok célzott (pl.: feltételek alapján) történő visszakeresésére (szerkesztő/tervező nézet) Jelentések: grafikus strukturált nyomtatható kivitele az adattábláknak vagy lekérdezéseknek [Tárolt eljárások (2010-ben nem láthatók és nem használjuk)] 2

Táblák Mind NÉV-vel kell rendelkezzen! Általában Tervező módban készülnek! A tábla struktúráját a mezők (oszlopok) határozzák meg: ◦ Név-vel kell mind rendelkezzen! ◦ Típus (szöveges, szám, dátum/idő, pénznem, logikai, BLOB, etc.) ◦ Hossz – típustól függ (szöveg esetén karakterek száma, numerikusnál: byte, egész, hosszú egész, egyszeres, dupla…) ◦ Egyéb beállítások, mint pl.: >0, maszk, stb. Az első mező általában a kulcs: jobb klikk a rekordkijelölőn és kulcs! – minden más mező teljes függésben tőle. Ezen önálló/egyedi kulcsokkal kapcsolhatók a táblák más táblákhoz, ahol az azonos adattartalmú mezőpár az idegenkulcs (pl. TAJ_szám- TAJ_szám) Ha egy tábla tartalmaz egy/több idegen kulcsot, azokon keresztül is kapcsolható a tábla másik táblá(k)hoz 3

4

Kapcsolatok A táblák közötti kapcsolatokkal egy „csontvázszerű” nézetét/szerkezetét lehet megadni az adatszerkezetnek az adatbázison belül – globális szerkezet/kapcsolat Kapcsolat csak azonos típusú mezők között létesíthető (pl. hosszú egész – hosszú egészhez), a kapcsolódó mezők nevei lényegtelenek, de standard példáknál azonos szokott lenni Kapcsolatok egyéb megkötései: ◦ Integritás figyelés: csak azonos elemek szerepelhetnek a hivatkozó és hivatkozott táblában is – ez biztosítja a logikai/fizikai integritását az adatbázisnak ◦ Kaszkádolt frissítés: - egy sajátkulcs megváltozása esetén minden kapcsolódó táblában magától frissít minden eredeti azonos értéket az újra ◦ Kaszkádolt törlés: egy rekord törlése egy referencia/hivatkozott táblából minden kapcsolódó rekordot és az/azok kapcsolódó rekordjait törli minden kapcsolódó táblából – VESZÉLYES!! 5

6

Űrlapok Grafikus és strukturált megjelenítése az adattábláknak, főképp adatbevitelre és egy rekord visszakeresésére – „felhasználó barát” felület – másképp GUI… Általában varázslóval készülnek el 4-5 lépésben, Általában táblákon alapulnak, de lekérdezésen is alapulhatnak(nem összesített – ha az, akkor nincs új rekord hozzáadás) Extra objektumok (varázslóval ezt a kettőt): ◦ Kombó/kombi-panel (hogy biztosítani lehessen a listából való biztos választást – nem kell tudni kódokat fejből) ◦ Csatolt-űrlap (egy táblázatos egy oszloposba, több is csatolható, de azok már csak táblázatosak lehetnek már – egy elég lehet) 7

Lekérdezések 1. A QBE rács használata javasolt és nem a varázsló! Bizonyos lekérdezések kizárólag csak SQL-ben (Structured Query Language) írhatók meg, de a részei készülhetnek QBE rács alatt. Pl.: egyesítő lekérdezés (Union) Egyszerű választó lekérdezések ◦ Táblák hozzáadhatók – Kapcsolatok újradefiniálhatók – általában nem szükséges ◦ Mezőket egymás mellé kell rakni – mezőnkénti rendezés állítható be (növekvő/csökkenő) ◦ Feltételek a mezők alatt:  Feltételek egymás alatt „vagy” kapcsolatot jelentenek egy mező esetén (oszlop)  Azonos sor esetén különböző mezők esetén több feltétel „és” kapcsolatban egymással (pl. zöld és es évjárat). Ha különböző sorba lett elhelyezve a két feltétel, akkor az jelentés/hatás nélküli, mert az üres feltétel az mindent (*) is jelent egyúttal, pl. zöld és minden + minden és 2000-es)  Intervallum megadása : „>x and <y” vagy „between: x and y” ◦ Összesítés/group by, jobb klikk valamelyik mezőn majd típus (Szum, átlag, darab-count, stb.) – pl. filmek száma stúdiónként, rendezőként, időtartamuk hossza stb. ◦ Paraméter: a felhasználónak kell megadnia a kívánt paraméter(eke)t, pl.: <[p_név] – kevesebb mint a p_név, és a p_nev-et deklarálni kell a Paraméterek menüben is névvel és típussal – jobb fent) ◦ Számított mezők (jobb klikk az üres mezőn, majd Szerkeszt: táblák, mezők, függvények, műveleti jelek… elég komplex lehetőségek (max.256 karakter hossz! – azokat a mezőket kell kiválasztani és összekapcsolni amikkel számolni szeretnénk, illetve az Iif, And, Or stb. függvények miatt, szinte programkód bonyolultság érhető el – a végén Kif1-et át lehet nevezni a kívánt névre) 8

9

Lekérdezések II. Egyszerű lekérdezésekre a következő módosító, törlő stb. típusokat tudjuk beállítani: ◦ Frissítő/módosító lekérdezések: plusz egy sor a QBE rácsban, ahol: pl.: 50 azt jelenti, hogy minden érintett rekordban a mező értéke 50 lesz, vagy pl.: [ár]*1,2 azt jelenti, hogy az ár az érintett rekordokban 20%-kal nő ◦ Hozzáadó lekérdezés (létező táblához ad hozzá rekordokat) ◦ Törlő lekérdezés (inkább ne használjuk…, vagy archív, vagy törölt attribútum egy check-box bit-tel- vagy kellő körültekintéssel – adatvesztés!!) ◦ Adatdefiniáló lekérdezés ◦ Egyesítő lekérdezés (csak SQL szerkesztővel lehet, de az alapokat lehet QBE rácsban is – több forrásból/több SQL kóddal azonos struktúrát elemző lekérdezések összekapcsolása) 10

Lekérdezések III. Kereszttáblás – mint a pivot az Excel-ben, de korántsem annyira komplex: ◦ Csak egy oszlopfejléc, ◦ Több sorfejléc, és a metszéspontban lévő „Érték” tartományba csak egy érték kerülhet be, mint pl. egy órarend esetén:  napok, időintervallumok (órák), tárgyak – de mivel az érték tartományban szöveget nem tudunk kiíratni, de megszámolni azt meg lehet (Count), azaz az órarendes példa működhet, csak nem pont úgy mint az eredetiben (a sorfejlécbe kell tenni a tárgyneveket is…) 11

Jelentések Grafikus és strukturált megjelenítése a lekérdezések eredményének vagy adattábláknak - nyomtatható Érdemes egy lekérdezésre alapítani (amit előtte létre kell hozni), és abban semmilyen összesítés és rendezés ne legyen Általában varázslóval készülnek el 4-5 lépésben, minden szükséges beállítás a varázsló lépéseiben történik: csoportszintek hozzáadása, rendezés, összesítés, fektetett vagy álló nézetű papír. Az összesítés beállítási lehetőség azon a lapon található, ahol a rendezést is be lehet állítani. Összesítés gomb, majd azt kell megadni, hogy melyik numerikus mezőt mivel akarjuk: min, max, átlag, stb. Ha túl sok mező van a lekérdezésben érdemes fektetett/tájkép nézetre állítani a nyomtatási képet az utolsó előtti lépésben! 12