Számlamegőrzés egyszerűen és világosan - hatályos az új archiválási GKM rendelet dr. Pócza András tanácsos GKM Infokommunikációs és e-Gazdaság Főosztály "Így készül az elektronikus számla!„ konferencia április 8.

2 GKM elektronikus számlázás / digitális archiválás projekt, 2007 A projekt indításának indokai:  A vonatkozó jogszabályok 2004/2005-ben megszülettek, azonban a gyakorlatban alig bocsátanak ki e-számlát.  Nem volt átfogó helyzetkép arról, hol tart az e-számlázási, archiválási piac Magyarországon.

3 GKM elektronikus számlázás / digitális archiválás projekt, 2007 A projekt célja:  Az elektronikus számlázás / digitális archiválás területén felmerülő jogi és adminisztratív jellegű problémák, akadályok feltárása, az igények azonosítása.  A gyakorlatban felmerülő egyéb – szabályozáson kívüli – problémák feltárása.  Az üzleti környezet fejlesztése, a vállalkozások versenyképességének fokozása.

4 Az e-számlázás / digitális archiválás projekt menete  – projektindító találkozó (kb. 30 résztvevő)  – kérdőíves felmérés  – interjúk lebonyolítása (kb. 20 szereplő)  – elemzés a problémákról, megoldási javaslatokról 29 problémára 36 javaslat, 50 címre kiküldve véleményezésre  – beérkezett vélemények, javaslatok feldolgozása  2007.ősz – jogszabályok előkészítése  – jogszabályok kihirdetése

5 A projekt eredménye, e-számlázás  Az új ÁFA törvényben az e-számlázás szabályai: Az általános forgalmi adóról szóló évi CXXVII. törvény 175. §  Új e-számla rendelet: az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet  Módosult a számla adóigazgatási azonosításáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet: módosította a 47/2007. (XII. 29.) PM rendelet

6 A projekt eredménye, digitális archiválás  Új archiválási rendelet: a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól szóló 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet helyett A jogszabályok elérhetőek a Kormányzati Portál jogszabálykeresőjében:

7 A módosítás alapelvei  A módosítások következtében ne jelenjenek meg a jelenleginél szigorúbb vagy olyan új követelmények, amelyek az elektronikus számlázással / archiválással már foglalkozók helyzetét nehezítenék.  Az elektronikus dokumentumokra ne vonatkozzanak indokolatlanul szigorúbb követelmények, mint a papír dokumentumokra. A szabályozás az elektronikus és a papíralapú formával szembeni követelmények egységesítése felé haladjon.

8 A rendelet hatálya (1. §) I.  A hatály nem terjed ki a közfeladatot ellátó szervek által végzett elektronikus archiválásra. (levéltári tv. definíciója)  Ezen túlmenően a fő ismérv: ha valakinek valamely iratot jogszabály alapján kötelessége megőrizni bizonyos ideig, és ez az irat (dokumentum) nem papíron, hanem elektronikus formában áll rendelkezésre, akkor a megőrzés során e rendelet szabályai szerint kell eljárnia.

9 A rendelet hatálya (1. §) II.  A rendelet minden elektronikus dokumentumra vonatkozik, nem csak az elektronikus számlákra.  Megfogalmazás pontosítása 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelethez képest: a megőrzést nem feltétlenül a megőrzésre kötelezett személynek kell ellátnia, de az ő felelőssége, hogy gondoskodjon az előírásoknak megfelelő megőrzésről.

10 A megőrzés alapvető követelményei (2. §)  A megőrzésre kötelezettnek a megőrzési idő lejártáig folyamatosan biztosítania kell, hogy az elektronikus dokumentumok megőrzése olyan módon történjen, amely  kizárja az utólagos módosítás lehetőségét,  védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen,  biztosítja az őrzött elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát).

11 A megőrzés teljesítésének módjai (3. §)  A rendelet három technikai megoldást sorol fel, amelyek elősegítik az előbbi követelmények teljesítését:  legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelelő megőrzése,  zárt rendszer alkalmazása,  elektronikus adatcsere (EDI) rendszer igénybevétele.  A 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelethez képest kimaradt a „zárt megőrzés” – a biztonsági szintje alacsonyabb

12 Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok megőrzése (4. §) I.  Előfeltétel: az elektronikus aláírásról szóló évi XXXV. törvény (Eat.) szerinti legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumot – például ilyen típusú e-számlát – kell megőrizni.  Megőrzésre kötelezettnek két lehetősége van:  vagy Eat. szerinti archiválási szolgáltatót vesz igénybe,  vagy más módon gondoskodik a megőrzésről („saját megőrzés”)

13 Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok megőrzése (4. §) II.  Eat. szerinti archiválási szolgáltató:  Eat. és a 3/2005. (III. 18.) IHM rendelet szabályozza a működését  Nemzeti Hírközlési Hatóság ellenőrzi  Eat. szerint objektív kártérítési felelőssége van [Eat. 16/M. §]  Minősített szolgáltató megfelelő működése mellett törvényi vélelem áll [Eat. 4. § (7)]  „saját megőrzés”:  vagy a megőrzésre kötelezett saját maga végzi, vagy mást bíz meg ezzel  a jelen rendelet szabályai (4.§) vonatkoznak rá, a következők szerint:

14 Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok megőrzése (4. §) III.  Teendők e-aláírással ellátott dokumentumok megőrzésekor:  Elektronikus aláírás érvényességének ellenőrzése,  Ha még nincs az aláíráson időbélyeg, akkor az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyeztetése az elektronikus dokumentum aláírásán,

15 Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok megőrzése (4. §) IV.  További teendők, ha a megőrzési kötelezettség időtartama hosszabb, mint az elektronikus aláírás elhelyezésétől számított 11 év:  az elektronikus aláírás hosszú távú érvényesítéséhez szükséges információk (az érvényességi lánc) beszerzése és megőrzése,  az Eat. szerinti minősített szolgáltató által kibocsátott időbélyegző elhelyeztetése az érvényességi láncon,  az előző időbélyegzés megismétlése akkor, ha a korábban elhelyezett időbélyegző kriptográfiai algoritmusa az Eat. szabályai szerint már nem biztonságos.

16 Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok megőrzése (4. §) V.  Az elektronikus aláírás (és az időbélyegző) a 2. § alapkövetelményei közül az utólagos módosítás és a sérülés megtörténtének vagy meg nem történtének bizonyítására alkalmas!  Ha több elektronikus dokumentumon helyeztek el egyetlen elektronikus aláírást (kötegelt aláírás), akkor ezeket a dokumentumokat a megőrzés során együtt kell kezelni.

17 Megőrzés zárt rendszer alkalmazásával (5. §) I.  A 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelethez képest pontosabb megfogalmazás.  Az e-számlázást nem igazán érinti.  Lényege: Ha a dokumentumon nincs e-aláírás, vagy nem EDI rendszerben őrzik, akkor az elektronikus dokumentum megőrzésére olyan rendszer használható, amelyről akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja, hogy megfelel a 2. § (1) bekezdésében foglalt követelményeknek.

18 Megőrzés zárt rendszer alkalmazásával (5.§) II.  Ezt a tanúsítványt a tanúsító szervezet:  külső, független vizsgáló laboratórium által kiadott értékelési jelentés alapul vételével,  valamely – informatikai termékek és rendszerek technológiai biztonsági értékelési követelményeit tartalmazó – szabvány vagy nyilvános műszaki követelményrendszer előírásainak való megfelelés alapján állítja ki.

19 Megőrzés elektronikus adatcsere rendszerben (6. §)  Az EDI rendszer a felek közti, külön jogszabály szerinti ajánlott tartalommal, előzetesen, írásban kötött szerződésen alapul.  Ez a szerződés tartalmazza a felek közti kommunikáció szabályait, a továbbított dokumentumok formáját és a biztonsági követelményeket is.  Amennyiben az EDI rendszer kielégíti a rendelet 2. §-ában lévő követelményeket, akkor nemcsak az elektronikus dokumentumok továbbítása, hanem a megőrzése is történhet a rendszer keretein belül.

20 European e-Invoicing Framework (EEI)  2006 decemberében az EU-ban E-számlázás Munkacsoport alakult, ami  2007 júliusára elkészítette jelentését az EEI Framework lehetőségeiről.  2007 őszén az Európai Bizottság létrehozott egy szakértői csoportot (Expert Group on e-Invoicing), melynek feladata, hogy  2009 végéig elkészüljön az European Electronic Invoicing Framework.  Az EEI Framework célja az e-számla megoldások interoperabilitásának biztosítása közös szabványok, formátumok révén, valamint a tagállamok közti e-számlázás jogi akadályainak felszámolása. Az EU e-számlázással foglalkozó fontosabb oldalai:

21 Pályázati lehetőségek az ÚMFT-ben I. „E-kereskedelem és egyéb e-szolgáltatások támogatása” című konstrukció  március 31-én újra kiírásra került a  GOP (  KMOP ( Pályázatok benyújtása május 5-től augusztus 1-ig  A támogatható tevékenységek között nevesítetten szerepel „Az elektronikus számlázás kialakítása”.

22 Pályázati lehetőségek az ÚMFT-ben II. „E-kereskedelem és egyéb e-szolgáltatások támogatása” című konstrukció évi eredményei Pályázat neve Eredeti keret 2007 (millió Ft) Beérkezett pályázatok száma (db) Igényelt támogatás (millió Ft) Igényelt támogatás az eredeti keret- összeg %-ban Aktuális keret (millió Ft) GOP ,5%1600 KMOP ,6%412

23 Köszönöm a figyelmet! További hasznos információk az e-kereskedelemtémakörében: