Hogyan tájékozódjunk a személyügyi informatika erdejében” „Cool túra a Piramis TM -ban” Magyar Helga, L-SOFT KFT Kaposvári Egyetem május 08.

Előadásáttekintés Előadás áttekintés HR feladatok sematikus áttekintése A HR szerepe a vállalati információáramlatban HR kontra HR informatika A személyügyi informatikai támogatás formái A PIRAMIS TM jellemzői Összegzés, kitekintés DEMO

1992 – L-SOFT megalakulása Tevékenység: humáninformatikai rendszerek fejlesztése, értékesítése, a rendszer bevezetése során hozzá kapcsolódó tanácsadás, szakértői tevékenység ellátása (helyzetelemzés, BPR, implementáció, stb.) Termék: PIRAMIS TM humán szakértői rendszer Telephelyek: Nyíregyháza / központ Budapest Téglás Pécs Compfair’98 Nemzetközi Vásárdíj L-SOFT KFT Cégjellemzők

divíziók - referenciák HR informatikai rendszerek fejlesztése divízió: közép, nagyvállalatok pl. HUNGERIT Rt., Dunapack Zrt., ELCOTEQ Magyarország Kft., Friesland Hungária Zrt., Groupama Biztosító Zrt, HUNGEXPO Rt., MICHELIN Hungária Abroncsgyártó Kft., OTP Garancia Biztosító Rt., Integris-Rendszerház Kft. (RÁBA vállalatcsoport), TEVA vállalatcsoport, Capro Hungary Kft., People Rent Magyarország Kft., BorsodChem Zrt.,QBE Atlasz Biztosító Zrt., SopronVíz Zrt., stb. Bérügyviteli outsourcing divízió: pl. HAJDU Zrt., Trenkwalder-Multiman Személyzeti Szolgáltató Kft., IFSZ Kft., FERTILIA Kft., TELMEX Zrt., SGS Hungária Kft., Celebi GH, Weber Terranova Kft., Budapest Airport Zrt., stb. L-SOFT KFT Cégjellemzők

Feladatok, tevékenységi körök 1.Vállalatirányítás, termelésirányítás (VIR, TIR) 2.Gazdasági információs feladatok (GIR) 3.Controlling 4.Humáninformatikai tevékenységek 5.Alvállalkozói elszámolások 6.Be- kiléptetési folyamatok + 1. Milyen támogatással?

HR TOTO… a teljesség igénye nélkül… 1.Kiválasztás (munkaerő biztosítás)* 2.Személyügyi nyilvántartás kezelés* 3.Kompenzáció* 4.Oktatás, fejlesztés* 5.Karriertervezés, - építés 6.Értékelés (munkakör, TÉR, TMR) 7.Utánpótlás tervezés 8.Budgeting, tervezés* 9.Bérgazdálkodás* 10.Érdekképviseleti „együttműködés” 11.Szervezet átalakítás, - fejlesztés 12.Belső kommunikáció, adatszolgáltatás* 13.Elbocsátás* + 1. Milyen támogatással?

A HR ki tudja nyerni a vállalatvezetés által elvárt összefüggések szerint a HR informatikai rendszerbe rögzített adatokat? Az integrált informatikai platform és a HR kreativitás egy optimális, a vállalat igényeit is kielégítő HR adatszolgáltatást eredményez, vagy inkább a társosztályok kimutatásainak esetlegesen ellentmondó adathalmaz gazdálkodással bír?

Versenyképes HR adatszolgáltatás Logikailag könnyen kapcsolható a társosztályok különböző adatszolgáltatási rendszeréhez. Adatrendszerezést és - elemzést lehet elérni általa. Növeli hitelességét, ha a többi szervezet által használt módszereket saját magára nézve alkalmazni tudja. Csoportosítható adatrendszer, másfajta elemzési szemlélet meghonosítása HR –en belül. DE…! Melyek a siker szempontjából fontos mutatók? A HR gyakorlatok hogyan tudnak egymással összhangban működni? Milyen logika mentén szerveződnek az adatszolgáltatás által biztosított összefüggés elemzések? A szemlélet elsajátítása egyben sikeres célelérést jelent?

Ismerje és támogassa a vállalat célkitűzéseit. Aktív tanácsadó szerepet vállaljon a humánerőforrás gazdálkodásra vonatkozóan a vezetés számára. Naprakész információkkal rendelkezzen saját munkavállalóiról és a munkaerőpiacról. Folyamatosan gyűjtse és elemezze a humánerőforrásra vonatkozó információkat, visszacsatolással ellenőrizze a HR irányelvek betartását. Folyamatosan tájékoztassa a vezetést, elősegítve azt, hogy ez által az adott döntések az irányelvek keretein belül legyenek meghozva. Állandó és folyamatos információ - és adatszolgáltatási kötelezettség!! HR menedzsmenttel szemben támasztott követelmények

Vállalati információ szükséglet vizsgálat Mi a vállalat szükséglete és igénye? Menedzsment információk: döntés előkészítés, adatválasz magyarázatok, stb. Társosztályok adatigénye: HR mutatók értelmezése, elemzések támogatása input adatokkal, stb. Mi a munkavállaló szükséglete és igénye? Ár – érték arány kimutatása: mennyit ér a vállalatnak az adott dolgozó. Vállalati szolgáltatások megjelenítése: támogatások, szociális csomag, egyéb juttatási rendszer, stb. Mi a HR szükséglete és igénye? Üzleti szemlélet (partnerség) támogatása: HR hozzájárulás megjelenítése a szervezet sikerében, versenyképesség kimutatása. HR tevékenység elemzés: értelmezhető, elemezhető mutatókon keresztül látatni a HR munkát.

HR piramis” - feladatok és kötelességek együttese „ HR piramis” - feladatok és kötelességek együttese A HR vállalati területe / a vállalat HR területe HR rész területek Mindennapi feladatok

A vállalatvezetés által megfogalmazott követelmények A dokumentumok munkajogi és hatósági megfelelése Pontos és gyors kiszolgálás Az erőforrások racionális felhasználása „Láthatatlan üzemmód”- önjáró és önfenntartó Minimális ráfordítás – maximális információ áramlás Megoldás: Integrált személyügyi informatikai támogatás

Személyzeti adminisztráció A vállalati működés szerves része a humán erőforráshoz kapcsolódó adminisztratív tevékenység. Magában foglalja a munkaügyi terület feladatait. (a munkavállaló vállalati életének teljes háttér adminisztrálását) A HRM tevékenységek komplexebbé válásával egyre bonyolultabb és kiterjedtebb szolgáltatás vállalaton belül. A HR osztály idejének jelentős részét leköti.

V E R S E N Y K É P E S H R

Személyügyi informatika A HR információs rendszer gyűjti, tárolja, elemzi az emberekre, munkájukra, a személyzeti költségekre vonatkozó információkat, melyekről jelentést is készít. A HR IT hatékonysága a bemenő adatok minőségétől függ! Felhasználó Adatbázis Adat Információ

HR kontra HR informatika A személyügyi informatikának, mint ESZKÖZnek, a HR mindennapi tevékenységét kell támogatnia a következő módon: A munkafolyamatok hatékony lebonyolításának erősítése. A rendszerben lévő adatok többszintű elemzésének elősegítése. Riportok generálásának biztosítása. Adattárolás, adatáramlás költségének csökkentése. Elvárások a személyügyi informatikai rendszerrel szemben: Megbízható adatok (egységes definíció, összehasonlítható számok, stb.). Integráció a vállalatirányítási rendszerekkel. Naprakész információtárolás, de mindeközben visszakereshetőség biztosítása.

Elvárásoknak történő rendszermegfelelés Multidimenziós felületek, lekérdezések Beépített automatizmusok (pl. MT figyelés - Munkaidő rögzítés) Csoportmunka támogatás - az időigényes tevékenységek csoportos végrehajtásának támogatására általánosan alkalmazott a folyamatvezérlési technológia A rendszerben tárolt adatok kinyerése más irodai alkalmazásoknak megfelelő formátumokban Papírmentes iroda Nincs adatduplikáció Hisztorika – időbélyeg, történetiség (pl. adatrögzítés időben előre) Összesen adatok analitikus lekérdezése Adatbetöltés külső rendszerből Munkafolyamat támogatottság Széles körű funkcionalitás A nagyszámú beépített, széles körűen paraméterezhető lekérdezések mellett a felhasználó tetszőleges adattartamú, szabad formátumú listákat is létrehozhat

Adatbetöltés beléptető rendszerből, VIR- ből, ERP-ből PIRAMIS TM integráció

Miért pont PIRAMIS TM ? Piacvezető termék Nagyvállalati ügyfélkör Hatékony megoldások ORACLE alapú rendszer Nyílt architektúra Szerver-kliens felépítés Finoman szabályozható jogosultságok Egységes felület Könnyű menedzselhetőség Nagyfokú adatbiztonság Rugalmas, modulrendszerű felépítés Integrált megoldások Felhasználói tevékenységek monitorozása

„Egy gombnyomás, és…” HRIS (Piramis TM ) Adat- bevitel Adat- strukturálás Adat- feldolgozás Adatelemzés Eredmény Analitika Hisztorika Paraméterezhető- ség

HR igény – PIRAMIS TM megoldás Munkaügyi nyilvántartás kezelése Szerződések előállítása, e-tárolása, szerződés változások kezelése Cafeteria nyilatkozatok előállítása, e- tárolása Munkavállalói értesítések előállítása, nyomtatványok kezelése Oktatás, Képzés adminisztrálása Tanulmányi szerződés kezelése Vállalati kurzusok felépítése Helyszínfoglalás, csoportkialakítás, dokumentumok nyilvántartása, e-tárolása Foglalkozás egészségügyi feladatok koordinálása Vizsgálatok figyelése, munkavállalói alkalmasság e-tárolása Orvosi alkalmassági feladatok támogatása Bér – és munkaügyi modul Munkavállalói szerződések, szerződésmódosítások előállítása, nyomtatása, értesítések nyomtatása (bérváltozás, áthelyezés, stb) Cafeteria modul Dolgozói nyilatkozatok nyomtatása, utalvány megrendelések előállítása, dolgozói számlák nyilvántartása Dolgozói juttatások modul Vasúti kedvezmény nyilvántartás kezelése, nyomtatvány előállítása Tanulmányi szerződés és Oktatás modul Szerződéses feltételek nyilvántartása, nyomtatvány előállítása, oktatási folyamat menedzselése – képzés felépítés, helyfoglalás, csoportkialakítás, vizsgarendszer felépítés, értékelés, eredmény tárolás, stb. Egészségügy modul Alkalmasság érvényesség figyelése, vizsgálati eredmények tárolása,

WORD dokumentum nyomtatás Munkaszerződések nyomtatása. Szerződésváltozások nyomtatása. Tanulmányi szerződések nyomtatása. Tanulmányi szerződés felmondásakor a megállapodás nyomtatása. Cafeteria nyilatkozat formanyomtatvány előállítása.

Szerződésnyomtatás folyamata a PIRAMIS TM - ban

Cafeteria nyilatkozat nyomtatás folyamata a PIRAMIS TM - ban

EXCEL táblás betöltés Szerződésváltozások betöltése. Önkéntes pénztári szerződések betöltése. Távollét adatok betöltése. Számfejtés előkészítés betöltése. Nem számfejtett adatok betöltése. Bérváltozás betöltése. Cafeteria keretösszegek betöltése. Gk. eseti elszámolások betöltése. Gk. átalány elszámolások betöltése.

GK. elszámolás EXCEL táblás betöltés

Tanulmányi szerződés támogatása a PIRAMIS TM - ban A modul segítséget nyújt, többek között, a képzésekhez tartozó tanulmányi szerződés kezelésére. A munkavállalói tanulmányi szerződés előállítása, nyomtatása. A szerződés feltételeinek, tartalmának meghatározása. Munkáltatói megállapodás előállítása. Riportok: szerződés állapotok képzésben résztvevő munkavállalók összefüggéseinek listázása.

Oktatás adminisztrációjának támogatása a PIRAMIS TM - ban A modul segítséget nyújt, többek között, az oktatáshoz kapcsolódó háttérfolyamatok menedzselésére is. Az oktatási helyszínhez kapcsolódó adatok nyilvántartása. Oktatási tevékenységek, közreműködők meghatározása. Hallgatói csoportok szervezése, értesítése. Képzések, megvalósult programok felépítése, nyilvántartása. Riportok: az egyes képzéshez, programhoz megadott összes adatról tetszőleges bontásban.

PIRAMIS TM Dolgozói és Céges juttatások modul – a „vállalati juttatás kezelő”

PIRAMIS TM Bér – és munkaügyi modul – „a HR riport kiszolgáló” Munkavállalói adminisztratív és szerződéses adatainak nyilvántartása, szerződések kezelése Munkavállaló vállalati életéhez kapcsolódó események nyilvántartása Munkaidő kimutatás, távollétek listái, fizetési lap, bérkarton, stb. Hozzátartozók nyilvántartása, kapcsolódó riportok Tagságok nyilvántartása Vállalati összesítő riportok

PIRAMIS TM Vezinfo modul – a „menedzsment info tár” Képlet – mérték egység – kigyűjtési időszak – főkönyvi hivatkozás – analitika – jogcím/munkaidő

PIRAMIS TM Bértervezés modul – HR budgeting

HR adatszolgáltatás „speciális” esetei… betegség – szabadság – túlóra… terv – tényadat összehasonlítás…

PIRAMIS TM lista tipológia Standard listák – szabad formátumú riportok Elemi információ tartalom – gyűjtött adat tartalom Input adat – elemzett, értelmezett információ „Tiszta” adatok – kevert listák paraméterezhetőség – analitika – hisztorika – exportálhatóság

MET-es megjelenítési lehetőségek Tetszőleges oszlop sorrend. Összegfokok kezelése. Csoportosítási lehetőségek. Oszlopok ki-bekapcsolási lehetősége. Beállított nézetek mentése. EXCEL táblába történő mentési lehetőség.

PIVOT táblás megjelenítés Tetszőleges oszlop sorrend. Összegfokok kezelése. Csoportosítási lehetőségek. Oszlopok ki-bekapcsolási lehetősége. Beállított nézetek mentése. EXCEL táblába történő mentési lehetőség.

EXCEL táblába történő közvetlen mentési lehetőség Felhasználó által megadott mentési útvonal és név. Amit látunk a képernyőn az kerül az EXCEL táblába. Az EXCEL-ben további feldolgozási lehetőség.

Szabadformátumú lekérdezés A felhasználó által szabadon összeállított lekérdezés. Tetszőleges szűrési lehetőségek. A MET-es lekérdezés összes beállítása használható. A beállított lekérdezések menthetők. Nem igényel informatikai ismereteket.

AD-HOC lekérdezés tervező A felhasználói IT által szabadon összeállított lekérdezés. Tetszőleges szűrési lehetőségek. A MET-es lekérdezés összes beállítása használható. A beállított lekérdezések menthetők. Csak SQL ismereteket igényel, nem szükséges speciális tudás.

Felhasználó által definiálható adatok halmaza

Összegzés A professzionális HR adminisztráció működtetése „láthatatlan” üzemmódot követel meg. Vállalatvezetés elvárása: munkajogilag megfelelő, pontos, gyors, hatékony feladatvégzés. Megfelelően definiált működési keretek, validált háttérfolyamatok, jól szervezett, logikus ügyvitel megléte elő követelmény! A fentiek teljesülése után, illetve ezek megvalósulását támogatva lehet teret adni a személyügyi informatikának.

Összegzés Eszköz! Megoldás! Segítség! Támogató funkció kiaknázása a háttérfolyamatokban. Nem helyettesíti az emberi erőforrást, hanem felszabadítja a rutin feladatok napi végzése alól. Az integrált személyügyi informatikai támogatás kiaknázása teszi lehetővé a humán erőforrás gazdálkodáshoz kapcsolódó adatok elemzését, értelmezését, a folyamatos információszolgáltatást az erőforráshoz kapcsolódó döntések előkészítésében.

DEMO

Köszönöm a figyelmet! Magyar Helga Projektmenedzser L-SOFT KFT