A projekt menedzsment lépéseinek bemutatása konkrét példán keresztül

Az előadások a következő témára: "A projekt menedzsment lépéseinek bemutatása konkrét példán keresztül"— Előadás másolata:

1 A projekt menedzsment lépéseinek bemutatása konkrét példán keresztül
Verses István Tempus Közalapítvány / Socrates Nemzeti Iroda

2 A projekt helye a feladatmegoldás rendszerében
Átfogó cél Az oktatás minőségének javítása Socrates program Specifikus cél Iskolai együttműködések támogatása Comenius 1 akció Operatív cél Egy meghatározott téma közös feldolgozása finn-magyar kooperációban Projekt A TKA-hoz benyújtott pályázatokból az derül ki, hogy nem világos, milyen szintű célokat kell megfogalmazni egy projekt tervezése során. A legfontosabb feltétel: derüljön ki, mit akarnak csinálni a projektben. A célokhoz konkrét tevékenységeket kell rendelni, a céloknak mérhetőknek kell lenniük.

3 Megvalósítás és monitoring
Projekt ciklus Új projekt-ötlet Kezdeményezés Értékelés Előkészítés, tervezés Kisebb módosulások előfordulhatnak, attól függően, milyen típusú projektről beszélünk. Pl. van-e szükség partnerekre (+partnerkeresés) A jóváhagyatás és a források biztosítása lehet azonos lépés is, ha a projekt tervet bíráló és az azt finanszírozó szerv ugyanaz. Megvalósítás és monitoring Jóváhagyatás Források biztosítása

4 1. Kezdeményezés - Projektötlet
Az együttműködés igénye: bővüljenek az iskola nemzetközi kapcsolatai Témafelvetés: mi szolgálná leginkább az iskola céljait, mi érdekelne egy külföldi partnert? Igényfelmérés Konkrét eset elemzése Tolna megyei, kisvárosban lévő középfokú, szakképzést nyújtó iskoláról van szó – természetes igény, hogy bekapcsolódjanak a nemzetközi vérkeringésbe. Témafelvetés: kapcsolódjon a szakmai profilhoz, nyújtson lehetőséget nyelvi, kulturális fejlődéshez mind a tanárok, mind a tanulók részére, alapozzon meg egy hosszútávú együttműködést Van-e igény ilyesmire az iskolában: fel kellett mérni a tanulók, a családok és a tantestület körében

5 1. Kezdeményezés – 1.1 Partnerkeresés
Internetes kereső adatbázis Tanárok személyes ismeretségei – kapcsolatfelvétel egy finn iskolával Bemutatkozás (üzenetváltás) Előkészítő látogatás Együttműködési szándék, témaválasztás Kipróbálták a Partbase-t, a Comenius internetes partnerkereső adatbázisát – sikertelenül Személyes ismeretség révén (egy kolléga közösen vett részt egy továbbképzésen egy finn tanárral) – kapcsolatteremtés a finnekkel. Bemutatkozás, levélváltás. TKA által támogatott előkészítő látogatás (külön pályázat, ez a Socrates program specifikuma, nincs minden projekt esetében erre lehetőség) – személyes ismeretség kialakul, sőt, kidolgozzák a választott téma alapján a benyújtandó projekt-pályázat alapjait

6 2. Tervezés – 2.1 Célmeghatározás
Helyi vállalkozások helyzetének elemzése az EU-csatlakozás tükrében Konkrét, mérhető (projekt-szintű) cél Anyaggyűjtés, kiadványkészítés, diákcsere Tevékenységek Célmeghatározás – fogalmi zavarok. Célok, tevékenységek, várható eredmények kavarognak (pályázatok tapasztalatai alapján), sokan nem tudják, mi micsoda. 3 projekt elem – melyik a cél, a tevékenység és az eredmény? Rendkívül fontos tervezési szakaszban ezeket elkülöníteni: a célokból következnek a tevékenységek, a tevékenységekből pedig az elért eredmények. Jobb idegen nyelvi készségek, bővebb szakmai ismeretek Várható eredmények

7 2. Tervezés – 2.2 Hatás/eredmény meghatározása
A résztvevők szakmai ismereteinek és idegen nyelvi kommunikációs készségeinek fejlődése Eredmény: már a projekt alatt vagy közvetlenül utána értékelhető elemek Hatás: közvetetten jelentkező, közép-, ill. hosszútávú célok megvalósulása Hatás és eredmény különbsége (a dián a hatást fogalmaztuk meg) A projekt eredménye maga a kiadvány formájában elkészítendő elemzés, az interjúk és statisztikák, valamint az abból levont következtetések, összefoglalás – itt részeredmények is születnek, amelyek már a projekt közben értékelhetők A projekt hatása az eredménynek, ill. az azzal kapcsolatos munkának a résztvevőkre gyakorolt hatása – vagyis, hogy a munka során az aktív idegen nyelv használata fejlesztette kommunikációs készségeiket, az interjúk és az egyéb anyagok gyűjtése révén bővült szakmai tudásuk, új tanulási módszereket ismertek meg, gyakorolták a csapatmunkát stb.

8 2. Tervezés – 2.3 Feladatterv elkészítése
Időpont Felelős Projekt-team tagjainak munkamegosztása 1. – 2. hét Iskolavezetés, koordinátor Résztvevő diákok kiválasztása 2. – 3. hét Koordinátor, projekt-team tagok Partnerrel történő egyeztetés 4. – 10. hét Koordinátor Utazás és szállás megszervezése 10. – 20. hét Projekt-team tagjai Interjúkészítés a kiadványhoz 15. – 20. hét Projekt-team tagjai, diákok Listát készítettek arról, milyen feladatok, tevékenységek elvégzésére lesz szükség – ezeket utána logikai és időrend szerint sorba rendezték, és megállapították, ki miért felelős.

9 2. Tervezés – 2.4 Forrásterv elkészítése
Honnan származik a pénzt a projekt megvalósításához? Az iskola saját költségvetése Külső támogatók: A vizsgálatban szereplő vállalkozók Tempus Közalapítvány Szülők hozzájárulása Pénzt csak egy már elkészült feladattervhez lehet rendelni! (Negatív tapasztalat, hogy vannak, akik először pénzt kérnek, és csak utána gondolják át a tevékenységeket – így gyakran egy csomó pénzt nem tudnak elkölteni, vagy kiapadnak a források, mielőtt befejeznék a projektet.) Belső források megmozgatására mindig szükség van, hiszen egy pályázatban ált. nem lehet teljes támogatást nyerni (=kötelező önrész). Ha a projekt fontos, akkor van rá pénz (az iskola a szakképzési támogatásból fordított a projektre forrásokat). Az önkormányzat azért adott pénzt, mert belátta, hogy az ilyen projektek révén a település megtartó ereje nő (ha van egy jó iskola) és nemzetközi lehetőségei bővülnek. A vizsgálatban szereplő vállalkozók a bemutatkozási lehetőség, az ismertté válás érdekében támogatták a projektet. A szülők közül nem mindenki tudott hozzájárulni, de általában készségesen támogatták a projektet. Az iskola úgy határozott, hogy a projekt költségeinek jelentős részét a TKA-nál pályázza meg.

10 2. Tervezés – 2.5 Pénzügyi terv elkészítése
Pénzmozgás Összeg Idő Utazás, szállás kifizetése (árajánlatok alapján) -8610 euró 10. – 20. hét Nyelvi felkészítés -320 euró 22. – 24. hét Támogatás átutalása +9915 euró 23. hét Szülők befizetése +1000 euró 25. hét Kiadvány előállítása -300 euró 35. hét Képanyag vágása -200 euró 36. hét Pénzmozgások ütemterve – nagyon fontos mindig tudni, hol áll a pénz felhasználása, mennyi pénz van még, nem költekeztek-e erőn felül vagy pl. el tudják-e költeni a pénzt maradvány nélkül. Lényeges az idő tényező is: mikor milyen kiadásokra kell felkészülni. Lehetőleg valós összegekkel kell számolni, ezért célszerű árajánlatokat bekérni.

11 2. Tervezés – 2.6 Humánerőforrás terv elkészítése
Projektvezető: angol nyelvtanár Projekt-team tagjainak kijelölése: Iskolavezető Vállalkozási ismeretek szakoktató Történelem tanár Diákok (2) Szülő Feladatkörök, határidők Projektvezető: legyen az ötlet megszületésénél bábáskodó, lelkes, elkötelezett tanár. A partnerrel való kapcsolattartás is az ő feladata, ezért tudjon idegen nyelven kommunikálni! Projekt csapat: minden érdekelt fél delegáltja legyen benne jelen. Iskolavezetés, szakoktatók, tanárok, diákok, szülők (de lehet önkormányzat, vállalkozók is). Feladat- és felelősségi körök rögzítése itt történjen meg.

12 2. Tervezés – 2.7 Kommunikációs terv elkészítése
Belső kommunikáció Projekt értekezletek Tájékoztató anyagok Faliújság Külső kommunikáció Idegen nyelvű bemutatkozó anyag Sajtótájékoztató Honlap Kiadvány terjeszthető formában Belső komm.: a projektet végrehajtó szervezet egésze vegyen részt a munkában, ne csak a projekt-team vagy néhány érdeklődő kolléga. Külső komm.: egy projekt szinte sosem csak arról szól, aki dolgozik rajta, hanem a szervezet környezetéről, a kistérségről, az ott élő emberekről is. Annál jobb, minél szélesebb körben származik haszon a projektből. A kommunikációnak célzottnak és hatékonynak kell lennie – meg kell tervezni, kiket akarnak tájékoztatni és ahhoz melyek a megfelelő csatornák. (pl. Tolnai Népújság - kistérség, városi kábeltévé – helyi lakosok, az iskola névadója tiszteletére rendezett ünnepség – iskolai közösség).

13 2. Tervezés – 2.8 Kockázatelemzés
Lehetséges buktatók, veszélyeztető tényezők (pl. a partner visszalép, a vállalkozók nem működnek együtt, a pályázat nem nyer támogatást) A siker szempontjából fontos feltételek Valószínű-e a bekövetkezésük? Ha nem, át lehet-e alakítani a stratégiát? (Lehet-e alakítani ezeket a feltételeket?) Egyrészt a lehetséges buktatókra kell figyelni, másrészt minden olyan feltételre, amelynek a bekövetkezésére szükség van a projekt sikeréhez.

14 3. A projekt terv jóváhagyatása
Pályázatírás Konzultáció (pályáztató szervezettel) Pályázati tájékozódás (írott anyagok, rendezvények) Pályázat benyújtása - bírálat

15 4. Végrehajtás Tevékenységek logikai és időrendben, a feladatterv szerint: Gyűjtőmunka Interjúk elkészítése Anyagok fordítása idegen nyelvre/nyelvről Kapcsolattartás a partnerrel ( ) 2x2 hét diákcsere Egyéb… A szorosan vett projektfeladatok mellé számos olyan tevékenység járult, melyek közvetetten – mellékesen – segítettek a projekt hatásának kifejtésében, pl. kulturális, turisztikai események, nyelvi felkészítés, országismeret, gasztronómia stb. Figyelembe kell venni, hogy Nem lehet megállás nélkül dolgozni, időt kell szakítani a pihenésre, kikapcsolódásra Egy-egy ilyen projekt kultúrmissziót is betölt, toleranciára tanít, európai polgárrá nevel

16 4. Végrehajtás – 4.1 Folyamatkövetés
A feladatterv folyamatos figyelemmel kísérése „Mérföldkövek” meghatározása (a projekt lényeges állomásai, pl. diákcsere) Visszajelzési csatornák kijelölése (projekt-team értekezlet, diákok által kitöltött kérdőívek stb.) Alkalmazkodás a változásokhoz Ha mérföldkőhöz érkezik a projekt, értékelni kell, mérni kell az addig elért eredményeket Ki kell jelölni azt is, honnan kaphatunk visszacsatolást (visszajelzési csatornák)

17 4. Végrehajtás – 4.2 Dokumentálás
A projekt-megvalósítás dokumentumai Levelezés Szerződések Számlák A projekt értékelés dokumentumai Kérdőívek Záróbeszámoló A dokumentumok folyamatos gyűjtése, rendszerezése elengedhetetlen a záróbeszámolóhoz – a végén utólag előteremteni sokkal nehezebb vagy olykor lehetetlen.

18 Értékelés = az eredmények és hatások mérése
A projekt mennyiben érte el kitűzött céljait? Milyen volt a projekt menedzsmentje? Együttműködés minősége Határidők betartása Értékelési formák: irányított beszélgetés, fókuszcsoport, külső szakértő stb. Irányított beszélgetés: előre összeállított kérdéssorra válaszolnak a projekten dolgozó munkatársak. Célja felmérni, hogy a belső forrásokat a lehető leghatékonyabban használták-e fel. Fókuszcsoport: egy adott téma vagy témacsoport strukturált megbeszélése (erősségek, gyengeségek). Moderátor: egy kívülálló (nem az intézményhez tartozó) személy. Átmenetet képez a belső és a külső értékelés között. Külső szakértő: felkért tanácsadók objektív kritériumok alapján értékelnek.

19 6. Zárás Ünnepélyes zárás Projektértekezlet
Finn Nap megrendezése, fogadás Technikai zárás Záróbeszámoló, pénzügyi elszámolás elkészítése

20 6. Zárás - 6.1 Az eredmények terjesztése
Disszeminációs rendezvény Sajtótájékoztató Kiállítás A produktum postázása címlista alapján A produktum bemutatása szakmai fórumokon, konferenciákon Videó anyag vetítése az iskolai napokon, a helyi kábeltévében Nem minden projekttípus esetén releváns.

21 A produktum (kiadvány) hasznosítása a mindennapi munkában
6. Zárás Utógondozás A produktum (kiadvány) hasznosítása a mindennapi munkában Iskolai könyvtár Tanórai felhasználás Segédeszköz más iskolák számára Referencia további pályázatok esetén Nem minden projekttípus esetén releváns.